Hlavným cieľom firemného vzdelávania je naučiť zamestnancov, ako lepšie vykonávať svoju prácu. Mnohé programy firemného vzdelávania však pôsobia pomaly a všeobecne, bez súvislosti so skutočnou prácou, ktorú zamestnanci vykonávajú. Zamestnanci budú preklikávať snímky prezentácie, odpovedať na zjavné otázky v kvíze a vrátia sa do práce bez toho, aby zmenili spôsob svojho správania.
Tento typ vzdelávania plytvá časom a peniazmi. Zároveň spôsobuje, že zamestnanci začnú vnímať vzdelávanie ako položku, ktorú treba len odškrtnúť. Keď sa tento návyk odškrtávania upevní, budú sa brániť absolvovaniu kurzov, ktoré by im mohli pomôcť.
Našťastie, väčšinu príčin nudného vzdelávania možno odstrániť niekoľkými jednoduchými rozhodnutiami pri návrhu. Nepotrebujete väčšiu platformu, dlhší školiaci kurz ani viac snímok prezentácie. Potrebujete jasné ciele, dobre organizovaný dizajn a obsah, ktorý rešpektuje čas, ktorý študent venuje vzdelávaniu.
Nižšie nájdete desať chýb pri návrhu vzdelávania, ktoré robia firemné vzdelávanie nudným, ako aj konkrétne odporúčania, ako sa týmto chybám vyhnúť.
1. Začínanie obsahom namiesto obchodného cieľa
Pri vytváraní vzdelávacích programov mnohé spoločnosti používajú štruktúrovaný prístup. Začnú témou (povedomie o bezpečnosti, zaškoľovanie nových zamestnancov, predajné zručnosti, zákony/predpisy alebo znalosť produktov) a potom nájdu materiály súvisiace s touto témou, aby vytvorili kurz.
Použitie tejto metódy môže viesť k príliš rozsiahlemu vzdelávaniu. Znamená to, že kurz sa bude snažiť v jednom kurze obsiahnuť všetko, čo spoločnosť o danej oblasti vie, a zamestnanci tak budú musieť venovať čas prechádzaniu informácií, ktoré možno nikdy nevyužijú.
Namiesto témy začnite požadovanými výsledkami vzdelávania. Položte si otázku: „Aké zmeny chceme vidieť vo výkone zamestnancov po absolvovaní tohto vzdelávania?“
Tu je príklad: Nový zamestnanec v predaji by sa mal cítiť komfortne pri riešení námietok týkajúcich sa ceny, pracovník zákazníckej podpory by mal znížiť počet prípadov, keď zákazník musí pre rovnaký problém vytvoriť požiadavku na podporu, a manažér musí poskytovať zamestnancom konkrétnu spätnú väzbu podporujúcu ich rozvoj a zlepšovanie.
Jasný cieľ pomôže určiť, ktorý obsah je slabý a mal by sa z programu vzdelávania odstrániť. Ak obsah alebo aktivity (napríklad snímky) nepomáhajú študentom vykonávať úlohy potrebné na dosiahnutie ich cieľa, mali by sa odstrániť.
Všeobecne sa odporúča použiť toto vyhlásenie ako rámec pre uvažovanie o kurze: „Po absolvovaní tohto vzdelávania bude zamestnanec schopný ....“ Po určení tohto vyhlásenia o absolvovaní by ste mali okolo neho vytvoriť lekcie, aktivity a kvízy.
2. Príliš dlhé vzdelávanie
Dlhé kurzy vyčerpávajú pozornosť. Zamestnanci otvárajú kurz medzi stretnutiami, hovormi so zákazníkmi, termínmi a správami. 90-minútový modul vyžaduje sústredenie, ktoré väčšina pracovných dní neumožňuje. Rozdeľte dlhé vzdelávanie na menšie časti. Kurz o komunikácii so zákazníkmi sa môže zmeniť na štyri krátke lekcie:
● Privítanie zákazníka
● Kladenie lepších otázok
● Zvládanie hnevu
● Ukončenie s jasnými ďalšími krokmi
Každá lekcia by mala naučiť jednu zručnosť a obsahovať jednu praktickú úlohu. Krátke lekcie pomáhajú zamestnancom vrátiť sa ku kurzu bez straty kontextu.
3. Používanie snímok ako hlavného vzdelávacieho zážitku
Používajte PowerPoint vo svojom vzdelávaní, ale nespoliehajte sa len na snímky pri poskytovaní celého vzdelávacieho zážitku zamestnancom.
Mnohé školiace kurzy vytvorené firmami sú tvorené výlučne snímkami PowerPointu (s hlasovým komentárom). Študenti sa primárne stretávajú s textom v odrážkach zobrazeným na obrazovke a následne odpovedajú na kvíz, v ktorom otázka opakuje slová z predchádzajúcej snímky. To od študentov nevyžaduje, aby informácie počas ich prezerania uplatňovali alebo využívali.
Okrem udržania zapojenia študenta nahraďte pasívne snímky príležitosťami na laterálne myslenie a rozhodovanie založené na aplikácii. Napríklad namiesto pasívnej situácie, keď zamestnanec počas kurzu ochrany údajov dostane od dodávateľa podozrivý dokument, má možnosť vybrať alternatívny postup a zobraziť si jeho výsledok. Tak uvidí, ako sa daný postup vzťahuje na príslušný princíp ochrany údajov.
4. Ignorovanie každodennej práce študenta
Keďže zamestnanci nemusia vidieť, ako sa ich vzdelávanie týka, môže im pripadať jednotvárne. Všeobecné príklady môžu vyvolať dojem, že kurz bol vytvorený pre niekoho iného (napr. finančný súlad s predpismi pre predajcov).
Napríklad pracovník finančného oddelenia aj predajca musia dodržiavať finančné predpisy, ale pravdepodobnejšie sa stotožnia s inými príkladmi/otázkami týkajúcimi sa súladu než pracovník vo výrobe, ktorý bude tiež dodržiavať určitú časť tých istých právnych predpisov, s najväčšou pravdepodobnosťou iným spôsobom než ostatní.
Ďalším príkladom je, že nový vedúci má iné postupy poskytovania spätnej väzby než vedúci pracovník. Pracovník podpory by mal väčší úžitok z používania skutočných tiketov podpory než z vymyslených scenárov zákazníckej služby.
Využívajte jazyk, nástroje a situácie, ktoré ľudia, ktorých vzdelávate, poznajú. Opýtajte sa vedúcich svojich tímov, čo ich skupiny robia nesprávne. Prezrite si interné záznamy četu, tikety podpory, predajné hovory a správy o kvalite, aby ste našli príklady oblastí, v ktorých majú vaši zamestnanci ťažkosti.
5. Vyučovanie pravidiel bez praxe
Zamestnanci si nepamätajú pravidlá, ktoré si iba prečítali. Zapamätajú si však pravidlá, ktoré používajú.
Program vzdelávania o pravidlách zvyčajne vysvetľuje kroky, ktoré treba vykonať, a testy obsahujú jednoduché otázky na vybavenie si informácií. Hoci to môže byť vhodné na zvýšenie povedomia o pravidlách, má to malý alebo žiadny vplyv na zmenu správania.
Prax sa musí čo najviac približovať skutočnej praxi. Ak teda zamestnanec potrebuje napísať bezpečnejší e-mail, mal by dostať za úlohu prepísať rizikový e-mail. Podobne, ak manažéri potrebujú viesť lepšie individuálne stretnutia so zamestnancami, mali by dostať stručný scenár zamestnanca a následne si vybrať jednu z niekoľkých navrhovaných odpovedí zamestnanca.
Napríklad ak obchodný zástupca potrebuje kvalifikovať potenciálneho zákazníka, môže dostať príklad poznámok z hovoru a byť požiadaný, aby určil, aká by mala byť ďalšia otázka.
6. Preťažovanie zamestnancov informáciami
Odborníci na danú tému sa príliš často snažia obsiahnuť príliš veľa. Majú množstvo vedomostí: vedia:
● Všetky výnimky
● Všetky okrajové prípady
● Ako dlho sa niečo robí atď.
Pre odborníka na danú tému sú to všetko užitočné informácie, no pre študentov je to veľmi často preťaženie.
Vzdelávanie by malo oddeliť to, čo niekto „v tejto chvíli musí vedieť viac“, od toho, čo „bude užitočné neskôr“. Formalizované osvedčené postupy by mali byť zahrnuté v lekcii; všetky referenčné informácie by mali byť zdokumentované v pracovnej pomôcke (napríklad v kontrolnom zozname, FAQ alebo na stránke centra pomoci).
Napríklad účelom kurzu zaškoľovania nového zamestnanca je poskytnúť dostatočné vzdelávanie na dokončenie úloh počas prvého týždňa. Účelom zaškoľovacieho kurzu NIE JE poskytnúť novému zamestnancovi vzdelávanie o každom možnom procese v rámci organizácie.
7. Používanie slabých kvízov
Študenti sa môžu cítiť úspešne, keď prostredníctvom kvízu opakujú definície. Je však veľmi pravdepodobné, že zamestnanci kvíz úspešne absolvujú, no nebudú schopní úspešne vykonávať svoju prácu.
Efektívne kvízy by sa preto mali zamerať na testovanie rozhodnutí, ktoré by vaši študenti urobili pri riešení realistického situačného problému a výbere ďalšieho kroku. Poskytnite spätnú väzbu aj odpoveď a vysvetlite dôvod tejto odpovede.
Napríklad namiesto použitia tejto otázky:
„V phishingových e-mailoch sa môžu nachádzať podozrivé odkazy – pravda alebo nepravda?“
Použite radšej túto otázku:
„Dostanete e-mail od dodávateľa, v ktorom uvádza, že vás kontaktuje, aby ste na prihlásenie do svojho účtu použili nový odkaz. E-mailová adresa odosielateľa obsahuje navyše jedno písmeno. Aký krok by ste mali vykonať?“
Táto otázka preverí uplatnenie úsudku, nie pamäť.
8. Vnímanie vzdelávania ako jednorazovej udalosti
Zmeniť správanie prostredníctvom jedného kurzu je pre zamestnancov ťažké, pretože po skončení lekcie potrebujú pripomienky a prax so spätnou väzbou.
Napríklad manažér absolvuje vzdelávanie a naučí sa nové techniky na lepšie poskytovanie spätnej väzby, no o dva týždne neskôr musí viesť náročný rozhovor. Keďže nemá žiadne kontrolné zoznamy, vzorové formulácie ani nikoho, kto by ho pri tomto rozhovore koučoval, pravdepodobne sa vráti k starým návykom.
Podporu treba naplánovať aj po skončení kurzu. Posielajte krátke pripomienky. Poskytnite manažérom podnetné otázky na diskusiu. Zahrňte kontrolné zoznamy do nástrojov, ktoré zamestnanci už používajú. Nech vedúci tímov každý týždeň na tímových stretnutiach preberú jednu techniku.
9. Zabúdanie na úlohu dizajnu
Zle navrhnutý obsah spôsobí, že študent bude mať ťažkosti s jeho čítaním. Keď sú snímky preplnené, majú malé písmo, viacero fontov a chaotické používanie farieb, študent sa unaví rýchlejšie. Namiesto osvojovania si vyučovanej zručnosti bude využívať svoje zdroje na dešifrovanie toho, čo je prezentované na obrazovke.
Správny dizajn umožní študentom udržať si sústredenie. Používajte kratšie odseky, pridajte medzery medzi sekciami a snímky obrazovky používajte len tam, kde sú potrebné na dokončenie požadovanej úlohy. Rozloženie tlačidiel a navigácie by malo byť vždy ľahko rozpoznateľné.
Dizajn zahŕňa aj celkový tok kurzu. Študenti potrebujú vedieť, kde sa v kurze momentálne nachádzajú, čo ich čaká ďalej a koľko zostávajúcich úloh musia dokončiť.
10. Meranie dokončenia namiesto vplyvu
Miera dokončenia ukazuje, kto vzdelávací program dokončil. Neuvádza však, či zamestnanci pri svojej práci zaviedli do praxe to, čo sa naučili.
Musíte merať zlepšenie správania, ktoré mal vzdelávací program zlepšiť. Napríklad:
● Pri vzdelávaní v oblasti predaja sledujte kvalitu hovorov alebo mieru konverzie predajného tímu.
● Pri vzdelávaní podpory sledujte percento opakovaných tiketov vytvorených zákazníkmi a skóre spokojnosti zákazníkov.
● Pri vzdelávaní o súlade s predpismi sledujte počet podaných hlásení o rizikách a počet zaznamenaných pozorovaní manažérov.
Údaje používajte opatrne. Hoci vzdelávací program môže zamestnancovi pomôcť zlepšiť sa, vplyv majú aj pracovné podmienky, nástroje, personál a motivátory. Pred posúdením účinnosti akéhokoľvek vzdelávacieho programu porovnajte viacero údajových bodov.
Ako urobiť firemné vzdelávanie pútavejším
Kvalitné firemné vzdelávanie dáva zamestnancom niečo, čo môžu robiť. Žiada od nich riešiť problémy, rozhodovať sa a uplatňovať myšlienky vo vlastnej práci.
Začnite problémom na pracovisku namiesto definície
Napríklad nezačínajte lekciu o kybernetickej bezpečnosti zoznamom pojmov z pravidiel. Ukážte e-mail, ktorý vyzerá podozrivo, a opýtajte sa študenta, čo by urobil. Pravidlo potom vysvetlite až po tom, čo študent čelil danému rozhodnutiu.
Používajte krátke scenáre založené na skutočnej práci
Obchodný zástupca môže riešiť námietku týkajúcu sa ceny. Pracovník podpory môže odpovedať nahnevanému zákazníkovi. Manažér môže reagovať na zamestnanca, ktorý nestihol termín. Tieto situácie pomáhajú študentom prepojiť kurz s ich každodennými úlohami.
Poskytnite zamestnancom nástroje, ktoré môžu používať po lekcii
Kontrolný zoznam, skript, šablóna alebo rozhodovací strom majú často väčšiu hodnotu než ďalšia snímka. Kurz pre manažérov môže napríklad obsahovať šablónu na plánovanie spätnej väzby. Kurz o súlade s predpismi môže obsahovať kontrolný zoznam „pred zdieľaním tohto súboru“.
Záver
Firemné vzdelávanie sa stáva nezaujímavým, keď ho tímy vytvárajú na základe údajov, a nie úloh. Zamestnanci chcú vzdelávanie, ktoré si váži ich čas, rieši známe problémy a poskytuje príležitosti vykonávať úlohy z reálneho sveta.
Začnite celkovým obchodným cieľom, aby ste určili, čo sa má vyučovať na jeho dosiahnutie. Udržujte lekcie stručné, aby sa zamestnanci nenudili, a poskytnite im množstvo scenárov, praktických cvičení a hodnotení založených na práci. Pokračujte v podpore zamestnancov aj po dokončení programu a merajte rozdiel v ich práci.
Kwiga poskytuje vzdelávacím tímom zdroje na to, aby zamestnancom priniesli jasnosť do vzdelávacieho procesu. Ponúka všetko od online školiacich kurzov (niektoré zahŕňajú aj hodnotenia) až po automatizované procesy a sledovanie študentov. Hoci Kwiga nedokáže opraviť nekvalitný obsah, umožňuje vám poskytovať vynikajúci vzdelávací obsah didaktickým spôsobom, aby zamestnanci mohli materiál využívať.
