มีงานวิจัยมากมายที่แสดงให้เห็นว่า ปัญหาไม่ได้อยู่ที่เรื่องเงินเป็นหลัก ผู้คนมักลาออกเพราะการบริหารจัดการที่ไม่ชัดเจน การขาดการสนับสนุนจากผู้นำ และสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่น่าอภิรมย์ Victoria Voronko ผู้จัดการโครงการของ The Instapreneurs จะแชร์แนวทางที่ช่วยให้ผู้จัดการสร้างความสัมพันธ์กับทีมได้อย่างเหมาะสม และแก้ไขภารกิจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ผู้จัดการต้องมีทักษะอะไรบ้าง?
การบริหารทีมเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน ซึ่งต้องอาศัยทักษะและความสามารถหลากหลาย Hard skills (การวางแผนโครงการ การติดตามความคืบหน้า การจัดการงบประมาณ เป็นต้น) คือรากฐาน อย่างไรก็ตาม soft skills ก็ขาดไม่ได้เช่นกัน
สมรรถนะด้าน soft skills ที่ผู้จัดการต้องมี:
- ทักษะการสื่อสาร – สามารถถ่ายทอดแนวคิดได้อย่างชัดเจน รับฟังความคิดเห็นของผู้ใต้บังคับบัญชา และสื่อสารกับพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- คุณสมบัติความเป็นผู้นำ – สร้างแรงบันดาลใจ กระตุ้น และนำทีมไปสู่การบรรลุเป้าหมายร่วมกัน
- ทักษะการมอบหมายงาน – กระจายงานให้สมาชิกในทีมโดยคำนึงถึงทักษะและศักยภาพของแต่ละคน
- การจัดการความขัดแย้ง – แก้ไขข้อพิพาทภายในทีมอย่างสร้างสรรค์ และส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวกระหว่างสมาชิก
- ความสามารถในการวิเคราะห์ – วิเคราะห์สถานการณ์ ระบุปัญหา และค้นหาแนวทางแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ
- การบริหารเวลา – จัดสรรเวลาของตนเองให้กับงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
- ความฉลาดทางอารมณ์ – เข้าใจความรู้สึกและปฏิกิริยาของตนเอง รวมถึงอารมณ์ แรงจูงใจ และพฤติกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชา
- ทักษะการสร้างแรงจูงใจ – ระบุและส่งเสริมแรงบันดาลใจของสมาชิกในทีม กระตุ้นให้พวกเขาบรรลุผลลัพธ์ระดับสูง
การบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีทักษะทั้งหมดนี้ หากยังขาดทักษะใด ควรรวมทักษะนั้นไว้ในแผนพัฒนาตนเอง
ประสิทธิภาพของทีมคืออะไร?
ประสิทธิภาพของทีมคือความสามารถของกลุ่มคนในการทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายและภารกิจร่วมกัน โดยสามารถวัดได้จากตัวชี้วัดหลากหลาย ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม
ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงาน:
- ระดับความพึงพอใจของลูกค้า.
- คุณภาพของงานและการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์.
- ความเร็วในการพัฒนา.
- จำนวนไอเดียสร้างสรรค์และโครงการริเริ่มในช่วงเวลาหนึ่ง.
- สัดส่วนระหว่างไอเดียกับการนำไปปฏิบัติ.
- ประสิทธิภาพในการใช้เวลาและทรัพยากร.\/i>
ตัวชี้วัดการวางแผน:
- ระยะเวลาในการทำงานให้เสร็จ.
- จำนวนงานที่เสร็จตรงเวลา.
- สัดส่วนของงานที่วางแผนไว้เทียบกับงานที่เสร็จแล้ว.
- ประสิทธิภาพในการจัดสรรงาน.
ตัวชี้วัดควรกระตุ้นให้ทุกคนพัฒนาคุณภาพการทำงานและหลีกเลี่ยงการทำผิดพลาดซ้ำ หากต้องการเรียนรู้เชิงลึกเกี่ยวกับการบริหารทีมสร้างสรรค์ โปรดดูบทเรียนบนแพลตฟอร์ม The Instapreneurs ที่นี่ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบของการบริหารโครงการ soft skills และ hard skills ที่จำเป็นสำหรับการบริหารผู้เชี่ยวชาญ วิธีเพิ่มประสิทธิภาพของทีม และอื่น ๆ อีกมากมาย
One to One: หลักการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ
แนวปฏิบัติสำคัญในการเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการกับทีมคือการประชุม "ตัวต่อตัว" ซึ่งเป็นการพบปะรายบุคคลกับพนักงานแต่ละคน ช่วยให้คุณสามารถ:
- เข้าใจความต้องการและความมุ่งหวังของพนักงานได้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
- ประเมินผลลัพธ์และระบุปัญหาหรืออุปสรรคที่อาจขัดขวางการบรรลุเป้าหมาย
- ให้การสนับสนุนในการพัฒนาทักษะ การค้นหาโอกาสใหม่ ๆ และการสร้างเส้นทางอาชีพ
- เพิ่มความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้จัดการและพนักงาน
หลักการสำหรับการประชุมตัวต่อตัวอย่างมีประสิทธิภาพ:
- ความสม่ำเสมอ - กำหนดเวลาประชุมเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือนตามความต้องการและสถานการณ์
- ความเฉพาะบุคคล - มุ่งเน้นความต้องการและเป้าหมายของพนักงานแต่ละคน
- การวางแผน - เตรียมตัวสำหรับการประชุมล่วงหน้า และกำหนดหัวข้อที่จะหารือร่วมกับพนักงาน.\/li>
- ความเปิดเผยและความซื่อสัตย์ - สร้างเงื่อนไขให้พนักงานสามารถแบ่งปันความคิด ความต้องการ และปัญหาได้โดยไม่ต้องกลัวหรืออับอาย
- การฟังอย่างตั้งใจ - รับฟังพนักงานอย่างใส่ใจ และคำนึงถึงความคิดและความรู้สึกของพวกเขา
- งานและเป้าหมาย - หารือเกี่ยวกับงานและเป้าหมายปัจจุบัน รวมถึงแผนในอนาคต
- ความคิดเห็นสะท้อนกลับ - ให้ความคิดเห็นสะท้อนกลับเชิงสร้างสรรค์เกี่ยวกับความก้าวหน้าและความสำเร็จของพนักงาน
สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อย เช่น การไม่เตรียมตัว ไม่จดบันทึก การพลาดนัดประชุม และผู้จัดการมุ่งความสนใจที่ตนเองแทนที่จะเป็นพนักงาน
วิธีให้ความคิดเห็นสะท้อนกลับแก่ทีมอย่างมีประสิทธิภาพ
การให้ความคิดเห็นสะท้อนกลับอย่างเหมาะสมช่วยพัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงาน พัฒนาพนักงาน และบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ โดยมีหลักการดังนี้:
- พูดถึงข้อเท็จจริงและการกระทำ สื่อสารโดยอิงจากข้อสังเกตเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับสถานการณ์ในการทำงานและการกระทำของพนักงาน แทนการตัดสินหรือคาดเดาแบบกว้าง ๆ
- สื่อสารความคิดและคำขอของคุณให้ชัดเจนและเจาะจง สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงการแสดงความก้าวร้าวทางอ้อมหรือการนิ่งเงียบ
- ตรวจสอบการเชื่อมโยงทางอารมณ์ ใส่ใจสภาวะทางจิตใจของพนักงาน และมุ่งสู่การสนทนาอย่างสร้างสรรค์
- ตั้งคำถามกับความคิดเห็นของตนเอง แทนที่จะยัดเยียดความคิดเห็นของคุณ ควรเปิดพื้นที่ให้มีการอภิปรายอย่างเปิดเผยและแลกเปลี่ยนความคิดเห็น
- ขอบคุณพนักงานที่รับฟังคุณและเปิดโอกาสให้คุณพูดอย่างตรงไปตรงมา เน้นย้ำถึงส่วนร่วมของพวกเขาต่อการสื่อสารที่เกิดประสิทธิผล
วิธีการเฉพาะ เช่น "Stop Start Continue" หรือ "Situation Behavior Impact" เป็นกรอบที่สะดวกสำหรับการแสดงทั้งแง่มุมเชิงบวกและเชิงลบ รวมถึงข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนาต่อไป
วิธีสร้างแรงจูงใจให้ทีม
ผู้จัดการควรสามารถจุดประกายความกระตือรือร้นของผู้ใต้บังคับบัญชาและกระตุ้นให้พวกเขาบรรลุความสำเร็จใหม่ ๆ ต่อไปนี้คือกลยุทธ์บางส่วนที่จะช่วยได้:
- กำหนดเป้าหมายร่วมกัน.
- ให้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ.
- สนับสนุนการพัฒนาวิชาชีพและการฝึกอบรม.
- ยอมรับความสำเร็จและผลงาน พร้อมให้รางวัลแก่ความพยายาม.
- สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานเชิงบวก.
- มอบโอกาสในการเติมเต็มศักยภาพของตนเอง.
- เป็นแบบอย่างที่ดี.
- กิจกรรมนอกสถานที่และกิจกรรมสร้างทีม.
นอกจากนี้ ควรให้ความสำคัญอย่างมากกับการ onboarding ซึ่งเป็นกระบวนการแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักทีมและองค์กร ในช่วง 100 วันแรก พวกเขาจะสร้างความประทับใจแรกเริ่มขึ้นมา ช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัว รู้สึกมั่นใจ และมองเห็นโอกาสการเติบโตของบริษัท
เครื่องมือที่ช่วยให้ชีวิตผู้จัดการง่ายขึ้น\/h2>
เพื่อประหยัดเวลาและรวมทุกคนเข้าด้วยกัน ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด เทคโนโลยีสมัยใหม่มอบความเป็นไปได้หลากหลายให้ผู้จัดการโครงการ:
Loom - บริการฟรีที่ช่วยให้คุณบันทึกหน้าจอคอมพิวเตอร์และสร้างข้อความวิดีโอได้ ผู้จัดการสามารถใช้เพื่อถ่ายทอดคำแนะนำที่ซับซ้อนได้อย่างรวดเร็ว ให้ความคิดเห็นสะท้อนกลับ สาธิตผลิตภัณฑ์หรือบริการ และจัดการประชุมแบบไม่พร้อมกัน
Miro - กระดานไวท์บอร์ดแบบอินเทอร์แอกทีฟสำหรับการทำงานร่วมกันและความคิดสร้างสรรค์ ช่วยให้สร้างแผนภาพ แผนผังกระบวนการ จัดการระดมความคิด และอื่น ๆ ได้หลากหลาย
Notion - แพลตฟอร์มแบบครบวงจรสำหรับการทำงานร่วมกันและจัดระเบียบข้อมูล โดยรวมความสามารถด้านการจดบันทึก ฐานข้อมูล งาน เอกสาร และอื่น ๆ อีกมากมาย
ด้วยเครื่องมือเหล่านี้ ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่การบรรลุเป้าหมายร่วมกัน ขณะที่ผู้จัดการสามารถมุ่งเน้นการบริหารจัดการและสร้างแรงจูงใจให้สมาชิกในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เราหวังว่าคำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีต่อสุขภาพและมีประสิทธิผลสำหรับทีมของคุณ พร้อมทั้งเติบโตในสายอาชีพต่อไป