Badania wykazują, że to nie pieniądze są główną przyczyną odejścia pracowników. Ludzie przede wszystkim rezygnują z powodu braku jasności w zarządzaniu, braku wsparcia ze strony kierownictwa oraz nieprzyjemnego środowiska pracy. Victoria Voronko, PM z The Instapreneurs, podzieli się podejściami, które pomagają menedżerowi budować relacje z zespołem poprawnie i skutecznie rozwiązywać zadania biznesowe.
Jakie umiejętności potrzebuje menedżer?
Zarządzanie zespołem to złożony proces, który wymaga różnorodnych umiejętności i zdolności. Umiejętności twarde (planowanie projektów, monitorowanie postępów, zarządzanie budżetem, itp.) stanowią fundament. Jednak równie niezbędne są umiejętności miękkie.
Umiejętności miękkie wymagane od menedżera:
- Umiejętności komunikacyjne — zdolność klarownego wyrażania idei, słuchania opinii podwładnych oraz efektywnego komunikowania się z nimi.
- Cechy przywódcze — inspiracja, motywowanie i kierowanie zespołem w kierunku osiągnięcia wspólnych celów.
- Umiejętności delegowania — rozdział zadań między członków zespołu uwzględniający ich umiejętności i potencjał.
- Zarządzanie konfliktem — konstruktywne rozwiązywanie sporów w zespole i promowanie pozytywnych relacji między jego członkami.
- Zdolności analityczne — analizowanie sytuacji, identyfikowanie problemów oraz poszukiwanie skutecznych rozwiązań.
- Zarządzanie czasem — efektywne alokowanie czasu między różnymi zadaniami i podejmowanie szybkich decyzji.
- Inteligencja emocjonalna — rozumienie własnych uczuć i reakcji oraz emocji, motywacji i zachowań podwładnych.
- Umiejętności motywacyjne — identyfikowanie i pielęgnowanie inspiracji członków zespołu, pobudzanie ich do osiągania wysokich wyników.
Dla skutecznego zarządzania ważne jest posiadanie wszystkich tych umiejętności. Jeśli którekolwiek z nich brakuje, należy je uwzględnić w planie rozwoju.
Czym jest efektywność zespołu?
Efektywność zespołu to zdolność grupy ludzi do wspólnego działania w celu osiągnięcia wspólnych celów i zadań. Można ją mierzyć za pomocą różnych wskaźników, podzielonych na dwie grupy.
Wskaźniki wydajności:
- Poziom satysfakcji klienta.
- Jakość pracy i ukończenie zadań.
- Szybkość rozwoju.
- Liczba kreatywnych pomysłów i inicjatyw w czasie.
- Stosunek pomysłów do wdrożeń.
- Skuteczność wykorzystania czasu i zasobów.
Wskaźniki planowania:
- Czas ukończenia zadania.
- Liczba zadań ukończonych na czas.
- Stosunek zaplanowanych do ukończonych zadań.
- Skuteczność alokacji zadań.
Wskaźniki powinny motywować ludzi do poprawy jakości wykonywanych zadań i unikania powtarzania błędów. Aby zgłębić zarządzanie kreatywnymi zespołami, obejrzyj wykład na platformie The Instapreneurs. Dowiesz się tu o składowych zarządzania projektem, umiejętnościach miękkich i twardych potrzebnych do zarządzania specjalistami, jak zwiększyć efektywność zespołu i nie tylko.
Spotkania indywidualne: Zasady efektywnego prowadzenia
Ważną praktyką wzmacniającą relacje między kierownikiem a zespołem są spotkania "jeden na jeden". Są to indywidualne spotkania z każdym pracownikiem, pozwalające:
- Pogłębić zrozumienie potrzeb i ambicji twoich pracowników.
- Ocenić wyniki i zidentyfikować możliwe problemy lub przeszkody utrudniające osiągnięcie celów.
- Zaoferować wsparcie w rozwoju umiejętności, znalezieniu nowych możliwości i tworzeniu ścieżki kariery.
- Zwiększyć wzajemne zrozumienie między kierownikiem a pracownikiem.
Zasady efektywnych spotkań jeden na jeden:
- Regularność - planuj spotkania co tydzień lub co miesiąc, w zależności od potrzeb i okoliczności.
- Indywidualność - skup się na potrzebach i celach każdego konkretnego pracownika.
- Planowanie - przygotuj się do spotkania z wyprzedzeniem, przedstaw pracownikowi tematy do omówienia.
- Otwartość i szczerość - stwórz warunki, aby pracownik mógł dzielić się myślami, pragnieniami i problemami bez obawy czy wstydu.
- Aktywne słuchanie - uważnie słuchaj pracownika, biorąc pod uwagę jego myśli i uczucia.
- Zadania i cele - omów obecne zadania i cele, a także przyszłe plany.
- Opinia zwrotna - udzielaj konstruktywnej opinii zwrotnej na temat postępów i osiągnięć pracownika.
Ważne jest unikanie powszechnych błędów: braku przygotowania, nieprowadzenia notatek, opuszczania spotkań, skupiania się przez kierownika na sobie, a nie na pracowniku.
Jak skutecznie udzielać informacji zwrotnej zespołowi
Prawidłowe udzielanie informacji zwrotnej przyczynia się do poprawy relacji w pracy, rozwoju pracowników i osiągania pożądanych rezultatów. Opiera się na następujących zasadach:
- Mów o faktach i działaniach. Bazuj na konkretnej obserwacji sytuacji w pracy i działań pracowników, a nie na ogólnych ocenach czy domysłach.
- Wyraź swoje myśli i prośby jasno i konkretne. Ważne jest unikanie agresji biernej czy milczenia.
- Sprawdzaj kontakt emocjonalny. Bądź uwrażliwiony na stan psychiczny pracownika i dąż do konstruktywnej rozmowy.
- Kwestionuj swoje zdanie. Zamiast narzucać swoje zdanie, lepiej zostawić miejsce na otwartą dyskusję i wymianę pomysłów.
- Podziękuj pracownikowi za wysłuchanie cię i za umożliwienie szczerości. Podkreśl jego wkład w produktywną komunikację.
Specjalne metody takie jak "Stop Start Kontynuuj" lub "Sytuacja Zachowanie Wpływ" stanowią wygodną podstawę do wyrażania zarówno pozytywnych, jak i negatywnych aspektów oraz sugestii dotyczących dalszego rozwoju.
Jak motywować zespół
Ważne jest, aby menedżer potrafił zapałać entuzjazmem swoich podwładnych i pobudzić ich do osiągania nowych sukcesów. Oto kilka strategii, które mogą w tym pomóc:
- Ustalanie wspólnych celów.
- Udział w podejmowaniu decyzji.
- Świadczenie rozwoju zawodowego i szkoleń.
- Docenianie sukcesów i osiągnięć oraz nagradzanie wysiłków.
- Tworzenie pozytywnego środowiska pracy.
- Stwarzanie możliwości samorealizacji.
- Ustanawianie osobistego przykładu.
- Wyjścia zespołu, działania integrujące zespół.
Ponadto należy zwrócić szczególną uwagę na wdrożenie - proces wprowadzenia nowego pracownika do zespołu i organizacji. Podczas pierwszych 100 dni kształtują się jego pierwsze wrażenia. Pomóż nowemu członkowi zespołu się zaadaptować, poczuć pewnie i dostrzec perspektywy rozwoju firmy.
Narzędzia ułatwiające życie menedżera
Aby oszczędzić czas i zgromadzić wszystkich razem, gdziekolwiek się znajdują, nowoczesna technologia oferuje menedżerom projektów różne możliwości:
Loom - bezpłatna usługa, która pozwala nagrywać ekran komputera i tworzyć wiadomości wideo. Dzięki niej menedżerowie mogą szybko przekazywać skomplikowane instrukcje, udzielać informacji zwrotnej, przeprowadzać demonstracje produktów lub usług oraz organizować spotkania asynchroniczne.
Miro - interaktywna tablica do współpracy i kreatywności. Pozwala tworzyć różne rodzaje diagramów, map procesów, sesje burzy mózgów i wiele więcej.
Notion - zintegrowana platforma do współpracy i organizacji informacji. Łączy możliwości robienia notatek, baz danych, zadań, dokumentacji i wiele więcej.
Dzięki tym narzędziom zespoły mogą skupić się na osiąganiu wspólnych celów, podczas gdy menedżerowie mogą skoncentrować się na efektywnym zarządzaniu i motywowaniu członków zespołu.
Mamy nadzieję, że te zalecenia pomogą Ci stworzyć zdrowe i produktywne środowisko dla Twojego zespołu oraz kontynuować swój rozwój zawodowy.