Das Hauptziel der betrieblichen Weiterbildung ist es, Mitarbeitenden beizubringen, wie sie ihre Arbeit besser erledigen können. Viele Weiterbildungsprogramme in Unternehmen wirken jedoch langsam und allgemein und haben keinen Bezug zu der tatsächlichen Arbeit, die Mitarbeitende leisten. Mitarbeitende klicken sich durch Präsentationsfolien, beantworten offensichtliche Quizfragen und kehren an die Arbeit zurück, ohne ihr Verhalten zu ändern.
Diese Art von Weiterbildung verschwendet Zeit und Geld. Sie führt außerdem dazu, dass Mitarbeitende Lernen nur noch als etwas ansehen, das man abhaken muss. Sobald sich diese Abhak-Mentalität etabliert hat, werden sie sich dagegen sträuben, Kurse zu besuchen, die ihnen tatsächlich helfen könnten.
Glücklicherweise lassen sich die meisten Ursachen für langweilige Weiterbildungen durch einige einfache Designentscheidungen beheben. Sie brauchen keine größere Plattform, keinen längeren Kurs und keine zusätzlichen Präsentationsfolien. Sie brauchen klare Ziele, ein gut organisiertes Design und Inhalte, die den Zeitaufwand der Lernenden respektieren.
Im Folgenden finden Sie zehn Fehler im Weiterbildungsdesign, die betriebliche Weiterbildung langweilig machen, sowie einige konkrete Empfehlungen, wie Sie diese Fehler vermeiden können.
1. Mit Inhalten statt mit einem Geschäftsziel beginnen
Bei der Entwicklung ihrer Weiterbildungsprogramme verwenden viele Unternehmen einen strukturierten Ansatz. Sie beginnen mit einem Thema (Sicherheitsbewusstsein, Einarbeitung neuer Mitarbeitender, Verkaufskompetenzen, Gesetze/Vorschriften oder Produktwissen) und suchen dann nach Materialien zu diesem Thema, um den Kurs zu erstellen.
Die Anwendung dieser Methode kann zu aufgeblähten Schulungen führen. Das bedeutet, dass der Kurs versucht, alles, was das Unternehmen über dieses Themengebiet weiß, in einem einzigen Kurs unterzubringen, und Mitarbeitende daher Zeit damit verbringen müssen, Informationen zu prüfen, die sie möglicherweise nie nutzen werden.
Anstatt mit dem Thema zu beginnen, beginnen Sie mit den gewünschten Ergebnissen der Weiterbildung. Fragen Sie sich: „Welche Veränderungen möchten wir in der Leistung der Mitarbeitenden sehen, nachdem sie diese Weiterbildung abgeschlossen haben?“
Hier ist ein Beispiel: Eine neue Vertriebskraft sollte sich sicher fühlen, Preiseinwände zu behandeln, eine Person im Kundensupport sollte die Anzahl der Fälle reduzieren, in denen ein Kunde wegen desselben Problems erneut ein Support-Ticket erstellen muss, und eine Führungskraft muss Mitarbeitenden umsetzbares Feedback geben, um ihre Entwicklung und Verbesserung zu unterstützen.
Ein klares Ziel hilft dabei zu bestimmen, welche Inhalte schwach sind und aus dem Weiterbildungsprogramm entfernt werden sollten. Wenn Inhalte oder Aktivitäten (wie Folien) den Lernenden nicht dabei helfen, die Aufgaben auszuführen, die sie zum Erreichen ihres Ziels benötigen, sollten sie entfernt werden.
Generell empfiehlt es sich, diese Aussage als Rahmen für Ihre Überlegungen zum Kurs zu verwenden: „Nach Abschluss dieser Weiterbildung wird die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter in der Lage sein, ....“ Nachdem Sie Ihre Abschlusserklärung festgelegt haben, sollten Sie Ihre Lektionen, Aktivitäten und Quizfragen daran ausrichten.
2. Weiterbildung zu lang machen
Lange Kurse zehren an der Aufmerksamkeit. Mitarbeitende öffnen den Kurs zwischen Meetings, Kundengesprächen, Deadlines und Nachrichten. Ein 90-minütiges Modul verlangt ein Maß an Konzentration, das die meisten Arbeitstage nicht hergeben. Teilen Sie lange Weiterbildungen in kleinere Abschnitte auf. Ein Kurs zur Kundenkommunikation kann zu vier kurzen Lektionen werden:
● Den Kunden begrüßen
● Bessere Fragen stellen
● Mit Ärger umgehen
● Mit klaren nächsten Schritten abschließen
Jede Lektion sollte eine Fähigkeit vermitteln und eine Übungsaufgabe enthalten. Kurze Lektionen helfen Mitarbeitenden, zum Kurs zurückzukehren, ohne den Kontext zu verlieren.
3. Folien als zentrales Lernerlebnis verwenden
Verwenden Sie PowerPoint für Ihre Weiterbildung, aber verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf Folien, um das gesamte Lernerlebnis für Mitarbeitende zu vermitteln.
Viele von Unternehmen erstellte Weiterbildungskurse bestehen vollständig aus PowerPoint-Folien (mit Sprachkommentar). Lernende beschäftigen sich dabei hauptsächlich mit Aufzählungspunkten auf dem Bildschirm und beantworten anschließend ein Quiz, dessen Frage die Wörter der vorherigen Folie wiederholt. Das verlangt nicht von den Lernenden, die Informationen während der Betrachtung anzuwenden oder zu nutzen.
Ersetzen Sie passive Folien nicht nur, um die Lernenden bei der Sache zu halten, sondern auch durch Möglichkeiten für Querdenken und anwendungsbezogene Entscheidungen. Zum Beispiel könnte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem Kurs zum Datenschutz statt einer passiven Situation, in der ein verdächtiges Dokument von einem Lieferanten eingeht, die Möglichkeit erhalten, eine alternative Handlung auszuwählen und deren Ergebnis zu sehen und so zu erkennen, wie diese Handlung auf das betreffende Datenschutzprinzip anzuwenden ist.
4. Die tägliche Arbeit der Lernenden ignorieren
Weiterbildung kann eintönig wirken, weil Mitarbeitende möglicherweise nicht erkennen, wie sie für sie relevant ist. Allgemeine Beispiele können dazu führen, dass sich der Kurs so anfühlt, als wäre er für jemand anderen erstellt worden (z. B. Finanz-Compliance für Vertriebsmitarbeitende).
Zum Beispiel müssen sowohl eine Person im Finanzbereich als auch eine Vertriebskraft Finanzvorschriften einhalten, werden sich aber wahrscheinlich mit anderen Compliance-Beispielen/Fragen identifizieren als eine Person in der Fertigung, die ebenfalls bestimmte Aspekte derselben Gesetzgebung einhalten muss, höchstwahrscheinlich jedoch auf andere Weise als die anderen.
Ein weiteres Beispiel: Eine neue Aufsichtsperson hat andere Feedback-Praktiken als eine Führungskraft auf höherer Ebene. Eine Support-Mitarbeiterin oder ein Support-Mitarbeiter würde mehr von echten Support-Tickets profitieren als von erfundenen Kundenservice-Szenarien.
Verwenden Sie die Sprache, Tools und Situationen, die den Personen vertraut sind, die Sie schulen. Fragen Sie die Führungskräfte Ihrer Teams, was ihre Gruppen typischerweise falsch machen. Sehen Sie sich interne Chatprotokolle, Support-Tickets, Verkaufsgespräche und Qualitätsberichte an, um Beispiele dafür zu finden, wo Ihre Mitarbeitenden Schwierigkeiten haben.
5. Regeln ohne Übung vermitteln
Mitarbeitende erinnern sich nicht an Regeln, die sie nur gelesen haben. An Regeln, die sie anwenden, erinnern sie sich jedoch.
Typischerweise erklärt ein Richtlinien-Training, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, und die Tests enthalten einfache Fragen zum bloßen Erinnern. Das mag zwar geeignet sein, das Bewusstsein für eine Richtlinie zu erhöhen, hat jedoch kaum oder gar keinen Einfluss auf Verhaltensänderungen.
Die Übung sollte der tatsächlichen Praxis so nahe wie möglich kommen. Wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter also eine sicherere E-Mail verfassen muss, sollte sie oder er gebeten werden, eine riskante E-Mail umzuschreiben. Ebenso sollten Führungskräfte, wenn sie bessere Mitarbeitergespräche führen müssen, ein kompaktes Mitarbeiterszenario erhalten und dann gebeten werden, eine von mehreren vorgeschlagenen Reaktionen auszuwählen.
Wenn zum Beispiel eine Vertriebsmitarbeiterin oder ein Vertriebsmitarbeiter einen Lead qualifizieren muss, kann ihr oder ihm ein Beispiel mit Gesprächsnotizen gegeben werden, und sie oder er wird gebeten zu bestimmen, was die nächste Frage sein sollte.
6. Mitarbeitende mit Informationen überladen
Allzu oft möchten Fachexpertinnen und Fachexperten zu viel abdecken. Es gibt eine Fülle an Wissen: Sie wissen:
● Alle Ausnahmen
● Alle Sonderfälle
● Wie lange etwas schon so gemacht wird usw.
Für die Fachexpertin oder den Fachexperten sind all diese Informationen nützlich; für Lernende sind sie jedoch sehr oft eine Überlastung.
Die Weiterbildung sollte klar trennen zwischen dem, was jemand „zu diesem Zeitpunkt unbedingt genauer wissen muss“, und dem, was „später nützlich sein wird“. Formalisierte Best Practices sollten in die Lektion aufgenommen werden; Referenzinformationen sollten in einer Arbeitshilfe dokumentiert werden (zum Beispiel in einer Checkliste, einem FAQ oder einer Seite im Hilfecenter).
Zum Beispiel besteht der Zweck eines Einarbeitungskurses für neue Mitarbeitende darin, ausreichende Schulung für die Aufgaben der ersten Arbeitswoche zu bieten. Der Zweck eines Einarbeitungskurses besteht NICHT darin, neue Mitarbeitende in jedem möglichen Prozess innerhalb der Organisation zu schulen.
7. Verwendung schwacher Quizze
Lernende können sich erfolgreich fühlen, wenn sie Definitionen in einem Quiz wiederholen. Allerdings werden zum Beispiel Mitarbeitende den Quiz sehr wahrscheinlich bestehen und ihre Arbeit dennoch nicht erfolgreich ausführen können.
Daher sollten wirksame Quizze darauf ausgerichtet sein, die Entscheidungen zu prüfen, die Ihre Lernenden treffen würden, wenn sie mit einem realistischen situativen Problem konfrontiert sind und ihren nächsten Handlungsschritt wählen. Geben Sie neben der Antwort auch Feedback und erklären Sie die Begründung für die Antwort.
Zum Beispiel, anstatt diese Frage zu verwenden:
„Es könnte verdächtige Links in Phishing-E-Mails geben – wahr oder falsch?“
Verwenden Sie stattdessen diese Frage:
„Sie erhalten eine E-Mail von einem Anbieter, in der angegeben wird, dass man Sie kontaktiert, damit Sie einen neuen Link zum Einloggen in Ihr Konto verwenden. Die E-Mail-Adresse des Absenders enthält einen zusätzlichen Buchstaben. Welche Maßnahme sollten Sie ergreifen?“
Diese Frage bewertet die Anwendung von Urteilsvermögen statt bloß des Gedächtnisses.
8. Schulungen als einmaliges Ereignis behandeln
Verhaltensänderungen durch einen einzelnen Kurs zu bewirken, ist für Mitarbeitende schwierig, weil sie nach Abschluss der Lektion Erinnerungen und Übung mit Feedback benötigen.
Zum Beispiel besucht eine Führungskraft eine Schulung und lernt neue Techniken, um besser Feedback zu geben. Zwei Wochen später muss sie dann ein schwieriges Gespräch führen (und weil die Führungskraft keine Checklisten, Beispielformulierungen oder jemanden hat, der sie in diesem Gespräch coacht), wird sie wahrscheinlich zu ihren alten Gewohnheiten zurückkehren.
Unterstützung sollte nach dem Kurs eingeplant werden. Senden Sie kurze Erinnerungen. Geben Sie Führungskräften anleitende Diskussionsfragen. Fügen Sie Checklisten in die Tools ein, die Mitarbeitende bereits verwenden. Lassen Sie Teamleitungen jede Woche in Teammeetings eine Technik besprechen.
9. Die Rolle des Designs vergessen
Schlecht gestaltete Inhalte erschweren es den Lernenden, sie zu lesen. Wenn Folien überladen sind, mit kleiner Schrift, mehreren Schriftarten und einem willkürlichen Einsatz von Farbe, werden die Lernenden schneller ermüden. Statt die vermittelte Fähigkeit zu erlernen, werden sie ihre Ressourcen darauf verwenden, zu entschlüsseln, was auf dem Bildschirm präsentiert wird.
Ein gutes Design hilft Lernenden, fokussiert zu bleiben. Verwenden Sie kürzere Absätze, fügen Sie Abstand zwischen den Abschnitten hinzu und nutzen Sie Screenshots nur dort, wo sie notwendig sind, um die erforderliche Aufgabe zu erledigen. Die Anordnung von Schaltflächen und Navigation sollte immer leicht erkennbar sein.
Design umfasst auch den gesamten Ablauf des Kurses. Lernende müssen wissen, wo sie sich aktuell im Kurs befinden, was als Nächstes kommt und wie viele verbleibende Aufgaben noch abgeschlossen werden müssen.
10. Abschluss statt Wirkung messen
Abschlussquoten zeigen Ihnen, wer das Schulungsprogramm abgeschlossen hat. Sie geben nicht an, ob Mitarbeitende das Gelernte bei ihrer Arbeit umgesetzt haben.
Sie müssen die Verbesserung des Verhaltens messen, das durch das Schulungsprogramm verbessert werden sollte. Zum Beispiel:
● Bei Vertriebsschulungen betrachten Sie die Qualität ihrer Anrufe oder die Konversionsraten des Vertriebsteams.
● Bei Support-Schulungen betrachten Sie den Prozentsatz der von Kundinnen und Kunden erneut erstellten Tickets sowie den Kundenzufriedenheitswert.
● Bei Compliance-Schulungen betrachten Sie die Anzahl eingereichter Risikoberichte und die Anzahl eingereichter Beobachtungen von Führungskräften.
Verwenden Sie die Daten mit Vorsicht. Ein Schulungsprogramm kann Mitarbeitenden zwar helfen, sich zu verbessern, aber das gilt auch für Arbeitsbedingungen, Tools, Personal und Anreize. Vergleichen Sie mehrere Datenpunkte, bevor Sie die Wirksamkeit eines Schulungsprogramms beurteilen.
Wie man Unternehmensschulungen ansprechender gestaltet
Gute Unternehmensschulungen geben Mitarbeitenden etwas zu tun. Sie fordern sie auf, Probleme zu lösen, Entscheidungen zu treffen und Ideen auf ihre eigene Arbeit anzuwenden.
Beginnen Sie mit einem Problem aus dem Arbeitsalltag statt mit einer Definition
Eröffnen Sie zum Beispiel keine Lektion zur Cybersicherheit mit einer Liste von Richtlinienbegriffen. Zeigen Sie eine E-Mail, die verdächtig aussieht, und fragen Sie die Lernenden, was sie tun würden. Erklären Sie dann die Regel, nachdem die Lernenden mit der Entscheidung konfrontiert wurden.
Verwenden Sie kurze Szenarien aus der realen Arbeit
Eine Vertriebsmitarbeitende kann auf einen Preiseinwand reagieren. Eine Support-Mitarbeitende kann einem verärgerten Kunden antworten. Eine Führungskraft kann auf eine mitarbeitende Person reagieren, die eine Frist verpasst hat. Diese Momente helfen Lernenden, den Kurs mit ihren täglichen Aufgaben zu verknüpfen.
Geben Sie Mitarbeitenden Tools an die Hand, die sie nach der Lektion nutzen können
Eine Checkliste, ein Skript, eine Vorlage oder ein Entscheidungsbaum ist oft wertvoller als eine weitere Folie. Zum Beispiel kann ein Schulungskurs für Führungskräfte eine Vorlage zur Planung von Feedback enthalten. Ein Compliance-Kurs kann eine Checkliste „Bevor Sie diese Datei teilen“ enthalten.
Fazit
Unternehmensschulungen werden unerquicklich, wenn Teams sie um Daten statt um Aufgaben herum entwickeln. Mitarbeitende wünschen sich Schulungen, die ihre Zeit wertschätzen, bekannte Probleme ansprechen und Möglichkeiten bieten, Aufgaben aus der realen Welt auszuführen.
Beginnen Sie mit einem übergeordneten Geschäftsziel, um festzulegen, was vermittelt werden soll, damit dieses Ziel erreicht wird. Halten Sie Lektionen kurz, damit sich Mitarbeitende nicht langweilen, und geben Sie ihnen zahlreiche Szenarien, Übungen und arbeitsbezogene Bewertungen. Unterstützen Sie Mitarbeitende auch nach Abschluss des Programms weiter; messen Sie den Unterschied in ihrer Arbeit.
Kwiga stellt Schulungsteams die Ressourcen zur Verfügung, um Mitarbeitenden Klarheit im Lernerlebnis zu bieten. Es bietet alles von Online-Schulungskursen (einige enthalten sogar Bewertungen) bis hin zu automatisierten Prozessen und der Nachverfolgung von Lernenden. Auch wenn Kwiga schlechte Inhalte nicht beheben kann, ermöglicht es Ihnen doch, ausgezeichnete Schulungsinhalte didaktisch zu vermitteln, damit Mitarbeitende das Material nutzen können.
