L'obiettivo principale della formazione aziendale è insegnare ai dipendenti come svolgere meglio il proprio lavoro. Tuttavia, molti programmi di formazione aziendale hanno un'impostazione lenta e generica che non ha alcun legame con il lavoro reale svolto dai dipendenti. I dipendenti cliccano tra le diapositive della presentazione, rispondono a domande di quiz ovvie e tornano al lavoro senza cambiare il proprio comportamento.
Questo tipo di formazione spreca tempo e denaro. Inoltre, porta i dipendenti a iniziare a considerare l'apprendimento come una semplice casella da spuntare. Una volta che questa abitudine del "spuntare la casella" si è consolidata, opporranno resistenza a seguire corsi che potrebbero essere utili per loro.
Fortunatamente, la maggior parte delle cause della formazione noiosa può essere corretta facendo alcune semplici scelte di progettazione. Non hai bisogno di una piattaforma più grande, di un corso di formazione più lungo o di più diapositive di presentazione. Hai bisogno di obiettivi chiari, di una struttura ben organizzata e di contenuti che rispettino il modo in cui il discente impiega il proprio tempo.
Di seguito troverai dieci errori di progettazione della formazione che rendono noiosa la formazione aziendale, oltre ad alcune raccomandazioni specifiche su come evitare questi errori.
1. Iniziare dai contenuti invece che da un obiettivo aziendale
Quando sviluppano i loro programmi di formazione, molte aziende utilizzano un approccio strutturato. Iniziano da un argomento (consapevolezza sulla sicurezza, inserimento dei nuovi dipendenti, competenze di vendita, leggi/normative o conoscenza del prodotto) e poi trovano materiali relativi a quell'argomento per creare il corso.
Usare questo metodo può portare a una formazione eccessivamente ampia. Ciò significa che il corso cercherà di fornire in un unico corso tutto ciò che l'azienda sa su quell'area tematica e, di conseguenza, i dipendenti dovranno dedicare tempo a rivedere informazioni che potrebbero non usare mai.
Invece di iniziare dall'argomento, inizia dai risultati desiderati della formazione. Chiediti: "Quali cambiamenti vogliamo vedere nelle prestazioni dei dipendenti dopo che avranno completato questa formazione?"
Ecco un esempio: un nuovo assunto nelle vendite dovrebbe sentirsi a proprio agio nel gestire le obiezioni sul prezzo, un addetto all'assistenza clienti dovrebbe ridurre il numero di volte in cui un cliente deve creare una richiesta di supporto per lo stesso problema e un manager deve fornire ai dipendenti feedback concreti per sostenerne lo sviluppo e il miglioramento.
Avere un obiettivo chiaro aiuterà a determinare quali contenuti sono deboli e dovrebbero essere rimossi dal programma di formazione. Se contenuti o attività (come le diapositive) non aiutano i discenti a svolgere i compiti necessari per raggiungere il loro obiettivo, dovrebbero essere rimossi.
Un consiglio generale è usare questa frase per inquadrare il corso. "Dopo aver completato questa formazione, il dipendente sarà in grado di ...." Dopo aver definito la tua frase di completamento, dovresti sviluppare lezioni, attività e quiz attorno a tale affermazione.
2. Rendere la formazione troppo lunga
I corsi lunghi prosciugano l'attenzione. I dipendenti aprono il corso tra riunioni, chiamate con i clienti, scadenze e messaggi. Un modulo di 90 minuti richiede un livello di concentrazione che la maggior parte delle giornate lavorative non può sostenere. Suddividi la formazione lunga in parti più piccole. Un corso sulla comunicazione con i clienti può diventare quattro brevi lezioni:
● Salutare il cliente
● Porre domande migliori
● Gestire la rabbia
● Concludere con passaggi successivi chiari
Ogni lezione dovrebbe insegnare una competenza e prevedere un'attività pratica. Le lezioni brevi aiutano i dipendenti a tornare al corso senza perdere il contesto.
3. Usare le diapositive come esperienza di apprendimento principale
Usa PowerPoint per la tua formazione, ma non affidarti solo alle diapositive per offrire l'intera esperienza di formazione ai dipendenti.
Molti corsi di formazione creati dalle aziende sono composti interamente da diapositive PowerPoint (con narrazione vocale). I discenti interagiscono principalmente con testo puntato che appare sullo schermo, seguito da risposte a un quiz in cui la domanda ripete le parole presenti nella diapositiva precedente. Questo non richiede ai discenti di applicare o utilizzare le informazioni mentre le visualizzano.
Oltre a mantenere il discente coinvolto, sostituisci le diapositive passive con opportunità di pensiero laterale e decisioni basate sull'applicazione. Per esempio, invece di una situazione passiva in cui un dipendente riceve un documento sospetto da un fornitore durante un corso sulla protezione dei dati, il dipendente ha l'opportunità di selezionare un'azione alternativa e visualizzarne il risultato, vedendo così come tale azione si applica al principio dei dati in questione.
4. Ignorare il lavoro quotidiano del discente
Poiché i dipendenti potrebbero non capire in che modo la formazione li riguardi, la formazione può risultare monotona. Esempi generici possono far sembrare il corso come se fosse stato creato per qualcun altro (ad esempio, conformità finanziaria per venditori).
Per esempio, una persona che lavora nella finanza e un venditore devono entrambi rispettare le normative finanziarie, ma è più probabile che si identifichino con esempi/domande di conformità diversi rispetto a una persona che lavora nella produzione, che rispetterà anch'essa qualche aspetto della stessa normativa, molto probabilmente in modo diverso dagli altri.
Un altro esempio: un nuovo supervisore adotta pratiche di feedback diverse rispetto a un dirigente. Un addetto all'assistenza trarrebbe beneficio dall'utilizzo di ticket di supporto reali invece di scenari immaginari di servizio clienti.
Utilizza il linguaggio, gli strumenti e le situazioni che sono familiari alle persone che stai formando. Chiedi ai supervisori dei tuoi team quali errori commettono i loro gruppi. Esamina i registri delle chat interne, i ticket di supporto, le chiamate di vendita e i report di qualità per trovare esempi delle difficoltà dei tuoi dipendenti.
5. Insegnare regole senza pratica
I dipendenti non ricordano le regole che hanno solo letto. Tuttavia, ricorderanno le regole che usano.
In genere, un programma di formazione sulle policy spiega le azioni da intraprendere e i test includono semplici domande di richiamo. Sebbene ciò possa essere appropriato per aumentare la consapevolezza di una policy, ha un effetto minimo, se non nullo, sull'influenzare il cambiamento comportamentale.
La pratica deve essere il più possibile vicina alla pratica reale. Pertanto, se il dipendente deve comporre un messaggio email più sicuro, gli si dovrebbe chiedere di riscrivere un'email rischiosa. Allo stesso modo, se i manager devono condurre colloqui individuali migliori con i propri dipendenti, dovrebbe essere loro fornito uno scenario sintetico relativo a un dipendente e poi si dovrebbe chiedere di scegliere una tra varie risposte proposte del dipendente.
Per esempio, se un rappresentante di vendita deve qualificare un lead, gli si può fornire un esempio di note di chiamata e chiedergli di determinare quale dovrebbe essere la domanda successiva.
6. Sovraccaricare i dipendenti di informazioni
Troppo spesso, gli esperti della materia vogliono includere troppo. C'è una grande quantità di conoscenze: sanno:
● Tutte le eccezioni
● Tutti i casi limite
● Da quanto tempo qualcosa viene fatto, ecc.
Per l'esperto della materia, tutte queste sono informazioni utili; tuttavia, per i discenti, molto spesso rappresentano un sovraccarico.
La formazione dovrebbe distinguere ciò di cui una persona "deve sapere di più in questo momento" da ciò che "sarà utile più avanti". Le best practice formalizzate dovrebbero essere incluse nella lezione; qualsiasi informazione di riferimento dovrebbe essere documentata in un supporto operativo (per esempio, una checklist, una FAQ, una pagina del centro assistenza).
Per esempio, lo scopo di un corso di onboarding per nuovi dipendenti è fornire una formazione sufficiente per completare le attività della prima settimana. Lo scopo di un corso di onboarding NON è fornire al nuovo dipendente una formazione su ogni possibile processo all'interno dell'organizzazione.
7. Uso di quiz deboli
I discenti possono sentirsi soddisfatti quando ripetono definizioni tramite un quiz. Tuttavia, per esempio, i dipendenti molto probabilmente supereranno il quiz senza essere in grado di svolgere con successo il proprio lavoro.
Pertanto, i quiz efficaci dovrebbero concentrarsi nel verificare le scelte che i tuoi discenti farebbero di fronte a un problema situazionale realistico e nel selezionare il passo d'azione successivo. Fornisci un feedback oltre alla risposta e spiega la motivazione della risposta.
Per esempio, invece di usare questa domanda:
“Potrebbero esserci link sospetti nelle email di phishing: vero o falso?”
Usa invece questa domanda:
“Ricevi un'email da un fornitore che indica che ti sta contattando per usare un nuovo link per accedere al tuo account. L'indirizzo email del mittente contiene una lettera in più. Quale azione dovresti intraprendere?”
Questa domanda valuterà l'applicazione del giudizio piuttosto che la memoria.
8. Trattare la formazione come un evento una tantum
Cambiare il comportamento attraverso un singolo corso è difficile per i dipendenti perché hanno bisogno di promemoria e pratica con feedback una volta terminata la lezione.
Per esempio, un manager partecipa alla formazione e apprende nuove tecniche per dare feedback in modo migliore, poi due settimane dopo deve affrontare una conversazione difficile (e poiché il manager non ha checklist, frasi di esempio o qualcuno che lo guidi in questa conversazione) probabilmente tornerà alle sue vecchie abitudini.
Il supporto dovrebbe essere pianificato dopo il corso. Invia brevi promemoria. Fornisci ai manager domande guida per la discussione. Includi checklist negli strumenti che i dipendenti usano già. Fai in modo che i team leader rivedano una tecnica durante le riunioni di team ogni settimana.
9. Dimenticare il ruolo del design
Contenuti progettati male renderanno difficile la lettura per il discente. Quando le slide sono affollate, con caratteri piccoli, più font e un uso casuale del colore, il discente si stancherà più rapidamente. Invece di apprendere la competenza insegnata, impiegherà le proprie risorse nel tentativo di decodificare ciò che viene presentato sullo schermo.
Un design adeguato permetterà ai discenti di restare concentrati. Usa paragrafi più brevi, aggiungi spazio tra le sezioni e utilizza screenshot solo dove necessario per completare l'attività richiesta. La disposizione dei pulsanti e della navigazione dovrebbe essere sempre facilmente identificabile.
Il design comprende anche il flusso complessivo del corso. I discenti devono conoscere la loro posizione attuale all'interno del corso, cosa aspettarsi dopo e quante attività rimanenti devono essere completate.
10. Misurare il completamento invece dell'impatto
I tassi di completamento mostrano chi ha completato il programma di formazione. Non indicano se i dipendenti hanno applicato ciò che hanno appreso mentre svolgevano il proprio lavoro.
Devi misurare il miglioramento del comportamento che il programma di formazione avrebbe dovuto migliorare. Per esempio:
● Per la formazione alle vendite, osserva la qualità delle loro chiamate o i tassi di conversione del team di vendita.
● Per la formazione del supporto, osserva la percentuale di ticket ripetuti creati dai clienti e il punteggio di soddisfazione del cliente.
● Per la formazione sulla conformità, osserva il numero di segnalazioni di rischio inviate e il numero di osservazioni dei manager inviate.
Usa i dati con cautela. Sebbene un programma di formazione possa aiutare un dipendente a migliorare, lo fanno anche le condizioni di lavoro, gli strumenti, il personale e gli incentivi. Confronta più punti dati prima di giudicare l'efficacia di qualsiasi programma di formazione.
Come rendere la formazione aziendale più coinvolgente
Una solida formazione aziendale offre ai dipendenti qualcosa da fare. Chiede loro di risolvere problemi, fare scelte e applicare idee al proprio lavoro.
Inizia con un problema sul posto di lavoro invece che con una definizione
Per esempio, non aprire una lezione sulla cybersicurezza con un elenco di termini delle policy. Mostra un'email che sembra sospetta e chiedi al discente cosa farebbe. Poi spiega la regola dopo che il discente ha affrontato la decisione.
Usa brevi scenari basati sul lavoro reale
Un addetto alle vendite può gestire un'obiezione sul prezzo. Un operatore del supporto può rispondere a un cliente arrabbiato. Un manager può rispondere a un dipendente che non ha rispettato una scadenza. Questi momenti aiutano i discenti a collegare il corso alle loro attività quotidiane.
Fornisci ai dipendenti strumenti che possano usare dopo la lezione
Una checklist, uno script, un modello o un albero decisionale spesso hanno più valore di un'altra slide. Per esempio, un corso di formazione per manager può includere un modello di pianificazione del feedback. Un corso sulla conformità può includere una checklist “prima di condividere questo file”.
Conclusione
La formazione aziendale diventa poco interessante quando i team la sviluppano attorno ai dati anziché ai compiti. I dipendenti vogliono una formazione che valorizzi il loro tempo, affronti problemi ben noti e offra opportunità di svolgere attività del mondo reale.
Inizia con un obiettivo aziendale generale per definire cosa viene insegnato per raggiungerlo. Mantieni le lezioni brevi, così i dipendenti non si annoiano, e fornisci loro numerosi scenari, pratica e valutazioni basate sul lavoro. Continua ad assistere i dipendenti dopo che hanno completato il programma; misura la differenza nel loro lavoro.
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