Her çeyrekte birileri bir toplantı odası ayırtır, yemek siparişi verir ve "Liderlik Becerileri Atölyesi - ZORUNLU" başlıklı bir takvim hatırlatıcısı oluşturur. Davetlilerin en az %50'si geç gelir. Davetlilerden az sayıda kişi atölye sırasında zamanını telefonuyla geçirir. Takip eden cuma gününe gelindiğinde, öğretilenlerin büyük bölümü zihinlerinden silinmiştir. Bunun sorumlusu eğitime katılan kişiler değil, formattı.
Kurumsal eğitimler onlarca yıldır tek bir temel inanca göre tasarlandı: öğrenmenin en iyi yolu, büyük bir insan grubunu önceden belirlenmiş bir süre boyunca birlikte öğrenmeleri için aynı odada toplamaktır. Şirketler daha öngörülebilirken bu doğruydu; ekip üyeleri aynı binada çalışırken, benzer zaman çizelgelerine göre ilerlerken ve kariyerlerinde yaklaşık olarak aynı hızda yükselirken de doğruydu.
Uzaktan ve hibrit çalışma, ortak takvimi bozdu. Beceriler artık daha hızlı güncelliğini yitiriyor; bu nedenle ocak ayında veri okuryazarlığı üzerine düzenlenen bir günlük atölye, hazirana gelindiğinde eski görünebilir. Ayrıca çoğu şirketin iş gücü, on yıl öncesine kıyasla daha parçalı: tam zamanlı çalışanlar, yükleniciler ve belirli alanlarda derinlemesine bilgiye ihtiyaç duyan kıdemli personel.
İsteğe bağlı akademiler bu sorunu doğrudan ele alır. Şirketler, tek bir planlanmış etkinlik yerine çalışanların ihtiyaç duyduklarında kendi hızlarında erişebilecekleri kısa ve yapılandırılmış öğrenme modüllerinden oluşan bir kütüphane oluşturur. İsteğe bağlı akademiler kuran şirketler bunu öncelikle maliyetleri düşürmek için yapmıyor - atölye takvimi sonuç üretmeyi bıraktığı için yapıyorlar.
Atölye Modelinde Ne Bozuldu
Kurum içi atölyelerin sorunları yeni değil. Öğrenme ve gelişim ekipleri bunları yıllardır biliyor. Bugün fark yaratan, bu sorunları görmezden gelmenin maliyetini gerekçelendirmenin zorlaşmış olmasıdır.
-
Planlama, eğitim başlamadan katılımı azaltır. Herkesi tek bir yerde toplamak istediğinizde (örneğin bir odada 20 kişi), tarihi ekipler, saat dilimleri ve proje teslimleri arasında koordine etmeniz gerekir. Toplantı gerçekten gerçekleştiğinde, katılımcıların hepsi fiziksel ve zihinsel olarak orada olmaz: yapacak başka işleri vardır, sürekli acil e-postalarla ilgilenirler ve bu toplantıya katılmak için neden başka bir toplantıyı ertelediklerini düşünürler. Öğrenme araştırma şirketi SHRM'nin çalışmaları, pekiştirme yapılmadığında eğitim sonrası ortalama bilgi kalıcılığının bir hafta sonra yaklaşık %10 olduğunu gösteriyor. Ne kadar iyi tasarlanmış olursa olsun, bir günlük atölye bu sınırla karşılaşır.
-
İçerik belirli bir kişi için hazırlanmamıştır. İletişim becerilerini veya uyum prosedürlerini kapsayan tek bir oturum; yeni işe başlayanlara, kariyerinin ortasındaki yöneticilere ve kıdemli uzmanlara aynı anda hitap etmek zorundadır. Kolaylaştırıcılar bunu orta seviyeye göre anlatarak çözer; bu da içeriğin bazıları için fazla temel, diğerleri içinse fazla hızlı olması anlamına gelir. Belirli bir şeye ihtiyaç duyan kişiler, genel bir içerikle ayrılır.
-
Tek bir oturum beceri kazandırmaz. Birinin müzakere tekniğini göstermesini izlemek veya geri bildirim vermeye yönelik bir çerçeveyi adım adım takip etmek, bunu uygulayabilmek anlamına gelmez. Beceri geliştirmek; zaman içine yayılan tekrarlar, uygulama ve düzeltme fırsatları gerektirir. Mart ayındaki üç saatlik bir blok bunları sunmaz. Eğitim gibi hissettiren ama farklı sonuçlar üreten bir maruziyet sağlar.
-
Kalıcılık karşılığında kişi başı maliyet yüksektir. Kolaylaştırıcı ücretleri, mekân, seyahat ve diğer ilgili maliyetler ile 15 ila 20 kişinin atölye süresince normal çalışma yerlerinden uzak kalmasının yol açtığı üretkenlik kaybı düşünüldüğünde, maliyetler hızla yükselebilir. Ancak katılımcı programdan bir şey öğrenir ve bu bilgi kalıcı olursa, bu maliyetler gerekçelendirilebilir.
Bunların hiçbiri atölyelerin işe yaramaz olduğu anlamına gelmez. Yapısal sorun, öğretilen konuya formatın uygun olup olmadığına bakılmaksızın atölyeleri sabit bir takvimle düzenleyip kurum genelinde beceri geliştirmenin ana yöntemi olarak kullanmaktır.
İsteğe Bağlı Akademiler Gerçekte Nasıl Görünür
"İsteğe Bağlı Akademi" terimi yanlış kullanılıyor, bu nedenle bunu açıkça belirtmemiz gerekiyor.
İsteğe bağlı akademi; roller, beceriler ve kariyer aşamaları etrafında düzenlenen, her an erişilebilen, kişinin kendi hızında ilerleyebildiği ve tek seferde değil parçalar hâlinde tamamlanmak üzere tasarlanmış yapılandırılmış bir öğrenme içeriği koleksiyonudur. En önemli ayrıntı, içeriğin yapılandırılmış olmasıdır; örneğin kaydedilmiş webinarların yer aldığı bir klasör ve PDF'lerle dolu ortak bir sürücü akademi sayılmaz.
Kısa modüller
Akademiler genellikle beş, 10 veya 15 dakikalık kısa öğrenme içeriği modülleri içerir; böylece çalışanlar bir toplantıdan önce en az bir modülü, iş günlerindeki sakin bir dönemde de başka bir modülü tamamlayabilir. Tamamlama oranları, daha uzun modüllere kıyasla kısa modüllerde daha yüksektir (#48: bir saat).
Role özel öğrenme yolları
Akademiler genellikle farklı iş fonksiyonları için birden fazla öğrenme yolu ve ayrı müfredatlar sunar. Örneğin, aynı platformu kullansalar bile junior bir satış çalışanının öğrenme yolu ile junior bir mühendisin öğrenme yolu farklıdır; her kişinin rolü, göreceği içeriği belirler.
Yerleşik değerlendirmeler
Her modülden sonra yer alan mini testler veya alıştırmalar, hatırlamayı gerektirerek hafızayı güçlendirir. Bunlar notlandırılmaz; ancak çalışanın ve yöneticisinin bilgi eksiklerinin hâlâ nerede olduğunu belirlemesi için bir ölçüt görevi görür.
Karma içerik türleri
Farklı öğrenme ve içerik türleri; metin, videolar ve etkileşimli senaryolar gibi örneklerle ele alınır. Örneğin, bir uyum modülü metin formatını kullanabilir; buna karşılık geri bildirim becerilerine odaklanan bir modül, çalışanın bir seçim yapıp ardından bu seçimin sonucunu gözlemlediği dallanan bir senaryo olarak en iyi şekilde modellenebilir.
Başarılı olmak isteyen şirketler için ipuçları
Akademinizi yapılandırırken aşağıdaki noktaları göz önünde bulundurun:
-
Akademinin sorumluluğunu birine verin. Sahibi olmazsa güncelliğini yitirir ve zamanla bozulur. Üç aylık incelemeler, çalışanlar kullanmadan önce güncel olmayan modülleri tespit eder.
-
Öğrenmeyi işe bağlayın. En iyi akademiler, modülleri belirli zaman noktalarına bağlar; örneğin yeni bir yöneticinin ilk gününde insan yönetimi öğrenme yoluna yerleştirilmesi gibi.
-
İlerlemeyi görünür kılın. İlerlemeyi, tamamlanmayı ve beceri eksiklerini gösteren panolar, çalışanların karşılaştırmalı içeriklerle etkileşimini artırır.
Akademinin yapısı, akademiyi destekleyen teknolojiden daha önemlidir. Uygun fiyatlı bir LMS kullanan iyi organize edilmiş bir akademi, pahalı bir LMS kullanan kötü organize edilmiş bir akademiden büyük olasılıkla daha iyi performans gösterir.
Nerede Daha İyi İşe Yarar (ve Nerede Yaramaz)
İsteğe bağlı akademiler gereğinden fazla pazarlanıyor. Tedarikçiler bunları eğitmen liderliğindeki tüm eğitimlerin yerine geçecek bir çözüm olarak sunuyor; bu doğru değil ve şirketleri, bir şey ters gidene kadar fark etmedikleri boşluklarla baş başa bırakıyor.
İsteğe bağlı öğrenme şu alanlarda iyi çalışır:
-
Uyum ve politika eğitimi. Herkese ulaşması, tutarlı kalması ve tamamlanma kaydı gerektirmesi gereken içerikler için doğal bir seçimdir. İsteğe bağlı öğrenme, bunu şirket genelindeki oturumları planlamaktan daha düşük maliyetle ve daha hızlı gerçekleştirir.
-
Teknik beceri geliştirme. Yeni bir yazılım aracını, programlama dilini veya veri analizi yöntemini öğrenmek, kişinin kendi hızında ilerlediği formatlara çok uygundur. Çalışanlar mevcut bilgilerinin el verdiği hızda ilerler, zaten bildiklerini atlar ve bilmediklerine tekrar döner.
-
İşe alıştırma. Yeni işe başlayanların kısa sürede çok fazla bilgiye ihtiyacı vardır ve bunların çoğu (şirket süreçleri, ürün bilgisi, sistem erişimi) bir kolaylaştırıcı gerektirmez. İşe alıştırma akademisi, yöneticileri aynı oryantasyon materyalini tekrar tekrar anlatmaktan kurtarır ve yeni çalışanlara ilk haftalarından sonra dönüp başvurabilecekleri bir kaynak sunar.
-
Sürekli başvuru kaynağı. Çalışanlar bazı şeyleri unutur. Arama yapabilecekleri ve tekrar inceleyebilecekleri bir akademi, sekiz ay önce katıldıkları bir atölyenin notlarından daha kullanışlıdır.
Atölyeler şu alanlarda hâlâ önemini korur:
-
Liderlik gelişimi. Çatışma yönetmeyi, zor geri bildirim vermeyi veya kurum içi politikaları yönetmeyi öğrenmek, canlı uygulama ve anlık yanıt gerektirir. Dallanan bir senaryo buna yaklaşabilir, ancak bir grup yöneticiyle çalışan yetkin bir kolaylaştırıcı, kaydedilmiş içeriğin tekrar üretemeyeceği incelikleri ele alır.
-
Ekip dinamikleri ve kültür çalışmaları. Güven oluşturmak, fikir ayrılıklarını ortaya çıkarmak veya ekibi bir yön doğrultusunda hizalamak için tasarlanmış oturumlarda insanların aynı odada birlikte olması gerekir. Ortak deneyim, sonucun bir parçasıdır.
-
Koçluk gerektiren her şey. Yineleme ve kişiselleştirilmiş geri bildirimle gelişen beceriler - topluluk önünde konuşma, yönetici duruşu, karmaşık müzakere - sürece dâhil olan bir insana ihtiyaç duyar. İsteğe bağlı içerik kavramları tanıtabilir, ancak asıl gelişim çalışmasını bir koç veya kolaylaştırıcı yapar.
Çoğu şirketin benimsediği pratik model bir ayrımdır: isteğe bağlı akademiler, çok sayıda kişiye tutarlı biçimde ulaşması gereken becerileri kapsayarak genişliği üstlenir. Artık daha seyrek ve daha net hedeflerle yürütülen atölyeler ise doğru şekilde gelişmek için canlı etkileşim gerektiren becerilerde derinliği sağlar.
Sıfırdan Başlamadan Akademi Nasıl Kurulur
İsteğe bağlı bir akademiyi başarıyla hayata geçiren çoğu öğrenme ve gelişim ekibi, onu sıfırdan kurmaz. Mevcut kaynakları yeniden düzenler, eksikleri tamamlar ve yapı ekler. Boş bir platformla başlayıp tamamen yeni içerikler sipariş etmek yavaş, pahalı ve gereksizdir.
Bir envanter çalışmasıyla başlayın
Herhangi bir platforma dokunmadan önce kurumunuzun hâlihazırda sahip olduklarını listeleyin: kaydedilmiş eğitim oturumları, işe alıştırma belgeleri, süreç kılavuzları, kurum içi vikiler ve geçmiş atölyelerin sunum dosyaları. Çoğu şirket, fark ettiğinden daha fazla yeniden kullanılabilir materyale sahiptir. Bu envanter çalışması, neleri dönüştürmeniz, güncellemeniz ve elden çıkarmanız gerektiğini gösterir.
Basit bir envanter çerçevesi:
-
Koruyun ve dönüştürün: Doğru, şirketinize özel ve her zaman erişilebilir olmasından fayda sağlayacak içerikler
-
Lisanslayın ve tamamlayın: Bir sağlayıcının hâlihazırda oluşturduğu ve güncellediği genel beceri içerikleri (iletişim, Excel, proje yönetimi)
-
Çıkarın: Güncelliğini yitirmiş, tekrarlayan veya modüler formatta yararlı olamayacak kadar uzun her şey
Platform seçmeden önce yapıya karar verin.
Tüm araçları belirledikten sonra role özel öğrenme yollarınızın taslağını çıkarmalısınız. Herhangi bir aracı değerlendirmeden önce yapınızı kâğıt üzerinde belgelendirin. Bu, birçok kişinin yaptığı gibi platform özelliklerinin müfredat tasarımını yönlendirmesine izin vermekten kaçınmanıza yardımcı olur. Satış etkinleştirme öğrenme yolu ile mühendislik öğrenme yolu farklı görünecektir; bu nedenle o işi gerçekleştirmek için gereken becerileri ve bunların hangi sırayla sunulması gerektiğini mutlaka ana hatlarıyla belirleyin.
Çoğu şirket için platform kısa listesi üç ölçüte göre hızla daralır: mevcut İK sistemleriyle ne kadar iyi entegre olduğu, hem lisanslı hem de kurum içinde oluşturulmuş içerikleri destekleyip desteklemediği ve sürdürmek için ne kadar yönetim gerektirdiği.
Aşamalı olarak oluşturun
Yaygın bir hata, ilk gün tüm akademiyi kullanıma açmaktır. Bunun yerine bir öğrenme yolu seçin, onu iyi oluşturun ve akademiye başka öğrenme yolları eklemeden önce bir test grubuyla uygulayın. Bu sayede yapısal sorunları diğer on öğrenme yolunda tekrar etmeden önce bulabilir ve daha fazla bütçe talep ederken yönetime göstermek istediğiniz şeyin çalışan bir örneğini sunabilirsiniz.
Aşamaları gerçekçi biçimde şu şekilde yapılandırabilirsiniz:
-
Aşama 1: Gerçek çalışanlarla tek bir iş için tek bir öğrenme yolu oluşturun ve uygulayın. İçerik eksikleri ve kullanılabilirlik hakkında geri bildirim toplayın.
-
Aşama 2: 1. aşamadan edinilen dersleri kullanarak iki veya üç yakın iş rolüne genişleyin.
-
Aşama 3: İçerik bakım takvimi oluşturulmuş tüm iş rolleri için akademiyi şirket genelinde kullanıma sunun.
Yetkisi olan bir sorumlu atayın
Akademi için adı belirlenmiş bir sorumlu olmadan, akademi kullanıma açıldıktan sonraki bir yıl içinde terk edilmiş bir kütüphaneye dönüşür. Belirlenen sorumlu; üç aylık içerik incelemelerini yürütmekten, çalışanların güncel olmadığını bildirdiği modülleri takip etmekten ve değişiklik olduğunda iş gereksinimlerinin güncellenmesi ihtiyacı konusunda bölüm yöneticileriyle görüşmekten sorumlu olmalıdır. Sorumluluk açıkça tanımlanmalı ve birine atanmalıdır.
Kaydı önemli anlara bağlayın
İlgisiz kişiler kütüphanelerle etkileşime girmez; etkili akademiler, olay tetikleyicilerini (ör. terfi, yeni rol, yeni proje, performans değerlendirmesi, beceri eksiğinin belirlenmesi) her çalışanın eğitimine katılımıyla ilişkilendirir. Çalışanlar yalnızca bunu yapmaları tetiklendiğinde öğrenmeye katılır.
Sonuç
Başarılı şirketler, kurs tamamlamayı bir bitiş noktası değil bir giriş kapısı olarak kullanır; çalışanların becerileri uygulamasını takip eder ve kurs tamamlandıktan 30 gün ve 60 gün sonra yöneticilerin gözlemlerini alır. Ardından öğrenme verileri, ölçülebilir neden-sonuç ilişkileri kurmak için performans metrikleriyle ilişkilendirilir.
Bir akademi planlama sorununu çözer. Davranış değişikliği kısmı hâlâ size düşüyor.