A vállalati képzés fő célja, hogy megtanítsa a munkatársakat arra, hogyan végezzék jobban a munkájukat. Sok vállalati képzési program azonban lassú, sablonos hatású, és nincs valódi kapcsolata azzal a munkával, amelyet a munkatársak ténylegesen végeznek. A munkatársak végigkattintják a prezentációs diákat, megválaszolják a nyilvánvaló kvízkérdéseket, majd visszatérnek a munkához anélkül, hogy változtatnának a viselkedésükön.
Az ilyen típusú képzés idő- és pénzpazarlás. Emiatt a munkatársak úgy kezdhetnek tekinteni a tanulásra, mint egy kipipálandó feladatra. Ha ez a kipipálós szokás kialakul, ellenállnak majd azoknak a tanfolyamoknak, amelyek hasznosak lehetnének számukra.
Szerencsére az unalmas képzés okainak többsége néhány egyszerű tervezési döntéssel korrigálható. Nincs szüksége nagyobb platformra, hosszabb képzésre vagy több prezentációs diára. Világos célokra, jól szervezett felépítésre és olyan tartalomra van szüksége, amely tiszteletben tartja a tanuló idejének értékét.
Alább tíz olyan képzéstervezési hibát talál, amelyek unalmassá teszik a vállalati képzést, valamint néhány konkrét javaslatot arra, hogyan kerülheti el ezeket a hibákat.
1. Tartalommal kezdeni üzleti cél helyett
Képzési programjaik kidolgozásakor sok vállalat strukturált megközelítést alkalmaz. Egy témával kezdenek (biztonságtudatosság, új munkatársak beillesztése, értékesítési készségek, jogszabályok/előírások vagy termékismeret), majd ehhez a témához kapcsolódó anyagokat keresnek a kurzus létrehozásához.
Ez a módszer túlterhelt képzést eredményezhet. Ez azt jelenti, hogy a kurzus megpróbál mindent egyetlen tanfolyamba belesűríteni, amit a vállalat az adott témáról tud, ezért a munkatársaknak olyan információk áttekintésére kell időt fordítaniuk, amelyeket lehet, hogy soha nem fognak használni.
Ahelyett, hogy a témával kezdene, induljon a képzés kívánt eredményeiből. Tegye fel magának a kérdést: „Milyen változásokat szeretnénk látni a munkatársak teljesítményében, miután elvégezték ezt a képzést?”
Íme egy példa: egy új értékesítőnek magabiztosan kell tudnia kezelni az árra vonatkozó kifogásokat, egy ügyfélszolgálati munkatársnak csökkentenie kell azoknak az eseteknek a számát, amikor az ügyfélnek ugyanarra a problémára többször is támogatási kérést kell létrehoznia, a vezetőnek pedig megvalósítható visszajelzést kell adnia a munkatársak fejlődésének és fejlesztésének támogatására.
A világos cél segít meghatározni, mely tartalmak gyengék, és melyeket kell eltávolítani a képzési programból. Ha a tartalom vagy a tevékenységek (például a diák) nem segítik a tanulókat azoknak a feladatoknak az elvégzésében, amelyek a cél eléréséhez szükségesek, el kell távolítani őket.
Általános tanácsként érdemes ezt az állítást használni a kurzussal kapcsolatos gondolatok keretezésére: „A képzés elvégzése után a munkatárs képes lesz arra, hogy ....” Miután meghatározta ezt a záró állítást, a leckéket, tevékenységeket és kvízeket ennek az állításnak a mentén kell kidolgoznia.
2. A képzés túl hosszúra nyújtása
A hosszú kurzusok leszívják a figyelmet. A munkatársak értekezletek, ügyfélhívások, határidők és üzenetek között nyitják meg a kurzust. Egy 90 perces modul olyan fókuszt igényel, amelyet a legtöbb munkanap nem tud biztosítani. Bontsa a hosszú képzést kisebb részekre. Az ügyfélkommunikációról szóló kurzus négy rövid leckére bontható:
● Az ügyfél üdvözlése
● Jobb kérdések feltevése
● A düh kezelése
● Lezárás egyértelmű következő lépésekkel
Minden leckének egy készséget kell tanítania, és egy gyakorlati feladatot kell adnia. A rövid leckék segítenek abban, hogy a munkatársak úgy térjenek vissza a kurzushoz, hogy közben ne veszítsék el a kontextust.
3. A diák használata fő tanulási élményként
Használjon PowerPointot a képzéshez, de ne hagyatkozzon kizárólag a diákra a munkatársak képzésének teljes élményében.
A vállalkozások által készített sok képzés teljes egészében PowerPoint-diákból áll (hangalámondással). A tanulók elsősorban a képernyőn megjelenő felsorolásjeles szöveggel lépnek kapcsolatba, majd kitöltenek egy kvízt, ahol a kérdés megismétli az előző dián szereplő szavakat. Ez nem igényli azt, hogy a tanulók alkalmazzák vagy használják az információt megtekintés közben.
A tanuló bevonásának fenntartása mellett a passzív diákat váltsa fel olyan lehetőségekkel, amelyek oldalirányú gondolkodást és alkalmazásalapú döntéshozatalt kívánnak meg. Például ahelyett, hogy egy adatvédelmi kurzus során a munkatárs passzívan kapna egy gyanús dokumentumot egy beszállítótól, adjon neki lehetőséget arra, hogy alternatív lépést válasszon és megnézze annak eredményét, így láthatja, hogyan alkalmazható az adott lépés a szóban forgó adatvédelmi elvre.
4. A tanuló napi munkájának figyelmen kívül hagyása
Mivel a munkatársak lehet, hogy nem látják, hogyan kapcsolódik hozzájuk a képzés, az monotonnak tűnhet. Az általános példák miatt a kurzus olyannak tűnhet, mintha valaki másnak készült volna (pl. pénzügyi megfelelés értékesítőknek).
Például egy pénzügyi munkatársnak és egy értékesítőnek egyaránt meg kell felelnie a pénzügyi szabályozásoknak, de valószínűleg más megfelelési példákhoz/kérdésekhez tudnak kapcsolódni, mint egy gyártásban dolgozó munkatárs, akinek szintén meg kell felelnie ugyanazon jogszabály egyes részeinek, nagy valószínűséggel más módon, mint a többieknek.
Egy másik példa: egy új csoportvezető más visszajelzési gyakorlatot folytat, mint egy felsővezető. Egy támogatási munkatárs számára hasznosabbak a valódi támogatási jegyek, mint a kitalált ügyfélszolgálati helyzetek.
Használja azoknak az embereknek ismerős nyelvezetét, eszközeit és helyzeteit, akiket képez. Kérdezze meg a csapatok vezetőit arról, mit rontanak el a csoportjaik. Nézze át a belső chatnaplókat, támogatási jegyeket, értékesítési hívásokat és minőségi jelentéseket, hogy példákat találjon arra, hol ütköznek nehézségbe a munkatársai.
5. Szabályok tanítása gyakorlás nélkül
A munkatársak nem emlékeznek azokra a szabályokra, amelyeket csak elolvastak. Azokra a szabályokra viszont emlékezni fognak, amelyeket használnak.
Általában egy szabályzati képzési program elmagyarázza a végrehajtandó lépéseket, a tesztek pedig egyszerű felidézéses kérdéseket tartalmaznak. Bár ez megfelelő lehet egy szabályzat ismertségének növelésére, a viselkedés megváltoztatására alig, vagy egyáltalán nincs hatása.
A gyakorlatnak a lehető legközelebb kell állnia a valós gyakorlathoz. Ezért ha a munkatársnak biztonságosabb e-mail üzenetet kell megfogalmaznia, akkor egy kockázatos e-mail üzenet átírására kell megkérni. Hasonlóképpen, ha a vezetőknek jobb négyszemközti megbeszéléseket kell tartaniuk a munkatársaikkal, akkor kapjanak egy tömörített munkatársi helyzetleírást, majd kérjék meg őket, hogy válasszanak a javasolt munkatársi válaszok közül.
Például, ha egy értékesítési képviselőnek minősítenie kell egy leadet, kaphat egy példát a hívásjegyzetekre, és megkérhető arra, hogy határozza meg, mi legyen a következő kérdés.
6. A munkatársak túlterhelése információval
Túl gyakran szeretnének a szakterületi szakértők túl sok mindent lefedni. Rengeteg tudásuk van: tudják:
● Az összes kivételt
● Az összes szélső esetet
● Mióta csinálnak valamit, stb.
A szakterületi szakértő számára mindez hasznos információ; a tanulók számára azonban ez nagyon gyakran túl sok.
A képzésnek külön kell választania azt, amiről valakinek „ebben a pillanatban többet kell tudnia”, attól, amit „később hasznos lesz tudni”. A formalizált bevált gyakorlatokat a leckébe kell beépíteni; minden referencia-információt munkatámogató anyagban kell dokumentálni (például ellenőrzőlistában, GYIK-ban vagy a súgóközpont egy oldalán).
Például egy új munkatárs beillesztési kurzusának célja, hogy elegendő képzést nyújtson az első hét feladatainak elvégzéséhez. A beillesztési kurzus célja NEM az, hogy az új munkatársat a szervezeten belüli összes lehetséges folyamatról kiképezze.
7. Gyenge kvízek használata
A tanulók sikeresnek érezhetik magukat, amikor egy kvízben definíciókat ismételnek. Azonban például az alkalmazottak nagy valószínűséggel átmennek a kvízen, mégsem lesznek képesek sikeresen ellátni a munkájukat.
Ezért a hatékony kvízeknek arra kell összpontosítaniuk, hogy milyen döntéseket hoznának a tanulók, amikor valósághű helyzeti problémával szembesülnek, és kiválasztják a következő lépést. Adjon visszajelzést a válasz mellett, és magyarázza el a válasz indoklását is.
Például ahelyett, hogy ezt a kérdést használná:
„Lehetnek gyanús linkek az adathalász e-mailekben – igaz vagy hamis?”
Használja inkább ezt a kérdést:
„Kap egy e-mailt egy beszállítótól, amelyben azt jelzik, hogy egy új linken keresztül kell bejelentkeznie a fiókjába. A feladó e-mail-címében van egy plusz betű. Mit kell tennie?”
Ez a kérdés az ítélőképesség alkalmazását értékeli, nem pedig a memóriát.
8. A képzés egyszeri eseményként kezelése
A viselkedés megváltoztatása egyetlen tanfolyammal nehéz az alkalmazottak számára, mert emlékeztetőkre és visszajelzéssel kísért gyakorlásra van szükségük, miután a lecke véget ért.
Például egy vezető részt vesz egy képzésen, és új technikákat tanul meg a jobb visszajelzésadásra, majd két héttel később egy nehéz beszélgetést kell lefolytatnia (és mivel a vezetőnek nincsenek ellenőrzőlistái, mintamondatai vagy valaki, aki segítené ebben a beszélgetésben), valószínűleg visszatér a régi szokásaihoz.
A tanfolyam utáni támogatást meg kell tervezni. Küldjön rövid emlékeztetőket. Adjon a vezetőknek iránymutató beszélgetésindító kérdéseket. Tartalmazzon ellenőrzőlistákat azokban az eszközökben, amelyeket az alkalmazottak már használnak. A csapatvezetők minden héten tekintsenek át egy technikát a csapatmegbeszéléseken.
9. A tervezés szerepének figyelmen kívül hagyása
A rosszul megtervezett tartalom miatt a tanulónak nehézséget okoz az olvasás. Ha a diák zsúfoltak, a betűméret kicsi, többféle betűtípust használnak, és a színek alkalmazása ötletszerű, a tanuló gyorsabban elfárad. Ahelyett, hogy a tanított készséget sajátítaná el, az erőforrásait arra fogja használni, hogy megpróbálja értelmezni, mi jelenik meg a képernyőn.
A megfelelő tervezés lehetővé teszi, hogy a tanulók koncentráltak maradjanak. Használjon rövidebb bekezdéseket, adjon térközt a szakaszok közé, és csak akkor használjon képernyőképeket, amikor az a szükséges feladat elvégzéséhez indokolt. A gombok és a navigáció elrendezésének mindig könnyen azonosíthatónak kell lennie.
A tervezés a tanfolyam teljes felépítését is magában foglalja. A tanulóknak tudniuk kell, hol tartanak éppen a tanfolyamon belül, mire számíthatnak ezután, és hány hátralévő feladatot kell még befejezniük.
10. A teljesítés mérése a hatás helyett
A teljesítési arányok megmutatják, kik fejezték be a képzési programot. Nem jelzik azonban, hogy az alkalmazottak alkalmazták-e a tanultakat a munkájuk során.
Annak a viselkedésnek a javulását kell mérnie, amelyet a képzési programnak javítania kellett volna. Például:
● Értékesítési képzés esetén nézze meg a hívások minőségét vagy az értékesítési csapat konverziós arányait.
● Támogatási képzés esetén nézze meg az ügyfelek által létrehozott ismételt jegyek százalékos arányát és az ügyfél-elégedettségi pontszámot.
● Megfelelőségi képzés esetén nézze meg a benyújtott kockázati jelentések számát és a benyújtott vezetői megfigyelések számát.
Az adatokat körültekintően használja. Bár egy képzési program segíthet egy alkalmazottnak fejlődni, a munkakörülmények, az eszközök, a személyzet és az ösztönzők is hatással vannak erre. Hasonlítson össze több adatpontot, mielőtt megítéli bármely képzési program hatékonyságát.
Hogyan tehető vonzóbbá a vállalati képzés
Az erős vállalati képzés ad valamilyen feladatot az alkalmazottaknak. Arra kéri őket, hogy oldjanak meg problémákat, hozzanak döntéseket, és alkalmazzák az ötleteket a saját munkájukban.
Induljon egy munkahelyi problémából, ne egy definícióból
Például ne egy kiberbiztonsági leckét kezdjen szabályzati kifejezések listájával. Mutasson egy gyanúsnak tűnő e-mailt, és kérdezze meg a tanulót, mit tenne. Ezután magyarázza el a szabályt, miután a tanuló szembesült a döntéssel.
Használjon rövid, valós munkára épülő helyzeteket
Egy értékesítési képviselő kezelhet egy árazással kapcsolatos kifogást. Egy ügyfélszolgálati munkatárs válaszolhat egy dühös ügyfélnek. Egy vezető reagálhat egy alkalmazottra, aki elmulasztott egy határidőt. Ezek a helyzetek segítenek a tanulóknak összekapcsolni a tanfolyamot a napi feladataikkal.
Adjon az alkalmazottaknak olyan eszközöket, amelyeket a lecke után is használhatnak
Egy ellenőrzőlista, forgatókönyv, sablon vagy döntési fa gyakran többet ér, mint még egy dia. Például egy vezetőképző tanfolyam tartalmazhat egy visszajelzés-tervezési sablont. Egy megfelelőségi tanfolyam tartalmazhat egy „mielőtt megosztja ezt a fájlt” ellenőrzőlistát.
Következtetés
A vállalati képzés akkor válik unalmassá, amikor a csapatok feladatok helyett adatok köré építik. Az alkalmazottak olyan képzést szeretnének, amely tiszteletben tartja az idejüket, ismert problémákkal foglalkozik, és lehetőséget ad valós feladatok elvégzésére.
Kezdje egy átfogó üzleti céllal, hogy meghatározza, mit kell tanítani e cél eléréséhez. Tartsa röviden a leckéket, hogy az alkalmazottak ne unatkozzanak, és biztosítson számukra számos helyzetet, gyakorlási lehetőséget és munkán alapuló értékelést. Továbbra is támogassa az alkalmazottakat, miután befejezték a programot; mérje a munkájukban bekövetkezett változást.
A Kwiga erőforrásokat biztosít a képzési csapatoknak ahhoz, hogy egyértelmű tanulási élményt nyújtsanak az alkalmazottaknak. Mindent kínál az online képzésektől (némelyik még értékeléseket is tartalmaz) az automatizált folyamatokon át a tanulók nyomon követéséig. Bár a Kwiga nem tudja kijavítani a gyenge tartalmat, lehetővé teszi, hogy kiváló képzési tartalmat oktatási szempontból hatékony módon nyújtson át, ώστε az alkalmazottak hasznosítani tudják az anyagot.
