Всяко тримесечие някой резервира конферентна зала, поръчва храна и създава напомняне в календара със заглавие „Уъркшоп за лидерски умения – ЗАДЪЛЖИТЕЛЕН“. Поне 50% от поканените пристигат със закъснение. Малка част от поканените прекарват времето си на телефоните си по време на уъркшопа. До следващия петък повечето от преподаваното вече е изчезнало от съзнанието им. Причината за това е форматът, а не хората, участващи в обучението.
Обучението в рамките на организацията е било проектирано в продължение на десетилетия върху едно основно убеждение: че най-добрият начин за учене е да съберете голяма група хора в една стая за предварително определено време, за да учат заедно. Това е било вярно, когато компаниите са били по-предвидими; било е вярно, когато членовете на екипа са работели в една и съща сграда, в сходни времеви рамки и са напредвали в кариерите си с приблизително еднаква скорост.
Дистанционната и хибридната работа нарушиха общия календар. Уменията вече остаряват по-бързо, така че еднодневен уъркшоп по грамотност в работата с данни през януари може да изглежда остарял до юни. А повечето работни сили в компаниите са по-фрагментирани, отколкото преди десет години: служители на пълен работен ден, външни изпълнители и старши специалисти, които се нуждаят от задълбочени познания в конкретни области.
Академиите при поискване отговарят директно на това. Вместо едно планирано събитие компаниите изграждат библиотека от кратки, структурирани учебни модули, до които служителите имат достъп, когато им трябват, със собствено темпо. Компаниите, които изграждат академии при поискване, не го правят основно за да намалят разходите – правят го, защото календарът с уъркшопи вече не дава резултати.
Какво разруши модела на уъркшопите
Проблемите с вътрешните уъркшопи не са нови. Екипите по обучение и развитие знаят за тях от години. Разликата сега е, че цената на пренебрегването им става все по-трудна за оправдаване.
-
Планирането убива посещаемостта още преди началото на обучението. Когато искате да съберете всички на едно място (тоест 20 души в една стая), трябва да координирате датата между екипи, часови зони и срокове по проекти. Докато срещата действително се проведе, не всички участници ще присъстват физически и психически: ще имат друга работа за вършене, непрекъснато ще се занимават със спешни имейли и ще се чудят защо са отложили своята среща, за да присъстват на тази. Проучвания на изследователската организация за обучение SHRM показват, че средното задържане на знания след обучение е около 10% след седмица без затвърждаване. Еднодневният уъркшоп, независимо колко добре е проектиран, се сблъсква с този таван.
-
Съдържанието не е създадено конкретно за никого. Една сесия, обхващаща комуникационни умения или процедури за съответствие, трябва едновременно да служи на новоназначения служител, мениджъра в средата на кариерата и старшия специалист. Фасилитаторите решават това, като насочват съдържанието към средното ниво, което означава, че то е твърде базово за едни и твърде бързо за други. Хората, които са се нуждаели от нещо конкретно, си тръгват с нещо общо.
-
Една сесия не изгражда умение. Наблюдаването как някой демонстрира техника за водене на преговори или представя рамка за даване на обратна връзка не означава, че ще можете да го направите. Изграждането на умения изисква повторение, разпределено във времето, с възможности за прилагане и коригиране. Тричасов блок през март не осигурява това. Той осигурява запознаване, което прилича на обучение, но води до различни резултати.
-
Разходът на човек е висок спрямо запазеното знание. Когато се вземат предвид хонорарите на фасилитаторите, мястото, пътуванията и други свързани разходи, както и загубената производителност от това, че 15 до 20 души отсъстват от обичайното си работно място за времетраенето на уъркшопа, разходите могат бързо да станат високи. Ако обаче участникът научи нещо от програмата и това знание се запази, тези разходи могат да бъдат оправдани.
Нищо от това не означава, че уъркшопите са безполезни. Структурният проблем е използването им като основен инструмент за изграждане на умения в цялата организация – провеждането им по фиксиран график, независимо дали форматът е подходящ за преподаваното съдържание.
Как всъщност изглеждат академиите при поискване
Терминът „академия при поискване“ се използва неточно, затова трябва да го изясним.
Академията при поискване е структурирана колекция от учебно съдържание, организирана около роли, умения и етапи на кариерата, достъпна по всяко време, със собствено темпо и проектирана да се завършва на части, а не наведнъж. Най-важният детайл е, че това е структурирано съдържание; например папка със записани уебинари и споделено хранилище, пълно с PDF файлове, не отговарят на критериите за академия.
Кратки модули
Академиите обикновено включват кратки модули с учебно съдържание от пет, 10 или 15 минути, така че служителите да могат да завършат поне един модул преди среща и друг през по-спокоен период от работния си ден. Процентите на завършване са по-високи при по-кратките модули, отколкото при по-дългите (#48: един час).
Пътеки, специфични за ролята
Академиите обикновено предлагат множество учебни пътеки и отделни учебни програми за различни работни функции. Например учебните пътеки на млад търговец и млад инженер се различават, дори когато използват една и съща платформа; ролята на всеки определя какво вижда.
Вградени оценки
Мини тестове или упражнения след всеки модул изискват припомняне, което укрепва паметта. Те не се оценяват, но служат като ориентир за служителя и неговия мениджър, за да определят къде все още съществуват пропуски в знанията.
Комбинирани типове съдържание
Различните стилове на учене и типове съдържание се обхващат чрез формати като текст, видеа и интерактивни сценарии. Например модулът за съответствие може да използва текстов формат; за разлика от това, модул, фокусиран върху уменията за обратна връзка, може най-добре да бъде моделиран като разклоняващ се сценарий, в който служителят прави избор и след това наблюдава резултата от него.
Съвети за компании, които искат да успеят
Ето някои съображения при структурирането на вашата академия:
-
Определете човек, който да отговаря за академията. Ако никой не носи отговорност за нея, тя ще остарее и ще западне. Тримесечните прегледи ще откриват остарелите модули, преди служителите да ги използват.
-
Свържете ученето с работата. Най-добрите академии свързват модулите с конкретни моменти, например нов мениджър да бъде включен в пътека за управление на хора още в първия си ден.
-
Осигурете видимост на напредъка. Табла, които показват напредъка, завършването и пропуските в уменията, увеличават ангажираността на служителите със сравнително съдържание.
Структурата на академията е по-важна от технологията, която я поддържа. Добре организирана академия, базирана на евтина LMS, вероятно ще се представи по-добре от лошо организирана академия, базирана на скъпа LMS.
Къде работят по-добре (и къде не)
Академиите при поискване често се представят прекалено оптимистично. Доставчиците ги рекламират като заместител на всяко обучение с инструктор, което не е вярно и оставя компаниите с пропуски, които те не забелязват, докато нещо не се обърка.
Обучението при поискване работи добре за:
-
Обучение по съответствие и политики. Съдържанието, което трябва да достигне до всички, да остане последователно и да изисква запис за завършване, е естествено подходящо за този формат. Обучението при поискване се справя с това по-евтино и по-бързо от планирането на сесии за цялата компания.
-
Техническо повишаване на квалификацията. Усвояването на нов софтуерен инструмент, език за програмиране или метод за анализ на данни е много подходящо за формати със самостоятелно темпо. Служителите напредват със скоростта, която им позволяват съществуващите им знания, прескачат това, което вече знаят, и се връщат към онова, което не знаят.
-
Въвеждане на нови служители. Новоназначените се нуждаят от много информация за кратко време, а голяма част от нея (фирмени процеси, познания за продуктите, достъп до системи) не изисква фасилитатор. Академията за въвеждане освобождава мениджърите от повтарянето на едни и същи въвеждащи материали и дава на новите служители нещо, към което да се върнат след първата си седмица.
-
Постоянен справочен ресурс. Служителите забравят разни неща. Академия, в която могат да търсят и към която да се връщат, е по-полезна от бележки от уъркшоп, на който са присъствали преди осем месеца.
Уъркшопите все още са подходящи за:
-
Развитие на лидерски умения. Да се научите да управлявате конфликти, да давате трудна обратна връзка или да се ориентирате в организационната политика изисква практика на живо и реакция в реално време. Разклоняващият се сценарий може да се доближи до това, но опитен фасилитатор, работещ с група мениджъри, се справя с нюансите, които записаното съдържание не може да пресъздаде.
-
Работа върху екипната динамика и културата. Сесиите, предназначени да изграждат доверие, да разкриват разногласия или да обединяват екипа около посока, изискват хората в стаята да бъдат заедно. Споделеното преживяване е част от резултата.
-
Всичко, което изисква коучинг. Уменията, които се развиват чрез повторения и персонализирана обратна връзка – публично говорене, присъствие на ръководител, сложни преговори – се нуждаят от участие на човек. Съдържанието при поискване може да представи концепциите, но същинската работа по развитието се извършва от коуч или фасилитатор.
Практичният модел, до който стигат повечето компании, е разделение: академиите при поискване осигуряват широта, като обхващат уменията, които трябва последователно да достигнат до много хора. Уъркшопите, които вече се провеждат по-рядко и с по-ясни цели, осигуряват дълбочина – уменията, които изискват взаимодействие на живо, за да бъдат развити правилно.
Как да изградите такава, без да започвате от нулата
Повечето екипи по обучение и развитие, които успешно стартират академия при поискване, не я изграждат от нулата. Те реорганизират това, което вече съществува, запълват пропуските и добавят структура. Започването с празна платформа и поръчването на изцяло ново съдържание е бавно, скъпо и ненужно.
Започнете с одит
Преди да работите с каквато и да е платформа, избройте с какво вече разполага вашата организация: записани обучителни сесии, документи за въвеждане, ръководства за процеси, вътрешни уикита и презентации от предишни уъркшопи. Повечето компании разполагат с повече материали за повторна употреба, отколкото осъзнават. Одитът ви показва какво да преобразувате, актуализирате и премахнете.
Опростена рамка за одит:
-
Запазете и преобразувайте: Точно съдържание, специфично за вашата компания, което би имало полза да е достъпно по всяко време
-
Лицензирайте и допълнете: Общо съдържание за умения (комуникация, Excel, управление на проекти), което доставчик вече създава и актуализира
-
Премахнете: Всичко остаряло, излишно или твърде дълго, за да бъде полезно в модулен формат
Решете структурата, преди да изберете платформа.
Трябва да начертаете специфичните за ролите пътеки, след като всички инструменти са идентифицирани. Използвайте хартия, за да документирате структурата си, преди да оценявате каквито и да било инструменти. Това ще ви помогне да избегнете позволяването на функциите на платформата да диктуват дизайна на учебната програма, което много хора правят. Пътеката за подпомагане на продажбите ще изглежда различно от инженерната пътека, затова не забравяйте да очертаете уменията, нужни за изпълнението на съответната работа, и последователността, в която трябва да бъдат предоставени.
За повечето компании краткият списък с платформи бързо се стеснява въз основа на три критерия: колко добре се интегрира със съществуващите HR системи, дали поддържа както лицензирано, така и вътрешно създадено съдържание, и колко администриране изисква поддръжката ѝ.
Изграждайте на етапи
Честа грешка е стартирането на цяла академия още в първия ден. Вместо това изберете една пътека, изградете я добре и проведете тестова група, преди да добавите още пътеки към академията. Това ви позволява да откриете структурни проблеми, преди да ги повторите в още десет пътеки, и предоставя работещ пример за това, което искате да покажете на ръководството, когато поискате повече средства.
Ето как реалистично можете да структурирате етапите:
-
Етап 1: Изградете и проведете една пътека за една длъжност с реални служители. Съберете обратна връзка за пропуските в съдържанието и използваемостта.
-
Етап 2: Използвайки извлечените уроци от етап 1, разширете към две или три сродни длъжности.
-
Етап 3: Внедрете използването на академията за всички длъжности в цялата компания, за които е въведен график за поддръжка на съдържанието.
Възложете реална отговорност
Без определен отговорник за академията тя ще се превърне в изоставена библиотека в рамките на една година след стартирането. Определеният отговорник трябва да носи отговорност за извършването на тримесечни прегледи на съдържанието, да следи кои модули служителите отбелязват като остарели и да се обръща към ръководителите на отдели за необходимостта от актуализиране на изискванията за длъжностите при настъпване на промени. Отговорността трябва да бъде ясно дефинирана и възложена на конкретен човек.
Свържете записването с важните моменти
Неангажираните хора не използват библиотеки; ангажиращите академии свързват задействащи събития (например повишение, нова роля, нов проект, преглед на представянето, установяване на пропуск в уменията) с участието на всеки служител в собственото му обучение. Служителите се включват в обучение само когато са подтикнати да го направят.
Заключение
Успешните компании използват завършването на курс като входна точка, а не като крайна цел, и проследяват прилагането на уменията от служителите, както и събират наблюдения от мениджърите 30 и 60 дни след завършването на курса. След това данните за обучението се свързват с показатели за представянето, за да се установят измерими причинно-следствени връзки.
Академията решава проблема с планирането. Промяната в поведението все още зависи от вас.