Capacitar a los empleados ya no es una opción amigable: es una necesidad para expandir tu negocio y tu fuerza laboral. Con la tecnología emergente y los roles laborales en evolución, es esencial mantener a tus empleados actualizados con las habilidades más recientes en un esfuerzo continuo por seguir siendo competitivo. Pero la capacitación dentro y entre departamentos y oficinas puede volverse rápidamente desorganizada sin la tecnología adecuada.
Y ahí es donde entra en juego un Sistema de Gestión del Aprendizaje (LMS).
LMS significa Sistema de Gestión del Aprendizaje y se refiere a un software informático basado en Internet que te permite administrar, implementar y rastrear la capacitación de empleados en un solo sistema. La capacitación se vuelve más eficiente, se reduce el tiempo administrativo y puedes escalar más fácilmente los programas que crecen junto con tu empresa.
En este artículo, te guiaremos a través de los pasos clave para desarrollar un programa de capacitación exitoso dentro de un LMS. Si estás comenzando desde cero o quieres mejorar tu sistema existente, este artículo te ayudará a desarrollar un sistema que genere resultados reales.
¿Qué es un LMS y por qué usarlo?
Los programas de Sistemas de Gestión del Aprendizaje (LMS) te permiten desarrollar, gestionar y rastrear programas de capacitación en formato electrónico. Imagina un solo portal de aprendizaje, donde los empleados puedan ver los cursos que les corresponden, seguir su progreso y completar tareas en un solo lugar. Un LMS funciona de maneras específicas con ventajas notables:
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Aprendizaje centralizado: Todo el contenido de capacitación reside en un solo sistema, lo que lo hace fácilmente accesible y actualizable.
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Escalabilidad: Se pueden capacitar desde diez hasta diez mil personas sin necesidad de cambiar la metodología.
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Seguimiento y análisis: ¿Quién hizo qué, cuándo y cómo lo logró?
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Iniciativa de costos: Reducción de costos en viajes, libros impresos y tarifas de instructores.
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Acceso en cualquier momento y lugar: Con los LMS actuales, puedes aprender en cualquier lugar y en cualquier momento, ya que están basados en la nube y son compatibles con dispositivos móviles.
Cualquier empresa, sin importar su tamaño, puede beneficiarse de un LMS, especialmente cuando la capacitación debe ser repetible, estandarizada y rastreable. Ya sea que estés capacitando a un nuevo empleado, desarrollando habilidades del personal actual o cumpliendo con requerimientos de formación obligatoria, un LMS agiliza el proceso para hacerlo más rápido, flexible y eficiente.
Paso 1: Identificar necesidades de capacitación
Al desarrollar cualquier iniciativa de capacitación, primero deberás identificar las brechas de habilidades o conocimientos entre tus empleados. Diseñar una iniciativa exitosa junto con un LMS comienza por tener una comprensión clara de lo que los empleados necesitan aprender y por qué necesitan aprenderlo. Aquí te mostramos cómo abordarlo.
Define los objetivos comerciales
¿Cuáles son tus objetivos comerciales para este año? ¿Estás lanzando productos, abriendo nuevos mercados o mejorando el servicio al cliente?
Evalúa la capacidad actual
Alinea las habilidades y metas actuales del equipo en armonía. Determina dónde la capacitación marcará la diferencia.
Evaluando la opinión de los empleados
A través de un cuestionario, entrevista o votación secreta, determina en qué áreas consideras que los empleados se beneficiarían con una mejora.
Involucra a los gerentes
Los gerentes suelen identificar brechas de bajo rendimiento que son difíciles de detectar para otros.
Rastrea datos de desempeño histórico
Compara KPIs, tasas de error o medidas de satisfacción del cliente para identificar patrones.
Al definir de forma convencional las necesidades individuales y organizacionales, asegurarás que tu programa de LMS esté alineado, sea relevante y útil desde el primer día — y no un simple trámite.
Paso 2: Establece objetivos de aprendizaje claros
Después de determinar tus necesidades de capacitación, el siguiente paso es definir cómo se verá el éxito. Los objetivos generales de aprendizaje ayudan a guiar la preparación del contenido del curso, enfocan a los estudiantes y proporcionan resultados medibles para la evaluación.
Los buenos objetivos de aprendizaje son:
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Definidos: ¿Qué debe ser capaz de hacer el empleado después de haber sido capacitado?
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Medibles: ¿Podemos medir si se aprendió la habilidad?
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Relevantes: ¿Contribuye a un objetivo comercial?
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Con límite de tiempo: ¿Se puede alcanzar este objetivo en un corto plazo?
Por ejemplo, en lugar de decir “Mejorar el servicio al cliente”, puedes especificar “Procesar mediante la plantilla de respuesta acordada, para el final del tercer trimestre, cinco tipos de objeciones de clientes”.
Los objetivos claros también te ayudan a secuenciar el contenido de manera lógica en tu LMS y facilitan el seguimiento una vez que comience la capacitación.
Paso 3: Elige el LMS adecuado
Ahora que tienes objetivos y metas, estás listo para seleccionar el Sistema de Gestión del Aprendizaje apropiado. Esta elección marcará la diferencia en tu iniciativa de capacitación — el LMS debe ser adecuado para tu equipo, contenido y presupuesto.
Busca estas características importantes:
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Facilidad de administración: Debe ser fácil de administrar y de usar para los estudiantes.
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Accesibilidad móvil: Debe ser accesible desde cualquier lugar donde los empleados aprendan, ya sea a través de smartphones, tabletas o computadoras.
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Personalización: La identidad visual, el flujo de contenidos y los roles de usuario deben ser personalizables.
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Monitoreo e informes: Rastrea la tasa de finalización, calificaciones en pruebas y cuestionarios, y el nivel de participación.
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Integración: Asegúrate de que el LMS sea compatible con tu sistema de RR.HH., plataforma de comunicación o sistema CRM.
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Actualizaciones y soporte: Se requiere buen soporte técnico y actualizaciones frecuentes.
Cuando planees elegir entre un LMS en la nube o instalado localmente, solicita una demostración gratuita, una prueba gratuita, invita a los usuarios finales a probarlo y compara las opiniones.
Paso 4: Crea o adquiere el contenido
La calidad del contenido en tu programa de capacitación es esencial. Ya sea que desarrolles contenido propio o reutilices contenido externo, este debe ser eficaz, relevante y claro en sus instrucciones.
Primero, define el formato con el que te sientas más cómoda: videos, evaluaciones, pruebas, PDFs, guías o presentaciones. Los módulos interactivos, simulaciones o estudios de caso también juegan un papel fundamental.
Puedes elegir entre dos opciones:
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Crear tu propio contenido: Perfecto para capacitaciones específicas de la empresa, como procesos internos o incorporación de políticas.
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Utilizar bibliotecas de contenido preestablecido: Los catálogos integrados de cursos sobre habilidades blandas, cumplimiento normativo y liderazgo son comunes en la mayoría de los LMS.
Asegúrate de que tu redacción tenga sentido. Actualiza el contenido anterior con frecuencia para mantenerlo vigente. Escribe nuevos materiales con un lenguaje claro, subtítulos y un diseño inclusivo para todo tipo de aprendiz. Además, cada artículo debe cumplir una función dentro de tu plan de contenidos.
Consejo: Mezcla tipos de contenido para mantener la diversidad y evitar la fatiga del aprendiz. No todas las personas aprenden de la misma forma — el contenido combinado mantiene el interés.
Paso 5: Organiza y estructura la capacitación
Incluso el mejor contenido no funcionará eficazmente sin una buena organización. Un contenido bien diseñado facilita que el aprendiz navegue por el programa, se mantenga orientado y aprenda en porciones manejables. Aquí te explicamos cómo lograrlo.
Divide el contenido en módulos
Segmenta la capacitación en bloques grandes, y que cada bloque trate sobre un solo tema o habilidad.
Usa rutas de aprendizaje
Incluye módulos en un orden lógico — desde lo fundamental hasta el uso avanzado.
Delimita todo de forma visible
Agrega resúmenes concisos y títulos descriptivos a cada división.
Usa microaprendizaje cuando sea apropiado
Capacitaciones cortas (de 5 a 10 minutos) que son más fáciles de asimilar y más adecuadas para agendas ocupadas.
Agrega entrenamientos grupales por rol o por departamento si es necesario. Pueden existir diferentes rutas dentro del mismo programa para equipos técnicos, personal de soporte y personal de ventas.
Paso 6: Lanza el programa
Una vez que tengas tu LMS en funcionamiento junto con el contenido de capacitación, estarás lista para lanzar el programa. No lo despliegues todo de una vez — hazlo por fases.
Comienza con un grupo piloto. Selecciona un grupo pequeño de empleados con funciones diversas. El plan de acción incluye capacitación y retroalimentación sincera sobre la usabilidad, el contenido y la organización. Después, corrige todos los errores antes del lanzamiento general.
Luego, comunícalo abiertamente en la empresa. Promociona el programa a través de correos electrónicos, reuniones de equipo o avisos en la intranet. Especifica las ventajas, los objetivos y las expectativas, y proporciona un proceso claro y paso a paso para registrarse y comenzar.
Pon el LMS en funcionamiento rápidamente. Ofrece tutoriales breves, Preguntas Frecuentes o un seminario web de inicio.
Finalmente, crea fechas límite o hitos para mantener el progreso, e incentiva a los primeros usuarios para que otros se animen a unirse.
Paso 7: Monitorea, evalúa y mejora
Implementar tu programa de capacitación es solo una parte de la ecuación. Para que sea realmente eficaz, necesitas monitorear el rendimiento, recopilar opiniones y hacer ajustes donde sea necesario.
Usa los análisis integrados de tu LMS para monitorear:
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Tasas de finalización: ¿Los empleados están completando la capacitación?
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Resultados de evaluaciones: ¿Están reforzando las ideas clave?
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Métricas de participación: ¿Están interactuando con el contenido o solo están haciendo clic rápidamente?
Complementa estos datos con comentarios cualitativos. Pregunta a los estudiantes qué les resultó útil o confuso. Obtén la opinión de los gerentes sobre los cambios en el trabajo después de la capacitación.
Con base en estos aprendizajes, actualiza frecuentemente el contenido antiguo, reemplaza los módulos con bajo rendimiento y agrega nuevo material que refleje los cambios en las prácticas comerciales o en las necesidades de aprendizaje.
Además, planea realizar revisiones frecuentes — mensuales o trimestrales — para evaluar resultados y ajustar el programa. Una capacitación que no evoluciona quedará obsoleta de inmediato.
Conclusión
Desarrollar un programa exitoso de capacitación para empleados en un LMS no es difícil, pero debe ser conciso, eficiente y tener rendición de cuentas. Desde la evaluación de necesidades hasta la medición de resultados, cada paso del proceso es crucial para que el aprendizaje sea significativo y efectivo.
Un LMS lo hace fácil y eficiente, permitiéndote implementar capacitaciones estandarizadas, accesibles y rastreables en toda tu organización. Permite a los individuos aprender a su propio ritmo, y ofrece a los gerentes la información necesaria para seguir el progreso y el rendimiento.
Con una plataforma virtual en funcionamiento, un LMS también se convierte en un complemento duradero para el desarrollo de habilidades, el aumento de la productividad y el crecimiento profesional.
Empieza en pequeño, mantente flexible y mejora continuamente. Los buenos programas de capacitación son más que una casilla por marcar — son una inversión inteligente en tu gente y en tu empresa.