Ako správne zorganizovať úspešný webinár | 37 krokov!!

Webinár je typ online konferencie, ktorá sa koná cez internet. Všetci účastníci podujatia sa nachádzajú na pohodlnom mieste pri svojich počítačoch, smartfónoch, tabletoch alebo iných zariadeniach.

💪 Prečo by ste mali začať organizovať webináre?

Dnes ide o ekonomický a efektívny spôsob organizovania osobných podujatí, ktorý vám umožňuje riešiť nasledujúce úlohy:

1. Budovanie osobnej značky.
2. Získavanie potenciálnych klientov.
3. Budovanie imidžu odborníka, prezentácia organizátora webinára ako odborníka v danom odvetví.
4. Vzdelávanie cieľovej skupiny.
5. Predstavenie tovarov a služieb.
6. Ukážková verzia služieb, ak hovoríme o vzdelávacích službách.

Online seminár môže pozostávať z rôznych vizuálnych prvkov, ako je video rečníka alebo prezentácia. Tá sa zvyčajne končí často kladenými otázkami.

Tento článok vám poskytne niekoľko tipov, ako úspešne naplánovať a uskutočniť webinár.

Hlavné výhody webinárov

• Nezávislosť od miesta. Nezáleží na tom, kde sa nachádzate, účastníci z ktoréhokoľvek miesta sa môžu zúčastniť podujatia.
• Online je jednoduchšie prilákať publikum. Keďže poslucháči nemusia podujatie navštíviť osobne, tráviť čas cestovaním ani prípravou, budú sa ho ochotnejšie zúčastňovať.
• Široké možnosti komunikácie. Ak majú poslucháči otázky k prezentácii alebo produktu, ktorý predvádzate, môžu ich položiť v reálnom čase, čo pomáha zvýšiť konverziu.
• 40 % návštevníkov sa zmení na kvalifikované kontakty.

Mali by ste si uvedomiť, že plánovanie webinára alebo automatizovaného webinára nie je jednoduchá úloha, ktorá si vyžaduje maximálne úsilie a zodpovednosť.

👀 Stratégia tvorby webinára

№1. Definujte účel webinára

Hlavné ciele webinára sú:

1. Predaj tovarov/služieb.
2. Rozšírenie databázy odberateľov, získavanie nových zákazníkov.
3. Zvyšovanie lojality.
4. Zvýšenie povedomia o značke.
5. Budovanie imidžu odborníka.

№2. Vyberte si zaujímavú tému

Najdôležitejším prvkom webinára je obsah. Je základom celého plánovaného podujatia. Účastníci navštevujú webináre, aby sa dozvedeli niečo nové. Téma by preto mala byť zaujímavá.

Jedným z našich hlavných cieľov je ukázať sa ako špičkový odborník. Moderátor musí publikum presvedčiť, že vie, o čom hovorí.

Aby bol webinár efektívny, téma musí byť pre vašich účastníkov užitočná.

Napríklad téma marketingu je na diskusiu príliš všeobecná. Skúste nájsť užšiu tému – SMM.

Tu je niekoľko nápadov, ako prísť na tému:

• Nájdite časté otázky.
• Vyhľadajte na internete najčastejšie dopyty.
• Komunikujte s tímom. Váš obchodný manažér vám môže povedať, o čom diskutuje s klientom.
• Opýtajte sa svojich odberateľov, čo ich zaujíma.

№3. Vyberte najlepšieho rečníka

Môžete pozvať rečníka z vašej spoločnosti alebo iného odborníka. Môžete tiež osloviť influencerov. Rečník by mal mať skúsenosti s témou webinára.

№4. Nájdite cieľové publikum

Aby ste pochopili, kto je vaše publikum, musíte poznať jeho problémy a ciele.

Keď zistíte, kto sú vaši návštevníci a akým problémom čelia, budete mať väčšiu šancu úspešne zorganizovať webinár.

№5 Ako predávať svoj produkt počas webinára

Nezačínajte webinár predajom. Produkt ponúknite uprostred vysielania, aby to nepôsobilo ako reklama. Pamätajte však na 2 dôležité body:

• Informácie poskytované počas online seminárov by mali byť pre divákov hodnotné bez ohľadu na to, či nakúpia alebo nie.
• O svojom produkte hovorte len vtedy, keď je to vhodné. Počas vysielania by mal prirodzene zapadať do kontextu.

Potom určíme, ako budeme podujatie propagovať, aby sme prilákali cieľové publikum.

🚀 Marketingová fáza webinára

№6. Vytvorenie uvítacej stránky

Vstupná stránka poskytne hlavné informácie o podujatí: o čom bude webinár, informácie o rečníkovi, dátum a hlavné body na diskusiu. To bude publikum motivovať k registrácii

№7. Zverejnite informácie o podujatí na svojich sociálnych sieťach

Zverejnite informácie o svojom webinári na blogu, aj keď nemáte tisíce sledovateľov. Zverejnené informácie môžu mať formu článku doplneného o užitočné informácie alebo stručného oznámenia.

Uveďte odkaz na vstupnú stránku podujatia, kde sa bude možné zaregistrovať na webinár. Užitočné je tiež umiestniť reklamu na sociálne siete partnerov s podobným publikom.

№8. Reklama na sociálnych sieťach

Reklama na sociálnych sieťach vám môže priniesť veľa nových účastníkov. Vytvorte si vlastný značkový hashtag, pretože môže byť dobrým nástrojom interakcie.

№9. E-mailová kampaň

Ak máte kontakty, pošlite im e-mail s krátkym pozvaním. Registrácia by mala byť jednoduchá.

📆 Ako naplánovať a pripraviť webinár: užitočné tipy

№10. Pripravte vizuálne prvky

Vizuál vašej prezentácie alebo plagátu webinára by mal zodpovedať vášmu brand manuálu. Umiestnite logo na prvú snímku alebo tam, kde to dáva zmysel.

Písma, farby, dizajn a ďalšie vizuálne prvky musia byť v rovnakom štýle značky.

№11. Zvážte možnosť organizovania platených webinárov

Organizácia webinárov môže byť nákladná. Poplatky za webináre môžu pokryť náklady. Tento model zvyšuje očakávania návštevníkov týkajúce sa kvality.

Ak dokážete zaručiť kvalitný webinár, stanovte poplatok za registráciu a získajte dodatočný príjem.

Platené podujatie môže znížiť počet účastníkov, no získate viac zainteresované publikum. Skúšajte rôzne ceny, kým nenájdete optimálnu pre svoje publikum.

№12. Získajte pomoc a podporu od administrátorov

Ak sa rozhodnete organizovať webinár sami, pripravte sa na multitasking. Vyžaduje si to veľké úsilie a veľa času. Preto bude oveľa jednoduchšie, ak nájdete niekoho na pomoc.

Asistenti musia byť zodpovední a rozumieť tomu, ako funguje platforma na webináre.

Nemusia byť odborníkmi vo vašej oblasti, ale musia vedieť riešiť problémy a komunikovať s účastníkmi.

№13. Vyberte čas konania

Nezabudnite na časový rozdiel. Ak sa podujatie začína o 19.00 newyorského času, pre divákov z Paríža to bude trochu neskoro.

№14. Vyberte formát

Formáty môžu byť:

1. Odborník zdieľa svoje skúsenosti, nápady alebo rady.
2. Podujatie s dvoma rečníkmi. Tento typ je podrobnejší, pretože účastníkom poskytuje viac informácií.
3. Panelová diskusia. Diskusia viacerých odborníkov.
4. Formát rozhovoru. Dobrým nápadom bude pozvať influencera. Populárny hosť priláka veľa divákov.
5. Ukážka vášho produktu na jeho efektívnu propagáciu.

Vyskúšajte niekoľko typov, aby ste našli najlepší formát pre svoje publikum.

№15. Skúšobné spustenie podujatia

Zostavte svoj tím a urobte skúšobné spustenie. Skúška odhalí základné chyby a ukáže, čo ešte treba zlepšiť, aby všetko bolo na najvyššej úrovni.

№16. Poznačte si všetky kroky

Vytvoríte niekoľko webinárov, aby ste našli najlepší formát. Robenie poznámok počas procesu vám v budúcnosti pomôže.

Príprava webinárov bude jednoduchšia, keďže budete poznať všetky detaily a požiadavky.

Robte si poznámky ku každému kroku webinára, aby ste na nič nezabudli. Pre každý formát webinára si robte samostatné poznámky.

🛠 Charakteristiky webinára v roku 2023: technické problémy

№17. Hľadanie platformy

Technické problémy počas vysielania vyvolávajú u divákov nepríjemné pocity. Môžete sa stretnúť s negatívnou spätnou väzbou a nízkym predajom.

To znamená, že platforma pre váš webinár je najdôležitejším prvkom, ktorý vám prinesie úspech. Pred výberom platformy si overte všetky jej výhody a nevýhody. Na správnu analýzu použite nasledujúce otázky:

1. Koľko môžete zaplatiť za platformu?
2. Sú k dispozícii požadované funkcie a možnosti?
3. Koľko návštevníkov sa môže zúčastniť podujatia?
4. Je k dispozícii možnosť nahrávania?

Tabuľka zobrazuje najpopulárnejšie platformy

Platforma	Skúšobná verzia	Rečníci	Diváci
MyOwnConference	neobmedzené	10	2000
iSpring Learn	14 dní	50	1000
Clickmeeting	30 dní	7	5000
WeStudy	30 dní	25	3500
Softbook	30 dní	neobmedzené	neobmedzené
KWIGA	30 dní	neobmedzené	neobmedzené

Upozorňujeme, že viac ako 25 % divákov sleduje webináre na mobilných zariadeniach. Ak nerozhranie neoptimalizujete pre mobilné zariadenia, môžete o túto skupinu divákov ľahko prísť.

Pri výbere digitálnej vzdelávacej platformy je dôležité zohľadniť, či je prispôsobená pre mobilné rozhranie.

№18. Skontrolujte pripravenosť a otestujte vybavenie

Nemôžete prehliadnuť žiadny dôležitý bod. Otestujte svoje vybavenie a urobte skúšobný beh. Bude to najlepší spôsob, ako sa uistiť, že je všetko správne pripravené.

Buďte pripravení aspoň 30 minút pred začiatkom, aby ste sa uistili, že všetko funguje.

№19. Stlmte zdroje hluku.

• V zóne, z ktorej vediete webinár, by nemali byť deti ani domáce zvieratá.
• Stlmte všetky zariadenia, ktoré počas podujatia nebudete používať.
• Vypnite zvonenie pri dverách.

✅ Tipy pre organizátorov webinárov

№20. Začnite bez meškania

Vaši diváci sú zaneprázdnení, preto nemrhajte ich časom. Čakanie na rečníka je veľmi nepríjemné.

№21. Dvojitá príprava

Prvý dojem je veľmi dôležitý. Začiatok podujatia vždy udáva tón, preto vynaložte maximálne úsilie, aby prebehol na najvyššej úrovni.

№22. Rýchlo upútajte pozornosť publika

Upútajte pozornosť divákov hneď od začiatku. Dobrý dôvod by mal udržať záujem publika až do konca. Povedzte im, o aké informácie sa podelíte. Zdôraznite, aké problémy vyriešite, a podajte to pútavo.

№23. Pripravte si odpovede na časté otázky

Vaše publikum bude klásť otázky. Pripravte sa vopred, aby ste pôsobili sebaisto a nezostali zmätení.

№24. Niečo sa môže odchýliť od plánu

Aj keď urobíte maximum, niektoré veci nemáte pod kontrolou: výpadok elektriny doma, nefunkčná Wi-Fi a podobne.

💣 Ako usporiadať zaujímavý webinár a znieť ako skvelý rečník

№25. Napíšte dobrý scenár

Váš scenár bude vaším ťahákom, ktorý vám pomôže udržať štruktúru krok za krokom. Hovoriť pol hodiny môže byť náročné, ak si nepripravíte scenár. Aj keď ste profesionálny expert s hlbokými znalosťami, stále vám hrozí neúspech.

№26. Je normálne niečo zmeniť alebo sa odchýliť od scenára

Aj keď je scenár dôležitý, nemusíte sa ho držať úplne. Pamätajte, že niečo sa môže pokaziť.

Niekedy je odbočenie od témy jediným spôsobom, ako zachrániť webinár a aktivizovať publikum.

№27. Skúste si precvičiť svoj prejav

Mali by ste si precvičiť prejav na webinári, aby znel profesionálne.

Dobre prednesený prejav zanechá na účastníkoch dobrý dojem.

№28. Vytvorte snímky

Nepoužívajte na webinári prezentáciu, ak existuje len v tlačenej podobe.

Pri vytváraní snímok použite viac vizuálnych prvkov, aby boli pútavejšie.

№29. Skúste pridať viac formátov médií

Nespoliehajte sa len na prezentáciu. Použite čo najviac formátov médií, aby bolo vaše vysielanie rozmanitejšie.

№30. Zvoľte si spôsob interakcie s divákmi

Nech sa snažíte akokoľvek, vaši diváci sa môžu informáciami unaviť. Počúvať niekoho hovoriť hodinu je veľmi vyčerpávajúce.

V takom prípade začnite komunikovať s publikom tak, že mu budete klásť otázky alebo zadávať interaktívne úlohy.

№31. Bez stresu – majte nervy pod kontrolou

Počas procesu môžete byť nervózni. A to je v poriadku, najmä ak ide o váš prvý prejav. Skúste zavtipkovať, že ste trochu nervózni, ale nedávajte to príliš najavo.

Pripravte si vopred pohár vody, aby ste predišli suchu v hrdle.

№32. Predávajte odovzdávaním nových poznatkov

Robte to súčasne. Odovzdávajte nové poznatky a popritom prirodzene predávajte svoj produkt. Bolo by veľkou chybou najprv učiť a potom sa snažiť predávať. Publikum by sa mohlo cítiť využité.

Počas webinára musíte vzdelávať publikum a organicky zaradiť ponuku produktu/služby.

⭐️ Čo urobiť na záver

№33. Pomôžte divákom pochopiť, čo majú robiť ďalej

Vaši diváci by mali z webinára odísť s jasným pochopením, čo majú robiť ďalej.

Ak chcete, aby sa prihlásili do vášho kurzu, povedzte im to a poskytnite im odkazy.

№34. Dajte divákovi na výber

Tým, že umožníte vybrať tému ďalšieho webinára, ukážete účastníkom, že ich názor je pre vás dôležitý. Stačí ich požiadať, aby zanechali komentár.

№35. Získajte spätnú väzbu

Zistite od svojho publika, či sa im váš webinár páčil alebo nepáčil.

Požiadajte ich, aby vyplnili prieskum. Pomôže vám zistiť, či sú spokojní.

№36. Ponúknite dodatočný obsah

Poskytnite účastníkom dodatočný kontrolný zoznam alebo odkaz na prezentáciu. Ľudia radi dostávajú bonusy.

№37. Analyzujte výsledky

Kľúčovými bodmi porovnania sú počty registrovaných a zúčastnených osôb.

Pomôže vám to overiť, aká účinná bola propagácia webinára!

❓ Časté otázky

• Aké vybavenie je potrebné?

• Nie je potrebné veľa vybavenia. Minimálna zostava pozostáva z počítača, Wi-Fi, mikrofónu a webkamery.

• Aká je minimálna rýchlosť Wi-Fi?

• Na vysielanie kvalitného videa je minimálna rýchlosť 1 Mbps. Ak nepotrebujete pripojenie cez webkameru, postačí 512 kbps.

• Aký počet účastníkov bude optimálny?

• Čo najviac. Mali by ste však osloviť svoju cieľovú skupinu. Ostatní účastníci pravdepodobne nebudú relevantní.

• Oplatí sa šetriť na funkciách platformy?

• Najprv si jasne stanovte, ktoré funkcie potrebujete na 100 %. Možno sa niektorých môžete vzdať. Nikdy však nevynechajte chat, v ktorom s vami ľudia môžu počas podujatia komunikovať.