Wie Unternehmen interne Workshops durch On-Demand-Akademien ersetzen!

Jedes Quartal reserviert jemand einen Konferenzraum, bestellt etwas zu essen und erstellt eine Kalendereinladung mit dem Titel „Leadership Skills Workshop – PFLICHT“. Mindestens 50 % der Eingeladenen kommen zu spät. Eine kleine Anzahl der Teilnehmenden verbringt die Zeit während des Workshops am Handy. Bis zum darauffolgenden Freitag hat die Mehrheit bereits vergessen, was vermittelt wurde. Verantwortlich dafür war das Format – nicht die Personen, die an der Schulung teilgenommen haben.

Schulungen innerhalb von Organisationen wurden jahrzehntelang mit einer grundlegenden Annahme gestaltet: dass der beste Weg zu lernen darin besteht, eine große Gruppe von Menschen für eine festgelegte Zeit in einem Raum zusammenzubringen, damit sie gemeinsam lernen. Das war zutreffend, als Unternehmen vorhersehbarer waren; als Teammitglieder im selben Gebäude arbeiteten, ähnliche Zeitpläne hatten und sich in ihren Karrieren ungefähr gleich schnell entwickelten.

Remote- und Hybridarbeit haben den gemeinsamen Kalender aufgebrochen. Fähigkeiten veralten heute schneller, sodass ein eintägiger Workshop zur Datenkompetenz im Januar sich bis Juni bereits überholt anfühlen kann. Und die meisten Belegschaften sind fragmentierter als noch vor zehn Jahren: Vollzeitangestellte, Auftragnehmer und erfahrene Fachkräfte, die Tiefe in spezifischen Bereichen benötigen.

On-Demand-Akademien setzen genau hier an. Anstatt eines einzelnen geplanten Ereignisses bauen Unternehmen eine Bibliothek kurzer, strukturierter Lernmodule auf, auf die Mitarbeitende dann zugreifen, wenn sie sie brauchen – in ihrem eigenen Tempo. Unternehmen, die On-Demand-Akademien aufbauen, tun dies nicht in erster Linie, um Kosten zu senken – sondern weil der Workshop-Kalender keine Ergebnisse mehr liefert.

Was das Workshop-Modell zerstört hat

Die Probleme interner Workshops sind nicht neu. L&D-Teams kennen sie seit Jahren. Der Unterschied ist, dass die Kosten, sie zu ignorieren, heute schwerer zu rechtfertigen sind.

• Terminplanung zerstört die Teilnahme, bevor das Training beginnt. Wenn man alle an einen Ort bringen möchte (z. B. 20 Personen in einem Raum), muss man Termine über Teams, Zeitzonen und Projektfristen hinweg koordinieren. Wenn das Meeting schließlich stattfindet, sind nicht alle Teilnehmenden körperlich und geistig anwesend: Sie haben andere Aufgaben, kämpfen mit dringenden E-Mails und fragen sich, warum sie andere Termine verschoben haben, um an diesem teilzunehmen. Studien der Lernforschungsfirma SHRM zeigen, dass die durchschnittliche Wissensbehaltung nach einer Woche ohne Wiederholung bei etwa 10 % liegt. Ein ganztägiger Workshop – egal wie gut gestaltet – stößt an diese Grenze.

• Die Inhalte sind für niemanden speziell gemacht. Eine einzelne Sitzung zu Kommunikationsfähigkeiten oder Compliance-Verfahren muss gleichzeitig neue Mitarbeitende, erfahrene Manager und spezialisierte Fachkräfte bedienen. Trainer lösen das, indem sie sich am Durchschnitt orientieren – was bedeutet, dass der Inhalt für einige zu einfach und für andere zu schnell ist. Diejenigen, die etwas Spezifisches brauchten, gehen mit etwas Allgemeinem nach Hause.

• Eine Sitzung baut keine Fähigkeit auf. Jemandem dabei zuzusehen, wie er eine Verhandlungstechnik demonstriert oder ein Feedback-Modell erklärt, bedeutet nicht, dass man es selbst anwenden kann. Kompetenzaufbau braucht Wiederholung, über die Zeit verteilt, mit Möglichkeiten zur Anwendung und Korrektur. Ein dreistündiger Block im März bietet das nicht. Er bietet lediglich Exposition – was sich wie Training anfühlt, aber andere Ergebnisse liefert.

• Die Kosten pro Person sind hoch im Verhältnis zum Nutzen. Wenn man Honorare für Trainer, Standort, Reisen und die Produktivitätsverluste von 15 bis 20 Personen berücksichtigt, die während des Workshops nicht arbeiten, können die Kosten schnell steigen. Wenn Teilnehmende jedoch tatsächlich etwas lernen und dieses Wissen behalten, lassen sich diese Kosten rechtfertigen. 

All das bedeutet nicht, dass Workshops nutzlos sind. Das strukturelle Problem liegt darin, sie als primäres Mittel zum Kompetenzaufbau in einer Organisation zu verwenden – und sie nach einem festen Zeitplan durchzuführen, unabhängig davon, ob das Format zum Inhalt passt.

Wie On-Demand-Akademien tatsächlich aussehen

Der Begriff „On-Demand-Akademie“ wird oft ungenau verwendet, daher müssen wir das klarstellen.

Eine On-Demand-Akademie ist eine strukturierte Sammlung von Lerninhalten, die nach Rollen, Fähigkeiten und Karrierestufen organisiert ist, jederzeit zugänglich ist, im eigenen Tempo bearbeitet werden kann und darauf ausgelegt ist, in einzelnen Teilen statt auf einmal abgeschlossen zu werden. Der wichtigste Punkt ist die Struktur: Ein Ordner mit aufgezeichneten Webinaren oder ein gemeinsames Laufwerk voller PDFs gilt nicht als Akademie. 

Kurze Module

Akademien bestehen in der Regel aus kurzen Modulen mit fünf-, zehn- oder fünfzehnminütigen Lerneinheiten, sodass Mitarbeitende mindestens ein Modul vor einem Meeting und ein weiteres in einer ruhigen Phase ihres Arbeitstags absolvieren können. Abschlussraten sind bei kürzeren Modulen höher als bei längeren (#48: eine Stunde).

Rollenbasierte Lernpfade

Akademien bieten in der Regel mehrere Lernpfade und getrennte Curricula für verschiedene Funktionen. Beispielsweise unterscheiden sich die Lernwege eines Junior-Vertriebsmitarbeiters und eines Junior-Ingenieurs, auch wenn sie dieselbe Plattform nutzen – die Rolle bestimmt, was angezeigt wird.

Integrierte Assessments

Mini-Quizze oder Übungen nach jedem Modul erfordern aktives Abrufen von Wissen und stärken so das Gedächtnis. Sie werden nicht benotet, dienen aber als Orientierungspunkt für Mitarbeitende und ihre Führungskräfte, um Wissenslücken zu erkennen.

Kombinierte Inhaltsformate

Verschiedene Lern- und Inhaltstypen werden durch Formate wie Texte, Videos und interaktive Szenarien abgedeckt. Ein Compliance-Modul kann beispielsweise textbasiert sein; ein Modul zu Feedbackfähigkeiten eignet sich hingegen besser als verzweigtes Szenario, in dem Mitarbeitende Entscheidungen treffen und deren Konsequenzen beobachten.

Tipps für Unternehmen, die erfolgreich sein wollen 

Folgende Punkte sollten beim Aufbau einer Akademie berücksichtigt werden:

• Weisen Sie eine verantwortliche Person zu. Wenn niemand zuständig ist, veraltet die Akademie und verliert an Qualität. Vierteljährliche Überprüfungen helfen, veraltete Module zu erkennen, bevor Mitarbeitende sie nutzen.

• Verknüpfen Sie Lernen mit der Arbeit. Die besten Akademien verbinden Module mit konkreten Zeitpunkten, etwa wenn ein neuer Manager am ersten Tag einem People-Management-Pfad zugeordnet wird.

• Sorgen Sie für Transparenz beim Fortschritt. Dashboards, die Fortschritt, Abschlüsse und Kompetenzlücken zeigen, erhöhen die Beteiligung der Mitarbeitenden.

Die Struktur der Akademie ist wichtiger als die Technologie, die sie unterstützt. Eine gut organisierte Akademie auf Basis eines günstigen LMS wird wahrscheinlich besser funktionieren als eine schlecht organisierte Akademie auf Basis eines teuren LMS.

Wo sie besser funktionieren (und wo nicht)

On-Demand-Akademien werden oft überbewertet. Anbieter verkaufen sie als Ersatz für alle instruktorgeführten Schulungen – was nicht zutrifft und dazu führt, dass Unternehmen Lücken übersehen, bis Probleme auftreten.

On-Demand funktioniert gut für:

• Compliance- und Richtlinienschulungen. Inhalte, die alle erreichen müssen, konsistent bleiben und dokumentiert werden müssen, eignen sich besonders gut. On-Demand ist hier günstiger und schneller als unternehmensweite Termine.

• Technische Weiterbildung. Das Erlernen neuer Software, Programmiersprachen oder Analysemethoden passt gut zu selbstgesteuerten Formaten. Mitarbeitende lernen in ihrem eigenen Tempo, überspringen Bekanntes und wiederholen Unbekanntes.

• Onboarding. Neue Mitarbeitende benötigen in kurzer Zeit viele Informationen, von denen ein Großteil (Unternehmensprozesse, Produktwissen, Systemzugang) keinen Trainer erfordert. Eine Onboarding-Akademie entlastet Führungskräfte und bietet neuen Mitarbeitenden eine Ressource, auf die sie nach der ersten Woche zurückgreifen können.

• Laufende Referenz. Mitarbeitende vergessen Dinge. Eine Akademie, die sie durchsuchen und erneut aufrufen können, ist hilfreicher als Notizen aus einem Workshop, den sie vor acht Monaten besucht haben.

Workshops bleiben sinnvoll für:

• Führungskräfteentwicklung. Konflikte zu managen, schwieriges Feedback zu geben oder sich in Unternehmenspolitik zu bewegen, erfordert praktische Übungen in Echtzeit und unmittelbare Reaktionen. Ein verzweigtes Szenario kann das annähernd simulieren, aber ein erfahrener Trainer, der mit einer Gruppe von Führungskräften arbeitet, erfasst Nuancen, die aufgezeichnete Inhalte nicht reproduzieren können.

• Teamdynamik und Kulturarbeit. Sitzungen, die Vertrauen aufbauen, Meinungsverschiedenheiten sichtbar machen oder ein Team auf eine gemeinsame Richtung ausrichten sollen, erfordern, dass alle Beteiligten gemeinsam im Raum sind. Die gemeinsame Erfahrung ist Teil des Ergebnisses.

• Alles, was Coaching erfordert. Fähigkeiten, die sich durch Wiederholung und individuelles Feedback entwickeln – öffentliches Sprechen, Auftreten auf Führungsebene, komplexe Verhandlungen – brauchen eine reale Person im Prozess. On-Demand-Inhalte können Konzepte vermitteln, aber ein Coach oder Trainer übernimmt die eigentliche Entwicklungsarbeit.

Das praktische Modell, bei dem die meisten Unternehmen landen, ist eine Aufteilung: On-Demand-Akademien decken die Breite ab und vermitteln Fähigkeiten, die viele Menschen konsistent erreichen müssen. Workshops, die seltener und mit klareren Zielen durchgeführt werden, übernehmen die Tiefe – also Fähigkeiten, die echte Interaktion benötigen, um sich richtig zu entwickeln.

Wie man eine Akademie aufbaut, ohne bei null anzufangen

Die meisten L&D-Teams, die erfolgreich eine On-Demand-Akademie starten, bauen sie nicht von Grund auf neu. Sie strukturieren vorhandene Inhalte um, schließen Lücken und fügen Ordnung hinzu. Mit einer leeren Plattform zu beginnen und ausschließlich neue Inhalte zu erstellen, ist langsam, teuer und unnötig.

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme

Bevor Sie irgendeine Plattform anfassen, listen Sie auf, was Ihre Organisation bereits besitzt: aufgezeichnete Trainings, Onboarding-Dokumente, Prozessleitfäden, interne Wikis und Präsentationen aus früheren Workshops. Die meisten Unternehmen haben mehr wiederverwendbares Material, als ihnen bewusst ist. Die Bestandsaufnahme zeigt, was umgewandelt, aktualisiert oder entfernt werden sollte.

Ein einfaches Framework für die Bestandsaufnahme:

• Behalten und umwandeln: Inhalte, die korrekt sind, unternehmensspezifisch und jederzeit zugänglich sein sollten

• Lizenzieren und ergänzen: Allgemeine Inhalte (Kommunikation, Excel, Projektmanagement), die externe Anbieter bereits erstellen und aktualisieren

• Streichen: Alles, was veraltet, redundant oder zu lang für ein modulares Format ist

Struktur zuerst festlegen, dann die Plattform wählen.

Skizzieren Sie Ihre rollenbasierten Lernpfade, nachdem Sie die vorhandenen Inhalte identifiziert haben. Nutzen Sie Papier, um die Struktur festzuhalten, bevor Sie Tools evaluieren. So vermeiden Sie, dass Plattformfunktionen das Curriculum bestimmen – ein häufiger Fehler. Ein Sales-Enablement-Pfad unterscheidet sich von einem Engineering-Pfad, daher sollten Sie klar definieren, welche Fähigkeiten erforderlich sind und in welcher Reihenfolge sie vermittelt werden.

Für die meisten Unternehmen reduziert sich die Auswahl der Plattform schnell anhand von drei Kriterien: Integration mit bestehenden HR-Systemen, Unterstützung sowohl lizenzierter als auch interner Inhalte und der administrative Aufwand für die Pflege.

In Phasen aufbauen

Ein häufiger Fehler ist, die gesamte Akademie am ersten Tag zu starten. Stattdessen sollte man einen Lernpfad auswählen, ihn gut ausarbeiten und mit einer Testgruppe erproben, bevor weitere Pfade hinzugefügt werden. So lassen sich strukturelle Probleme früh erkennen und vermeiden, dass sie sich auf andere Bereiche übertragen.

So können die Phasen realistisch aufgebaut werden:

• Phase 1: Aufbau und Test eines einzelnen Lernpfads für eine konkrete Rolle mit echten Mitarbeitenden. Feedback zu Inhaltslücken und Benutzerfreundlichkeit sammeln.

• Phase 2: Basierend auf den Erkenntnissen aus Phase 1 Erweiterung auf zwei oder drei verwandte Rollen.

• Phase 3: Einführung der Akademie für alle Rollen im Unternehmen, inklusive eines Plans zur regelmäßigen Pflege der Inhalte.

Verantwortung klar zuweisen

Ohne eine verantwortliche Person wird die Akademie innerhalb eines Jahres zu einer verlassenen Bibliothek. Diese Person muss vierteljährliche Inhaltsprüfungen durchführen, verfolgen, welche Module als veraltet gemeldet werden, und mit Abteilungsleitern über notwendige Aktualisierungen sprechen. Die Verantwortung muss klar definiert und zugewiesen sein.

Lernen mit relevanten Momenten verknüpfen

Menschen interagieren nicht mit Inhalten ohne Anlass. Erfolgreiche Akademien verbinden Auslöser (z. B. Beförderung, neue Rolle, neues Projekt, Leistungsbeurteilung oder erkannte Kompetenzlücke) mit dem Lernprozess. Mitarbeitende beschäftigen sich mit Lernen, wenn es einen konkreten Anlass gibt.

Fazit

Erfolgreiche Unternehmen betrachten den Abschluss von Kursen als Einstieg, nicht als Endpunkt, und verfolgen, wie Mitarbeitende ihre Fähigkeiten anwenden. Zusätzlich holen sie Feedback von Führungskräften nach 30 und 60 Tagen ein. Lernkennzahlen werden mit Leistungsdaten verknüpft, um messbare Ursache-Wirkungs-Beziehungen herzustellen.

Eine Akademie löst das Terminproblem. Die Verhaltensänderung liegt weiterhin bei Ihnen.