Former les employés n’est plus une option aimable — c’est une nécessité pour développer votre entreprise et votre personnel. Avec les technologies émergentes et l’évolution des rôles professionnels, il est essentiel de maintenir vos employés à jour avec les compétences les plus récentes afin de rester compétitif. Mais la formation au sein des départements et entre bureaux peut rapidement devenir désorganisée sans la technologie adéquate.
Et c’est là qu’un système de gestion de l’apprentissage (LMS) entre en jeu.
LMS signifie Système de Gestion de l’Apprentissage et fait référence à un logiciel informatique basé sur Internet qui vous permet de gérer, déployer et suivre la formation des employés au sein d’un seul système. La formation devient plus fluide, le temps administratif est réduit et vous pouvez plus facilement faire évoluer les programmes au rythme de la croissance de votre entreprise.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes clés pour développer un programme de formation des employés efficace à l’aide d’un LMS. Que vous partiez de zéro ou souhaitiez améliorer votre système existant, cet article vous aidera à mettre en place un système qui produit des résultats concrets.
Qu’est-ce qu’un LMS et pourquoi l’utiliser ?
Les programmes de Système de Gestion de l’Apprentissage (LMS) vous permettent de développer, gérer et suivre des programmes de formation au format électronique. Imaginez un seul portail d’apprentissage — où les employés peuvent consulter les cours auxquels ils ont droit, suivre leur progression et accomplir leurs tâches en un seul endroit. Le LMS fonctionne de manière spécifique avec des avantages notables :
-
Apprentissage centralisé : Tout le contenu de formation se trouve dans un système unique, ce qui le rend facilement accessible et aisément actualisable.
-
Évolutivité : De dix à dix mille personnes peuvent être formées sans modifier la méthodologie.
-
Suivi et analyse : Qui a fait quoi, quand, et comment cela a-t-il été accompli ?
-
Initiative économique : Réduction des coûts de déplacement, des livres imprimés et des honoraires d’instructeurs.
-
Accès en tout temps et en tout lieu : Avec les LMS actuels, vous pouvez apprendre partout et à tout moment, car ils sont basés sur le cloud et adaptés aux appareils mobiles.
Toute entreprise, quelle que soit sa taille, peut bénéficier d’un LMS, surtout lorsque la formation doit être répétable, standardisée et traçable. Que vous formiez un nouvel employé, que vous mettiez à jour les compétences de vos équipes ou que vous assuriez une formation réglementaire, un LMS simplifie le processus pour le rendre plus rapide, plus souple et plus efficace.
Étape 1 : Identifier les besoins en formation
Lorsque vous développez une initiative de formation, vous devez d’abord identifier les lacunes en compétences ou en connaissances de vos employés. Concevoir une initiative de formation réussie avec un LMS commence par une compréhension claire de ce que les employés doivent apprendre — et pourquoi. Voici comment procéder.
Réfléchissez aux objectifs de l’entreprise
Quels sont vos objectifs commerciaux pour cette année ? Lancez-vous de nouveaux produits, explorez-vous de nouveaux marchés ou améliorez-vous le service client ?
Évaluez les compétences actuelles
Alignez les capacités actuelles de l’équipe avec les objectifs fixés. Déterminez où la formation fera une réelle différence.
En recueillant les avis des employés
À travers un questionnaire, une interview ou un vote anonyme, identifiez les domaines où les employés pensent qu'une amélioration serait bénéfique.
Impliquer les managers
Les managers identifient souvent des lacunes de performance difficiles à percevoir pour les autres.
Suivre les données de performance historiques
Comparez les indicateurs de performance clés (KPI), les taux d’erreur ou les mesures de satisfaction client pour identifier des tendances.
En définissant de manière rigoureuse les besoins individuels et organisationnels, vous garantissez que votre programme LMS soit pertinent, aligné et utile dès le premier jour — et non un simple exercice bureaucratique.
Étape 2 : Définir des objectifs d'apprentissage clairs
Une fois les besoins de formation identifiés, l’étape suivante consiste à définir à quoi ressemblera le succès. Des objectifs d’apprentissage généraux orientent la préparation des contenus de cours, concentrent l’attention des apprenants et permettent d’obtenir des résultats mesurables pour l’évaluation.
De bons objectifs d’apprentissage sont :
-
Définis : Que doit être capable de faire l’employé après la formation ?
-
Mesurables : Pouvons-nous évaluer si la compétence a été acquise ?
-
Pertinents : Contribuent-ils à un objectif commercial ?
-
Temporels : Cet objectif est-il atteignable dans un délai court ?
Par exemple, au lieu d’indiquer « Améliorer le service client », vous pouvez spécifier : « Traiter cinq types d’objections clients via le modèle de réponse convenu d’ici la fin du troisième trimestre ».
Des objectifs clairs vous aident également à structurer le contenu dans votre LMS de manière logique et facilitent le suivi une fois la formation lancée.
Étape 3 : Choisir le bon LMS
Maintenant que vous avez défini vos objectifs, vous êtes prêt à sélectionner le Système de Gestion de l’Apprentissage le plus adapté. Ce choix sera déterminant pour votre initiative de formation — le LMS doit correspondre à votre équipe, à vos contenus et à votre budget.
Pour ces fonctionnalités importantes, consultez :
-
Facilité d’administration : Il doit être facile à gérer et simple d’utilisation pour les apprenants.
-
Accessibilité mobile : Il doit être accessible partout où les employés apprennent, via smartphone, tablette ou ordinateur.
-
Personnalisation : L’image de marque, les parcours de contenu et les rôles utilisateurs doivent pouvoir être personnalisés.
-
Suivi et rapports : Suivez les taux de complétion, les résultats aux tests et examens, ainsi que le niveau d'engagement.
-
Intégration : Assurez-vous que le LMS fonctionne avec votre système RH, votre plateforme de communication ou votre CRM.
-
Mises à jour et support : Un bon support technique et des mises à jour fréquentes sont indispensables.
Lorsque vous envisagez de choisir un LMS basé sur le cloud ou local (on-premise), demandez une démo gratuite, testez-le sans frais, impliquez les utilisateurs finaux pour des essais, et comparez les retours.
Étape 4 : Créer ou obtenir le contenu
La qualité du contenu dans votre programme de formation est essentielle. Que vous développiez le contenu vous-même ou que vous réutilisiez celui d’autres, il doit être efficace, pertinent et clair dans ses instructions.
Commencez par choisir le format avec lequel vous êtes le plus à l’aise : vidéos, évaluations, tests, PDF, guides ou présentations. Les modules interactifs, les simulations ou les études de cas jouent également un rôle majeur.
Vous pouvez opter pour l’une des deux options suivantes :
-
Créer votre propre contenu : Parfait pour des formations spécifiques à l’entreprise, comme l’intégration aux politiques internes.
-
Utiliser des bibliothèques de contenu préexistantes : Les catalogues de cours intégrés sur les compétences générales, la conformité et le leadership sont courants dans la plupart des systèmes LMS.
Assurez-vous que votre rédaction soit fluide et percutante. Mettez régulièrement à jour les anciens contenus pour qu’ils restent d’actualité. Rédigez de nouveaux textes avec un langage explicite, des légendes claires et un design inclusif pour chaque apprenant. De plus, chaque article doit répondre à un objectif précis dans votre plan de contenu.
Astuce : Variez les types de contenu pour maintenir l’intérêt et éviter la fatigue des apprenants. Tous les apprenants n’apprennent pas de la même manière — le contenu mixte les garde engagés.
Étape 5 : Organiser et structurer la formation
Même le meilleur contenu sera inefficace s’il n’est pas bien organisé. Un bon agencement facilite la navigation, l’orientation et l’apprentissage en étapes digestes pour l’apprenant. Voici comment procéder.
Divisez le contenu en modules
Segmentez la formation en grands blocs, chacun portant sur un sujet ou une compétence spécifique.
Utilisez des parcours d’apprentissage
Intégrez les modules dans un ordre logique — des bases jusqu’aux usages avancés.
Encadrez chaque partie de façon claire
Ajoutez des résumés concis et des titres descriptifs à chaque section.
Utilisez le microlearning lorsque c’est pertinent
Des formations courtes (5 à 10 minutes) plus faciles à assimiler et plus adaptées aux emplois du temps chargés.
Ajoutez des formations par rôle ou par département si nécessaire. Il peut exister plusieurs parcours dans le même programme pour les équipes techniques, le support client ou les commerciaux.
Étape 6 : Déployer le programme
Une fois votre LMS prêt et votre contenu de formation en place, vous pouvez déployer le programme. Ne lancez pas tout d’un coup — procédez par étapes.
Commencez avec un groupe pilote. Sélectionnez un petit groupe d’employés aux fonctions diverses. Le plan d’action inclut la formation et la collecte de retours francs sur la convivialité, le contenu et l’organisation. Ensuite, corrigez tous les bugs avant un lancement complet.
Puis, communiquez librement dans l’entreprise. Faites connaître le programme via des e-mails, réunions d’équipe ou annonces sur l’intranet. Précisez les avantages, les objectifs et les attentes, et fournissez un guide clair étape par étape pour se connecter et démarrer.
Rendez le LMS rapidement opérationnel. Proposez des tutoriels courts, une FAQ ou un webinaire de démarrage.
Enfin, définissez des échéances ou des jalons pour maintenir le rythme, et récompensez les premiers utilisateurs afin d’inciter les autres à suivre le mouvement.
Étape 7 : Surveiller, évaluer et améliorer
Lancer votre programme de formation n’est qu’une partie de l’équation. Pour qu’il soit réellement efficace, vous devez suivre ses performances, recueillir les retours et effectuer les ajustements nécessaires.
Utilisez les outils d’analyse intégrés de votre LMS pour suivre :
-
Taux de complétion : Les employés terminent-ils leurs formations ?
-
Résultats d’évaluations : Retiennent-ils les idées clés ?
-
Métriques de participation : Passent-ils réellement du temps sur le contenu, ou cliquent-ils simplement ?
Complétez ces données par des commentaires qualitatifs. Demandez aux apprenants ce qu’ils ont trouvé utile ou déroutant. Recueillez également les retours des managers sur les changements observés dans le travail après la formation.
Sur la base de ces enseignements, mettez fréquemment à jour les anciens contenus, remplacez les modules peu efficaces et ajoutez de nouveaux matériaux pour refléter les évolutions des pratiques professionnelles ou des besoins d’apprentissage.
Prévoyez aussi des points de contrôle réguliers — mensuels ou trimestriels — pour examiner les résultats et ajuster le programme. Une formation qui n’évolue pas devient rapidement obsolète.
Conclusion
Développer un programme de formation efficace dans un LMS n’est pas difficile, mais cela doit être concis, fluide et bien structuré. De l’évaluation des besoins jusqu’à la mesure des résultats, chaque étape est cruciale pour que l’apprentissage soit réellement utile et efficace.
Un LMS facilite et optimise tout le processus, vous permettant de proposer une formation standardisée, accessible et traçable dans l’ensemble de votre organisation. Il permet aux individus d’apprendre à leur propre rythme, tout en fournissant aux managers les informations nécessaires pour suivre les progrès et les performances.
Avec une plateforme virtuelle en place, un LMS devient aussi un levier durable pour développer les compétences, améliorer la productivité et accompagner le développement de carrière.
Commencez petit, restez flexible et améliorez constamment. Les bons programmes de formation vont bien au-delà d’une case à cocher — ce sont de véritables investissements stratégiques dans vos talents et votre entreprise.