Jak firmy nahrazují interní workshopy akademiemi na vyžádání!

Každé čtvrtletí si někdo rezervuje zasedací místnost, objedná jídlo a vytvoří kalendářovou připomínku s názvem „Workshop rozvoje leadershipu – POVINNÝ“. Nejméně 50 % pozvaných dorazí pozdě. Malá část účastníků tráví čas na telefonech během workshopu. Do následujícího pátku většina naučeného zmizí z jejich paměti. Za to mohl formát, nikoli lidé, kteří se školení účastnili.

Školení v organizacích bylo po desetiletí navrhováno s jedním základním přesvědčením: že nejlepší způsob, jak se učit, je přivést velkou skupinu lidí do jedné místnosti na předem stanovenou dobu a učit se společně. To platilo, když byly firmy předvídatelnější; když členové týmů pracovali ve stejné budově, měli podobné časové rámce a postupovali v kariéře přibližně stejným tempem.

Práce na dálku a hybridní práce narušily sdílený kalendář. Dovednosti nyní zastarávají rychleji, takže jednodenní workshop o datové gramotnosti v lednu může být v červnu už zastaralý. A většina pracovních sil ve firmách je dnes více roztříštěná než před deseti lety: zaměstnanci na plný úvazek, kontraktoři a seniorní pracovníci, kteří potřebují hloubku v konkrétních oblastech.

Akademie na vyžádání na to reagují přímo. Namísto jedné naplánované události firmy vytvářejí knihovnu krátkých, strukturovaných vzdělávacích modulů, ke kterým mají zaměstnanci přístup, když je potřebují, vlastním tempem. Firmy, které budují akademie na vyžádání, to nedělají primárně kvůli snížení nákladů – dělají to proto, že kalendář workshopů přestal přinášet výsledky.

Co pokazilo model workshopů

Problémy s interními workshopy nejsou nové. Týmy L&D o nich vědí už roky. Rozdíl je v tom, že náklady na jejich ignorování je nyní těžší ospravedlnit.

• Plánování zabíjí účast ještě před začátkem školení. Když chcete dostat všechny na jedno místo (např. 20 lidí do místnosti), musíte sladit datum napříč týmy, časovými pásmy a pracovními úkoly. Než se setkání skutečně uskuteční, ne všichni účastníci budou fyzicky i mentálně přítomní: budou mít jinou práci, řešit naléhavé e-maily a přemýšlet, proč odložili jiné schůzky, aby mohli přijít na tuto. Studie výzkumné organizace SHRM uvádějí, že průměrné uchování znalostí po týdnu bez opakování je přibližně 10 %. Celodenní workshop, jakkoli dobře navržený, na tento strop naráží.

• Obsah není vytvořen pro nikoho konkrétního. Jedno školení zaměřené na komunikační dovednosti nebo dodržování předpisů musí současně sloužit nováčkovi, manažerovi ve střední fázi kariéry i seniornímu specialistovi. Lektoři to řeší cílením na střed, což znamená, že pro některé je obsah příliš základní a pro jiné příliš rychlý. Lidé, kteří potřebovali něco konkrétního, odcházejí s něčím obecným.

• Jedno sezení nevytvoří dovednost. Sledování někoho, jak předvádí vyjednávací techniku nebo vysvětluje rámec pro poskytování zpětné vazby, neznamená, že to člověk dokáže sám použít. Budování dovedností vyžaduje opakování rozložené v čase, s možností aplikace a oprav. Tříhodinový blok v březnu to neposkytuje. Poskytuje pouze seznámení, které působí jako školení, ale vede k jiným výsledkům.

• Náklady na osobu jsou vysoké vzhledem k tomu, co si lidé zapamatují. Pokud vezmeme v úvahu honoráře lektorů, místo konání, cestování a ztrátu produktivity, kdy je 15 až 20 lidí mimo své běžné pracoviště po dobu workshopu, náklady rychle rostou. Pokud si však účastník něco odnese a znalosti si udrží, lze tyto náklady ospravedlnit. 

Nic z toho neznamená, že workshopy jsou zbytečné. Strukturální problém spočívá v tom, že se používají jako hlavní nástroj pro rozvoj dovedností v celé organizaci – běží podle pevného harmonogramu bez ohledu na to, zda formát odpovídá tomu, co se učí.

Jak skutečně vypadají akademie na vyžádání

Pojem „akademie na vyžádání“ se používá nepřesně, proto je potřeba to jasně vysvětlit.

Akademie na vyžádání je strukturovaná kolekce vzdělávacího obsahu organizovaná podle rolí, dovedností a kariérních fází, dostupná kdykoli, vlastním tempem, a navržená tak, aby byla dokončována po částech, nikoli najednou. Nejdůležitější je, že jde o strukturovaný obsah; například složka s nahranými webináři nebo sdílené úložiště plné PDF souborů se za akademii nepovažuje. 

Krátké moduly

Akademie obvykle obsahují krátké moduly o délce 5, 10 nebo 15 minut, aby zaměstnanci mohli dokončit alespoň jeden modul před schůzkou a další během klidnější části pracovního dne. Míra dokončení je u kratších modulů vyšší než u delších (např. 1 hodina).

Trasy podle rolí

Akademie obvykle nabízejí více vzdělávacích tras a oddělené kurikulum pro různé pracovní role. Například vzdělávací cesta juniorního obchodníka a juniorního inženýra se liší, i když používají stejnou platformu; roli každého jednotlivce odpovídá to, co vidí.

Integrované ověřování znalostí

Krátké kvízy nebo cvičení po každém modulu vyžadují vybavení si informací a tím posilují paměť. Nejsou známkované, ale slouží jako ukazatel pro zaměstnance i jejich manažera, kde stále existují mezery ve znalostech.

Kombinované typy obsahu

Různé typy učení a obsahu jsou řešeny pomocí textu, videí a interaktivních scénářů. Například modul o dodržování předpisů může být ve formátu textu; naopak modul zaměřený na dovednosti zpětné vazby může být nejlépe zpracován jako větvený scénář, ve kterém zaměstnanec učiní rozhodnutí a sleduje jeho důsledky.

Tipy pro firmy, které chtějí uspět 

Při strukturování akademie zvažte následující:

• Určete někoho, kdo bude akademii vlastnit. Pokud ji nikdo nemá na starosti, zastará a postupně zanikne. Čtvrtletní revize odhalí zastaralé moduly dříve, než je zaměstnanci začnou používat.

• Propojte učení s prací. Nejlepší akademie propojují moduly s konkrétními momenty, například když je nový manažer zařazen do vzdělávací trasy zaměřené na řízení lidí hned první den.

• Zajistěte viditelnost pokroku. Přehledy zobrazující postup, dokončení a mezery ve dovednostech zvyšují zapojení zaměstnanců.

Struktura akademie je důležitější než technologie, která ji podporuje. Dobře organizovaná akademie na levném LMS pravděpodobně překoná špatně organizovanou akademii na drahém LMS.

Kde fungují lépe (a kde ne)

Akademie na vyžádání jsou často přeceňovány. Dodavatelé je prezentují jako náhradu za veškeré prezenční školení, což není přesné a může to ve firmách vytvořit mezery, které si uvědomí až ve chvíli, kdy se něco pokazí.

Na vyžádání funguje dobře pro:

• Školení o dodržování předpisů a politik. Obsah, který musí zasáhnout všechny, zůstat konzistentní a vyžaduje záznam o dokončení, je ideální. Tento formát je levnější a rychlejší než plánování firemních školení.

• Technické zvyšování kvalifikace. Učení se novému softwaru, programovacímu jazyku nebo metodě analýzy dat se dobře hodí pro samostatné tempo. Zaměstnanci postupují podle svých znalostí, přeskakují to, co už umí, a vracejí se k tomu, co ne.

• Onboarding. Noví zaměstnanci potřebují hodně informací v krátkém čase a velká část z nich nevyžaduje lektora. Akademie pro onboarding ulevuje manažerům od opakování stejných informací a dává nováčkům materiál, ke kterému se mohou vracet i po prvním týdnu.

• Průběžný zdroj informací. Zaměstnanci zapomínají. Akademie, ve které mohou vyhledávat a vracet se k ní, je užitečnější než poznámky z workshopu, kterého se zúčastnili před osmi měsíci.

Workshopy si stále drží své místo pro:

• Rozvoj leadershipu. Naučit se řešit konflikty, dávat náročnou zpětnou vazbu nebo orientovat se v organizační politice vyžaduje živou praxi a okamžitou reakci. Větvený scénář to může napodobit, ale zkušený facilitátor pracující se skupinou manažerů zvládá nuance, které nahraný obsah nedokáže zachytit.

• Týmovou dynamiku a práci s kulturou. Setkání zaměřená na budování důvěry, odhalování neshod nebo sjednocení týmu potřebují, aby byli lidé fyzicky spolu. Sdílená zkušenost je součástí výsledku.

• Cokoli, co vyžaduje koučink. Dovednosti, které se rozvíjejí iterací a personalizovanou zpětnou vazbou – veřejné vystupování, executive presence, komplexní vyjednávání – potřebují člověka v procesu. On-demand obsah může představit koncepty, ale skutečný rozvoj zajišťuje kouč nebo facilitátor.

Praktický model, ke kterému většina firem dospěje, je rozdělený: akademie na vyžádání pokrývají šíři – dovednosti, které je potřeba předat velkému počtu lidí konzistentně. Workshopy, nyní méně časté a s jasnějšími cíli, pokrývají hloubku – dovednosti, které vyžadují živou interakci pro správný rozvoj.

Jak ji vybudovat bez začátku od nuly

Většina L&D týmů, které úspěšně spustí akademii na vyžádání, ji nestaví od nuly. Reorganizují to, co už existuje, doplní mezery a přidají strukturu. Začínat s prázdnou platformou a vytvářet veškerý obsah od začátku je pomalé, drahé a zbytečné.

Začněte auditem

Než se dotknete jakékoli platformy, sepište, co vaše organizace už má: nahraná školení, onboardingové dokumenty, procesní příručky, interní wiki a prezentace z minulých workshopů. Většina firem má více znovupoužitelného materiálu, než si uvědomuje. Audit vám ukáže, co převést, aktualizovat a vyřadit.

Jednoduchý rámec auditu:

• Ponechat a převést: Přesný obsah, specifický pro vaši firmu, který by měl být dostupný kdykoli

• Licencovat a doplnit: Obecný obsah (komunikace, Excel, řízení projektů), který už poskytovatelé vytvářejí a aktualizují

• Vyřadit: Vše, co je zastaralé, duplicitní nebo příliš dlouhé na modulární formát

Rozhodněte o struktuře dříve, než vyberete platformu.

Navrhněte své role-specifické trasy ještě před výběrem nástrojů. Použijte papír a načrtněte strukturu dříve, než začnete hodnotit platformy. Pomůže vám to vyhnout se tomu, aby funkce platformy určovaly podobu kurikula – což je častá chyba. Trasa pro obchod se bude lišit od trasy pro inženýring, proto si ujasněte, jaké dovednosti jsou potřeba a v jakém pořadí mají být předávány.

Pro většinu firem se výběr platformy rychle zúží podle tří kritérií: jak dobře se integruje s existujícími HR systémy, zda podporuje jak licencovaný, tak interně vytvořený obsah, a kolik administrace vyžaduje její správa.

Budujte ve fázích

Častou chybou je spuštění celé akademie hned první den. Místo toho vyberte jednu trasu, dobře ji vytvořte a otestujte na pilotní skupině, než přidáte další. Umožní vám to odhalit strukturální problémy dříve, než je zopakujete v dalších deseti trasách, a zároveň získáte konkrétní ukázku pro vedení při žádosti o další rozpočet.

Realistické rozdělení fází:

• Fáze 1: Vytvořte a spusťte jednu trasu pro jednu pracovní roli s reálnými zaměstnanci. Sbírejte zpětnou vazbu o mezerách v obsahu a použitelnosti.

• Fáze 2: Na základě poznatků z fáze 1 rozšiřte na dvě až tři příbuzné role.

• Fáze 3: Rozšiřte akademii na všechny role ve firmě s nastaveným plánem údržby obsahu.

Přidělte odpovědnost, která má váhu

Bez jasně určeného vlastníka se z akademie do roka stane opuštěná knihovna. Odpovědná osoba musí provádět čtvrtletní revize obsahu, sledovat, které moduly zaměstnanci označují jako zastaralé, a komunikovat s vedoucími oddělení o aktualizaci požadavků na role při změnách. Odpovědnost musí být jasně definovaná a přiřazená konkrétní osobě.

Propojte zapojení s důležitými momenty

Nezapojení lidé se nezapojují do knihoven; úspěšné akademie propojují spouštěče (povýšení, nová role, nový projekt, hodnocení výkonu, identifikace mezery ve dovednostech) s účastí zaměstnance na vzdělávání. Lidé se učí, když k tomu mají důvod.

Závěr

Úspěšné firmy vnímají dokončení kurzu jako začátek, ne konec, a sledují, jak zaměstnanci dovednosti skutečně používají. Zároveň získávají zpětnou vazbu manažerů po 30 a 60 dnech od dokončení. Data o učení se propojují s výkonnostními metrikami, aby bylo možné měřit příčinné souvislosti.

Akademie řeší problém plánování. Změna chování je stále na vás.