Kako kompanije zamenjuju interne radionice akademijama na zahtev!

Svakog kvartala neko rezerviše salu za sastanke, naruči hranu i napravi podsetnik u kalendaru pod naslovom „Radionica liderskih veština – OBAVEZNO“. Najmanje 50% pozvanih kasni. Mali broj pozvanih provodi vreme na telefonima tokom radionice. Do sledećeg petka, većina onoga što je predavano već je zaboravljena. Za to je bio odgovoran format, a ne pojedinci koji su učestvovali u obuci.

Obuka unutar organizacije decenijama je osmišljavana na osnovu jednog temeljnog uverenja: da je najbolji način učenja okupiti veliku grupu ljudi u jednoj prostoriji na unapred određeno vreme kako bi učili zajedno. To je važilo kada su kompanije bile predvidljivije; važilo je kada su članovi tima radili u istoj zgradi, prema sličnim vremenskim okvirima i napredovali u karijeri približno istim tempom.

Rad na daljinu i hibridni rad poremetili su zajednički kalendar. Veštine sada brže zastarevaju, pa radionica o pismenosti u radu sa podacima u januaru do juna može delovati zastarelo. A većina radnih snaga u kompanijama danas je fragmentisanija nego pre deset godina: zaposleni sa punim radnim vremenom, spoljašnji saradnici i viši stručnjaci kojima je potrebna dubina u određenim oblastima.

Akademije na zahtev direktno rešavaju ovaj problem. Umesto jednog zakazanog događaja, kompanije grade biblioteku kratkih, strukturiranih modula za učenje kojima zaposleni pristupaju kada su im potrebni, sopstvenim tempom. Kompanije koje grade akademije na zahtev to prvenstveno ne rade da bi smanjile troškove – rade to zato što kalendar radionica više ne daje rezultate.

Šta je narušilo model radionica

Problemi sa internim radionicama nisu novi. L&D timovi znaju za njih godinama. Razlika je sada u tome što je trošak njihovog ignorisanja postao teže opravdati.

• Zakazivanje uništava prisustvo pre nego što obuka počne. Kada želite da sve okupite na jednom mestu (dakle, 20 ljudi u jednoj prostoriji), morate uskladiti datum između timova, vremenskih zona i rokova projekta. Do trenutka kada se sastanak zaista održi, neće svi učesnici biti fizički i mentalno prisutni: imaće drugi posao koji treba da obave, stalno će rešavati hitne imejlove i pitaće se zašto su odložili svoj sastanak da bi prisustvovali ovom. Studije istraživačke firme SHRM koja se bavi učenjem procenjuju prosečno zadržavanje znanja nakon obuke na približno 10% posle nedelju dana bez ponavljanja. Celodnevna radionica, ma koliko dobro osmišljena, suočava se s tim ograničenjem.

• Sadržaj nije napravljen ni za koga posebno. Jedna sesija koja pokriva komunikacione veštine ili procedure usklađenosti mora istovremeno da služi novozaposlenom, menadžeru na sredini karijere i višem stručnjaku. Voditelji to rešavaju obraćajući se sredini, što znači da je sadržaj za neke previše osnovan, a za druge prebrz. Ljudi kojima je bilo potrebno nešto konkretno odlaze sa nečim opštim.

• Jedna sesija ne razvija veštinu. Posmatranje nekoga kako demonstrira tehniku pregovaranja ili prolazi kroz okvir za davanje povratnih informacija ne znači da ćete to umeti da radite. Razvoj veština zahteva ponavljanje, raspoređeno tokom vremena, uz prilike za primenu i ispravke. Trosatni blok u martu to ne pruža. On pruža izlaganje sadržaju, što liči na obuku, ali daje drugačije rezultate.

• Trošak po osobi je visok u odnosu na ono što se zadrži u sećanju. Kada se uzmu u obzir honorari voditelja, lokacija, putovanja i drugi povezani troškovi, kao i gubitak produktivnosti jer 15 do 20 ljudi nije na svom redovnom radnom mestu tokom trajanja radionice, troškovi mogu brzo porasti. Međutim, ako učesnik nešto nauči iz programa i to znanje zadrži, ti troškovi mogu biti opravdani. 

Ništa od ovoga ne znači da su radionice beskorisne. Strukturni problem je njihovo korišćenje kao glavnog sredstva za razvoj veština u organizaciji – njihovo održavanje po fiksnom rasporedu bez obzira na to da li format odgovara onome što se predaje.

Kako akademije na zahtev zaista izgledaju

Izraz „Akademija na zahtev“ koristi se neprecizno, zato ovo treba jasno reći.

Akademija na zahtev je strukturisana zbirka sadržaja za učenje organizovana prema ulogama, veštinama i fazama karijere, dostupna u svakom trenutku, sopstvenim tempom i osmišljena da se završava u delovima, a ne odjednom. Najvažniji detalj je da je to strukturisan sadržaj; na primer, fascikla sa snimljenim vebinarima i deljeni disk pun PDF dokumenata ne smatraju se akademijom. 

Kratki moduli

Akademije uglavnom imaju kratke module sa sadržajem za učenje u trajanju od pet, 10 ili 15 minuta, tako da zaposleni mogu završiti bar jedan modul pre sastanka, a drugi tokom mirnijeg perioda radnog dana. Stope završavanja više su za kraće module nego za duže (#48: jedan sat).

Putanje specifične za uloge

Akademije uglavnom pružaju više putanja učenja i odvojene kurikulume za različite poslovne funkcije. Na primer, putanje učenja juniora u prodaji i juniora inženjera razlikuju se, čak i ako koriste istu platformu; uloga svakog pojedinca određuje šta vidi.

Ugrađene provere znanja

Mini-kvizovi ili vežbe nakon svakog modula zahtevaju prisećanje, čime se jača pamćenje. Ne ocenjuju se, ali služe kao merilo zaposlenom i njegovom menadžeru da utvrde gde i dalje postoje praznine u znanju.

Kombinovani tipovi sadržaja

Različitim stilovima učenja i tipovima sadržaja pristupa se kroz primere kao što su tekst, video-zapisi i interaktivni scenariji. Na primer, modul o usklađenosti može koristiti tekstualni format; nasuprot tome, modul usmeren na veštine davanja povratnih informacija najbolje može biti oblikovan kao granajući scenario u kojem zaposleni donosi odluku, a zatim posmatra ishod te odluke.

Saveti za kompanije koje žele da uspeju 

Evo nekoliko stvari koje treba uzeti u obzir pri strukturiranju vaše akademije:

• Dodelite nekoga ko će biti odgovoran za akademiju. Ako niko nije odgovoran za nju, zastareće i propasti. Kvartalne provere otkriće zastarele module pre nego što ih zaposleni koriste.

• Povežite učenje s radom. Najbolje akademije povezuju module sa određenim trenucima, kao što je uključivanje novog menadžera u putanju za upravljanje ljudima prvog dana rada.

• Omogućite uvid u napredak. Kontrolne table koje prikazuju napredak, završavanje i nedostatke u veštinama povećavaju angažovanje zaposlenih u radu sa uporednim sadržajem.

Struktura akademije važnija je od tehnologije koja je uspostavljena za podršku akademiji. Organizovana akademija koja koristi jeftin LMS verovatno će nadmašiti loše organizovanu akademiju koja koristi skup LMS.

Gde funkcionišu bolje (a gde ne)

Akademije na zahtev se previše prodaju. Dobavljači ih predstavljaju kao zamenu za svu obuku koju vodi instruktor, što nije tačno i ostavlja kompanijama praznine koje ne primete dok nešto ne pođe po zlu.

Obuka na zahtev dobro funkcioniše za:

• Obuku o usklađenosti i politikama. Sadržaj koji treba da dođe do svih, ostane dosledan i zahteva evidenciju o završavanju prirodno odgovara ovom formatu. Obuka na zahtev ovo rešava jeftinije i brže od zakazivanja sesija za celu kompaniju.

• Unapređivanje tehničkih veština. Učenje novog softverskog alata, programskog jezika ili metode analize podataka dobro odgovara formatima sopstvenog tempa. Zaposleni napreduju brzinom koju im postojeće znanje omogućava, preskaču ono što već znaju i vraćaju se na ono što ne znaju.

• Uvođenje u posao. Novozaposlenima je potrebno mnogo informacija za kratko vreme, a veliki deo njih (procesi kompanije, znanje o proizvodu, pristup sistemima) ne zahteva voditelja. Akademija za uvođenje u posao oslobađa menadžere ponavljanja istog uvodnog materijala i daje novozaposlenima nešto čemu se mogu vratiti nakon prve nedelje.

• Stalna referenca. Zaposleni zaboravljaju stvari. Akademija koju mogu pretraživati i kojoj se mogu vraćati korisnija je od beležaka sa radionice kojoj su prisustvovali pre osam meseci.

Radionice i dalje imaju svoje mesto za:

• Razvoj liderstva. Učenje upravljanja konfliktom, davanja teških povratnih informacija ili snalaženja u organizacionoj politici zahteva vežbu uživo i reakcije u realnom vremenu. Granajući scenario može to približno simulirati, ali vešt voditelj koji radi sa grupom menadžera može da obradi nijanse koje snimljeni sadržaj ne može da reprodukuje.

• Timska dinamika i rad na kulturi. Sesije osmišljene za izgradnju poverenja, iznošenje neslaganja na videlo ili usklađivanje tima oko pravca zahtevaju da ljudi budu zajedno u prostoriji. Zajedničko iskustvo je deo ishoda.

• Sve što zahteva koučing. Veštine koje se razvijaju kroz ponavljanje i personalizovane povratne informacije – javni nastup, nastup rukovodilaca, složeno pregovaranje – zahtevaju ljudsko učešće. Sadržaj na zahtev može predstaviti koncepte, ali kouč ili voditelj obavlja stvarni razvojni rad.

Praktični model za koji se većina kompanija odlučuje je podeljen: akademije na zahtev pokrivaju širinu, odnosno veštine koje treba dosledno preneti velikom broju ljudi. Radionice, koje se sada održavaju ređe i sa jasnijim ciljevima, pokrivaju dubinu – veštine koje zahtevaju interakciju uživo da bi se pravilno razvile.

Kako izgraditi akademiju bez počinjanja od nule

Većina L&D timova koji uspešno pokrenu akademiju na zahtev ne grade je od nule. Reorganizuju ono što već postoji, popunjavaju praznine i dodaju strukturu. Početak sa praznom platformom i naručivanje potpuno novog sadržaja sporo je, skupo i nepotrebno.

Počnite revizijom

Pre nego što se dotaknete bilo koje platforme, navedite šta vaša organizacija već ima: snimljene sesije obuke, dokumente za uvođenje u posao, vodiče kroz procese, interne wikije i prezentacije sa prethodnih radionica. Većina kompanija ima više materijala koji se može ponovo koristiti nego što misli. Revizija vam govori šta treba konvertovati, ažurirati i odbaciti.

Jednostavan okvir za reviziju:

• Zadržite i konvertujte: Tačan sadržaj, specifičan za vašu kompaniju, kojem bi koristilo da bude dostupan u svakom trenutku

• Licencirajte i dopunite: Opšti sadržaj o veštinama (komunikacija, Excel, upravljanje projektima) koji dobavljač već izrađuje i ažurira

• Uklonite: Sve što je zastarelo, suvišno ili predugačko da bi bilo korisno u modularnom formatu

Odlučite o strukturi pre izbora platforme.

Nakon što identifikujete sve alate, trebalo bi da skicirate putanje specifične za uloge. Zabeležite svoju strukturu na papiru pre nego što procenite bilo koji alat. To će vam pomoći da izbegnete da funkcionalnosti platforme određuju dizajn kurikuluma, što mnogi rade. Putanja za unapređivanje prodaje izgledaće drugačije od inženjerske putanje, zato obavezno navedite veštine potrebne za obavljanje tog posla i redosled kojim ih treba pružiti.

Za većinu kompanija, uži izbor platformi brzo se sužava na osnovu tri kriterijuma: koliko se dobro integriše sa postojećim HR sistemima, da li podržava licencirani i interno kreirani sadržaj i koliko administracije zahteva za održavanje.

Gradite po fazama

Česta greška je pokretanje cele akademije prvog dana. Umesto toga, izaberite jednu putanju, dobro je izgradite i pokrenite test grupu pre dodavanja novih putanja u akademiju. To vam omogućava da pronađete strukturne probleme pre nego što ih ponovite na deset drugih putanja i pruža funkcionalan primer onoga što želite da pokažete rukovodstvu kada tražite više novca.

Evo kako možete realno strukturirati faze:

• Faza 1: Izgradite i sprovedite jednu putanju za jedno radno mesto sa stvarnim zaposlenima. Prikupite povratne informacije o prazninama u sadržaju i upotrebljivosti.

• Faza 2: Koristeći lekcije naučene u fazi 1, proširite na dva ili tri srodna radna mesta.

• Faza 3: Uvedite korišćenje akademije za sva radna mesta u celoj kompaniji koja imaju uspostavljen raspored održavanja sadržaja.

Dodelite odgovornost sa stvarnim ovlašćenjima

Bez imenovanog vlasnika akademije, ona će u roku od godinu dana od pokretanja postati napuštena biblioteka. Imenovani vlasnik mora biti odgovoran za sprovođenje kvartalnih pregleda sadržaja, praćenje modula koje zaposleni označavaju kao zastarele i obraćanje rukovodiocima odeljenja kada promene zahtevaju ažuriranje zahteva za radna mesta. Odgovornost mora biti jasno definisana i dodeljena nekome.

Povežite upis sa važnim trenucima

Neangažovani ljudi ne koriste biblioteke; uspešne akademije povezuju okidače događaja (npr. unapređenje, nova uloga, novi projekat, pregled učinka, utvrđivanje nedostatka veština) sa angažovanjem svakog zaposlenog u sopstvenom obrazovanju. Zaposleni se uključuju u učenje samo kada ih nešto na to podstakne.

Zaključak

Uspešne kompanije završavanje kursa koriste kao ulazna vrata, a ne kao krajnju tačku, i prate primenu veština zaposlenih, kao i prikupljaju zapažanja menadžera 30 i 60 dana nakon završetka kursa. Podaci o učenju zatim se povezuju sa metrikama učinka kako bi se utvrdile merljive uzročno-posledične veze.

Akademija rešava problem zakazivanja. Deo koji se odnosi na promenu ponašanja i dalje je na vama.