Glavni cilj korporativne obuke je da zaposlene nauči kako da bolje obavljaju svoj posao. Međutim, mnogi programi korporativne obuke deluju sporo i generički, bez ikakve veze sa stvarnim poslom koji zaposleni obavljaju. Zaposleni će proći kroz slajdove prezentacije, odgovoriti na očigledna pitanja u kvizu i vratiti se na posao, bez promene u načinu na koji se ponašaju.
Ova vrsta obuke troši vreme i novac. Takođe dovodi do toga da zaposleni počnu da učenje tretiraju kao stavku koju samo treba precrtati. Kada se ova navika precrtavanja stavki uspostavi, opiraće se pohađanju kurseva koji bi im mogli biti korisni.
Srećom, većina uzroka dosadne obuke može se ispraviti donošenjem nekoliko jednostavnih odluka u dizajnu. Nisu vam potrebni veća platforma, duži kurs obuke ni više slajdova prezentacije. Potrebni su vam jasni ciljevi, dobro organizovan dizajn i sadržaj koji poštuje vreme koje polaznik ulaže.
U nastavku ćete pronaći deset grešaka u dizajnu obuke koje korporativnu obuku čine dosadnom, kao i konkretne preporuke kako da izbegnete te greške.
1. Počinjanje od sadržaja umesto od poslovnog cilja
Pri razvoju svojih programa obuke, mnoge kompanije koriste strukturisan pristup. Počinju od teme (svest o bezbednosti, uvođenje novih zaposlenih, prodajne veštine, zakoni/propisi ili poznavanje proizvoda), a zatim pronalaze materijale povezane s tom temom kako bi kreirale kurs.
Korišćenje ovog metoda može dovesti do preopširne obuke. To znači da će kurs pokušati da pruži sve što kompanija zna o toj oblasti u okviru jednog kursa, pa će zaposleni morati da potroše vreme pregledajući informacije koje možda nikada neće koristiti.
Umesto da počnete od teme, počnite od željenih ishoda obuke. Zapitajte se: „Koje promene želimo da vidimo u učinku zaposlenih nakon što završe ovu obuku?“
Evo primera: novozaposleni u prodaji treba da se oseća sigurno pri rešavanju prigovora na cenu, agent korisničke podrške treba da smanji broj puta kada klijent mora da kreira zahtev za podršku zbog istog problema, a menadžer mora zaposlenima da pruži primenljive povratne informacije kako bi podržao njihov razvoj i napredak.
Jasno definisan cilj pomoći će u određivanju sadržaja koji je slab i treba ga ukloniti iz programa obuke. Ako sadržaj ili aktivnosti (poput slajdova) ne pomažu polaznicima da obavljaju zadatke potrebne za ostvarivanje cilja, treba ih ukloniti.
Opšti savet je da ovu izjavu koristite kao okvir za razmišljanje o kursu: „Nakon završetka ove obuke, zaposleni će biti u stanju da ....“ Nakon što odredite izjavu o završetku, trebalo bi da razvijete lekcije, aktivnosti i kvizove oko te izjave.
2. Preduga obuka
Dugi kursevi iscrpljuju pažnju. Zaposleni otvaraju kurs između sastanaka, poziva klijenata, rokova i poruka. Modul od 90 minuta zahteva nivo koncentracije koji većina radnih dana ne može da podrži. Podelite dugu obuku na manje celine. Kurs o komunikaciji s klijentima može postati četiri kratke lekcije:
● Pozdravljanje klijenta
● Postavljanje boljih pitanja
● Postupanje u situacijama besa
● Završavanje uz jasne sledeće korake
Svaka lekcija treba da podučava jednu veštinu i pruži jedan praktičan zadatak. Kratke lekcije pomažu zaposlenima da se vrate kursu bez gubitka konteksta.
3. Korišćenje slajdova kao glavnog iskustva učenja
Koristite PowerPoint za obuku, ali nemojte se oslanjati samo na slajdove da biste preneli celokupno iskustvo obučavanja zaposlenih.
Mnogi kursevi obuke koje kreiraju kompanije u potpunosti se sastoje od PowerPoint slajdova (sa glasovnom naracijom). Polaznici uglavnom prate tekst u vidu nabrajanja koji se pojavljuje na ekranu, a zatim odgovaraju na kviz u kojem pitanje ponavlja reči sa prethodnog slajda. To ne zahteva od polaznika da primene ili koriste informacije dok ih pregledaju.
Pored održavanja angažovanosti polaznika, zamenite pasivne slajdove prilikama za lateralno razmišljanje i donošenje odluka zasnovano na primeni. Na primer, umesto pasivne situacije u kojoj zaposleni tokom kursa o zaštiti podataka prima sumnjiv dokument od dobavljača, zaposleni ima priliku da izabere alternativnu radnju i vidi njen ishod, čime uviđa kako se ta radnja primenjuje na odgovarajući princip zaštite podataka.
4. Ignorisanje svakodnevnog rada polaznika
Pošto zaposleni možda ne vide kako se obuka odnosi na njih, ona može delovati monotono. Generički primeri mogu učiniti da kurs izgleda kao da je kreiran za nekog drugog (npr. finansijska usklađenost za prodavce).
Na primer, osoba iz finansija i prodavac moraju da poštuju finansijske propise, ali će se verovatnije povezati s različitim primerima/pitanjima o usklađenosti nego osoba iz proizvodnje, koja će takođe poštovati neki aspekt istog zakonodavstva, najverovatnije na drugačiji način od ostalih.
Kao drugi primer, novi supervizor ima drugačije prakse davanja povratnih informacija od rukovodioca. Predstavniku podrške bi koristilo korišćenje stvarnih tiketa podrške umesto izmišljenih scenarija korisničke službe.
Koristite jezik, alate i situacije poznate ljudima koje obučavate. Pitajte supervizore svojih timova šta njihove grupe rade pogrešno. Pregledajte interne evidencije četova, tikete podrške, prodajne pozive i izveštaje o kvalitetu da biste pronašli primere u kojima vaši zaposleni imaju poteškoća.
5. Podučavanje pravila bez vežbe
Zaposleni ne pamte pravila koja su samo pročitali. Međutim, pamtiće pravila koja koriste.
Program obuke o politikama obično objašnjava radnje koje treba preduzeti, a testovi uključuju jednostavna pitanja koja proveravaju prisećanje. Iako to može biti primereno za povećanje svesti o politici, ima mali, ako uopšte ikakav, uticaj na promenu ponašanja.
Vežba treba da bude što je moguće bliža stvarnoj praksi. Stoga, ako zaposleni treba da sastavi bezbedniju imejl poruku, trebalo bi da dobije zadatak da prepravi rizičnu imejl poruku. Isto tako, ako menadžeri treba da vode kvalitetnije individualne sastanke sa zaposlenima, treba im predstaviti sažet scenario sa zaposlenim, a zatim zatražiti da izaberu jedan od nekoliko predloženih odgovora zaposlenog.
Na primer, ako prodajni predstavnik treba da kvalifikuje potencijalnog klijenta, može dobiti primer beleški sa poziva i zadatak da odredi koje bi sledeće pitanje trebalo postaviti.
6. Preopterećivanje zaposlenih informacijama
Stručnjaci za predmetnu oblast prečesto žele da obuhvate previše. Imaju veliko znanje i poznaju:
● Sve izuzetke
● Sve rubne slučajeve
● Koliko dugo se nešto radi itd.
Za stručnjaka za predmetnu oblast sve su to korisne informacije; međutim, za polaznike je to vrlo često preopterećenje.
Obuka treba da razdvoji ono što neko „mora da zna više u ovom trenutku“ od znanja koje će „biti korisno kasnije“. Formalizovane najbolje prakse treba uključiti u lekciju; sve referentne informacije treba dokumentovati u pomoćnom materijalu za posao (na primer, kontrolnoj listi, FAQ-u, stranici u centru za pomoć).
Na primer, svrha kursa za uvođenje novog zaposlenog jeste da pruži dovoljno obuke za završavanje zadataka tokom prve radne nedelje. Svrha kursa za uvođenje NIJE da novom zaposlenom pruži obuku o svakom mogućem procesu unutar organizacije.
7. Korišćenje slabih kvizova
Polaznici mogu imati osećaj postignuća kada putem kviza ponavljaju definicije. Međutim, zaposleni će, na primer, vrlo verovatno položiti kviz, a da ne mogu uspešno da obavljaju svoj posao.
Zato se efikasni kvizovi treba da se usredsrede na proveru izbora koje bi vaši polaznici napravili kada se suoče sa realističnim situacionim problemom i biraju svoj sledeći korak. Pružite povratne informacije uz odgovor i objasnite obrazloženje odgovora.
Na primer, umesto ovog pitanja:
„U imejlovima za fišing mogu postojati sumnjivi linkovi – tačno ili netačno?“
Umesto toga koristite ovo pitanje:
„Dobijate imejl od dobavljača koji navodi da vas kontaktira kako biste koristili novi link za prijavu na svoj nalog. U imejl adresi pošiljaoca nalazi se dodatno slovo. Koju radnju treba da preduzmete?“
Ovo pitanje će proceniti primenu prosuđivanja, a ne pamćenje.
8. Tretiranje obuke kao jednokratnog događaja
Promena ponašanja kroz jedan kurs je zaposlenima teška jer su im potrebni podsetnici i vežba uz povratne informacije nakon završetka lekcije.
Na primer, menadžer ode na obuku i nauči nove tehnike za bolje davanje povratnih informacija, a zatim dve nedelje kasnije treba da vodi težak razgovor (i zato što menadžer nema kontrolne liste, primere fraza ni nekoga ko bi ga usmeravao u tom razgovoru), verovatno će se vratiti starim navikama.
Podršku treba planirati nakon kursa. Šaljite kratke podsetnike. Obezbedite menadžerima pitanja za pokretanje diskusije. Uključite kontrolne liste u alate koje zaposleni već koriste. Neka vođe timova svake nedelje na timskim sastancima razmotre jednu tehniku.
9. Zaboravljanje uloge dizajna
Loše dizajniran sadržaj otežaće polazniku njegovo čitanje. Kada su slajdovi prenatrpani, sa sitnim tekstom, više fontova i neujednačenom upotrebom boja, polaznik će se brže umoriti. Umesto da uče veštinu koja se podučava, trošiće resurse pokušavajući da dešifruju ono što je prikazano na ekranu.
Odgovarajući dizajn omogućiće polaznicima da ostanu usredsređeni. Koristite kraće pasuse, dodajte razmak između odeljaka i koristite snimke ekrana samo tamo gde su neophodni za izvršavanje potrebnog zadatka. Raspored dugmadi i navigacija uvek treba da budu lako prepoznatljivi.
Dizajn obuhvata i ukupni tok kursa. Polaznici treba da znaju gde se trenutno nalaze u okviru kursa, šta ih sledeće očekuje i koliko je preostalih zadataka potrebno završiti.
10. Merenje završetka umesto uticaja
Stope završetka pokazuju ko je završio program obuke. Ne pokazuju da li su zaposleni primenili ono što su naučili dok su obavljali svoj posao.
Potrebno je da merite poboljšanje ponašanja koje je program obuke trebalo da unapredi. Na primer:
● Za prodajnu obuku, pogledajte kvalitet njihovih poziva ili stope konverzije prodajnog tima.
● Za obuku podrške, pogledajte procenat ponovljenih tiketa koje kreiraju klijenti i ocenu zadovoljstva klijenata.
● Za obuku o usklađenosti, pogledajte broj podnetih izveštaja o rizicima i broj podnetih zapažanja menadžera.
Koristite podatke oprezno. Iako program obuke može pomoći zaposlenom da se unapredi, na to utiču i uslovi rada, alati, osoblje i podsticaji. Uporedite više tačaka podataka pre nego što procenite efikasnost bilo kog programa obuke.
Kako korporativnu obuku učiniti zanimljivijom
Kvalitetna korporativna obuka zaposlenima daje nešto da rade. Od njih traži da rešavaju probleme, donose odluke i primenjuju ideje na sopstveni rad.
Počnite od problema na radnom mestu umesto od definicije
Na primer, ne započinjite lekciju o sajber bezbednosti listom termina iz politike. Prikažite imejl koji deluje sumnjivo i pitajte polaznika šta bi uradio. Zatim objasnite pravilo nakon što se polaznik suoči s odlukom.
Koristite kratke scenarije zasnovane na stvarnom radu
Prodajni predstavnik može rešiti prigovor na cenu. Agent podrške može odgovoriti ljutitom klijentu. Menadžer može reagovati zaposlenom koji je propustio rok. Ovi trenuci pomažu polaznicima da povežu kurs sa svakodnevnim zadacima.
Dajte zaposlenima alate koje mogu koristiti nakon lekcije
Kontrolna lista, skripta, obrazac ili stablo odlučivanja često imaju veću vrednost od još jednog slajda. Na primer, kurs obuke za menadžere može uključivati obrazac za planiranje povratnih informacija. Kurs o usklađenosti može uključivati kontrolnu listu „pre nego što podelite ovu datoteku“.
Zaključak
Korporativna obuka postaje nezanimljiva kada je timovi razvijaju oko podataka umesto oko zadataka. Zaposleni žele obuku koja vrednuje njihovo vreme, rešava dobro poznate probleme i pruža prilike za obavljanje zadataka iz stvarnog sveta.
Počnite od opšteg poslovnog cilja kako biste definisali šta se podučava radi ostvarivanja tog cilja. Neka lekcije budu kratke kako se zaposleni ne bi dosađivali i pružite im brojne scenarije, vežbe i procene zasnovane na radu. Nastavite da pomažete zaposlenima nakon što završe program; merite razliku u njihovom radu.
Kwiga timovima za obuku pruža resurse kako bi zaposlenima omogućili jasnoću u iskustvu učenja. Nudi sve, od onlajn kurseva obuke (neki čak uključuju procene) do automatizovanih procesa i praćenja polaznika. Iako Kwiga ne može da popravi loš sadržaj, omogućava vam da odličan sadržaj za obuku isporučite na instruktivan način kako bi zaposleni mogli da koriste materijal.
