Obiectivul principal al instruirii corporative este să-i învețe pe angajați cum să-și facă mai bine treaba. Cu toate acestea, multe programe de instruire corporativă au un aer lent și generic, fără nicio legătură cu munca reală pe care o fac angajații. Angajații vor da clic prin diapozitivele prezentării, vor răspunde la întrebări evidente din chestionar și se vor întoarce la muncă fără să-și schimbe modul în care se comportă.
Acest tip de instruire irosește timp și bani. De asemenea, îi face pe angajați să înceapă să trateze învățarea ca pe o simplă formalitate de bifat. Odată ce acest obicei de a bifa formalități se formează, ei vor opune rezistență participării la cursuri care le-ar putea fi utile.
Din fericire, majoritatea cauzelor instruirii plictisitoare pot fi corectate prin câteva alegeri simple de design. Nu aveți nevoie de o platformă mai mare, de un curs de instruire mai lung sau de mai multe diapozitive de prezentare. Aveți nevoie de obiective clare, de un design bine organizat și de conținut care respectă modul în care cursantul își folosește timpul.
Mai jos veți găsi zece greșeli de design al instruirii care fac instruirea corporativă plictisitoare, precum și câteva recomandări specifice despre cum să evitați aceste greșeli.
1. Începerea cu conținutul în locul unui obiectiv de business
Atunci când își dezvoltă programele de instruire, multe companii folosesc o abordare structurată. Ele pornesc de la un subiect (conștientizarea securității, integrarea noilor angajați, abilități de vânzare, legi/reglementări sau cunoașterea produsului) și apoi găsesc materiale legate de acel subiect pentru a crea cursul.
Folosirea acestei metode poate duce la o instruire supradimensionată. Asta înseamnă că acel curs va încerca să ofere tot ce știe compania despre domeniul respectiv într-un singur curs și, prin urmare, angajații vor trebui să petreacă timp revizuind informații pe care s-ar putea să nu le folosească niciodată.
În loc să porniți de la subiect, porniți de la rezultatele dorite ale instruirii. Întrebați-vă: „Ce schimbări vrem să vedem în performanța angajaților după ce au finalizat această instruire?”
Iată un exemplu: un nou angajat în vânzări ar trebui să se simtă confortabil gestionând obiecțiile legate de preț, un agent din suport clienți ar trebui să reducă numărul de situații în care un client trebuie să creeze o cerere de asistență pentru aceeași problemă, iar un manager trebuie să le ofere angajaților feedback aplicabil pentru a le susține dezvoltarea și îmbunătățirea.
Faptul de a avea o țintă clară va ajuta la stabilirea conținutului care este slab și care ar trebui eliminat din programul de instruire. Dacă un conținut sau anumite activități (cum ar fi diapozitivele) nu îi ajută pe cursanți să îndeplinească sarcinile necesare pentru a-și atinge obiectivul, acestea ar trebui eliminate.
O recomandare generală ar fi să folosiți această afirmație pentru a vă structura gândurile pentru curs. „După finalizarea acestei instruiri, angajatul va avea capacitatea de a ....” După ce ați stabilit afirmația de finalizare, ar trebui să vă dezvoltați lecțiile, activitățile și chestionarele în jurul acestei afirmații.
2. A face instruirea prea lungă
Cursurile lungi consumă atenția. Angajații deschid cursul între întâlniri, apeluri cu clienții, termene-limită și mesaje. Un modul de 90 de minute cere un nivel de concentrare pe care majoritatea zilelor de lucru nu îl pot susține. Împărțiți instruirea lungă în părți mai mici. Un curs despre comunicarea cu clienții poate deveni patru lecții scurte:
● Salutarea clientului
● Adresarea unor întrebări mai bune
● Gestionarea furiei
● Încheierea cu pași următori clari
Fiecare lecție ar trebui să predea o singură abilitate și să ofere o singură sarcină practică. Lecțiile scurte îi ajută pe angajați să revină la curs fără să piardă contextul.
3. Folosirea diapozitivelor ca experiență principală de învățare
Folosiți PowerPoint pentru instruire, dar nu vă bazați doar pe diapozitive pentru a oferi întreaga experiență de instruire a angajaților.
Multe cursuri de instruire create de companii sunt alcătuite în întregime din diapozitive PowerPoint (cu narațiune vocală). Cursanții interacționează în principal cu textul sub formă de puncte afișat pe ecran, urmat de răspunsuri la un chestionar în care întrebarea repetă cuvintele de pe diapozitivul anterior. Acest lucru nu le cere cursanților să aplice sau să utilizeze informația pe măsură ce o parcurg.
Pe lângă menținerea implicării cursantului, înlocuiți diapozitivele pasive cu oportunități pentru gândire laterală și luarea deciziilor bazate pe aplicare. De exemplu, în locul unei situații pasive în care un angajat primește un document suspect de la un furnizor în timp ce urmează un curs despre protecția datelor, angajatul are oportunitatea de a selecta o acțiune alternativă și de a vedea rezultatul acesteia, observând astfel cum se aplică acea acțiune principiului privind datele în cauză.
4. Ignorarea muncii zilnice a cursantului
Pentru că angajații s-ar putea să nu vadă cum li se aplică instruirea, aceasta poate părea monotonă. Exemplele generice pot face cursul să pară ca și cum a fost creat pentru altcineva (de exemplu, conformitate financiară pentru personalul de vânzări).
De exemplu, o persoană din finanțe și un agent de vânzări trebuie amândoi să respecte reglementările financiare, dar este mai probabil să se raporteze la exemple/întrebări diferite de conformitate decât o persoană din producție, care va respecta și ea un anumit aspect al aceleiași legislații, cel mai probabil într-un mod diferit față de ceilalți.
Un alt exemplu: un supervizor nou are practici de feedback diferite față de un executiv. Un reprezentant de suport ar avea mai mult de câștigat din folosirea unor tichete reale de suport decât din scenarii imaginare de servicii pentru clienți.
Folosiți limbajul, instrumentele și situațiile care le sunt familiare oamenilor pe care îi instruiți. Întrebați supervizorii echipelor dvs. ce fac greșit grupurile lor. Analizați jurnalele de chat interne, tichetele de suport, apelurile de vânzări și rapoartele de calitate pentru a găsi exemple despre unde întâmpină dificultăți angajații dvs.
5. Predarea regulilor fără practică
Angajații nu-și amintesc regulile pe care doar le-au citit. Totuși, angajații își vor aminti regulile pe care le folosesc.
De obicei, un program de instruire privind politicile va explica acțiunile care trebuie întreprinse, iar testele vor include întrebări simple de tip reamintire. Deși acest lucru poate fi potrivit pentru creșterea gradului de conștientizare cu privire la o politică, are un efect redus sau inexistent asupra influențării schimbării comportamentale.
Practica trebuie să fie cât mai apropiată posibil de practica reală. Prin urmare, dacă angajatul trebuie să compună un mesaj email mai sigur, ar trebui să i se ceară să rescrie un mesaj email riscant. La fel, dacă managerii trebuie să conducă întâlniri individuale îmbunătățite cu angajații lor, ar trebui să li se ofere un scenariu condensat despre un angajat, apoi să li se ceară să aleagă unul dintre mai multe răspunsuri propuse ale angajatului.
De exemplu, dacă un reprezentant de vânzări trebuie să califice un potențial client, i se poate oferi un exemplu de notițe dintr-un apel și i se poate cere să stabilească care ar trebui să fie următoarea întrebare.
6. Supraîncărcarea angajaților cu informații
Prea des, experții în domeniu doresc să includă prea mult. Există o bogăție de cunoștințe: ei știu:
● Toate excepțiile
● Toate cazurile-limită
● De cât timp se face ceva etc.
Pentru expertul în domeniu, toate acestea sunt informații utile; totuși, pentru cursanți, foarte des, reprezintă o supraîncărcare.
Instruirea ar trebui să separe ceea ce cineva „trebuie să știe mai mult în acest moment” de ceea ce „va fi util pe parcurs”. Cele mai bune practici formalizate ar trebui incluse în lecție; orice informație de referință ar trebui documentată într-un material de sprijin pentru activitate (de exemplu, o listă de verificare, un FAQ, o pagină din centrul de ajutor).
De exemplu, scopul unui curs de integrare pentru noii angajați este de a oferi instruirea suficientă pentru îndeplinirea sarcinilor din prima lor săptămână. Scopul unui curs de integrare NU este să ofere noului angajat instruire despre fiecare proces posibil din cadrul organizației.
7. Folosirea testelor slabe
Cursanții se pot simți împliniți când repetă definiții printr-un test. Totuși, de exemplu, angajații vor trece foarte probabil testul și nu vor putea să își îndeplinească cu succes munca.
Prin urmare, testele eficiente ar trebui să se concentreze pe verificarea alegerilor pe care le-ar face cursanții tăi atunci când se confruntă cu o problemă situațională realistă și își aleg următorul pas de acțiune. Oferă feedback împreună cu răspunsul și explică raționamentul din spatele răspunsului.
De exemplu, în loc să folosești această întrebare:
„Pot exista linkuri suspecte în e-mailurile de phishing – adevărat sau fals?”
Folosește în schimb această întrebare:
„Primești un e-mail de la un furnizor care indică faptul că te contactează pentru a folosi un link nou ca să te conectezi la contul tău. Adresa de e-mail a expeditorului are o literă în plus. Ce acțiune ar trebui să întreprinzi?”
Această întrebare va evalua aplicarea judecății, nu memoria.
8. Tratarea instruirii ca pe un eveniment unic
Schimbarea comportamentului printr-un singur curs este dificilă pentru angajați, deoarece ei au nevoie de mementouri și practică cu feedback după ce lecția s-a încheiat.
De exemplu, un manager merge la instruire și învață tehnici noi pentru a oferi feedback mai bine, apoi două săptămâni mai târziu are de purtat o conversație dificilă (iar deoarece managerul nu are liste de verificare, formulări exemplu sau pe cineva care să-l îndrume în această conversație), cel mai probabil va reveni la vechile obiceiuri.
Sprijinul ar trebui planificat după curs. Trimite mementouri scurte. Oferă managerilor întrebări de discuție orientative. Include liste de verificare în instrumentele pe care angajații le folosesc deja. Pune liderii de echipă să revizuiască o tehnică la întâlnirile de echipă în fiecare săptămână.
9. Uitarea rolului designului
Conținutul prost conceput îl va face pe cursant să aibă dificultăți în a-l citi. Când slide-urile sunt aglomerate, cu text mic, fonturi multiple și o utilizare haotică a culorii, cursantul va obosi mai repede. În loc să învețe abilitatea predată, își va folosi resursele încercând să descifreze ce este prezentat pe ecran.
Un design adecvat le va permite cursanților să rămână concentrați. Folosește paragrafe mai scurte, adaugă spațiu între secțiuni și utilizează capturi de ecran doar acolo unde este necesar pentru a finaliza sarcina cerută. Aspectul butoanelor și navigarea ar trebui să fie întotdeauna ușor de identificat.
Designul include și fluxul general al cursului. Cursanții trebuie să știe unde se află în acel moment în cadrul cursului, la ce să se aștepte în continuare și câte sarcini rămase mai trebuie finalizate.
10. Măsurarea finalizării în locul impactului
Ratele de finalizare îți arată cine a finalizat programul de instruire. Ele nu indică dacă angajații au aplicat ceea ce au învățat în timp ce își făceau munca.
Trebuie să măsori îmbunătățirea comportamentului pe care programul de instruire trebuia să îl îmbunătățească. De exemplu:
● Pentru instruirea în vânzări, analizează calitatea apelurilor lor sau ratele de conversie ale echipei de vânzări.
● Pentru instruirea pentru suport, analizează procentul de tichete repetate create de clienți și scorul de satisfacție al clienților.
● Pentru instruirea de conformitate, analizează numărul de rapoarte de risc trimise și numărul de observații ale managerilor trimise.
Folosește datele cu prudență. Deși un program de instruire poate ajuta un angajat să se îmbunătățească, la fel fac și condițiile de muncă, instrumentele, personalul și stimulentele. Compară mai multe puncte de date înainte de a judeca eficiența oricărui program de instruire.
Cum să faci instruirea corporativă mai captivantă
O instruire corporativă puternică le oferă angajaților ceva de făcut. Le cere să rezolve probleme, să facă alegeri și să aplice idei în propria lor muncă.
Începe cu o problemă de la locul de muncă în locul unei definiții
De exemplu, nu deschide o lecție de securitate cibernetică cu o listă de termeni din politici. Arată un e-mail care pare suspect și întreabă cursantul ce ar face. Apoi explică regula după ce cursantul s-a confruntat cu decizia.
Folosește scenarii scurte bazate pe munca reală
Un reprezentant de vânzări poate gestiona o obiecție legată de preț. Un agent de suport poate răspunde unui client furios. Un manager poate răspunde unui angajat care a ratat un termen-limită. Aceste momente îi ajută pe cursanți să conecteze cursul la sarcinile lor zilnice.
Oferă angajaților instrumente pe care le pot folosi după lecție
O listă de verificare, un script, un șablon sau un arbore decizional are adesea mai multă valoare decât încă un slide. De exemplu, un curs de instruire pentru manageri poate include un șablon pentru planificarea feedbackului. Un curs de conformitate poate include o listă de verificare „înainte să distribui acest fișier”.
Concluzie
Instruirea corporativă devine neinteresantă când echipele o dezvoltă în jurul datelor, mai degrabă decât al sarcinilor. Angajații își doresc instruire care le respectă timpul, abordează probleme cunoscute și oferă oportunități de a îndeplini sarcini din lumea reală.
Începe cu un obiectiv general de afaceri pentru a defini ce se predă ca să se atingă acest obiectiv. Păstrează lecțiile scurte, astfel încât angajații să nu se plictisească, și oferă-le numeroase scenarii, practică și evaluări bazate pe muncă. Continuă să îi sprijini pe angajați după ce au finalizat programul; măsoară diferența în munca lor.
Kwiga oferă echipelor de instruire resursele necesare pentru a le oferi angajaților claritate în experiența de învățare. Are de toate, de la cursuri de instruire online (unele includ chiar și evaluări) până la procese automatizate și urmărirea cursanților. Deși Kwiga nu poate remedia conținutul slab, îți permite să livrezi conținut excelent de instruire într-un mod instructiv, astfel încât angajații să poată utiliza materialul.
