Datenschutz zuerst: So schützen Sie die Daten Ihrer Studierenden auf einer Online-Lernplattform!

Online-Lernplattformen ermöglichen es Schulen, Universitäten und einzelnen Kursanbietern, mit Studierenden überall auf der Welt in Kontakt zu treten. Dies kann Flexibilität und Chancen eröffnen, bringt jedoch auch neue Risiken mit sich. Jeder Login, jeder Upload einer Aufgabe, jede Chat-Nachricht erzeugt Daten, die sensibel und identifizierbar sein können. Wenn diese Daten missbraucht, kompromittiert oder geleakt werden, kann dies sowohl Lernenden als auch Lehrenden schaden.

Datenschutzorientiert zu sein, ist mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung; es ist ein Vertrauensversprechen. Studierende und Eltern möchten sicher sein, dass ihre persönlichen Informationen, einschließlich Kompetenzen, Fortschritt und Zahlungsdetails, vertraulich behandelt werden. 

In diesem Artikel stellen wir eine einfache und praxisnahe Reihe von Schritten vor, um Studentendaten zu schützen. 

Was zählt als Studentendaten? Umfang und Sensibilität

Bevor Sie Studentendaten schützen können, müssen Sie zunächst wissen, worum es sich dabei handelt. Viele Lehrkräfte glauben, dass Studentendaten nur Namen und E-Mail-Adressen umfassen, aber das Spektrum ist weitaus breiter. Online-Lernplattformen erfassen und verarbeiten eine Vielzahl von Informationen, die jeweils unterschiedlich sensibel sind.

Daten von Studierenden, die typischerweise online verwaltet werden, umfassen:

• Personenbezogene Identifikatoren (Namen, Geburtsdatum, Telefonnummern, Adressen)

• Kontozugangsdaten (Benutzernamen, Passwörter, Wiederherstellungs-E-Mail-Adressen und Tokens)

• Akademische Aufzeichnungen (Noten, Aufgaben, Kommentare oder Feedback zu Aufgaben, Zertifikate)

• Zahlungsdaten (Kreditkarteninformationen, Transaktionshistorie, Quittungen)

• Verhaltensdaten (Fortschritt in einem Kurs, Aktivitätsprotokolle, Dauer einer Sitzung)

• Kommunikation (Beiträge in Foren, private Nachrichten und Kommentare von Lehrkräften)

Nicht alle Daten bergen dasselbe Risiko, falls sie geleakt werden. Ein Beitrag in einem Diskussionsforum ist vermutlich nicht so sensibel wie Finanzdaten, doch selbst beiläufige Mitteilungen können in einem falschen Kontext Identität oder private Schwierigkeiten offenlegen.

Eine hilfreiche Möglichkeit, über Daten nachzudenken, ist die Einteilung in Sensibilitätsstufen:

• Öffentliche Daten (Kurskatalog, Beiträge in einem öffentlichen Forum)

• Interne Daten (Anwesenheit, Noten nur für Mitarbeitende sichtbar)

• Vertrauliche Daten (Finanzdaten, medizinische Notizen, persönliche Studentenidentifikation)

Wenn erfahrene Lehrkräfte und Administratoren diese Unterschiede verstehen, können sie stärkere Sicherheitsmaßnahmen auf das anwenden, was am wichtigsten ist.

Häufige Risiken beim Online-Lernen

Beim Betrieb einer Online-Lernplattform entstehen Risiken rund um Studentendaten, die oft nicht auf das Werk geschickter Hacker zurückzuführen sind, sondern vielmehr auf triviale Fehler von Menschen. 

Die häufigsten Risiken sind:

• Phishing: Zum Beispiel gefälschte Login-Seiten oder E-Mails, die Nutzer dazu verleiten, ihre Passwörter preiszugeben. 

• Schwache/wiederverwendete Passwörter: Nutzer, die sich mit simplen Passwörtern (z. B. “123456”) anmelden oder dieselben Passwörter mehrfach nutzen, machen es leicht, ihr Konto ins Visier zu nehmen. 

• Zu breit geteilte Links: Auch wenn Kursmaterialien offen zugänglich sind, können diese Daten für jede Person mit dem Link erreichbar sein. 

• Fehlkonfigurierte Berechtigungen: Wenn jedem ungehindert „Admin“-Zugang gewährt wird, kann dies zu unnötigem Zugriff auf Ihre Lernplattformen führen. 

• Ungeprüfte Plug-ins: Drittanbieter-Anwendungen könnten Hintertüren schaffen, um auf Studentendaten zuzugreifen. 

• Shadow IT: Wenn Studierenden erlaubt wird, nicht genehmigte Tools zu verwenden (z. B. kostenlose File-Sharing-Seiten für ihre Projekte), bedeutet das, dass Sicherheit aus der Gleichung herausgenommen wird. 

Beispiel: Ein Student stellt einen Link zu einem freigegebenen Laufwerk auf „Jeder mit dem Link“. Der Link verbreitet sich über die Klasse hinaus und legt private Arbeiten und Kommentare offen.

Gesetze und Standards, die Sie kennen sollten

Der Schutz von Studentendaten ist nicht nur klug, sondern auch eine gesetzliche Verpflichtung für alle Regierungen. Alle Regierungen haben Vorschriften zum Schutz persönlicher Informationen, und Online-Lernplattformen müssen diese einhalten – insbesondere, wenn sie mit internationalen Studierenden arbeiten.  

Die DSGVO ist eines der strengsten existierenden Gesetze und schreibt Folgendes vor:  

• Rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.  

• Nur Informationen sammeln, die erforderlich sind.  

• Anerkennung der Rechte der Studierenden auf Zugriff, Änderung, Löschung oder Anforderung der Übertragung personenbezogener Daten.  

• Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIAs) für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die als sensibel gelten.  

Es gibt jedoch auch andere wichtige Standards, wie CCPA/CPRA (Kalifornien), FERPA & COPPA (USA), PIPEDA (Kanada) und ISO/IEC 27001.

Warum ist das wichtig? Wir leben in einer globalen Bildungsumgebung. Wenn Sie Studierende aus der EU unterrichten, gilt die DSGVO für Ihre Organisation – selbst dann, wenn Sie sich weit außerhalb Europas befinden (etwa in Kanada). Plattformen wie Kwiga helfen Lehrkräften, die Einhaltung der DSGVO und anderer wichtiger Standards nachzuweisen, sodass Dozenten diese Verpflichtungen erfüllen können, ohne eine Anwaltskanzlei zu benötigen.

Auswahl einer datenschutzorientierten Plattform

Die von Ihnen gewählte Plattform bildet die Grundlage für den Schutz von Studierendendaten. Starke Richtlinien können schlechte Technologie nicht ausgleichen – daher ist es entscheidend, ein datenschutzorientiertes Produkt zu wählen.

Beim Vergleich verschiedener Plattformen sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Datenresidenz-Optionen: Möglichkeiten, Informationen in Rechtsräumen zu speichern, die mit Ihren Compliance-Anforderungen übereinstimmen.

• Starke Verschlüsselung: Sichere Übertragung (TLS) und Speicherung (AES-256 oder höher).

• Granulare Zugriffskontrolle: RBAC-Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen sensible Daten einsehen.

• Prüfprotokolle: Aufzeichnung, wer was, wann und wo abgerufen hat.

• Schnelle Export- und Lösch-Tools: Diese ermöglichen eine zügige Bearbeitung von Anfragen durch Studierende.

• Sicherheit bei der Authentifizierung: Single Sign-On (SSO), Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA).

• API-Governance: Sicherstellen, dass Integrationen keine sensiblen Informationen preisgeben.

• Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA): Ein Dokument, das die Compliance-Verpflichtungen des Anbieters festhält.

Kwiga ist DSGVO- und anderen internationalen Standards entsprechend konform, mit Kurskontrollen für Zugriffe und rollenspezifischen Berechtigungen für Studierende, Assistenten und Administratoren. Es beinhaltet außerdem eine sichere Zahlungsabwicklung sowie Bearbeitungs-, Lösch- und Export-Tools für die Verwaltung von Studierendendaten.

Zugriffskontrolle, die tatsächlich funktioniert

Nur weil eine Website an einem sehr sicheren Standort betrieben wird, bedeutet das nicht, dass Studierendendaten geschützt sind – wenn der Zugriff nicht richtig geregelt ist. Es gibt nur eine Regel, nach der Sie leben sollten: Least Privilege — gewähren Sie jedem Nutzer nur den Zugang, den er wirklich benötigt, nicht mehr.

Rollenbasierter Zugriff

Legen Sie klare Rollen fest, wie Administrator, Lehrer, Helfer und Lernender. Für jede Rolle sollte es Einschränkungen geben:

• Studierende können nur ihre eigenen Daten einsehen.

• Sie dürfen Finanzinformationen vermerken, aber nicht einsehen.

• Administratoren verwalten Einstellungen, sollten jedoch nicht beiläufig in Chatprotokolle von Studierenden Einsicht nehmen.

Authentifizierung und Sitzungssicherheit

Sie können zwischen folgenden Ansätzen wählen:

• Single Sign-On (SSO): Ermöglicht einfaches Anmelden und reduziert Passwortmüdigkeit.

• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Führt einen zweiten Faktor ein, wodurch gestohlene Passwörter weniger bedrohlich sind.

• Sitzungs-Timeouts: Meldet Benutzer nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität automatisch ab, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte

Berechtigungen sollten nicht dauerhaft gleich bleiben. Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, oder Personen, deren Aufgaben abgeschlossen sind, sollten sofort deaktiviert werden. Führen Sie vierteljährliche Zugriffsprüfungen durch, um veraltete oder übermäßige Berechtigungen zu identifizieren.

Tipp: Fördern Sie die Nutzung von starken Passwörtern oder Passphrasen und geben Sie Administratoren nach Möglichkeit Hardware-Sicherheitsschlüssel aus. Diese verringern das Risiko von kompromittierten Konten erheblich.

Datenminimierung und Aufbewahrung

Einer der einfachsten und pragmatischsten Wege, Studierendendaten zu schützen, besteht darin, weniger anzufordern und sie kürzer aufzubewahren. Je mehr Sie sammeln, desto größer das Ziel für Angreifer — und desto schwieriger wird es, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Nur sammeln, was Sie wirklich brauchen

Fragen Sie sich: “Brauche ich diese Information unbedingt, um meine Studierenden zu unterrichten oder zu unterstützen?” Beispielsweise benötigen Sie vielleicht die E-Mail eines Studierenden, um Lektionen zu senden, aber nicht seine vollständige Wohnadresse.

Aufbewahrungsfristen festlegen

Jede Art von Daten muss eine klare Aufbewahrungsfrist haben:

• Aufgaben und Noten: Nur so lange aufbewahren, wie es für Benotung und Einsprüche notwendig ist.

• Nachrichten und Chatprotokolle: Einige Monate aufbewahren, danach löschen oder archivieren.

• Zahlungsnachweise: So lange aufbewahren, wie es für rechtliche oder steuerliche Anforderungen nötig ist, aber nicht unbegrenzt.

Archivierung vs. Löschung

Es wird Fälle geben, in denen Informationen aus historischen oder Akkreditierungsgründen aufbewahrt werden müssen. In solchen Fällen speichern Sie sie mit eingeschränktem Zugriff. Für alle anderen Zwecke gilt: sicher löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Verschlüsselung und sichere Übertragung/Speicherung

Selbst bei strengen Zugriffskontrollen und Aufbewahrungsrichtlinien bleibt ein Risiko bestehen, wenn Daten nicht ordnungsgemäß verwaltet und verschlüsselt gespeichert werden. 

Daten während der Übertragung

Immer wenn Studierende sich in ihre Konten einloggen, Aufgaben einreichen oder Zahlungen leisten, reisen ihre Daten über das Internet. Transport Layer Security (TLS) schützt diese Art von Informationen auf dem Übertragungsweg und erschwert es Angreifern, sie abzufangen oder Authentifizierungsdaten wie Benutzernamen, Passwörter und Kreditkartennummern zu erlangen.

Daten im Ruhezustand

Irgendwo auf einem Server im Internet werden die Studierendendateien als verschlüsselte Daten gespeichert. Studierendendaten sollten mit von der Regierung zugelassenen Verschlüsselungsstandards gesichert werden, stark genug, um personenbezogene Daten zu schützen, z. B. durch Algorithmen wie AES-256. Mit AES-256 gilt: Selbst wenn jemand eine Datenbank stiehlt, sind die verschlüsselten Daten ohne die passenden Schlüssel unverständlich.

Schlüsselmanagement

Verschlüsselung ist nur so stark wie ihre Verwaltung. Schlüssel müssen sicher und angemessen gespeichert, regelmäßig gewechselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Backup- und Wiederherstellungstests

Es reicht nicht aus, Daten nur zu sichern; sie müssen auch verschlüsselt gesichert werden. Auch Backups sollten regelmäßig getestet werden – ein unsicheres oder beschädigtes Backup kann genauso katastrophal sein wie eine kompromittierte Datenbank.

Drittanbieter-Apps, Cookies und Einwilligung

Online-Kursseiten können Drittanbieter-Tools wie Videodienste oder Analyse-Dashboards integrieren. Diese verbessern das Lernen, können aber die Privatsphäre verletzen.

Prüfung von Tools

Überprüfen Sie, auf welche Studierendendaten das Tool Zugriff hat, fordern Sie vom Anbieter eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) an und verlangen Sie Transparenz über eventuelle Subunternehmer. Akzeptieren Sie nur Tools, die compliance-fähig sind.

Cookies und Tracking

Plattformen nutzen Cookies für Login und Performance. Im Falle von Gesetzen wie der DSGVO sollten Studierende informiert werden und regelmäßig aktiv einwilligen. Banner-Hinweise und Einstellungsmöglichkeiten helfen dabei.

Hochrisiko-Tools

Tools wie Prüfungsaufsicht oder biometrische Verfahren erfordern zusätzlichen Schutz. Führen Sie vor deren Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) durch.

Governance: Richtlinien, Schulungen und Audits

Beim Thema Datenschutz reicht Technologie allein nicht aus. Damit Datenschutz Teil der Kultur und Umgebung einer Schule oder Hochschule wird, braucht es klare Richtlinien, Mitarbeiterschulungen und regelmäßige Audits. 

Richtlinien

Halten Sie Richtlinien kurz und praxisnah. Verwenden Sie einfache Sprache, um Datenerhebung, Plattformnutzung, Passwortzugang, Aufbewahrungsfristen und andere relevante Details abzudecken. 

Mitarbeiterschulung

Lehrkräfte und Administratoren sind die erste Verteidigungslinie. Schulen Sie Ihr Personal jährlich zu Phishing, Anträgen auf Datenlöschung nach DSGVO und zur sicheren Nutzung von Drittanbieter-Apps. 

Audits

Sie sollten nicht davon ausgehen, dass Systeme korrekt funktionieren – testen Sie es. Führen Sie regelmäßige Audits der Zugriffsrechte auf Daten, Systemprotokolle und die Einhaltung von Löschbedingungen durch. 

Metriken

Messen Sie Dinge wie Reaktionszeiten auf Datenanfragen, Anzahl fehlgeschlagener Logins, Anzahl der verletzten Richtlinien usw.

Fazit

Der Schutz von Studierendendaten ist kein „Nice-to-have“ mehr, sondern eine Pflicht für alle Schulen und Bildungseinrichtungen. Machen Sie Datenschutz richtig, um nicht nur DSGVO- und andere internationale Standards einzuhalten, sondern auch das zu schützen, was Online-Lernen überhaupt erst möglich macht: das Vertrauen der Studierenden.

Als konkreten Schritt dazu finden Sie hier eine 10-Punkte-Checkliste, die Sie noch heute anwenden können:

1. Kartieren Sie, welche Studierendendaten Sie sammeln und warum.

2. Nutzen Sie eine DSGVO-konforme Plattform wie Kwiga, die internationalen Standards entspricht.

3. Verwenden Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen und implementieren Sie MFA.

4. Erheben Sie nur das absolute Minimum an notwendigen Informationen.

5. Etablieren Sie effiziente Richtlinien für die Aufbewahrung und Löschung von Daten.

6. Verschlüsseln Sie alle Daten während der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand (AES-256).

7. Prüfen Sie Drittanbieter-Apps und holen Sie Genehmigungen ein.

8. Bieten Sie den Lernenden eine Opt-in-Option an, um ihre Rechte zu wahren.

9. Entwickeln Sie einen Incident-Response-Plan und testen Sie ihn.

10. Schulen Sie kontinuierlich Ihre Mitarbeitenden und führen Sie Datenschutzaudits durch.

Es geht nicht nur um Gesetze, sondern auch um Vertrauen – und nur Vertrauen kann eine florierende Online-Bildungslandschaft schaffen.