Každý štvrťrok niekto zarezervuje konferenčnú miestnosť, objedná jedlo a vytvorí pripomienku v kalendári s názvom „Workshop líderských zručností – POVINNÝ“. Aspoň 50 % pozvaných príde neskoro. Malý počet pozvaných počas workshopu trávi čas na telefónoch. Do nasledujúceho piatka väčšina z toho, čo sa naučili, zmizne z ich pamäti. Zodpovedný za to bol formát, nie jednotlivci zúčastňujúci sa školenia.
Školenia v organizáciách boli celé desaťročia navrhované na základe jedného presvedčenia: že najlepší spôsob učenia je zhromaždiť veľkú skupinu ľudí v jednej miestnosti na vopred stanovený čas, aby sa učili spoločne. Platilo to, keď boli firmy predvídateľnejšie; platilo to, keď členovia tímov pracovali v tej istej budove, v podobných časových rámcoch a postupovali v kariére približne rovnakým tempom.
Práca na diaľku a hybridná práca narušili spoločný kalendár. Zručnosti dnes zastarávajú rýchlejšie, takže jednodňový workshop o dátovej gramotnosti v januári môže byť v júni už neaktuálny. A väčšina pracovných síl vo firmách je roztrieštenejšia než pred desiatimi rokmi: zamestnanci na plný úväzok, externisti a seniorní pracovníci, ktorí potrebujú hĺbku v konkrétnych oblastiach.
Akadémie na požiadanie tento problém riešia priamo. Namiesto jedného naplánovaného podujatia firmy vytvárajú knižnicu krátkych, štruktúrovaných vzdelávacích modulov, ku ktorým majú zamestnanci prístup, keď ich potrebujú, vlastným tempom. Firmy, ktoré budujú akadémie na požiadanie, to nerobia primárne preto, aby znížili náklady – robia to preto, že kalendár workshopov prestal prinášať výsledky.
Čo nefunguje na modeli workshopov
Problémy s internými workshopmi nie sú nové. Tímy L&D o nich vedia už roky. Rozdiel je v tom, že náklady na ich ignorovanie sa teraz ťažšie ospravedlňujú.
-
Plánovanie znižuje účasť ešte pred začiatkom školenia. Keď chcete dostať všetkých na jedno miesto (teda 20 ľudí do jednej miestnosti), musíte koordinovať termín naprieč tímami, časovými pásmami a projektovými výstupmi. Kým sa stretnutie skutočne uskutoční, nie všetci účastníci budú prítomní fyzicky aj mentálne: budú mať inú prácu, neustále riešiť urgentné e-maily a premýšľať, prečo odložili svoje stretnutie, aby sa mohli zúčastniť tohto. Štúdie výskumnej organizácie SHRM v oblasti vzdelávania uvádzajú priemerné udržanie vedomostí po školení po týždni bez opakovania približne na úrovni 10 %. Celodenný workshop, nech je akokoľvek dobre navrhnutý, naráža na tento strop.
-
Obsah nie je vytvorený pre nikoho konkrétneho. Jedno školenie o komunikačných zručnostiach alebo postupoch dodržiavania predpisov musí súčasne slúžiť novému zamestnancovi, manažérovi v strednej fáze kariéry aj seniornému špecialistovi. Lektori to riešia zacielením na stred, čo znamená, že obsah je pre niektorých príliš základný a pre iných príliš rýchly. Ľudia, ktorí potrebovali niečo konkrétne, odchádzajú s niečím všeobecným.
-
Jedno školenie nevytvorí zručnosť. Sledovanie, ako niekto predvádza vyjednávaciu techniku alebo vysvetľuje rámec poskytovania spätnej väzby, sa automaticky nepremení na schopnosť to robiť. Rozvoj zručností potrebuje opakovanie rozložené v čase, s príležitosťami na použitie a korekciu. Trojhodinový blok v marci to neposkytuje. Poskytuje len oboznámenie, ktoré pôsobí ako školenie, no prináša iné výsledky.
-
Náklady na osobu sú vzhľadom na to, čo si účastníci zapamätajú, vysoké. Ak zohľadníte honoráre lektorov, miesto konania, cestovanie a ďalšie súvisiace náklady, ako aj stratu produktivity spôsobenú tým, že 15 až 20 ľudí nie je počas workshopu na svojom bežnom pracovisku, náklady môžu rýchlo narásť. Ak si však účastník z programu niečo osvojí a tieto vedomosti si udrží, tieto náklady možno odôvodniť.
Nič z toho neznamená, že workshopy sú zbytočné. Štrukturálnym problémom je používať ich ako hlavný nástroj rozvoja zručností v celej organizácii – organizovať ich podľa pevného harmonogramu bez ohľadu na to, či formát vyhovuje tomu, čo sa vyučuje.
Ako akadémie na požiadanie v skutočnosti vyzerajú
Pojem „akadémia na požiadanie“ sa používa nepresne, preto to musíme jasne vysvetliť.
Akadémia na požiadanie je štruktúrovaná zbierka vzdelávacieho obsahu organizovaná podľa rolí, zručností a kariérnych etáp, dostupná kedykoľvek, vlastným tempom a navrhnutá tak, aby sa absolvovala po častiach, nie naraz. Najdôležitejšie je, že ide o štruktúrovaný obsah; napríklad priečinok so záznamami webinárov a zdieľaný disk plný PDF súborov sa za akadémiu nepovažujú.
Krátke moduly
Akadémie zvyčajne obsahujú krátke moduly s päťminútovým, 10-minútovým alebo 15-minútovým vzdelávacím obsahom, aby zamestnanci mohli absolvovať aspoň jeden modul pred stretnutím a ďalší počas pokojnejšieho obdobia pracovného dňa. Miera dokončenia je pri kratších moduloch vyššia než pri dlhších (#48: jedna hodina).
Dráhy špecifické pre roly
Akadémie zvyčajne poskytujú viacero vzdelávacích dráh a samostatné osnovy pre rôzne pracovné funkcie. Napríklad vzdelávacie cesty juniorného obchodníka a juniorného inžiniera sa líšia, hoci môžu používať tú istú platformu; rola každého jednotlivca určuje, čo uvidí.
Integrované hodnotenia
Minikvízy alebo cvičenia po každom module vyžadujú vybavenie si poznatkov, čím posilňujú pamäť. Nehodnotia sa známkou, ale slúžia ako referenčný bod pre zamestnanca a jeho manažéra pri identifikácii zostávajúcich medzier vo vedomostiach.
Kombinované typy obsahu
Rôzne štýly učenia a typy obsahu možno pokryť napríklad textom, videami a interaktívnymi scenármi. Modul o dodržiavaní predpisov môže napríklad využívať textový formát; naopak, modul zameraný na zručnosti poskytovania spätnej väzby môže najlepšie fungovať ako vetvený scenár, v ktorom zamestnanec urobí voľbu a následne sleduje jej výsledok.
Tipy pre firmy, ktoré chcú uspieť
Pri štruktúrovaní akadémie zvážte nasledujúce:
-
Poverte niekoho zodpovednosťou za akadémiu. Ak za ňu nikto nezodpovedá, zastará a upadne. Štvrťročné kontroly odhalia neaktuálne moduly skôr, než ich zamestnanci začnú používať.
-
Prepojte vzdelávanie s prácou. Najlepšie akadémie prepájajú moduly s konkrétnymi momentmi, napríklad keď je nový manažér v prvý deň zaradený do dráhy riadenia ľudí.
-
Zabezpečte prehľad o pokroku. Panely, ktoré zobrazujú pokrok, dokončenie a medzery v zručnostiach, zvyšujú zapojenie zamestnancov do porovnávacieho obsahu.
Štruktúra akadémie je dôležitejšia než technológia, ktorá ju podporuje. Dobre organizovaná akadémia využívajúca lacný LMS pravdepodobne prekoná zle organizovanú akadémiu využívajúcu drahý LMS.
Kde fungujú lepšie (a kde nie)
Akadémie na požiadanie sa často príliš vychvaľujú. Dodávatelia ich ponúkajú ako náhradu za všetky školenia vedené lektorom, čo nie je presné a firmám to zanecháva medzery, ktoré si nevšimnú, kým sa niečo nepokazí.
Vzdelávanie na požiadanie funguje dobre pre:
-
Školenia o dodržiavaní predpisov a politikách. Obsah, ktorý musí osloviť všetkých, zostať konzistentný a vyžaduje záznam o absolvovaní, sa na to prirodzene hodí. Vzdelávanie na požiadanie to zvláda lacnejšie a rýchlejšie než plánovanie stretnutí pre celú firmu.
-
Rozvoj technických zručností. Osvojenie si nového softvérového nástroja, programovacieho jazyka alebo metódy analýzy dát sa dobre hodí pre formáty vlastným tempom. Zamestnanci postupujú tempom, ktoré im umožňujú ich existujúce vedomosti, preskočia to, čo už poznajú, a vracajú sa k tomu, čo nepoznajú.
-
Zaškoľovanie. Noví zamestnanci potrebujú v krátkom čase veľa informácií a veľká časť z nich (firemné procesy, znalosť produktov, prístup k systémom) nevyžaduje lektora. Akadémia pre zaškoľovanie zbaví manažérov potreby opakovane vysvetľovať ten istý úvodný materiál a novým zamestnancom poskytne niečo, k čomu sa môžu vrátiť po prvom týždni.
-
Priebežný zdroj informácií. Zamestnanci zabúdajú. Akadémia, v ktorej môžu vyhľadávať a vracať sa k nej, je užitočnejšia než poznámky z workshopu, ktorého sa zúčastnili pred ôsmimi mesiacmi.
Workshopy si stále zachovávajú miesto pri:
-
Rozvoji líderstva. Naučiť sa riadiť konflikty, poskytovať náročnú spätnú väzbu alebo orientovať sa v organizačnej politike si vyžaduje živý nácvik a reakciu v reálnom čase. Vetvený scenár to môže priblížiť, ale skúsený lektor pracujúci so skupinou manažérov zvládne nuansy, ktoré zaznamenaný obsah nedokáže napodobniť.
-
Tímovej dynamike a práci s kultúrou. Stretnutia navrhnuté na budovanie dôvery, odhalenie nezhôd alebo zosúladenie tímu v smerovaní vyžadujú, aby ľudia boli spolu v jednej miestnosti. Spoločný zážitok je súčasťou výsledku.
-
Všetkom, čo vyžaduje koučing. Zručnosti, ktoré sa rozvíjajú prostredníctvom opakovania a personalizovanej spätnej väzby – verejné vystupovanie, vystupovanie vrcholového manažéra, komplexné vyjednávanie – potrebujú zapojenie človeka. Obsah na požiadanie môže predstaviť koncepty, ale skutočný rozvoj zabezpečuje kouč alebo lektor.
Praktický model, ku ktorému sa väčšina firiem dopracuje, je rozdelený: akadémie na požiadanie riešia šírku a pokrývajú zručnosti, ktoré sa musia konzistentne dostať k mnohým ľuďom. Workshopy, ktoré sa teraz konajú menej často a majú jasnejšie ciele, riešia hĺbku – zručnosti, ktoré na správny rozvoj vyžadujú živú interakciu.
Ako ju vytvoriť bez začínania od nuly
Väčšina tímov L&D, ktoré úspešne spustia akadémiu na požiadanie, ju nevytvára od nuly. Reorganizujú to, čo už existuje, doplnia medzery a pridajú štruktúru. Začínať s prázdnou platformou a objednávať úplne nový obsah je pomalé, drahé a zbytočné.
Začnite auditom
Skôr než sa dotknete akejkoľvek platformy, spíšte si, čo vaša organizácia už má: zaznamenané školenia, dokumenty pre zaškoľovanie, procesné príručky, interné wiki a prezentácie z predchádzajúcich workshopov. Väčšina firiem má viac opätovne použiteľných materiálov, než si uvedomuje. Audit vám ukáže, čo previesť, aktualizovať a vyradiť.
Jednoduchý rámec auditu:
-
Ponechajte a preveďte: Presný obsah špecifický pre vašu firmu, ktorému by prospela dostupnosť kedykoľvek
-
Licencujte a doplňte: Všeobecný obsah o zručnostiach (komunikácia, Excel, projektové riadenie), ktorý poskytovateľ už vytvára a aktualizuje
-
Vyradiť: Čokoľvek zastarané, nadbytočné alebo príliš dlhé na to, aby to bolo užitočné v modulárnom formáte
Pred výberom platformy rozhodnite o štruktúre.
Po identifikovaní všetkých nástrojov by ste mali načrtnúť dráhy špecifické pre jednotlivé roly. Skôr než začnete hodnotiť akékoľvek nástroje, zdokumentujte si štruktúru na papieri. Pomôže vám to vyhnúť sa tomu, aby funkcie platformy riadili návrh osnov, čo robí veľa ľudí. Dráha na podporu predaja bude vyzerať inak než technická dráha, preto nezabudnite načrtnúť zručnosti potrebné na výkon danej práce aj poradie, v akom sa majú poskytovať.
Pre väčšinu firiem sa užší výber platforiem rýchlo zúži na základe troch kritérií: ako dobre sa integruje s existujúcimi HR systémami, či podporuje licencovaný aj interne vytvorený obsah a koľko administratívy vyžaduje jej údržba.
Budujte po fázach
Častou chybou je spustiť celú akadémiu hneď v prvý deň. Namiesto toho vyberte jednu dráhu, dobre ju vytvorte a pred pridaním ďalších dráh do akadémie ju otestujte na skúšobnej skupine. Umožní vám to nájsť štrukturálne problémy skôr, než ich zopakujete v ďalších desiatich dráhach, a poskytne funkčný príklad toho, čo chcete ukázať vedeniu, keď žiadate o viac peňazí.
Takto môžete fázy realisticky štruktúrovať:
-
Fáza 1: Vytvorte a spustite jednu dráhu pre jednu pracovnú pozíciu so skutočnými zamestnancami. Zbierajte spätnú väzbu o medzerách v obsahu a použiteľnosti.
-
Fáza 2: Využite poznatky z fázy 1 a rozšírte akadémiu na dve alebo tri príbuzné pracovné pozície.
-
Fáza 3: Zaveďte využívanie akadémie vo všetkých pracovných pozíciách v celej firme, pre ktoré existuje harmonogram údržby obsahu.
Priraďte zodpovednosť s reálnou autoritou
Bez konkrétne pomenovaného vlastníka akadémie sa z nej do roka od spustenia stane opustená knižnica. Pomenovaný vlastník musí byť zodpovedný za štvrťročné kontroly obsahu, sledovanie modulov, ktoré zamestnanci označujú ako neaktuálne, a komunikáciu s vedúcimi oddelení o potrebe aktualizovať požiadavky na pracovné pozície pri zmenách. Zodpovednosť musí byť jasne definovaná a pridelená konkrétnej osobe.
Prepojte zápis s dôležitými momentmi
Nezapojení ľudia sa nezapájajú do knižníc; úspešné akadémie prepájajú spúšťače udalostí (t. j. povýšenie, nová rola, nový projekt, hodnotenie výkonu, identifikovanie medzery v zručnostiach) so zapojením každého zamestnanca do vlastného vzdelávania. Zamestnanci sa do vzdelávania zapájajú len vtedy, keď majú k tomu podnet.
Záver
Úspešné firmy vnímajú dokončenie kurzu ako vstupnú bránu, nie ako konečný bod, a sledujú uplatňovanie zručností zamestnancami, ako aj získavajú pozorovania manažérov 30 a 60 dní po dokončení kurzu. Údaje o vzdelávaní sa potom prepájajú s metrikami výkonnosti, aby sa stanovili merateľné vzťahy príčiny a následku.
Akadémia rieši problém s plánovaním. Časť týkajúca sa zmeny správania je stále na vás.