Οι αναφορές παλαιότερα παραχωρούνταν μαζικά: δίνατε σε κάποιον πρόσβαση σε μαθήματα και αποκτούσε επίσης πρόσβαση σε μέλη, πρόοδο, εργασίες και πιστοποιητικά. Τα σχόλια και το αρχείο καταγραφής επαλήθευσης email ήταν ορατά σε οποιοδήποτε μέλος της ομάδας. Οι ρυθμίσεις ρόλων διαθέτουν πλέον μια ενότητα «Analytics», όπου κάθε αναφορά έχει το δικό της πλαίσιο επιλογής: «Εργασίες: απαντήσεις», «Σχόλια», «Ομάδα, βοηθοί και ομάδες μαθητών», «Μέλη μαθημάτων και μαραθωνίων», «Πρόοδος μαθημάτων και μαραθωνίων», «Σύνοψη προόδου σε όλα τα μαθήματα», «Πιστοποιητικά», «Αρχείο καταγραφής επαλήθευσης email».
Δίπλα τους υπάρχει ένας νέος διακόπτης: «Οι αναφορές περιέχουν πληροφορίες μόνο για διαθέσιμα προϊόντα και επαφές». Δεν αποκρύπτει μια αναφορά – περιορίζει το περιεχόμενό της: γραμμές, σύνολα, τιμές φίλτρων και εξαγωγές. Το τι θεωρείται «δικό σας» εξαρτάται από την αναφορά: για εργασίες, σχόλια, μέλη, πρόοδο και πιστοποιητικά, είναι τα προϊόντα και οι μαθητές που το άτομο διαχειρίζεται ως βοηθός ή διαχειριστής μαθήματος· για πληρωμές, συναλλαγές και προηγούμενα webinars, είναι τα προϊόντα στα οποία έχει πρόσβαση προβολής. Επομένως, δεν χρειάζεται να ορίσετε έναν λογιστή ή υπεύθυνο πληρωμών ως βοηθό – απλώς δώστε του πρόσβαση στα κατάλληλα προϊόντα και οι οικονομικές αναφορές του θα καλύπτουν ακριβώς αυτά. Κάθε υπάρχων ρόλος έχει ήδη τον διακόπτη ενεργοποιημένο, ώστε κανείς να μη βλέπει περισσότερα από πριν· αν θέλετε κάποιος να βλέπει ολόκληρο το έργο, απενεργοποιήστε τον στις ρυθμίσεις ρόλου.
Τα πλαίσια επιλογής «Διαχειριστής μαθήματος» και «Βοηθός» σε μια κάρτα μέλους παρέχουν πλέον άμεσα πρόσβαση στα μέλη και στα analytics αυτού του μαθήματος, ενώ η κάρτα δείχνει ποιος ρόλος θα δημιουργηθεί και πού μπορείτε να τον ρυθμίσετε αργότερα.
Η δεύτερη αλλαγή αφορά τον Χώρο αποθήκευσης. Οι ρυθμίσεις πρόσβασης διαθέτουν μια νέα επιλογή, «Πρόσβαση μόνο σε δικά αρχεία και φακέλους»: το μέλος της ομάδας βλέπει μόνο τα αρχεία που έχει ανεβάσει το ίδιο και μόνο τους δικούς του φακέλους – στη λίστα, στο δέντρο φακέλων και στην αναζήτηση. Μπορεί να μετονομάσει, να μετακινήσει ή να διαγράψει μόνο έναν φάκελο του οποίου ολόκληρο το περιεχόμενο του ανήκει· ένας φάκελος που περιέχει αρχεία συναδέλφων παραμένει ορατός, αλλά τα κουμπιά επεξεργασίας του είναι ανενεργά. Οι φάκελοι που δημιουργήθηκαν παλαιότερα δεν έχουν καταγεγραμμένο δημιουργό – θεωρούνται κοινόχρηστοι: ορατοί, αλλά μη επεξεργάσιμοι. Η ρύθμιση είναι διαθέσιμη για κάθε έργο και είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή· ο ιδιοκτήτης του έργου την ενεργοποιεί χειροκίνητα στις Ρυθμίσεις → Διαχείριση πρόσβασης → ενότητα «Χώρος αποθήκευσης».
Περισσότερα σχετικά: Έλεγχος πρόσβασης και Πώς να προσθέσετε έναν βοηθό σε ένα μάθημα.