Come le aziende stanno sostituendo i workshop interni con accademie on-demand!

Ogni trimestre, qualcuno prenota una sala riunioni, ordina del cibo e crea un promemoria nel calendario intitolato "Workshop sulle Competenze di Leadership - OBBLIGATORIO". Almeno il 50% degli invitati arriva in ritardo. Un piccolo numero di partecipanti passa il tempo sul telefono durante il workshop. Entro il venerdì successivo, la maggior parte di ciò che è stato insegnato è già svanita dalle loro menti. La responsabilità è del formato, non delle persone che partecipano alla formazione.

La formazione all’interno di un’organizzazione è stata progettata per decenni con una convinzione di base: il modo migliore per imparare è riunire un grande gruppo di persone in una stanza per un periodo di tempo prestabilito, per apprendere insieme. Questo era vero quando le aziende erano più prevedibili; era vero quando i membri del team lavoravano nello stesso edificio, con tempistiche simili e progredivano nella carriera a ritmi più o meno uguali.

Il lavoro da remoto e ibrido ha spezzato il calendario condiviso. Le competenze invecchiano più velocemente, quindi un workshop di un giorno sulla data literacy a gennaio può sembrare già superato a giugno. E la maggior parte delle forze lavoro aziendali è oggi più frammentata rispetto a dieci anni fa: dipendenti a tempo pieno, collaboratori esterni e personale senior che necessita di approfondimenti in aree specifiche.

Le academy on-demand affrontano direttamente questo problema. Invece di un singolo evento programmato, le aziende costruiscono una libreria di moduli di apprendimento brevi e strutturati a cui i dipendenti accedono quando ne hanno bisogno, al proprio ritmo. Le aziende che stanno costruendo academy on-demand non lo fanno principalmente per ridurre i costi, ma perché il calendario dei workshop ha smesso di produrre risultati.

Cosa ha fatto fallire il modello dei workshop

I problemi dei workshop interni non sono nuovi. I team L&D ne sono consapevoli da anni. La differenza oggi è che il costo di ignorarli è diventato più difficile da giustificare.

• La pianificazione compromette la partecipazione ancora prima che inizi la formazione. Quando si cerca di riunire tutti nello stesso posto (ad esempio 20 persone in una stanza), è necessario coordinare la data tra team, fusi orari e scadenze dei progetti. Quando l’incontro finalmente avviene, non tutti i partecipanti saranno presenti fisicamente e mentalmente: avranno altro lavoro da fare, email urgenti da gestire e si chiederanno perché hanno rimandato altro per partecipare a questo. Studi della società di ricerca SHRM indicano che la ritenzione media delle conoscenze dopo una settimana senza rinforzo è circa del 10%. Un workshop di un giorno, per quanto ben progettato, si scontra con questo limite.

• Il contenuto non è pensato per nessuno in particolare. Una singola sessione su competenze comunicative o procedure di conformità deve servire contemporaneamente il neoassunto, il manager a metà carriera e lo specialista senior. I facilitatori risolvono puntando a una via di mezzo, il che significa che il contenuto è troppo basilare per alcuni e troppo veloce per altri. Chi aveva bisogno di qualcosa di specifico esce con qualcosa di generico.

• Una sola sessione non costruisce una competenza. Guardare qualcuno dimostrare una tecnica di negoziazione o spiegare un framework per dare feedback non significa saperlo fare. Lo sviluppo delle competenze richiede ripetizione, distribuita nel tempo, con possibilità di applicare e correggere. Un blocco di tre ore a marzo non lo consente. Offre esposizione, che sembra formazione ma produce risultati diversi.

• Il costo per persona è elevato rispetto a ciò che viene realmente trattenuto. Considerando i costi di facilitatori, location, viaggi e la perdita di produttività dovuta a 15–20 persone lontane dal proprio lavoro per tutta la durata del workshop, i costi aumentano rapidamente. Tuttavia, se il partecipante apprende davvero qualcosa e lo mantiene nel tempo, questi costi possono essere giustificati.

Tutto ciò non significa che i workshop siano inutili. Il problema strutturale è usarli come principale strumento per sviluppare competenze in tutta l’organizzazione, programmati rigidamente indipendentemente dal fatto che il formato sia adatto a ciò che viene insegnato.

Come sono realmente le academy on-demand

Il termine "academy on demand" è spesso usato in modo impreciso, quindi è necessario chiarirlo.

Un’academy on-demand è una raccolta strutturata di contenuti formativi organizzati per ruoli, competenze e fasi di carriera, accessibili in qualsiasi momento, al proprio ritmo e progettati per essere completati in parti anziché in un’unica soluzione. Il dettaglio più importante è che si tratta di contenuti strutturati: ad esempio, una cartella di webinar registrati o un drive condiviso pieno di PDF non costituiscono un’academy.

Moduli brevi

Le academy generalmente includono moduli brevi di 5, 10 o 15 minuti, così i dipendenti possono completarne almeno uno prima di una riunione e un altro durante un momento più tranquillo della giornata. I tassi di completamento sono più alti per moduli brevi rispetto a quelli lunghi.

Percorsi specifici per ruolo

Le academy offrono percorsi di apprendimento multipli e curricula separati per diverse funzioni lavorative. Ad esempio, il percorso di un venditore junior e quello di un ingegnere junior differiscono, anche se utilizzano la stessa piattaforma; il ruolo determina ciò che ogni individuo vede.

Valutazioni integrate

Mini quiz o esercizi dopo ogni modulo richiedono il richiamo delle informazioni, rafforzando la memoria. Non sono valutati, ma fungono da indicatore per il dipendente e il manager per identificare eventuali lacune.

Contenuti misti

Le academy combinano diversi tipi di contenuto: testo, video e scenari interattivi. Ad esempio, un modulo sulla conformità può essere in formato testuale; al contrario, uno sulle competenze di feedback può essere meglio rappresentato come uno scenario a scelta multipla con conseguenze.

Consigli per le aziende

Ecco alcune considerazioni per strutturare un’academy efficace:

• Assegnare un responsabile dell’academy. Senza una figura responsabile, i contenuti diventano obsoleti. Revisioni trimestrali aiutano a mantenerli aggiornati.

• Collegare l’apprendimento al lavoro. Le migliori academy collegano i moduli a momenti specifici, ad esempio inserendo un nuovo manager in un percorso di gestione del personale fin dal primo giorno.

• Mostrare i progressi. Dashboard con avanzamento, completamento e lacune aumentano il coinvolgimento.

La struttura dell’academy è più importante della tecnologia utilizzata per supportarla. Un’academy ben organizzata su un LMS economico probabilmente supererà una disorganizzata basata su un LMS costoso.

Dove funzionano meglio (e dove no)

Le academy on-demand vengono spesso sopravvalutate. I fornitori le presentano come un sostituto completo della formazione con istruttore, ma non è così e questo crea lacune.

Funzionano bene per:

• Formazione su compliance e policy. Contenuti che devono raggiungere tutti, restare coerenti e richiedere tracciamento sono perfetti per l’on-demand.

• Aggiornamento tecnico. Imparare nuovi strumenti, linguaggi o metodi si adatta bene al ritmo autonomo.

• Onboarding. I nuovi assunti ricevono molte informazioni rapidamente e possono tornarci in seguito senza bisogno continuo di un facilitatore.

• Riferimento continuo. Le persone dimenticano. Un’academy consultabile e riutilizzabile è più utile degli appunti presi durante un workshop seguito otto mesi prima.

I workshop restano però efficaci per:

• Sviluppo della leadership. Imparare a gestire conflitti, dare feedback difficili o navigare la politica aziendale richiede pratica dal vivo e risposte in tempo reale. Uno scenario interattivo può avvicinarsi a questo, ma un facilitatore esperto che lavora con un gruppo di manager gestisce sfumature che i contenuti registrati non possono replicare.

• Dinamiche di team e cultura. Le sessioni pensate per costruire fiducia, far emergere disaccordi o allineare un team richiedono la presenza condivisa delle persone. L’esperienza comune è parte del risultato.

• Qualsiasi attività che richiede coaching. Competenze che si sviluppano attraverso iterazione e feedback personalizzato — parlare in pubblico, presenza esecutiva, negoziazione complessa — necessitano di un elemento umano. I contenuti on-demand possono introdurre i concetti, ma è il coach o facilitatore a fare il vero lavoro di sviluppo.

Il modello pratico adottato dalla maggior parte delle aziende è una combinazione: le academy on-demand coprono l’ampiezza, fornendo competenze a molte persone in modo coerente. I workshop, meno frequenti e con obiettivi più chiari, si occupano della profondità — le competenze che richiedono interazione dal vivo per svilupparsi correttamente.

Come costruirne una senza partire da zero

La maggior parte dei team L&D che lanciano con successo un’academy on-demand non la costruiscono da zero. Riorganizzano ciò che già esiste, colmano le lacune e aggiungono struttura. Partire da una piattaforma vuota e creare contenuti completamente nuovi è lento, costoso e spesso inutile.

Inizia con un audit

Prima di scegliere qualsiasi piattaforma, elenca ciò che la tua organizzazione possiede già: sessioni registrate, documenti di onboarding, guide di processo, wiki interni e slide di workshop passati. La maggior parte delle aziende ha più materiale riutilizzabile di quanto pensi. L’audit ti aiuta a capire cosa convertire, aggiornare o eliminare.

Un semplice schema di audit:

• Conservare e convertire: contenuti accurati, specifici per l’azienda e utili se accessibili in qualsiasi momento

• Licenziare e integrare: contenuti generali (comunicazione, Excel, gestione progetti) già prodotti e aggiornati da fornitori esterni

• Eliminare: tutto ciò che è obsoleto, ridondante o troppo lungo per un formato modulare

Definire la struttura prima della piattaforma

È importante progettare i percorsi per ruolo prima di scegliere gli strumenti. Usa carta o uno schema per definire la struttura, evitando che siano le funzionalità della piattaforma a guidare il design del curriculum. Un percorso per vendite sarà diverso da uno per ingegneria: definisci le competenze necessarie e l’ordine in cui devono essere apprese.

Per la maggior parte delle aziende, la scelta della piattaforma si restringe rapidamente in base a tre criteri: integrazione con i sistemi HR esistenti, supporto per contenuti sia interni che esterni e facilità di gestione.

Costruire per fasi

Un errore comune è lanciare tutta l’academy subito. Meglio partire con un solo percorso, costruirlo bene e testarlo con un gruppo pilota prima di espandere. Questo permette di individuare problemi strutturali e avere un esempio concreto da mostrare al management.

Struttura realistica delle fasi:

• Fase 1: creare e testare un percorso per un solo ruolo con dipendenti reali, raccogliendo feedback

• Fase 2: espandere ad altri due o tre ruoli correlati

• Fase 3: estendere l’academy a tutta l’azienda con un piano di aggiornamento continuo

Assegnare una responsabilità chiara

Senza un responsabile nominato, l’academy diventerà una libreria abbandonata entro un anno. Questa persona deve gestire revisioni trimestrali, monitorare contenuti obsoleti e coordinarsi con i responsabili di reparto per aggiornamenti necessari.

Collegare l’accesso ai momenti chiave

Le persone non interagiscono con semplici librerie. Le academy efficaci collegano l’apprendimento a momenti specifici: promozioni, nuovi ruoli, nuovi progetti, valutazioni o lacune di competenze. L’apprendimento avviene quando viene attivato da un bisogno reale.

Conclusione

Le aziende di successo usano il completamento dei corsi come punto di partenza, non come fine. Monitorano l’applicazione delle competenze e raccolgono feedback dopo 30 e 60 giorni, collegando i dati formativi alle performance per misurare l’impatto reale.

Un’academy risolve il problema della pianificazione. Il cambiamento comportamentale, però, resta responsabilità tua.