Vom Solopreneur zum Bildungsunternehmen: Wann und wie Sie Ihr Lehrteam aufbauen!

Alle Solopreneure im Bildungsbereich stoßen irgendwann an eine Wand, an der es nicht mehr machbar ist, alles alleine zu bewältigen. Man steht morgens auf, entwirft Unterrichtsstunden, unterrichtet Schüler, beantwortet E-Mails und verwaltet Zahlungen. Zunächst wirkt es machbar und sogar belebend — man ist das Unternehmen. Doch mit wachsender Kundschaft werden die Schwachstellen deutlicher. Antwortzeiten verlangsamen sich, die Qualität sinkt, und die Liebe zum Unterrichten wird durch Verwaltungsarbeit überdeckt.

Es ist an der Zeit, die eigene Arbeit als Praxis und nicht als Geschäft zu betrachten. Ein Edu-Business dreht sich um Systeme und Menschen, die das Lernerlebnis verändern. Großartige Lehrkräfte müssen, wie großartige Unternehmer, fähigkeitsorientiert arbeiten. Dieses Briefing hilft Ihnen dabei, Signale zu erkennen, Einstellungsentscheidungen zu treffen und eine Struktur zu entwerfen, die die Lernenden ins Zentrum stellt.

Sind Sie bereit? Klare Einstellungssignale

Zunächst gilt: Wenn Sie darüber nachdenken, ob Sie einstellen sollten, fragen Sie sich nicht, wen Sie einstellen sollten, sondern wann. Zu frühes Einstellen verschwendet Ressourcen, zu spätes Einstellen zerstört Qualität. Hier sind Signale, auf die Sie achten sollten:

Kapazitätsindikatoren:

• Sie verlieren mehr als 20% potenzieller Kunden, weil Sie nicht rechtzeitig antworten konnten.

• Die Bearbeitung von Support-Anfragen der Studierenden dauert länger als 48 Stunden.

• Sie arbeiten mehr als 10 Stunden pro Woche an nicht-lehrenden Aufgaben.

Qualitätssignale:

• Die Kursabschlussrate sinkt.

• Die Zufriedenheit der Studierenden (gemessen am NPS oder durch einfache Umfragen) nimmt ab.

• Rückerstattungen oder Abbruchanfragen nehmen zu.

Wachstumssignale:

• Sie führen eine Warteliste, weil Sie die Nachfrage nicht ausreichend bedienen können.

• Sie möchten neue Produkte, neue Sprachen oder neue Formate einführen.

• Unternehmen wenden sich an Sie, um Firmenschulungen zu organisieren.

Wenn zwei oder mehr dieser Signale regelmäßig auftreten, sind die Kosten des Alleinseins höher als die Kosten für Neueinstellungen.

Wen Sie zuerst einstellen sollten (abhängig von der Studierendenzahl)

Nicht jedes Edu-Business benötigt von Anfang an ein ganzes Team von Lehrkräften. Passen Sie die Rollen an die Zahl der Lernenden an:

• Weniger als 50 aktuelle Studierende. Beginnen Sie mit einer virtuellen Assistenz oder einer Assistenz für operative Aufgaben. Diese übernimmt Terminplanung, beantwortet E-Mails und verteilt Rechnungen. So bleibt mehr Zeit fürs Unterrichten.

• 50–150 Studierende. Stellen Sie eine:n Teaching Assistant ein. Diese Person kann einfache Fragen beantworten, Vorlesungen moderieren und gefährdete Studierende ansprechen. Ergänzen Sie dies durch eine:n Content-Editor:in, die/der Folien, Transkripte und Tests überarbeitet.

• 150–400 Studierende. Community Management ist entscheidend. Stellen Sie jemanden ein, der Diskussionen fördert, Peer-Support koordiniert und Kohorten-Logistik organisiert. Zusätzlich können Korrektor:innen oder Tutor:innen erforderlich sein.

• Mehr als 400 Studierende. Ziehen Sie in Betracht, leitende Dozierende für Live-Sitzungen einzusetzen, eine:n Student-Success-Manager:in zur Unterstützung der Studierendenbindung sowie eine:n Datenanalyst:in zur Leistungsmessung.

Alle Funktionen sollten sich direkt auf die Ergebnisse der Studierenden beziehen: schnellere Antworten, stärkere Beteiligung und verlässlichere Lernergebnisse. Ordnen Sie nach Menge, sodass Sie niemals überdimensionieren, aber auch niemals Studierende ohne Unterstützung lassen.

Budget und Unit Economics

Es macht keinen Sinn einzustellen, wenn die Zahlen nicht stimmen. Bevor Sie Ihr erstes Teammitglied einstellen, berechnen Sie drei entscheidende Kennzahlen:

• Customer Acquisition Cost (CAC): Die Kosten, die entstehen, um eine:n Studierende:n zu gewinnen.

• Lifetime Value (LTV): Der durchschnittliche Umsatz pro Nutzer:in über eine bestimmte Zeitspanne.

• Bereitstellungskosten pro Studierende:n: Zeit- und Geldaufwand für Unterricht, Support und Materialien.

Ein gesundes Edu-Business hat nach Abzug der Teamkosten mindestens 50% Bruttomarge. Das bedeutet: Wenn Sie einen Kurs für 500 $ verkaufen, sollten nach Abzug von Honoraren und Plattformgebühren mindestens 250 $ übrig bleiben.

Beginnen Sie bei Anstellungen mit einer freiberuflichen oder Teilzeitposition. Erhöhen Sie auf Vollzeit erst dann, wenn die Arbeitslast 20–25 Stunden/Woche übersteigt oder wenn Konsistenz entscheidend ist (z. B. leitende Lehrkraft). Halten Sie eine Liquiditätsreserve für 3–6 Monate Gehalt.

Zählen Sie außerdem die Köpfe: Eine Support-/Lehrrolle pro 100–150 Studierende ist nachhaltig. Dadurch wächst die Lohnsumme nur, wenn die durch Studierendenfinanzierung generierten Einnahmen ausreichen.

Systeme vor Menschen: SOPs und Tools

Ein Team ist nur so gut wie seine Systeme. Einstellen ohne Systeme erzeugt Chaos. Richten Sie grundlegende Standardarbeitsanweisungen (SOPs) im Voraus ein, bevor neue Mitarbeitende überhaupt eingestellt werden. Beginnen Sie mit 80/20: Dokumentieren Sie die häufigsten Prozesse (Einschreibung, Bewertung oder Feedback, Rückerstattungen, Live-Sitzungen).

Richten Sie SOPs an passenden Tools aus:

• Lernmanagementsystem (LMS) zur Unterstützung der Kursdurchführung

• Helpdesk oder CRM für Support und Anfragen

• Planungstool für Unterricht oder Sprechstunden

• Checklisten und Unterrichtsdokumente für gemeinsame Vorbereitungen und Startaktivitäten

Diese beseitigen Verwirrung und verhindern, dass neue Mitarbeitende immer wieder dieselben Fragen stellen.

Führen Sie außerdem Versionskontrolle für Kursmaterialien ein (Master-Dokument mit Updates und Daten) sowie Checklisten für Live-Kurse. Dies erleichtert die Übergabe und stellt sicher, dass sich bei einem Lehrkräftewechsel nichts in der Wahrnehmung der Studierenden ändert.

Einstellungsprozess und Probeaufgaben

Ebenso entscheidend wie zu wissen, was die Person tut, ist der Prozess. Verwenden Sie eine strukturierte Einstellungs-Pipeline, anstatt die erste verfügbare Person sofort einzustellen.

• Rollen-Scorecard: Definieren Sie 3–4 messbare Ergebnisse der Rolle. Zum Beispiel: „Beantworten Sie alle Anfragen von Studierenden innerhalb von 24 Stunden mit 95% Kundenzufriedenheit.“

• Sourcing: Nutzen Sie Nischenportale (Jobbörsen für Lehrkräfte, professionelle Freelancer-Netzwerke oder Ihr Alumni-Netzwerk).

• Shortlisting: Auswahl anhand von Erfahrung, Kommunikation und kultureller Passung.

• Probeaufgaben: Bezahlen Sie Kandidat:innen für kleine, reale Aufgaben — z. B. Moderieren eines Forums, Bewerten eines Beispiel-Quiz oder Erstellen eines Unterrichtsentwurfs. Stellen Sie klare Bewertungsmaßstäbe bereit.

• Referenzen: Fragen Sie gezielt nach Beispielen für die Lösung von Problemen mit Studierenden, nicht nach allgemeinem Lob.

• Vertrag: Beginnen Sie mit einem einfachen, zeitlich befristeten Vertrag, der das Risiko begrenzt.

Warnsignale sind geringe Reaktionsfähigkeit, mangelhafte Arbeitsqualität oder Unsensibilität gegenüber Studierenden. Ein frühes Ablehnen ist besser, als jemanden im Team zu haben, der nicht im Einklang ist, da das Vertrauen der Studierenden von der Konsistenz des Teams abhängt.

Onboarding: 30-60-90 Tage

Ein gutes Onboarding-Programm gibt eine Basis vor, an der sich jede neue Einstellung orientiert. Planen Sie in 30-60-90 Tagen:

• Erste 30 Tage. Begleiten Sie Ihre Arbeit. Geben Sie eine Checkliste für den ersten Tag (Logins, SOPs, Tool-Schulungen). Lassen Sie neue Mitarbeitende Lektionen oder Supportanrufe beobachten. Verwenden Sie Quizze oder SOP-Durchläufe, um sicherzustellen, dass sie verstanden haben.

• Tage 31–60. Authentische, aber risikoarme Aufgaben, z. B. das Beantworten von FAQs, das Korrigieren von einfachen Arbeiten oder Beiträge in einem Forum. Geben Sie nach jeder Aktivität schnelles Feedback.

• Tage 61–90. Übergang zur vollen Verantwortung. Sie unterrichten eine ganze Klasse oder übernehmen Support ohne Ihre direkte Teilnahme. Besprechen Sie Ergebnisse anhand von KPIs (Antwortzeiten, Feedback-Bewertungen, Abschlussquoten).

Beenden Sie das Programm mit einer Abschlussbewertung: Erfüllen sie die vereinbarten Kriterien? Wenn ja, bestätigen Sie sie als festes Teammitglied. Wenn nicht, passen Sie die Rolle an oder trennen Sie sich sofort. Ein klarer Plan verhindert den „ewigen Onboarding“-Zyklus und stellt sicher, dass Studierende niemals schlecht gemanagten Support ertragen müssen.

Teamführung: Rhythmus und Kennzahlen

Wenn die Leute im Team sind, managen Sie sie sparsam, aber regelmäßig. Übernehmen Sie einen wöchentlichen Rhythmus:

• Standup (15–20 Minuten): Jede Person teilt Erfolge, Blockaden und Schlüsseldaten.

• KPI-Dashboards: Überwachen Sie Abschlussraten, Zufriedenheitswerte (CSAT, NPS usw.) und Service-Level-Agreements (z. B. alle Tickets innerhalb von 24 Stunden).

• RACI-Modell: Legen Sie fest, wer bei Launches, Kohorten und Eskalationen verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert oder informiert ist.

Einmal im Monat führen Sie eine Retrospektive durch, um zu prüfen, was gut lief und was schiefging. So kommen die Leute in einen Verbesserungsmodus ohne übermäßige Bürokratie.

Bieten Sie auch Auftragnehmer:innen Karrierechancen (z. B. Beförderung von Assistent:in zur leitenden Lehrkraft) zusammen mit klaren Belohnungen, die auf Studierendenergebnissen basieren. Eine Organisation, die Chancen zur Weiterentwicklung erkennt, bleibt inspiriert.

Bildungsmanagement bedeutet, Menschen im Einklang zu halten – mit dem Ziel eines stetigen Lernerfolgs der Studierenden.

Qualität, Compliance und Vertrauen der Studierenden

Bildung basiert auf Vertrauen. Wenn Ihr Team größer wird, entwickeln Sie Richtlinien, um es zu schützen:

• Akademische Integrität: Verwenden Sie Plagiatsprüfungen und ehrliche Bewertungsmaßstäbe.

• Datenschutz: Schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit personenbezogenen Daten und in der Einhaltung von GDPR-/FERPA-Grundsätzen.

• Barrierefreiheit: Stellen Sie sicher, dass Inhalte für Screenreader, Untertitel und Smartphones zugänglich sind.

• Inklusivität: Geben Sie Lehrkräften Leitlinien zu kultureller und sprachlicher Sensibilität.

Führen Sie monatliche QA-Audits durch: Überprüfen Sie eine zufällige Auswahl bewerteter Aufgaben, Support-Tickets oder Kursvideos. Machen Sie Kalibrierungsübungen, bei denen mehrere Lehrkräfte eine Einsendung bewerten und Ergebnisse vergleichen.

Die Transparenz von Compliance-Regeln gegenüber Ihren Studierenden ist entscheidend. Wenn Studierende verstehen, dass Ihre Plattform Fairness und Schutz priorisiert, unterstützen sie Ihre Programme eher.

Zusammengefasst: QA und Compliance sind keine Bürokratie — sondern das Geheimnis langfristiger Glaubwürdigkeit im Edu-Business-Markt.

Wachstumspfade und häufige Stolperfallen

Wenn Ihr Team reibungslos funktioniert, können Sie alternative Wachstumspfade wählen:

• Kohorten: Von einer zu mehreren parallelen Gruppen erweitern.

• Asynchrone Kurse: Lektionen aufzeichnen und für selbstgesteuertes Lernen aufbereiten.

• Lizenzierung: Anderen Trainer:innen oder Organisationen erlauben, Ihr Curriculum zu unterrichten.

• Unternehmensschulungen: Programme für Firmen anpassen, oft mit höherem Vertragswert.

Doch mit Wachstum kommen auch Stolperfallen:

• Zu spätes Einstellen führt zu Burnout und verpassten Chancen.

• Zu schnelles Einstellen verursacht Lohndruck und ungenutztes Personal.

• Skalierung funktioniert nicht, wenn Studierende nur von Ihnen abhängen. Bilden Sie Menschen aus, Verantwortung zu übernehmen.

• Zu viele Tools schaffen Verwirrung.

Die beste Strategie ist iteratives Skalieren: klein starten (eine Kohorte, eine neue Lehrkraft), Daten messen und erst später vergrößern. So bleibt die Qualität stabil, während Ihr Edu-Business schrittweise wächst.

Fazit

Hier ist ein unkomplizierter Aktionsplan, um diese Woche loszulegen:

1. Bewerten Sie die Signale für Einstellungen — stagnieren Sie aufgrund von Kapazitäts-, Qualitäts- oder Wachstumsbeschränkungen?

2. Dokumentieren Sie Ihre Top 3 SOPs.

3. Finden Sie heraus, welche Rolle Ihre aktuelle Studierendenzahl als Nächstes benötigt.

4. Führen Sie eine bezahlte Probeaufgabe durch, bevor Sie jemanden einstellen. 

5. Entwickeln Sie ein 30-60-90-Onboarding-Programm mit klar definierten KPIs.

Die richtigen Systeme, Rollen und der passende Rhythmus ermöglichen es Ihnen, vom Solopreneur zu einem echten Edu-Business zu wachsen – ohne das Vertrauen der Studierenden zu verlieren und ohne Qualität in dem, was Sie lehren, einzubüßen.