Brojna istraživanja pokazuju da nije sve u novcu. Ljudi najčešće daju otkaz zbog nedostatka jasnoće u upravljanju, manjka podrške rukovodstva i neprijatnog radnog okruženja. Viktorija Voronko, projekt menadžerka u The Instapreneurs, podeliće pristupe koji pomažu menadžeru da pravilno izgradi odnose s timom i efikasno rešava poslovne zadatke.
Koje veštine su potrebne menadžeru?
Upravljanje timom je složen proces koji zahteva različite veštine i sposobnosti. Tvrde veštine (planiranje projekta, praćenje napretka, upravljanje budžetom itd.) čine osnovu. Međutim, neophodne su i meke veštine.
Meke kompetencije potrebne menadžeru:
- Komunikacione veštine – sposobnost jasnog izražavanja ideja, slušanja mišljenja podređenih i efikasne komunikacije s njima.
- Liderske osobine – inspirisanje, motivisanje i usmeravanje tima ka ostvarivanju zajedničkih ciljeva.
- Veštine delegiranja – raspodela zadataka među članovima tima uzimajući u obzir njihove veštine i potencijal.
- Upravljanje konfliktima – konstruktivno rešavanje sporova unutar tima i negovanje pozitivnih odnosa među njegovim članovima.
- Analitičke sposobnosti – analiziranje situacija, prepoznavanje problema i traženje efikasnih rešenja.
- Upravljanje vremenom – efikasna raspodela vremena između različitih zadataka i brzo donošenje odluka.
- Emocionalna inteligencija – razumevanje sopstvenih osećanja i reakcija, kao i emocija, motivacije i ponašanja podređenih.
- Motivacione veštine – prepoznavanje i negovanje inspiracije članova tima, podsticanje na postizanje visokih rezultata.
Za efikasno upravljanje važno je posedovati sve ove veštine. Ako neka nedostaje, treba je uključiti u plan ličnog razvoja.
Šta je efikasnost tima?
Efikasnost tima je sposobnost grupe ljudi da zajedno rade na ostvarivanju zajedničkih ciljeva i zadataka. Može se meriti različitim pokazateljima, koji su podeljeni u dve grupe.
Pokazatelji učinka:
- Nivo zadovoljstva klijenata.
- Kvalitet rada i izvršavanja zadataka.
- Brzina razvoja.
- Broj kreativnih ideja i inicijativa tokom vremena.
- Odnos ideja i realizacije.
- Efikasnost korišćenja vremena i resursa.\/i>
Pokazatelji planiranja:
- Vreme potrebno za izvršavanje zadataka.
- Broj zadataka izvršenih na vreme.
- Odnos planiranih i izvršenih zadataka.
- Efikasnost raspodele zadataka.
Pokazatelji treba da podstaknu ljude da unaprede kvalitet izvršavanja zadataka i izbegnu ponavljanje grešaka. Da biste se detaljnije upoznali s upravljanjem kreativnim timovima, pogledajte predavanje na platformi The Instapreneurs. Ovde ćete saznati više o komponentama upravljanja projektima, mekim i tvrdim veštinama potrebnim za upravljanje stručnjacima, načinima za povećanje efikasnosti tima i još mnogo toga.
Jedan na jedan: pravila efikasnog vođenja razgovora
Važna praksa za jačanje odnosa između menadžera i tima jesu sastanci „jedan na jedan“. To su individualni sastanci sa svakim zaposlenim koji vam omogućavaju da:
- Produbite razumevanje potreba i ambicija svojih zaposlenih.
- Procenite rezultate i utvrdite moguće probleme ili prepreke koje ometaju ostvarivanje ciljeva.
- Pružite podršku u razvoju veština, pronalaženju novih prilika i kreiranju karijernog puta.
- Povećate uzajamno razumevanje između menadžera i zaposlenog.
Pravila za efikasne sastanke jedan na jedan:
- Redovnost - zakazujte sastanke svake nedelje ili meseca, u zavisnosti od potreba i okolnosti.
- Individualni pristup - usredsredite se na potrebe i ciljeve svakog konkretnog zaposlenog.
- Planiranje - pripremite se za sastanak unapred i zajedno sa zaposlenim definišite teme o kojima će se razgovarati.\/li>
- Otvorenost i iskrenost - stvorite uslove da zaposleni deli misli, želje i probleme bez straha ili stida.
- Aktivno slušanje - pažljivo slušajte zaposlenog i uzmite u obzir njegove misli i osećanja.
- Zadaci i ciljevi - razgovarajte o trenutnim zadacima i ciljevima, kao i o budućim planovima.
- Povratne informacije - pružite konstruktivne povratne informacije o napretku i dostignućima zaposlenog.
Važno je izbegavati uobičajene greške: nedostatak pripreme, nevođenje beleški, propuštanje sastanaka i usmerenost menadžera na sebe umesto na zaposlenog.
Kako efikasno pružati povratne informacije timu
Pravilno pružanje povratnih informacija doprinosi unapređenju radnih odnosa, razvoju zaposlenih i ostvarivanju željenih rezultata. Zasniva se na sledećim principima:
- Govorite o činjenicama i postupcima. Komunikaciju zasnivajte na konkretnim zapažanjima o radnim situacijama i postupcima zaposlenih, a ne na opštim ocenama ili pretpostavkama.
- Jasno i konkretno iznesite svoje misli i zahteve. Važno je izbegavati pasivnu agresiju ili ćutanje.
- Proverite emocionalni kontakt. Obratite pažnju na psihološko stanje zaposlenog i težite konstruktivnom dijalogu.
- Preispitajte sopstveno mišljenje. Umesto nametanja sopstvenog mišljenja, bolje je ostaviti prostor za otvorenu diskusiju i razmenu ideja.
- Zahvalite zaposlenom što vas je saslušao i što vam je omogućio da budete iskreni. Naglasite njegov doprinos produktivnoj komunikaciji.
Posebne metode, kao što su „Stop Start Continue“ ili „Situation Behavior Impact“, pružaju praktičnu osnovu za iznošenje pozitivnih i negativnih aspekata, kao i predloga za dalji razvoj.
Kako motivisati tim
Važno je da menadžer ume da probudi entuzijazam svojih podređenih i podstakne ih na nova postignuća. Evo nekoliko strategija koje mogu pomoći:
- Postavljanje zajedničkih ciljeva.
- Uključivanje u donošenje odluka.
- Pružanje mogućnosti za stručno usavršavanje i obuku.
- Prepoznavanje uspeha i dostignuća i nagrađivanje truda.
- Stvaranje pozitivnog radnog okruženja.
- Pružanje prilika za samoostvarenje.
- Davanje ličnog primera.
- Zajednički izlasci tima i aktivnosti za izgradnju tima.
Pored toga, značajnu pažnju treba posvetiti onboardingu - procesu uvođenja novog zaposlenog u tim i organizaciju. Tokom prvih 100 dana formiraju se njegovi prvi utisci. Pomozite novom zaposlenom da se prilagodi, oseća sigurno i sagleda razvojne perspektive kompanije.
Alati koji olakšavaju život menadžera\/h2>
Da bi uštedela vreme i okupila sve na jednom mestu, bez obzira na to gde se nalaze, savremena tehnologija nudi projekt menadžerima različite mogućnosti:
Loom - besplatna usluga koja vam omogućava da snimate ekran računara i kreirate video-poruke. Uz njenu pomoć, menadžeri mogu brzo preneti složena uputstva, pružiti povratne informacije, održati demonstracije proizvoda ili usluga i organizovati asinhrone sastanke.
Miro - interaktivna tabla za zajednički rad i kreativnost. Omogućava kreiranje različitih vrsta dijagrama, mapa procesa, sesija za prikupljanje ideja i još mnogo toga.
Notion - integrisana platforma za saradnju i organizaciju informacija. Objedinjuje mogućnosti beleženja, baza podataka, zadataka, dokumentacije i mnogo više.
Pomoću ovih alata timovi mogu da se usredsrede na ostvarivanje zajedničkih ciljeva, dok se menadžeri mogu fokusirati na efikasno upravljanje i motivaciju članova tima.
Nadamo se da će vam ove preporuke pomoći da stvorite zdravo i produktivno okruženje za svoj tim i da nastavite da se profesionalno razvijate.
