Kurumsal eğitimin temel amacı, çalışanlara işlerini daha iyi yapmayı öğretmektir. Ancak birçok kurumsal eğitim programı, çalışanların yaptığı gerçek işle hiçbir bağlantısı olmayan yavaş tempolu, genel bir yapıya sahiptir. Çalışanlar sunum slaytlarını tıklar, bariz sınav sorularını yanıtlar ve davranışlarını değiştirmeden işlerine geri döner.
Bu tür eğitimler zaman ve para kaybına yol açar. Ayrıca çalışanların öğrenmeyi tamamlanması gereken bir kutucuk olarak görmeye başlamasına neden olur. Bu kutu işaretleme alışkanlığı yerleştikten sonra, kendilerine faydalı olabilecek kurslara katılmaya direnç gösterirler.
Neyse ki sıkıcı eğitimlerin nedenlerinin çoğu, birkaç basit tasarım tercihiyle düzeltilebilir. Daha büyük bir platforma, daha uzun bir eğitim kursuna veya daha fazla sunum slaydına ihtiyacınız yoktur. Net hedeflere, iyi düzenlenmiş bir tasarıma ve öğrenenin zamanına saygı duyan içeriğe ihtiyacınız vardır.
Aşağıda, kurumsal eğitimi sıkıcı hâle getiren on eğitim tasarımı hatasını ve bu hatalardan kaçınmaya yönelik bazı somut önerileri bulacaksınız.
1. İş Hedefi Yerine İçerikle Başlamak
Birçok şirket, eğitim programlarını geliştirirken yapılandırılmış bir yaklaşım kullanır. Bir konuyla başlarlar (güvenlik farkındalığı, yeni çalışanların işe alıştırılması, satış becerileri, yasalar/yönetmelikler veya ürün bilgisi) ve ardından kursu oluşturmak için bu konuyla ilgili materyalleri bulurlar.
Bu yöntemi kullanmak gereğinden fazla kapsamlı eğitimlere yol açabilir. Bu, kursun şirketin o konu alanı hakkında bildiği her şeyi tek bir kursta sunmaya çalışacağı ve dolayısıyla çalışanların hiç kullanmayabilecekleri bilgileri incelemek için zaman harcamak zorunda kalacağı anlamına gelir.
Konuyla başlamak yerine, eğitimin istenen sonuçlarıyla başlayın. Kendinize şunu sorun: "Çalışanlar bu eğitimi tamamladıktan sonra performanslarında hangi değişiklikleri görmek istiyoruz?"
İşte bir örnek: Satıştaki yeni bir çalışan fiyat itirazlarını rahatlıkla ele alabilmeli, müşteri destek temsilcisi müşterinin aynı sorun için destek talebi oluşturmak zorunda kaldığı sayıyı azaltmalı ve bir yönetici, çalışanların gelişimini ve iyileşmesini desteklemek için onlara uygulanabilir geri bildirim sunmalıdır.
Net bir hedefe sahip olmak, hangi içeriğin zayıf olduğunu ve eğitim programından çıkarılması gerektiğini belirlemeye yardımcı olur. İçerik veya etkinlikler (slaytlar gibi), öğrenenlerin hedeflerine ulaşmak için gerekli görevleri yerine getirmesine yardımcı olmuyorsa kaldırılmalıdır.
Genel bir öneri olarak, kursla ilgili düşüncelerinizi şekillendirmek için şu ifadeyi kullanın: "Bu eğitimi tamamladıktan sonra çalışan, .... yapabilecek." Tamamlama ifadenizi belirledikten sonra derslerinizi, etkinliklerinizi ve sınavlarınızı bu ifade etrafında geliştirmelisiniz.
2. Eğitimi Fazla Uzun Tutmak
Uzun kurslar dikkati tüketir. Çalışanlar kursu toplantılar, müşteri görüşmeleri, son tarihler ve mesajlar arasında açar. 90 dakikalık bir modül, çoğu iş gününün destekleyemeyeceği bir odaklanma ister. Uzun eğitimleri daha küçük parçalara bölün. Müşteri iletişimiyle ilgili bir kurs dört kısa derse dönüşebilir:
● Müşteriyi karşılamak
● Daha iyi sorular sormak
● Öfkeyi yönetmek
● Net sonraki adımlarla kapatmak
Her ders bir beceriyi öğretmeli ve bir uygulama görevi içermelidir. Kısa dersler, çalışanların bağlamı kaybetmeden kursa geri dönmesine yardımcı olur.
3. Slaytları Ana Öğrenme Deneyimi Olarak Kullanmak
Eğitiminizde PowerPoint kullanın, ancak çalışanlara eğitimin tüm deneyimini sunmak için yalnızca slaytlara güvenmeyin.
İşletmeler tarafından oluşturulan birçok eğitim kursu tamamen PowerPoint slaytlarından (sesli anlatımla birlikte) oluşur. Öğrenenler çoğunlukla ekranda beliren madde işaretli metinlerle etkileşime girer, ardından sınav sorusunun önceki slaytta yer alan kelimeleri tekrarladığı bir sınavı yanıtlar. Bu, öğrenenlerin bilgiyi görüntülerken uygulamasını veya kullanmasını gerektirmez.
Öğrenenin ilgisini canlı tutmanın yanı sıra, pasif slaytları yanal düşünme ve uygulamaya dayalı karar verme fırsatlarıyla değiştirin. Örneğin, veri koruma kursu sırasında bir çalışanın tedarikçiden şüpheli bir belge aldığı pasif bir durum yerine, çalışana alternatif bir eylem seçme ve sonucunu görme fırsatı verin; böylece bu eylemin söz konusu veri ilkesine nasıl uygulandığını görebilir.
4. Öğrenenin Günlük İşini Görmezden Gelmek
Çalışanlar eğitimin kendileriyle nasıl ilişkilendiğini göremeyebileceği için eğitim tekdüze gelebilir. Genel örnekler, kursun başkası için oluşturulduğu hissini verebilir (ör. satış çalışanları için finansal uyumluluk).
Örneğin, bir finans çalışanı ve bir satış çalışanı finansal düzenlemelere uymak zorundadır; ancak ikisi de aynı mevzuatın bir yönüne uyması gereken üretim çalışanına kıyasla farklı uyumluluk örnekleri/sorularıyla daha kolay ilişki kurar. Üretim çalışanı da büyük olasılıkla bu gerekliliklere diğerlerinden farklı bir şekilde uyar.
Başka bir örnek olarak, yeni bir yöneticinin geri bildirim uygulamaları bir üst düzey yöneticininkinden farklıdır. Bir destek temsilcisi, hayali müşteri hizmetleri senaryoları yerine gerçek destek taleplerini kullanmaktan fayda sağlar.
Eğitim verdiğiniz kişilerin aşina olduğu dili, araçları ve durumları kullanın. Ekiplerinizin yöneticilerine gruplarının neleri yanlış yaptığını sorun. Çalışanlarınızın nerelerde zorlandığına dair örnekler bulmak için kurum içi sohbet kayıtlarına, destek taleplerine, satış görüşmelerine ve kalite raporlarına bakın.
5. Uygulama Olmadan Kuralları Öğretmek
Çalışanlar yalnızca okudukları kuralları hatırlamaz. Ancak kullandıkları kuralları hatırlarlar.
Genellikle bir politika eğitim programı yapılması gereken eylemleri açıklar ve testler basit hatırlama türü sorular içerir. Bu yaklaşım bir politikaya ilişkin farkındalığı artırmak için uygun olsa da davranış değişikliğini etkileme konusunda çok az, hatta hiç etkili değildir.
Uygulama, gerçek uygulamaya mümkün olduğunca yakın olmalıdır. Bu nedenle çalışan daha güvenli bir e-posta mesajı yazmak zorundaysa, riskli bir e-posta mesajını yeniden yazması istenmelidir. Benzer şekilde, yöneticilerin çalışanlarıyla daha iyi bire bir görüşmeler yapması gerekiyorsa, kendilerine kısa bir çalışan senaryosu sunulmalı ve ardından önerilen birkaç çalışan yanıtından birini seçmeleri istenmelidir.
Örneğin, bir satış temsilcisinin potansiyel müşteriyi nitelendirmesi gerekiyorsa, kendisine görüşme notlarından bir örnek verilebilir ve sıradaki sorunun ne olması gerektiğini belirlemesi istenebilir.
6. Çalışanları Bilgiyle Aşırı Yüklemek
Konu uzmanları çok sık olarak fazla fazla şeyi kapsamaya çalışır. Sahip oldukları geniş bilgi birikimi şunları içerir:
● Tüm istisnalar
● Tüm uç durumlar
● Bir şeyin ne kadar süredir yapıldığı vb.
Konu uzmanı için bunların tümü faydalı bilgilerdir; ancak öğrenenler için çoğu zaman aşırı bilgi yüküdür.
Eğitim, bir kişinin "bu noktada daha fazla bilmesi gereken" bilgiler ile "ileride faydalı olacak" bilgileri ayırmalıdır. Resmileştirilmiş en iyi uygulamalar derse dahil edilmeli; başvuru bilgileri ise bir iş yardımcısında (örneğin kontrol listesi, SSS veya yardım merkezindeki bir sayfa) belgelenmelidir.
Örneğin, yeni çalışan işe alıştırma kursunun amacı, çalışanın ilk haftasındaki görevlerini tamamlaması için yeterli eğitimi sağlamaktır. İşe alıştırma kursunun amacı, yeni çalışana kuruluş içindeki olası her süreç hakkında eğitim vermek DEĞİLDİR.
7. Zayıf Sınavlar Kullanmak
Öğrenenler, bir sınav aracılığıyla tanımları tekrarladıklarında başarılı olduklarını hissedebilir. Ancak örneğin çalışanlar sınavı büyük olasılıkla geçer, fakat işlerini başarıyla yapamayabilir.
Bu nedenle etkili sınavlar, öğrenenlerinizin gerçekçi bir durumsal sorunla karşılaştıklarında yapacakları seçimleri ve atacakları sonraki adımı test etmeye odaklanmalıdır. Yanıtın yanı sıra geri bildirim verin ve yanıtın gerekçesini açıklayın.
Örneğin, şu soruyu kullanmak yerine:
“Kimlik avı e-postalarında şüpheli bağlantılar olabilir – doğru mu, yanlış mı?”
Bunun yerine şu soruyu kullanın:
“Bir tedarikçiden, hesabınıza giriş yapmak için yeni bir bağlantı kullanmanız gerektiğini belirten bir e-posta alıyorsunuz. Gönderenin e-posta adresinde fazladan bir harf var. Ne yapmalısınız?”
Bu soru, hafıza yerine muhakeme uygulamasını değerlendirecektir.
8. Eğitimi Tek Seferlik Bir Etkinlik Olarak Görmek
Tek bir kursla davranışı değiştirmek çalışanlar için zordur; çünkü ders bittikten sonra hatırlatıcılara ve geri bildirim içeren uygulamalara ihtiyaç duyarlar.
Örneğin, bir yönetici eğitime katılır ve daha iyi geri bildirim verme konusunda yeni teknikler öğrenir; ardından iki hafta sonra yapması gereken zor bir görüşme olur. Yöneticinin bu görüşmede kullanacağı kontrol listeleri, örnek ifadeler veya kendisine rehberlik edecek biri yoksa eski alışkanlıklarına dönmesi muhtemeldir.
Kurs sonrasında destek planlanmalıdır. Kısa hatırlatıcılar gönderin. Yöneticilere tartışmayı yönlendiren sorular sunun. Çalışanların zaten kullandığı araçlara kontrol listeleri ekleyin. Ekip liderlerinin her hafta ekip toplantılarında bir tekniği gözden geçirmesini sağlayın.
9. Tasarımın Rolünü Unutmak
Kötü tasarlanmış içerik, öğrenenin okumakta zorlanmasına neden olur. Slaytlar küçük yazılarla, birden fazla yazı tipiyle ve gelişigüzel renk kullanımıyla dolu olduğunda öğrenen daha çabuk yorulur. Öğretilen beceriyi öğrenmek yerine, kaynaklarını ekranda sunulanları çözmeye harcar.
Doğru bir tasarım, öğrenenlerin odaklanmasını sağlar. Daha kısa paragraflar kullanın, bölümler arasına boşluk ekleyin ve ekran görüntülerini yalnızca gerekli görevi tamamlamak için gerektiğinde kullanın. Düğmelerin ve gezinmenin düzeni her zaman kolayca anlaşılabilir olmalıdır.
Tasarım, kursun genel akışını da kapsar. Öğrenenlerin kurs içindeki mevcut konumlarını, sırada ne beklemeleri gerektiğini ve tamamlanması gereken kaç görevin kaldığını bilmeleri gerekir.
10. Etki Yerine Tamamlanmayı Ölçmek
Tamamlanma oranları, eğitim programını kimin tamamladığını gösterir. Çalışanların işlerini yaparken öğrendiklerini uygulayıp uygulamadıklarını göstermez.
Eğitim programının iyileştirmesi gereken davranıştaki gelişimi ölçmeniz gerekir. Örneğin:
● Satış eğitimi için görüşmelerinin kalitesine veya satış ekibinin dönüşüm oranlarına bakın.
● Destek eğitimi için müşteriler tarafından oluşturulan tekrar eden taleplerin yüzdesine ve müşteri memnuniyeti puanına bakın.
● Uyumluluk eğitimi için gönderilen risk raporlarının ve yönetici gözlemlerinin sayısına bakın.
Verileri dikkatli kullanın. Bir eğitim programı çalışanın gelişmesine yardımcı olabilir; ancak çalışma koşulları, araçlar, personel ve teşvikler de yardımcı olur. Herhangi bir eğitim programının etkililiğini değerlendirmeden önce birden fazla veri noktasını karşılaştırın.
Kurumsal Eğitimi Daha İlgi Çekici Hâle Getirme
Güçlü kurumsal eğitim, çalışanlara yapacak bir şey verir. Onlardan sorunları çözmelerini, seçim yapmalarını ve fikirleri kendi işlerine uygulamalarını ister.
Bir tanım yerine iş yeri sorunuyla başlayın
Örneğin, bir siber güvenlik dersine politika terimleri listesiyle başlamayın. Şüpheli görünen bir e-posta gösterin ve öğrenene ne yapacağını sorun. Ardından, öğrenen kararla karşılaştıktan sonra kuralı açıklayın.
Gerçek işe dayalı kısa senaryolar kullanın
Bir satış temsilcisi fiyat itirazını ele alabilir. Bir destek temsilcisi öfkeli bir müşteriye yanıt verebilir. Bir yönetici, son tarihi kaçıran bir çalışana yanıt verebilir. Bu anlar, öğrenenlerin kursu günlük görevleriyle ilişkilendirmesine yardımcı olur.
Çalışanlara dersten sonra kullanabilecekleri araçlar verin
Bir kontrol listesi, konuşma metni, şablon veya karar ağacı çoğu zaman başka bir slayttan daha değerlidir. Örneğin, bir yönetici eğitim kursu geri bildirim planlama şablonu içerebilir. Bir uyumluluk kursu, “bu dosyayı paylaşmadan önce” kontrol listesi içerebilir.
Sonuç
Kurumsal eğitim, ekipler onu görevler yerine veriler etrafında geliştirdiğinde heyecanını kaybeder. Çalışanlar zamanlarına değer veren, bilinen sorunları ele alan ve gerçek dünyadaki görevleri yerine getirme fırsatları sunan eğitimler ister.
Bu hedefe ulaşmak için ne öğretileceğini tanımlayan genel bir iş hedefiyle başlayın. Çalışanların sıkılmaması için dersleri kısa tutun ve onlara çok sayıda senaryo, uygulama ve işe dayalı değerlendirme sunun. Programı tamamladıktan sonra da çalışanlara yardımcı olmaya devam edin; işlerinde yarattıkları farkı ölçün.
Kwiga, eğitim ekiplerine çalışanlara öğrenme deneyiminde netlik sunmaları için gereken kaynakları sağlar. Çevrim içi eğitim kurslarından (bazıları değerlendirmeler de içerir) otomatik süreçlere ve öğrenenlerin takibine kadar her şeyi sunar. Kwiga zayıf içeriği düzeltemese de çalışanların materyali kullanabilmesi için mükemmel eğitim içeriğini öğretici bir şekilde sunmanıza olanak tanır.