Uzņēmumu apmācību galvenais mērķis ir iemācīt darbiniekiem, kā labāk veikt savu darbu. Tomēr daudzām uzņēmumu apmācību programmām ir gausa, vispārīga noskaņa, kam nav saistības ar reālo darbu, ko darbinieki veic. Darbinieki izklikšķina prezentācijas slaidus, atbild uz acīmredzamiem viktorīnas jautājumiem un atgriežas darbā, nemainot savu uzvedību.
Šāds apmācību veids izšķērdē laiku un naudu. Tas arī liek darbiniekiem sākt uztvert mācīšanos kā vienkārši atzīmējamu formalitāti. Kad šis ieradums visu tikai "atzīmēt" ir izveidojies, viņi pretojas kursu apguvei, kas viņiem varētu būt noderīgi.
Par laimi, lielāko daļu garlaicīgu apmācību cēloņu var novērst, izdarot dažas vienkāršas dizaina izvēles. Jums nav vajadzīga lielāka platforma, garāks apmācību kurss vai vairāk prezentācijas slaidu. Jums ir vajadzīgi skaidri mērķi, labi organizēts dizains un saturs, kas respektē izglītojamā laika izmantojumu.
Tālāk atradīsiet desmit apmācību izstrādes kļūdas, kas padara uzņēmumu apmācības garlaicīgas, kā arī dažus konkrētus ieteikumus, kā izvairīties no šo kļūdu pieļaušanas.
1. Sākšana ar saturu, nevis ar biznesa mērķi
Izstrādājot savas apmācību programmas, daudzi uzņēmumi izmanto strukturētu pieeju. Viņi sāk ar tēmu (drošības izpratne, jauno darbinieku ievadīšana darbā, pārdošanas prasmes, likumi/noteikumi vai produktu zināšanas) un pēc tam atrod ar šo tēmu saistītus materiālus, lai izveidotu kursu.
Izmantojot šo metodi, var rasties pārlieku uzpūstas apmācības. Tas nozīmē, ka kurss mēģinās vienā kursā ietvert visu, ko uzņēmums zina par šo tēmu, un tāpēc darbiniekiem būs jāpavada laiks, pārskatot informāciju, ko viņi, iespējams, nekad neizmantos.
Tā vietā, lai sāktu ar tēmu, sāciet ar vēlamajiem apmācību rezultātiem. Pajautājiet sev: "Kādas izmaiņas mēs vēlamies redzēt darbinieku sniegumā pēc šīs apmācības pabeigšanas?"
Lūk, piemērs: jaunam pārdošanas darbiniekam vajadzētu justies pārliecināti, risinot iebildumus par cenu, klientu atbalsta speciālistam vajadzētu samazināt reižu skaitu, kad klientam jāizveido atbalsta pieprasījums par to pašu problēmu, un vadītājam jāsniedz darbiniekiem praktiski izmantojama atgriezeniskā saite, lai atbalstītu viņu attīstību un uzlabošanos.
Skaidrs mērķis palīdzēs noteikt, kurš saturs ir vājš un būtu jāizņem no apmācību programmas. Ja saturs vai aktivitātes (piemēram, slaidi) nepalīdz izglītojamajiem izpildīt uzdevumus, kas nepieciešami mērķa sasniegšanai, tie būtu jāizņem.
Vispārīgs ieteikums būtu izmantot šo formulējumu, lai strukturētu savas domas par kursu. "Pēc šīs apmācības pabeigšanas darbinieks spēs ...." Kad esat noteicis šo pabeigšanas formulējumu, jums jāveido savas nodarbības, aktivitātes un viktorīnas ap to.
2. Apmācību padarīšana pārāk garu
Gari kursi izsmeļ uzmanību. Darbinieki atver kursu starp sanāksmēm, klientu zvaniem, termiņiem un ziņojumiem. 90 minūšu modulis prasa koncentrēšanos, ko lielākā daļa darba dienu nespēj nodrošināt. Sadaliet garas apmācības mazākās daļās. Kurss par saziņu ar klientiem var kļūt par četrām īsām nodarbībām:
● Klienta sasveicināšana
● Labāku jautājumu uzdošana
● Dusmu situāciju risināšana
● Noslēgšana ar skaidriem nākamajiem soļiem
Katrai nodarbībai būtu jāmāca viena prasme un jādod viens praktiskais uzdevums. Īsas nodarbības palīdz darbiniekiem atgriezties kursā, nezaudējot kontekstu.
3. Slaidu izmantošana kā galvenā mācību pieredze
Izmantojiet PowerPoint savām apmācībām, bet nepaļaujieties tikai uz slaidiem, lai nodrošinātu visu darbinieku apmācību pieredzi.
Daudzi uzņēmumu veidoti apmācību kursi pilnībā sastāv no PowerPoint slaidiem (ar balss ierunājumu). Izglītojamie galvenokārt mijiedarbojas ar aizzīmju tekstu, kas parādās ekrānā, un pēc tam atbild uz viktorīnas jautājumu, kurā tiek atkārtoti iepriekšējā slaidā redzamie vārdi. Tas neprasa izglītojamajiem pielietot vai izmantot informāciju tās apskates laikā.
Papildus tam, lai noturētu izglītojamā iesaisti, aizstājiet pasīvus slaidus ar iespējām domāt plašāk un pieņemt uz pielietojumu balstītus lēmumus. Piemēram, tā vietā, lai būtu pasīva situācija, kurā darbinieks datu aizsardzības kursa laikā saņem aizdomīgu dokumentu no piegādātāja, darbiniekam tiek dota iespēja izvēlēties alternatīvu rīcību un redzēt tās iznākumu, tādējādi saprotot, kā šī rīcība attiecas uz konkrēto datu principu.
4. Izglītojamā ikdienas darba ignorēšana
Tā kā darbinieki var nesaskatīt, kā apmācība attiecas uz viņiem, apmācības var šķist vienmuļas. Vispārīgi piemēri var radīt sajūtu, ka kurss ir izveidots kādam citam (piemēram, finanšu atbilstība pārdevējiem).
Piemēram, gan finanšu speciālistam, gan pārdevējam ir jāievēro finanšu noteikumi, taču viņi, visticamāk, labāk sasaistīsies ar atšķirīgiem atbilstības piemēriem/jautājumiem nekā ražošanas darbinieks, kuram arī jāievēro kāds šī paša regulējuma aspekts, visticamāk citādā veidā nekā pārējiem.
Vēl viens piemērs: jaunam vadītājam ir citāda atgriezeniskās saites prakse nekā augstākā līmeņa vadītājam. Atbalsta pārstāvim būtu noderīgāk izmantot reālus atbalsta pieteikumus, nevis izdomātus klientu apkalpošanas scenārijus.
Izmantojiet valodu, rīkus un situācijas, kas ir pazīstamas cilvēkiem, kurus apmācāt. Pajautājiet komandu vadītājiem, ko viņu grupas dara nepareizi. Apskatiet iekšējo čatu žurnālus, atbalsta pieteikumus, pārdošanas zvanus un kvalitātes pārskatus, lai atrastu piemērus tam, kur jūsu darbiniekiem rodas grūtības.
5. Noteikumu mācīšana bez prakses
Darbinieki neatceras noteikumus, kurus viņi ir tikai izlasījuši. Tomēr darbinieki atcerēsies noteikumus, kurus viņi izmanto.
Parasti politiku apmācību programma izskaidros veicamās darbības, un testos būs vienkārši atcerēšanās tipa jautājumi. Lai gan tas var būt piemēroti politikas izpratnes palielināšanai, tam ir maza vai nekāda ietekme uz uzvedības maiņas veicināšanu.
Praksei jābūt pēc iespējas tuvākai reālajai praksei. Tāpēc, ja darbiniekam jāprot sastādīt drošāku e-pasta ziņojumu, viņam būtu jālūdz pārrakstīt riskantu e-pasta ziņojumu. Tāpat, ja vadītājiem jāvada labākas individuālās tikšanās ar darbiniekiem, viņiem būtu jāsaņem saīsināts darbinieka scenārijs un pēc tam jāizvēlas viena no vairākām piedāvātajām atbildēm darbiniekam.
Piemēram, ja pārdošanas pārstāvim ir jākvalificē potenciālais klients, viņam var sniegt zvana piezīmju piemēru un lūgt noteikt, kādam vajadzētu būt nākamajam jautājumam.
6. Darbinieku pārslogošana ar informāciju
Pārāk bieži jomas eksperti vēlas iekļaut pārāk daudz. Zināšanu ir ļoti daudz: viņi zina:
● Visus izņēmumus
● Visus robežgadījumus
● Cik ilgi kaut kas ir darīts utt.
Jomas ekspertam visa šī informācija ir noderīga; tomēr izglītojamajiem tā ļoti bieži ir pārslodze.
Apmācībās vajadzētu nodalīt to, par ko cilvēkam "šajā brīdī ir jāzina vairāk", no tā, ko zināt "būs noderīgi vēlāk". Formalizētai labajai praksei vajadzētu būt iekļautai nodarbībā; jebkāda atsauces informācija būtu jādokumentē darba palīglīdzeklī (piemēram, kontrolsarakstā, BUJ, palīdzības centra lapā).
Piemēram, jauna darbinieka ievadkursa mērķis ir nodrošināt pietiekamu apmācību, lai viņš varētu paveikt pirmās darba nedēļas uzdevumus. Ievadkursa mērķis NAV sniegt jaunajam darbiniekam apmācību par katru iespējamo procesu organizācijā.
7. Vāju viktorīnu izmantošana
Apmācāmie var justies gandarīti, atkārtojot definīcijas viktorīnā. Tomēr, piemēram, darbinieki ļoti iespējams nokārtos viktorīnu un tomēr nespēs veiksmīgi paveikt savu darbu.
Tāpēc efektīvām viktorīnām vajadzētu koncentrēties uz to izvēļu pārbaudi, ko jūsu apmācāmie izdarītu, saskaroties ar reālistisku situācijas problēmu un izvēloties nākamo rīcības soli. Sniedziet atgriezenisko saiti kopā ar atbildi un paskaidrojiet atbildes pamatojumu.
Piemēram, tā vietā, lai izmantotu šo jautājumu:
“Vai pikšķerēšanas e-pastos var būt aizdomīgas saites – patiess vai aplams?”
Tā vietā izmantojiet šo jautājumu:
“Jūs saņemat e-pastu no piegādātāja, kurā norādīts, ka viņi sazinās ar jums, lai izmantotu jaunu saiti pieteikšanās veikšanai jūsu kontā. Sūtītāja e-pasta adresē ir viens lieks burts. Kā jums būtu jārīkojas?”
Šis jautājums novērtēs spriestspējas pielietojumu, nevis atmiņu.
8. Attieksme pret apmācību kā vienreizēju notikumu
Mainīt uzvedību ar vienu kursu darbiniekiem ir grūti, jo pēc nodarbības beigām viņiem ir vajadzīgi atgādinājumi un prakse ar atgriezenisko saiti.
Piemēram, vadītājs dodas uz apmācībām un apgūst jaunas tehnikas, kā labāk sniegt atgriezenisko saiti, bet pēc divām nedēļām viņam ir sarežģīta saruna (un, tā kā vadītājam nav kontrolsarakstu, frāžu paraugu vai kāda, kurš viņu šajā sarunā konsultētu), viņš, visticamāk, atgriezīsies pie saviem vecajiem ieradumiem.
Atbalsts ir jāplāno arī pēc kursa. Sūtiet īsus atgādinājumus. Nodrošiniet vadītājiem rosinošus diskusiju jautājumus. Iekļaujiet kontrolsarakstus rīkos, kurus darbinieki jau izmanto. Lai komandu vadītāji katru nedēļu komandas sanāksmēs pārskata vienu tehniku.
9. Dizaina lomas ignorēšana
Slikti izstrādāts saturs radīs grūtības apmācāmajam to lasīt. Ja slaidi ir pārblīvēti, ar mazu burtu izmēru, vairākiem fontiem un haotisku krāsu lietojumu, apmācāmais nogurs ātrāk. Tā vietā, lai apgūtu mācīto prasmi, viņš izmantos savus resursus, cenšoties atšifrēt, kas tiek parādīts ekrānā.
Pareizs dizains ļaus apmācāmajiem saglabāt fokusu. Izmantojiet īsākas rindkopas, pievienojiet atstarpes starp sadaļām un izmantojiet ekrānuzņēmumus tikai tad, kad tas ir nepieciešams, lai pabeigtu vajadzīgo uzdevumu. Pogu un navigācijas izkārtojumam vienmēr jābūt viegli atpazīstamam.
Dizains ietver arī kursa kopējo plūsmu. Apmācāmajiem ir jāzina sava pašreizējā atrašanās vieta kursā, ko sagaidīt tālāk un cik uzdevumu vēl ir jāpabeidz.
10. Pabeigšanas mērīšana ietekmes vietā
Pabeigšanas rādītāji parāda, kurš pabeidza apmācību programmu. Tie nenorāda, vai darbinieki, veicot savu darbu, īstenoja to, ko iemācījās.
Jums ir jāmēra tās uzvedības uzlabojums, kuru apmācību programmai bija paredzēts uzlabot. Piemēram:
● Pārdošanas apmācībām skatieties uz viņu zvanu kvalitāti vai pārdošanas komandas konversijas rādītājiem.
● Atbalsta apmācībām skatieties uz klientu izveidoto atkārtoto pieteikumu procentu un klientu apmierinātības rādītāju.
● Atbilstības apmācībām skatieties uz iesniegto riska ziņojumu skaitu un iesniegto vadītāju novērojumu skaitu.
Izmantojiet datus piesardzīgi. Lai gan apmācību programma var palīdzēt darbiniekam uzlaboties, to ietekmē arī darba apstākļi, rīki, personāls un stimuli. Pirms spriest par jebkuras apmācību programmas efektivitāti, salīdziniet vairākus datu punktus.
Kā padarīt korporatīvās apmācības saistošākas
Spēcīgas korporatīvās apmācības dod darbiniekiem kaut ko darīt. Tās aicina viņus risināt problēmas, izdarīt izvēles un pielietot idejas savā darbā.
Sāciet ar darba vietas problēmu, nevis definīciju
Piemēram, neatveriet kiberdrošības nodarbību ar politiku terminu sarakstu. Parādiet e-pastu, kas izskatās aizdomīgs, un pajautājiet apmācāmajam, ko viņš darītu. Pēc tam izskaidrojiet noteikumu, kad apmācāmais jau ir saskāries ar lēmumu.
Izmantojiet īsus scenārijus, kas balstīti uz reālu darbu
Pārdošanas pārstāvis var tikt galā ar iebildumu par cenu. Atbalsta aģents var atbildēt dusmīgam klientam. Vadītājs var reaģēt uz darbinieku, kurš nokavēja termiņu. Šādi brīži palīdz apmācāmajiem sasaistīt kursu ar viņu ikdienas uzdevumiem.
Dodiet darbiniekiem rīkus, ko viņi var izmantot pēc nodarbības
Kontrolsaraksts, skripts, veidne vai lēmumu koks bieži ir vērtīgāks par vēl vienu slaidu. Piemēram, vadītāju apmācību kursā var iekļaut atgriezeniskās saites plānošanas veidni. Atbilstības kursā var iekļaut kontrolsarakstu “pirms kopīgojat šo failu”.
Secinājums
Korporatīvās apmācības kļūst neinteresantas, kad komandas tās izstrādā, balstoties uz datiem, nevis uzdevumiem. Darbinieki vēlas apmācības, kas novērtē viņu laiku, risina labi zināmas problēmas un sniedz iespējas veikt reālas darba pasaules uzdevumus.
Sāciet ar vispārēju biznesa mērķi, lai noteiktu, kas ir jāmāca šī mērķa sasniegšanai. Saglabājiet nodarbības īsas, lai darbiniekiem nekļūtu garlaicīgi, un nodrošiniet viņiem daudz scenāriju, prakses un darba vidē balstītu vērtējumu. Turpiniet palīdzēt darbiniekiem pēc tam, kad viņi ir pabeiguši programmu; izmēriet atšķirību viņu darbā.
Kwiga nodrošina apmācību komandas ar resursiem, lai darbiniekiem sniegtu skaidrību mācību pieredzē. Tajā ir viss – no tiešsaistes apmācību kursiem (daži pat ietver vērtējumus) līdz automatizētiem procesiem un apmācāmo uzskaitei. Lai gan Kwiga nevar izlabot vāju saturu, tā ļauj jums nodrošināt izcilu apmācību saturu mācību veidā, lai darbinieki varētu izmantot šo materiālu.