เป้าหมายหลักของการฝึกอบรมในองค์กรคือการสอนให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม โปรแกรมฝึกอบรมขององค์กรจำนวนมากดำเนินไปอย่างเชื่องช้าและเป็นแบบทั่วไป โดยไม่เชื่อมโยงกับงานจริงที่พนักงานทำ พนักงานอาจคลิกผ่านสไลด์นำเสนอ ตอบคำถามแบบทดสอบที่เห็นคำตอบชัดเจน แล้วกลับไปทำงานโดยไม่เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการทำงานของตน
การฝึกอบรมลักษณะนี้สิ้นเปลืองทั้งเวลาและเงิน อีกทั้งยังทำให้พนักงานเริ่มมองการเรียนรู้เป็นเพียงช่องที่ต้องติ๊กให้ครบ เมื่อเกิดนิสัยการติ๊กให้ครบเช่นนี้แล้ว พวกเขาจะต่อต้านการเรียนคอร์สที่อาจเป็นประโยชน์ต่อพวกเขา
โชคดีที่สาเหตุส่วนใหญ่ที่ทำให้การฝึกอบรมน่าเบื่อสามารถแก้ไขได้ด้วยการตัดสินใจด้านการออกแบบง่ายๆ ไม่กี่อย่าง คุณไม่จำเป็นต้องมีแพลตฟอร์มที่ใหญ่ขึ้น คอร์สฝึกอบรมที่ยาวขึ้น หรือสไลด์นำเสนอที่มากขึ้น คุณต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน การออกแบบที่เป็นระบบ และเนื้อหาที่เคารพเวลาของผู้เรียน
ด้านล่างนี้คือข้อผิดพลาด 10 ประการในการออกแบบการฝึกอบรมที่ทำให้การฝึกอบรมในองค์กรน่าเบื่อ พร้อมคำแนะนำเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับวิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้
1. เริ่มจากเนื้อหาแทนเป้าหมายทางธุรกิจ
เมื่อพัฒนาโปรแกรมฝึกอบรม หลายบริษัทใช้แนวทางที่มีโครงสร้าง พวกเขาเริ่มจากหัวข้อหนึ่ง (การตระหนักรู้ด้านความปลอดภัย การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ทักษะการขาย กฎหมาย/ข้อบังคับ หรือความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์) แล้วจึงค้นหาสื่อที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนั้นเพื่อสร้างคอร์ส
การใช้วิธีนี้อาจทำให้การฝึกอบรมมีเนื้อหามากเกินจำเป็น ซึ่งหมายความว่าคอร์สจะพยายามรวบรวมทุกสิ่งที่บริษัททราบเกี่ยวกับหัวข้อนั้นไว้ในคอร์สเดียว ส่งผลให้พนักงานต้องใช้เวลาทบทวนข้อมูลที่อาจไม่เคยนำไปใช้เลย
แทนที่จะเริ่มจากหัวข้อ ให้เริ่มจากผลลัพธ์ที่ต้องการจากการฝึกอบรม ถามตัวเองว่า "เราต้องการเห็นการเปลี่ยนแปลงอะไรในผลงานของพนักงานหลังจากพวกเขาเรียนจบการฝึกอบรมนี้?"
ตัวอย่างเช่น พนักงานขายที่เพิ่งเริ่มงานควรรู้สึกมั่นใจในการรับมือกับข้อโต้แย้งเรื่องราคา เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนลูกค้าควรลดจำนวนครั้งที่ลูกค้าต้องส่งคำขอรับการสนับสนุนสำหรับปัญหาเดิม และผู้จัดการต้องให้ฟีดแบ็กที่นำไปปฏิบัติได้แก่พนักงานเพื่อสนับสนุนการพัฒนาและการปรับปรุงของพวกเขา
การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยระบุได้ว่าเนื้อหาใดอ่อนเกินไปและควรถูกนำออกจากโปรแกรมฝึกอบรม หากเนื้อหาหรือกิจกรรมต่างๆ (เช่น สไลด์) ไม่ได้ช่วยให้ผู้เรียนทำงานที่จำเป็นต่อการบรรลุเป้าหมายได้ ก็ควรนำออก
คำแนะนำทั่วไปคือให้ใช้ข้อความนี้เป็นกรอบความคิดสำหรับคอร์ส "หลังจากจบการฝึกอบรมนี้ พนักงานจะสามารถ ...." เมื่อกำหนดข้อความผลลัพธ์เมื่อเรียนจบแล้ว คุณควรพัฒนาบทเรียน กิจกรรม และแบบทดสอบให้สอดคล้องกับข้อความนั้น
2. ทำให้การฝึกอบรมยาวเกินไป
คอร์สที่ยาวทำให้สมาธิลดลง พนักงานเปิดคอร์สระหว่างการประชุม การโทรหาลูกค้า กำหนดส่งงาน และข้อความต่างๆ โมดูล 90 นาทีต้องการสมาธิในระดับที่วันทำงานส่วนใหญ่ไม่เอื้อให้มีได้ แบ่งการฝึกอบรมที่ยาวออกเป็นส่วนย่อยๆ ตัวอย่างเช่น คอร์สเกี่ยวกับการสื่อสารกับลูกค้าอาจแบ่งเป็น 4 บทเรียนสั้นๆ ได้แก่:
● การทักทายลูกค้า
● การตั้งคำถามให้ดีขึ้น
● การรับมือกับความโกรธ
● การปิดการสนทนาด้วยขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน
แต่ละบทเรียนควรสอนหนึ่งทักษะและมีงานฝึกปฏิบัติหนึ่งอย่าง บทเรียนสั้นช่วยให้พนักงานกลับมาเรียนคอร์สต่อได้โดยไม่สูญเสียบริบท
3. ใช้สไลด์เป็นประสบการณ์การเรียนรู้หลัก
ใช้ PowerPoint สำหรับการฝึกอบรมของคุณได้ แต่อย่าพึ่งพาเพียงสไลด์เพื่อถ่ายทอดประสบการณ์ทั้งหมดของการฝึกอบรมพนักงาน
คอร์สฝึกอบรมจำนวนมากที่ธุรกิจสร้างขึ้นประกอบด้วยสไลด์ PowerPoint ทั้งหมด (พร้อมเสียงบรรยาย) ผู้เรียนมีปฏิสัมพันธ์กับข้อความแบบหัวข้อย่อยที่ปรากฏบนหน้าจอเป็นหลัก แล้วตอบแบบทดสอบที่คำถามซ้ำกับข้อความบนสไลด์ก่อนหน้า วิธีนี้ไม่ได้ทำให้ผู้เรียนต้องประยุกต์ใช้หรือใช้ข้อมูลในขณะที่กำลังดูเนื้อหา
นอกจากการรักษาความมีส่วนร่วมของผู้เรียนแล้ว ให้แทนที่สไลด์แบบรับข้อมูลฝ่ายเดียวด้วยโอกาสในการคิดเชิงวิเคราะห์และตัดสินใจจากการนำไปใช้ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเป็นสถานการณ์แบบรับข้อมูลฝ่ายเดียวที่พนักงานได้รับเอกสารน่าสงสัยจากผู้ขายขณะเรียนคอร์สการคุ้มครองข้อมูล ให้พนักงานมีโอกาสเลือกการดำเนินการทางเลือกและดูผลลัพธ์ เพื่อให้เห็นว่าการกระทำนั้นเกี่ยวข้องกับหลักการด้านข้อมูลที่กำลังกล่าวถึงอย่างไร
4. ละเลยงานประจำวันของผู้เรียน
การฝึกอบรมอาจให้ความรู้สึกจำเจ เพราะพนักงานอาจไม่เห็นว่าการฝึกอบรมนั้นเกี่ยวข้องกับตนเองอย่างไร ตัวอย่างทั่วไปอาจทำให้คอร์สดูเหมือนสร้างขึ้นเพื่อคนอื่น (เช่น การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางการเงินสำหรับพนักงานขาย)
ตัวอย่างเช่น บุคลากรฝ่ายการเงินและพนักงานขายต่างต้องปฏิบัติตามข้อบังคับทางการเงิน แต่มีแนวโน้มที่จะเชื่อมโยงกับตัวอย่างหรือคำถามเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ต่างจากพนักงานฝ่ายการผลิต ซึ่งต้องปฏิบัติตามกฎหมายฉบับเดียวกันบางส่วนเช่นกัน แต่น่าจะในวิธีที่ต่างออกไป
อีกตัวอย่างหนึ่ง หัวหน้างานคนใหม่มีแนวปฏิบัติในการให้ฟีดแบ็กต่างจากผู้บริหาร เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนจะได้รับประโยชน์มากกว่าจากการใช้ทิกเก็ตสนับสนุนจริง แทนสถานการณ์บริการลูกค้าที่สมมติขึ้น
ใช้ภาษา เครื่องมือ และสถานการณ์ที่คุ้นเคยกับผู้ที่คุณกำลังฝึกอบรม ถามหัวหน้างานของทีมว่ากลุ่มของพวกเขามักทำอะไรผิดพลาด ตรวจดูบันทึกแชตภายใน ทิกเก็ตสนับสนุน การโทรขาย และรายงานคุณภาพ เพื่อค้นหาตัวอย่างจุดที่พนักงานของคุณประสบปัญหา
5. สอนกฎโดยไม่มีการฝึกปฏิบัติ
พนักงานจะไม่จดจำกฎที่พวกเขาเพียงแค่อ่าน แต่พนักงานจะจดจำกฎที่พวกเขาได้นำไปใช้
โดยทั่วไป โปรแกรมฝึกอบรมนโยบายจะอธิบายการดำเนินการที่ต้องทำ และการทดสอบจะมีคำถามแบบทดสอบความจำง่ายๆ แม้ว่าวิธีนี้อาจเหมาะสำหรับการเพิ่มการตระหนักรู้เกี่ยวกับนโยบาย แต่แทบไม่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม
การฝึกปฏิบัติควรใกล้เคียงกับการปฏิบัติจริงมากที่สุด ดังนั้น หากพนักงานต้องเขียนอีเมลให้ปลอดภัยยิ่งขึ้น ควรให้พวกเขาเขียนอีเมลที่มีความเสี่ยงใหม่ เช่นเดียวกัน หากผู้จัดการต้องจัดการประชุมตัวต่อตัวกับพนักงานให้ดีขึ้น ควรให้สถานการณ์ย่อเกี่ยวกับพนักงานแก่พวกเขา แล้วให้เลือกหนึ่งคำตอบจากคำตอบที่เสนอไว้หลายแบบ
ตัวอย่างเช่น หากตัวแทนฝ่ายขายต้องคัดกรองผู้มุ่งหวัง สามารถให้ตัวอย่างบันทึกการโทรแก่พวกเขา แล้วขอให้ระบุว่าคำถามถัดไปควรเป็นอะไร
6. ให้ข้อมูลแก่พนักงานมากเกินไป
บ่อยครั้งเกินไปที่ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านต้องการครอบคลุมเนื้อหามากเกินไป พวกเขามีความรู้มากมาย เช่น:
● ข้อยกเว้นทั้งหมด
● กรณีขอบทั้งหมด
● สิ่งนั้นทำมานานแค่ไหนแล้ว เป็นต้น
สำหรับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ข้อมูลทั้งหมดนี้มีประโยชน์ แต่สำหรับผู้เรียน มักจะเป็นข้อมูลที่มากเกินไป
การฝึกอบรมควรแยกสิ่งที่คน "จำเป็นต้องรู้เพิ่มเติมในตอนนี้" ออกจากสิ่งที่รู้ไว้แล้ว "จะมีประโยชน์ในอนาคต" ควรรวมแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดที่กำหนดไว้อย่างเป็นทางการไว้ในบทเรียน ส่วนข้อมูลอ้างอิงควรจัดทำไว้ในเอกสารช่วยงาน (เช่น เช็กลิสต์ คำถามที่พบบ่อย หรือหน้าในศูนย์ช่วยเหลือ)
ตัวอย่างเช่น จุดประสงค์ของคอร์สปฐมนิเทศพนักงานใหม่คือการให้การฝึกอบรมที่เพียงพอสำหรับการทำงานในสัปดาห์แรกให้เสร็จ จุดประสงค์ของคอร์สปฐมนิเทศไม่ใช่เพื่อฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับทุกกระบวนการที่เป็นไปได้ภายในองค์กร
7. ใช้แบบทดสอบที่ไม่มีประสิทธิภาพ
ผู้เรียนอาจรู้สึกว่าทำสำเร็จเมื่อทวนคำนิยามผ่านแบบทดสอบ อย่างไรก็ตาม ตัวอย่างเช่น พนักงานมีแนวโน้มสูงที่จะผ่านแบบทดสอบแต่ไม่สามารถทำงานของตนให้สำเร็จได้
ดังนั้น แบบทดสอบที่มีประสิทธิภาพควรมุ่งทดสอบทางเลือกที่ผู้เรียนของคุณจะตัดสินใจเมื่อเผชิญปัญหาตามสถานการณ์ที่สมจริงและเลือกขั้นตอนการดำเนินการถัดไป ให้ฟีดแบ็กพร้อมคำตอบ และอธิบายเหตุผลของคำตอบ
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้คำถามนี้:
“อาจมีลิงก์น่าสงสัยในอีเมลฟิชชิง – จริงหรือเท็จ?”
ให้ใช้คำถามนี้แทน:
“คุณได้รับอีเมลจากผู้ขายที่แจ้งให้คุณใช้ลิงก์ใหม่เพื่อลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ ที่อยู่อีเมลของผู้ส่งมีตัวอักษรเพิ่มมา 1 ตัว คุณควรดำเนินการอย่างไร?”
คำถามนี้จะประเมินการใช้วิจารณญาณแทนความจำ
8. มองการฝึกอบรมเป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นครั้งเดียว
การเปลี่ยนพฤติกรรมด้วยคอร์สเพียงครั้งเดียวเป็นเรื่องยากสำหรับพนักงาน เพราะพวกเขาต้องการการเตือนความจำและการฝึกปฏิบัติพร้อมฟีดแบ็กหลังจากจบบทเรียน
ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการเข้าร่วมการฝึกอบรมและเรียนรู้เทคนิคใหม่ๆ เพื่อให้ฟีดแบ็กได้ดีขึ้น แต่สองสัปดาห์ต่อมาพวกเขาต้องสนทนาเรื่องยาก (และเนื่องจากผู้จัดการไม่มีเช็กลิสต์ วลีตัวอย่าง หรือใครสักคนคอยโค้ชในการสนทนานี้) พวกเขาจึงมีแนวโน้มที่จะกลับไปใช้นิสัยเดิม
ควรวางแผนการสนับสนุนหลังจบคอร์ส ส่งข้อความเตือนสั้นๆ ให้คำถามชวนสนทนาแก่ผู้จัดการ ใส่เช็กลิสต์ไว้ในเครื่องมือที่พนักงานใช้อยู่แล้ว ให้หัวหน้าทีมทบทวนหนึ่งเทคนิคในการประชุมทีมทุกสัปดาห์
9. ลืมบทบาทของการออกแบบ
เนื้อหาที่ออกแบบไม่ดีจะทำให้ผู้เรียนอ่านได้ยาก เมื่อสไลด์แน่นเกินไป ใช้ตัวอักษรขนาดเล็ก หลายแบบอักษร และใช้สีอย่างไร้ระเบียบ ผู้เรียนจะเหนื่อยล้าเร็วขึ้น แทนที่จะเรียนรู้ทักษะที่กำลังสอน พวกเขาจะต้องใช้ทรัพยากรของตนเพื่อพยายามตีความสิ่งที่นำเสนอบนหน้าจอ
การออกแบบที่เหมาะสมจะช่วยให้ผู้เรียนมีสมาธิ ใช้ย่อหน้าที่สั้นลง เพิ่มระยะห่างระหว่างส่วน และใช้ภาพหน้าจอเฉพาะเมื่อจำเป็นต่อการทำงานที่กำหนดให้เสร็จ รูปแบบการจัดวางปุ่มและการนำทางควรระบุได้ง่ายเสมอ
การออกแบบยังครอบคลุมถึงลำดับภาพรวมของคอร์ส ผู้เรียนต้องรู้ว่าขณะนี้ตนอยู่ส่วนใดของคอร์ส สิ่งที่จะพบถัดไป และยังเหลืองานที่ต้องทำให้เสร็จกี่รายการ
10. วัดการเรียนจบแทนผลกระทบ
อัตราการเรียนจบแสดงให้คุณเห็นว่าใครเรียนจบโปรแกรมฝึกอบรม แต่ไม่ได้บ่งชี้ว่าพนักงานนำสิ่งที่เรียนรู้ไปใช้ขณะทำงานหรือไม่
คุณต้องวัดการปรับปรุงของพฤติกรรมที่โปรแกรมฝึกอบรมควรช่วยให้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น:
● สำหรับการฝึกอบรมการขาย ให้ดูคุณภาพการโทรของพวกเขาหรืออัตราคอนเวอร์ชันของทีมขาย
● สำหรับการฝึกอบรมฝ่ายสนับสนุน ให้ดูเปอร์เซ็นต์ของทิกเก็ตซ้ำที่ลูกค้าสร้าง และคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า
● สำหรับการฝึกอบรมด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ให้ดูจำนวนรายงานความเสี่ยงที่ส่ง และจำนวนข้อสังเกตจากผู้จัดการที่ส่ง
ใช้ข้อมูลอย่างระมัดระวัง แม้โปรแกรมฝึกอบรมจะช่วยให้พนักงานพัฒนาขึ้นได้ แต่สภาพการทำงาน เครื่องมือ บุคลากร และแรงจูงใจก็มีผลเช่นกัน เปรียบเทียบข้อมูลหลายจุดก่อนตัดสินประสิทธิผลของโปรแกรมฝึกอบรมใดๆ
วิธีทำให้การฝึกอบรมในองค์กรน่าสนใจยิ่งขึ้น
การฝึกอบรมในองค์กรที่ดีจะให้พนักงานได้ลงมือทำ โดยให้พวกเขาแก้ปัญหา ตัดสินใจเลือก และนำแนวคิดไปใช้กับงานของตนเอง
เริ่มจากปัญหาในที่ทำงานแทนคำนิยาม
ตัวอย่างเช่น อย่าเริ่มบทเรียนด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ด้วยรายการคำศัพท์ในนโยบาย ให้แสดงอีเมลที่ดูน่าสงสัยและถามผู้เรียนว่าพวกเขาจะทำอย่างไร จากนั้นจึงอธิบายกฎหลังจากผู้เรียนได้เผชิญกับการตัดสินใจนั้นแล้ว
ใช้สถานการณ์สั้นๆ ที่อิงจากงานจริง
ตัวแทนฝ่ายขายสามารถรับมือกับข้อโต้แย้งเรื่องราคา เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนสามารถตอบลูกค้าที่โกรธได้ ผู้จัดการสามารถตอบสนองต่อพนักงานที่พลาดกำหนดส่งได้ ช่วงเวลาเหล่านี้ช่วยให้ผู้เรียนเชื่อมโยงคอร์สกับงานประจำวันของตน
มอบเครื่องมือที่พนักงานใช้ได้หลังจบบทเรียน
เช็กลิสต์ สคริปต์ เทมเพลต หรือต้นไม้การตัดสินใจ มักมีคุณค่ามากกว่าสไลด์อีกหนึ่งหน้า ตัวอย่างเช่น คอร์สฝึกอบรมผู้จัดการอาจมีเทมเพลตวางแผนการให้ฟีดแบ็ก คอร์สการปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจมีเช็กลิสต์ “ก่อนที่คุณจะแชร์ไฟล์นี้”
สรุป
การฝึกอบรมในองค์กรจะไม่น่าสนใจเมื่อทีมพัฒนาขึ้นโดยยึดข้อมูลแทนงานที่ต้องทำ พนักงานต้องการการฝึกอบรมที่เห็นคุณค่าของเวลาของพวกเขา จัดการกับปัญหาที่รู้กันดี และเปิดโอกาสให้ทำงานในโลกจริง
เริ่มจากเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวมเพื่อกำหนดสิ่งที่จะสอนให้บรรลุเป้าหมายนี้ ทำให้บทเรียนกระชับเพื่อไม่ให้พนักงานเบื่อ และจัดเตรียมสถานการณ์ การฝึกปฏิบัติ และการประเมินจากงานจริงจำนวนมากให้พวกเขา สนับสนุนพนักงานต่อไปหลังจากพวกเขาเรียนจบโปรแกรมแล้ว และวัดความแตกต่างในงานของพวกเขา
Kwiga มอบทรัพยากรให้ทีมฝึกอบรมเพื่อสร้างประสบการณ์การเรียนรู้ที่ชัดเจนแก่พนักงาน มีทุกอย่างตั้งแต่คอร์สฝึกอบรมออนไลน์ (บางคอร์สมีการประเมินด้วย) ไปจนถึงกระบวนการอัตโนมัติและการติดตามผู้เรียน แม้ Kwiga จะไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาที่ไม่มีคุณภาพได้ แต่ช่วยให้คุณนำเสนอเนื้อหาฝึกอบรมคุณภาพเยี่ยมในรูปแบบการสอน เพื่อให้พนักงานนำเนื้อหาไปใช้ได้
