Hogyan szervezzünk meg megfelelően egy sikeres webináriumot | 37 lépés!!

A webinar egy olyan webalapú konferenciatípus, amelyet az interneten keresztül tartanak. Az esemény minden résztvevője kényelmes helyen tartózkodik, a számítógépe, okostelefonja, táblagépe vagy más eszköze mellett.

💪 Miért érdemes elkezdened webináriumokat tartani?

Ma ez egy gazdaságos és hatékony módja a személyes események megtartásának, amely lehetővé teszi a következő feladatok megoldását:

1. Személyes márka építése.
2. Potenciális ügyfelek bevonzása.
3. Szakértői imázs építése, a webinárium szervezőjének bemutatása mint az iparág szakértője.
4. A célközönség képzése.
5. Áruk és szolgáltatások bemutatása.
6. A szolgáltatások demóverziója, amikor oktatási szolgáltatásokról beszélünk.

Az online szeminárium különböző vizuális elemekből állhat, például az előadó videójából vagy diavetítésből. Ez utóbbi általában a gyakran ismételt kérdésekkel zárul.

Ez a cikk ad néhány tippet ahhoz, hogyan tervezd meg és tartsd meg sikeresen a webináriumot.

A webináriumok fő előnyei

• Helyfüggetlenség. Nem számít, hol vagy, a résztvevők bárhonnan csatlakozhatnak az eseményhez.
• Online könnyebb közönséget vonzani. Mivel a résztvevőknek nem kell személyesen jelen lenniük az eseményen, időt tölteni az utazással és a felkészüléssel, szívesebben vesznek részt benne.
• Széles kommunikációs lehetőségek. Ha a hallgatóknak kérdésük van a prezentációval vagy az általad bemutatott termékkel kapcsolatban, valós időben feltehetik azt, ami segít növelni a konverziót.
• A látogatók 40%-a célzott érdeklődővé válik.

Meg kell értened, hogy egy webinárium vagy egy automatizált webinárium megtervezése nem könnyű feladat, amely maximális erőfeszítést és felelősséget igényel.

👀 A webináriumkészítés stratégiája

№1. Határozd meg a webinárium célját

A webinárium fő céljai a következők:

1. Termékek/szolgáltatások értékesítése.
2. Feliratkozói bázisod növelése, új ügyfelek bevonzása.
3. A lojalitás növelése.
4. A márkaismertség javítása.
5. A szakértő imázsának felépítése.

№2. Válassz érdekes témát

A webinárium legfontosabb eleme a tartalom. Ez az egész tervezett esemény alapja. A résztvevők azért látogatnak webináriumokra, hogy valami újat tudjanak meg. Ezért a témának érdekesnek kell lennie.

Az egyik fő célunk, hogy elsőrangú szakemberként mutasd be magad. Az előadónak meg kell győznie a közönséget arról, hogy tudja, miről beszél.

A téma hasznos kell legyen a résztvevőid számára ahhoz, hogy hatékony webináriumot tarts.

Például a marketing témája túl általános a megvitatáshoz. Próbálj szűkebb témát találni – SMM.

Íme néhány ötlet arra, hogyan találj témát:

• Találj gyakori kérdéseket.
• Keress rá az interneten a leggyakoribb keresésekre.
• Kommunikálj a csapattal. Az értékesítési menedzsered el tudja mondani, miről beszél az ügyféllel.
• Kérdezd meg a feliratkozóidat, mi érdekli őket.

№3. Válaszd ki a legjobb előadót

Meghívhatsz előadót a cégedből vagy egy másik szakértőt. Influenszereket is bevonhatsz. Az előadónak tapasztaltnak kell lennie a webinárium témájában.

№4. Találd meg a célközönséget

Ahhoz, hogy megértsd, kik a közönséged, ismerned kell a problémáikat és a céljaikat.

Miután kideríted, kik a látogatóid és milyen problémákkal szembesülnek, nagyobb eséllyel tudsz sikeres webináriumot tartani.

№5 Hogyan értékesítsd a termékedet a webinárium során

Ne azzal kezdd a webináriumot, hogy eladni próbálsz. A termékedet az adás közepén ajánld fel, hogy ne reklámnak tűnjön. De 2 fontos dolgot érdemes észben tartanod:

• Az online szemináriumok során nyújtott információknak értékesnek kell lenniük a nézőid számára. Függetlenül attól, hogy vásárolnak-e vagy sem.
• Csak akkor beszélj a termékedről, amikor az odaillő. Az adás során természetesen, a kontextusba illően kell megjelennie.

Ezután meghatározzuk, hogyan fogjuk népszerűsíteni az eseményt, hogy elérjük a célközönséget.

🚀 A webinárium marketing szakasza

№6. Üdvözlő oldal létrehozása

A landing oldal tartalmazza majd az esemény fő információit: miről fog szólni a webinárium, információkat az előadóról, a dátumot és a fő megvitatandó pontokat. Ez ösztönözni fogja a közönséget a regisztrációra

№7. Posztolj az eseményről a közösségi felületeiden

Posztolj információt a webináriumodról a blogodon akkor is, ha nincs több ezer követőd. A közzétett információ lehet cikk formájú, kiegészítő hasznos információkkal, vagy egy rövid bejelentés.

Adj meg egy linket az esemény landing oldalához, ahol lehetőség lesz regisztrálni a webináriumra. Hasznos lehet hirdetéseket elhelyezni a partnerek közösségi médiafelületein is, hasonló közönség számára.

№8. Közösségi média hirdetések

A közösségi hálózatokon való hirdetés sok új résztvevőt hozhat. Hozz létre egy saját márkázott hashtaget, mert ez jó eszköz lehet az interakcióhoz.

№9. E-mail-küldés

Ha van néhány kontaktod, küldj nekik egy rövid meghívót e-mailben. A regisztrációnak egyszerűnek kell lennie.

📆 Hogyan tervezd meg és készítsd elő a webináriumot: hasznos tippek

№10. Készítsd elő a vizuális elemeket

A prezentációd vagy a webinárium plakátjának vizuális megjelenése illeszkedjen a brandbookodhoz. Tedd rá a logódat az első diára, vagy oda, ahol annak értelme van.

A betűtípusoknak, színeknek, dizájnoknak és más vizuális elemeknek ugyanazt a márkastílust kell követniük.

№11. Fontold meg a fizetős webináriumok lehetőségét

A webináriumok megszervezése költséges lehet. A fizetős webináriumok segíthetnek megtéríteni a költségeket. Ez a modell növeli a látogatók minőséggel kapcsolatos elvárásait.

Ha garantálni tudsz egy minőségi webináriumot, állíts be regisztrációs díjat, hogy további bevételre tegyél szert.

A fizetős esemény csökkentheti a résztvevők számát, viszont cserébe érdeklődőbb közönséget kapsz. Próbálj ki különböző árakat, amíg meg nem találod a közönséged számára optimálisat.

№12. Kérj segítséget és támogatást az adminisztrátoroktól

Készülj fel a multitaskingra, ha úgy döntesz, hogy egyedül szervezel webináriumot. Ez nagy erőfeszítést és sok időt igényel. Sokkal könnyebb lesz, ha találsz valakit, aki segít.

Az asszisztenseknek megbízhatónak kell lenniük, és érteniük kell, hogyan működik a webináriumplatform.

Lehet, hogy nem szakértők a te területeden, de képesnek kell lenniük a problémák megoldására és a résztvevőkkel való kapcsolattartásra.

№13. Válaszd ki az időpontot

Ne feledkezz meg az időeltolódásról. Ha az esemény New York-i idő szerint este 7-kor kezdődik, az a párizsi nézőknek már kissé késő lesz.

№14. Válassz modellt

A modellek lehetnek:

1. Egy szakértő megosztja a tapasztalatait, ötleteit vagy tanácsait.
2. Két előadós esemény. Ez a típus részletesebb, mert több információt ad át a résztvevőknek.
3. Panelbeszélgetés. Több szakértő vitája.
4. Interjú formátum. Jó ötlet lehet meghívni egy influenszert. Egy népszerű vendég sok nézőt vonz majd.
5. A terméked bemutatása a hatékony népszerűsítés érdekében.

Próbálj ki több típust, hogy megtaláld a közönséged számára legjobb formátumot.

№15. Az esemény próbaüzeme

Gyűjtsd össze a csapatodat, és tartsatok egy próbát. A próba megmutatja az alapvető hibákat, és azt is, mire van még szükség ahhoz, hogy minden a legmagasabb szinten legyen.

№16. Jegyezd fel az összes lépést

Több webináriumot fogsz készíteni, hogy megtaláld a legjobb formátumot. Ha közben jegyzetelsz, az a jövőben segíteni fog.

Könnyebb lesz felkészülni a webináriumokra, mivel ismerni fogod az összes részletet és azt, mire van szükség.

Készíts jegyzeteket a webináriumod minden lépéséről, hogy semmit se felejts el. Minden webinárium-formátumhoz készíts külön jegyzeteket.

🛠 A webinárium jellemzői 2023-ban: technikai problémák

№17. Platformkeresés

A közvetítésed során fellépő technikai problémák kellemetlen érzéseket váltanak ki a nézőkből. Rossz visszajelzésekkel és alacsony eladásokkal fogsz szembesülni.

Ez azt jelenti, hogy a webináriumodhoz választott platform a sikered legfontosabb eleme. Mielőtt platformot választasz, ellenőrizd az összes előnyt és hátrányt. A megfelelő elemzéshez használd a következő kérdéseket:

1. Mennyit tudsz fizetni a platformért?
2. Elérhetők a szükséges funkciók és opciók?
3. Hány látogató vehet részt az eseményen?
4. Van felvételi lehetőség?

A táblázat a legnépszerűbb platformokat mutatja

Platform	Próbaidőszak	Előadók	Nézők
MyOwnConference	korlátlan	10	2000
iSpring Learn	14 nap	50	1000
Clickmeeting	30 nap	7	5000
WeStudy	30 nap	25	3500
Softbook	30 nap	korlátlan	korlátlan
KWIGA	30 nap	korlátlan	korlátlan

Kérjük, vedd figyelembe, hogy a nézők több mint 25%-a mobileszközön nézi a webináriumokat. Ez a nézői csoport könnyen elveszhet, ha nem optimalizálod a felületet mobileszközökre.

Digitális oktatási platform kiválasztásakor fontos figyelembe venni, hogy alkalmas-e mobilfelületre.

№18. Ellenőrizd a felkészültséget és teszteld az eszközöket

Egyetlen fontos részletet sem téveszthetsz szem elől. Teszteld az eszközeidet, és tarts egy próbaadást. Ez lesz a legjobb módja annak, hogy megbizonyosodj róla, minden megfelelően működik

Legyél készen legalább 30 perccel a kezdés előtt, hogy megbizonyosodj róla, minden működik.

№19. Némítsd le a zajforrásokat.

• Ne legyenek gyerekek és háziállatok a webinárium helyszínén.
• Némíts le minden olyan eszközt, amelyet nem fogsz használni az esemény során.
• Némítsd le a csengődet.

✅ Tippek a webinárium szervezőinek

№20. Kezdd késlekedés nélkül

A nézőid elfoglaltak, ezért ne pazarold az idejüket. Az előadóra várni nagyon kellemetlen.

№21. Kétszeres felkészülés

Az első benyomás nagyon fontos. Az esemény kezdete mindig megadja az alaphangot, ezért tegyél meg mindent, hogy a lehető legmagasabb színvonalon menjen végbe.

№22. Gyorsan ragadd meg a közönség figyelmét

Ragadd meg a nézőid figyelmét már a legelején. Kell egy jó ok, ami a végéig fenntartja az érdeklődésüket. Mondd el, milyen információkat fogsz megosztani. Emeld ki, milyen problémákat fogsz megoldani, és tedd izgalmassá.

№23. Készülj fel a gyakori kérdésekre adott válaszokkal

A közönséged kérdéseket fog feltenni. Készülj fel előre, hogy magabiztosnak hangozz, és ne zavarodj össze.

№24. Valami eltérhet a tervtől

Még ha mindent meg is teszel, néhány dolog kicsúszhat a kezedből: nincs áram otthon, nincs Wi‑Fi stb.

💣 Hogyan tarts érdekes webináriumot, és hangozz nagyszerű előadónak

№25. Írj jó forgatókönyvet

A forgatókönyved lesz a puskád, amely segít lépésről lépésre megtartani a struktúrát. Fél órán át beszélni nehéz lehet, ha nem készítesz forgatókönyvet. Még ha profi, mély szaktudással rendelkező szakértő is vagy, akkor is fennáll a kockázata, hogy hibázol.

№26. Teljesen rendben van, ha valamin változtatsz vagy eltérsz a forgatókönyvtől

Még ha a forgatókönyv fontos is, nem kell teljes mértékben követned. Ne feledd, valami félremehet.

Néha a témától való eltérés az egyetlen módja annak, hogy megmentsd a webináriumot és aktivizáld a közönséget.

№27. Próbáld begyakorolni az előadásodat

Gyakorolnod kell, hogy a webináriumos előadásod professzionálisan hangozzon.

A jól előadott beszéd jó benyomást kelt a résztvevőkben.

№28. Készíts diákat

Ne használj prezentációt a webináriumban, ha csak nyomtatott változatban létezik.

Használj több vizuális elemet a diák készítésekor, hogy izgalmasak legyenek.

№29. Próbálj többféle médiaformátumot hozzáadni

Ne csak a prezentációra támaszkodj. Használj minél több médiaformátumot, hogy változatosabbá tedd a közvetítésedet.

№30. Döntsd el, hogyan lépsz kapcsolatba a nézőkkel

Bármennyire is igyekszel, a nézőid elfáradhatnak az információtól. Nagyon kimerítő valakit egy órán át hallgatni.

Ebben az esetben kezdj el kommunikálni a közönségeddel úgy, hogy kérdéseket teszel fel nekik vagy interaktív feladatokat adsz.

№31. Ne stresszelj – tartsd kordában az idegeidet

Ideges lehetsz közben. És ez rendben is van, különösen, ha ez az első előadásod. Próbálj viccelődni azzal, hogy egy kicsit ideges vagy, de ne mutasd túl feltűnően.

Készíts előre egy pohár vizet, hogy megelőzd a torokszárazságot.

№32. Adj el úgy, hogy közben új tudást adsz

Csináld a kettőt egyszerre. Adj új tudást, és közben természetesen értékesítsd a termékedet. Nagy hiba lenne először tanítani, aztán megpróbálni eladni. Ettől a közönség úgy fogja érezni, hogy kihasználták.

A webinárium során tanítanod kell a közönségedet, és természetesen beilleszteni egy termék-/szolgáltatásajánlatot.

⭐️ Teendők a végén

№33. Segíts a nézőidnek megérteni, mi a következő lépés

A nézőidnek úgy kell távozniuk a webináriumról, hogy pontosan értik, mi a következő lépés.

Ha azt szeretnéd, hogy jelentkezzenek a kurzusodra, mondd el nekik, és add meg a linkeket.

№34. Adj választási lehetőséget a nézőnek

Ha lehetővé teszi, hogy a következő webinárium témáját ők válasszák ki, megmutatja a résztvevőknek, hogy fontos Önnek a véleményük. Csak kérje meg őket, hogy hagyjanak kommentet.

№35. Gyűjtsön visszajelzést

Tudja meg a közönségétől, hogy tetszett-e nekik a webináriuma vagy sem.

Kérje meg őket, hogy töltsenek ki egy kérdőívet. Ez segít tisztázni, mennyire elégedettek.

№36. Kínáljon további tartalmat

Adjon a résztvevőknek egy további ellenőrzőlistát vagy egy linket a prezentációhoz. Az emberek szeretnek bónuszokat kapni.

№37. Elemezze az eredményeket

A legfontosabb összehasonlítási pontok a regisztráltak és a ténylegesen részt vevők száma.

Ez segít ellenőrizni, mennyire volt hatékony a webinárium promóciója!

❓ GYIK

• Milyen felszerelés szükséges?

• Nincs szükség sok felszerelésre. A minimális készlet egy PC-ből, Wi-Fi-ből, mikrofonból és webkamerából áll.

• Mi a minimális Wi-Fi-sebesség?

• Minőségi videó közvetítéséhez a minimális sebesség 1 Mbps. Ha nincs szüksége webkamerás kapcsolatra, 512 kbps is elegendő lesz.

• Mekkora résztvevőszám az ideális?

• Minél több, annál jobb. Ugyanakkor a célközönségét kell bevonnia. A többi résztvevő valószínűleg nem lesz releváns.

• Érdemes spórolni a platform funkcionalitásán?

• Először határozza meg egyértelműen, milyen funkciókra van 100%-ban szüksége. Lehet, hogy néhányról le tud mondani. Soha ne hagyja ki a chatet, ahol az emberek kommunikálhatnak Önnel az esemény során.