Esiste una moltitudine di ricerche che dimostrano che non si tratta del denaro. Le persone smettono principalmente a causa della mancanza di chiarezza nella gestione, della mancanza di supporto da parte della leadership e di un ambiente lavorativo sgradevole. Victoria Voronko, PM di The Instapreneurs, condividerà approcci che aiutano un manager a costruire correttamente relazioni con il team e risolvere in modo efficace i compiti aziendali.
Di quali competenze ha bisogno un manager?
Gestire un team è un processo complesso che richiede una varietà di competenze e abilità. Le hard skills (pianificazione di progetti, monitoraggio del progresso, gestione del budget, ecc.) costituiscono la base. Tuttavia, le soft skills sono altrettanto indispensabili.
Competenze soft richieste per un manager:
- Abilità comunicative — essere in grado di esprimere chiaramente le idee, ascoltare le opinioni dei subordinati e comunicare efficacemente con loro.
- Qualità di leadership — ispirare, motivare e guidare il team verso il raggiungimento degli obiettivi comuni.
- Abilità di delega — distribuire compiti tra i membri del team considerando le loro competenze e potenzialità.
- Gestione dei conflitti — risolvere le dispute all'interno del team in modo costruttivo e favorire relazioni positive tra i suoi membri.
- Abilità analitiche — analizzare situazioni, individuare problemi e cercare soluzioni efficaci.
- Gestione del tempo — allocare efficacemente il proprio tempo tra diversi compiti e prendere decisioni rapidamente.
- Intelligenza emotiva — comprendere i propri sentimenti e reazioni, così come le emozioni, le motivazioni e i comportamenti dei subordinati.
- Abilità motivazionali — identificare e alimentare l'ispirazione dei membri del team, stimolandoli a raggiungere risultati elevati.
È importante per una gestione efficace possedere tutte queste competenze. Se ce ne sono alcune che mancano, dovrebbero essere incluse nel proprio piano di sviluppo.
Cosa si intende per efficacia del team?
L'efficacia del team è la capacità di un gruppo di persone di lavorare insieme per raggiungere obiettivi e compiti comuni. Può essere misurata utilizzando vari indicatori, divisi in due gruppi.
Metriche di performance:
- Livello di soddisfazione del cliente.
- Qualità del lavoro e completamento dei compiti.
- Velocità di sviluppo.
- Numero di idee e iniziative creative nel tempo.
- Rapporto tra idee e implementazione.
- Efficienza nell'utilizzo del tempo e delle risorse.
Metriche di pianificazione:
- Tempo di completamento del compito.
- Numero di compiti completati in tempo.
- Rapporto tra compiti pianificati e completati.
- Efficienza nell'allocazione dei compiti.
Le metriche dovrebbero incentivare le persone a migliorare la qualità del completamento dei compiti e evitare di ripetere gli errori. Per approfondire la gestione dei team creativi, guarda la lecizione sulla piattaforma The Instapreneurs. Qui imparerai componenti di gestione del progetto, le competenze soft e hard necessarie per gestire gli specialisti, come aumentare l'efficacia del team e altro ancora.
Uno a Uno: Regole di condotta efficace
Una pratica importante per rafforzare le relazioni tra un manager e un team sono gli incontri "uno a uno". Si tratta di incontri individuali con ciascun dipendente, che ti consentono di:
- Approfondire la comprensione delle esigenze e delle ambizioni dei tuoi dipendenti.
- Valutare i risultati e individuare eventuali problemi o ostacoli che impediscono il raggiungimento degli obiettivi.
- Fornire supporto nello sviluppo delle competenze, nel trovare nuove opportunità e nel creare un percorso professionale.
- Aumentare la comprensione reciproca tra il manager e il dipendente.
Regole per gli incontri "uno a uno" efficaci:
- Regolarità - pianifica incontri settimanali o mensili a seconda delle esigenze e delle circostanze.
- Individualità - concentrandoti sulle esigenze e sugli obiettivi di ciascun dipendente specifico.
- Pianificazione - preparati per l'incontro in anticipo, delineando con il dipendente i temi da discutere.
- Apertura e onestà - crea condizioni perché il dipendente possa condividere pensieri, desideri e problemi senza paura o vergogna.
- Ascolto attivo - ascolta attentamente il dipendente, considerando i suoi pensieri e sentimenti.
- Compiti e obiettivi - discuti i compiti e gli obiettivi attuali, così come i piani futuri.
- Feedback - fornisci un feedback costruttivo sui progressi e sui successi del dipendente.
È importante evitare errori comuni: mancanza di preparazione, mancata presa di appunti, mancanza agli incontri, il focus del manager su se stessi piuttosto che sul dipendente.
Come fornire feedback efficacemente al team
Fornire feedback correttamente contribuisce a migliorare le relazioni lavorative, sviluppare i dipendenti e raggiungere i risultati desiderati. Si basa sui seguenti principi:
- Parla di fatti e azioni. Basa la comunicazione su osservazioni specifiche di situazioni lavorative e azioni dei dipendenti, piuttosto che su giudizi o supposizioni generali.
- Esponi chiaramente e specificamente i tuoi pensieri e le tue richieste. È importante evitare l'aggressività passiva o il silenzio.
- Controlla il contatto emotivo. Sii attento allo stato psicologico del dipendente e cerca un dialogo costruttivo.
- Metti in discussione la tua opinione. Piuttosto che imporre la propria opinione, è meglio lasciare spazio per una discussione aperta e lo scambio di idee.
- Ringrazia il dipendente per aver ascoltato te e per averti permesso di essere onesto. Sottolinea il loro contributo alla comunicazione produttiva.
Metodi speciali come "Stop Start Continue" o "Situation Behavior Impact" forniscono una base conveniente per esprimere sia gli aspetti positivi che negativi, così come suggerimenti per ulteriori sviluppi.
Come motivare il team
È importante per un manager essere in grado di accendere l'entusiasmo dei propri subordinati e stimolarli a raggiungere nuovi successi. Ecco diverse strategie che possono aiutare in questo:
- Stabilire obiettivi comuni.
- Coinvolgimento nelle decisioni.
- Offrire sviluppo professionale e formazione.
- Riconoscere successi e risultati e premiare gli sforzi.
- Creare un ambiente di lavoro positivo.
- Offrire opportunità di auto-realizzazione.
- Dare l'esempio personale.
- Uscite di gruppo, attività di team building.
Inoltre, va dedicata grande attenzione all'onboarding, ovvero il processo di introduzione di un nuovo dipendente nel team e nell'organizzazione. Durante i primi 100 giorni si formano le prime impressioni. Aiuta il nuovo arrivato ad adattarsi, sentirsi sicuro e vedere le prospettive di sviluppo dell'azienda.
Strumenti per semplificare la vita di un manager
Per risparmiare tempo e riunire tutti insieme, ovunque si trovino, la tecnologia moderna offre ai project manager varie opportunità:
Loom - un servizio gratuito che consente di registrare lo schermo del computer e creare messaggi video. Con il suo aiuto, i manager possono trasmettere rapidamente istruzioni complesse, fornire feedback, condurre dimostrazioni di prodotti o servizi e organizzare riunioni asincrone.
Miro - una lavagna interattiva per il lavoro collaborativo e la creatività. Consente di creare diversi tipi di diagrammi, mappe di processo, sessioni di brainstorming e altro ancora.
Notion - una piattaforma integrata per la collaborazione e l'organizzazione delle informazioni. Unisce le funzionalità della presa di appunti, dei database, dei compiti, della documentazione e molto altro.
Con questi strumenti, i team possono concentrarsi sul raggiungimento di obiettivi comuni, mentre i manager possono concentrarsi sulla gestione efficace e sulla motivazione dei membri del team.
Speriamo che questi suggerimenti ti aiutino a creare un ambiente sano e produttivo per il tuo team e a continuare a crescere professionalmente.