In precedenza, l'accesso ai report veniva concesso in blocco: dando a qualcuno l'accesso ai corsi, otteneva anche l'accesso a membri, progressi, compiti e certificati. I commenti e il registro di convalida delle email erano visibili a qualsiasi membro del team. Ora le impostazioni del ruolo includono una sezione “Analytics” in cui ogni report ha la propria casella di controllo: “Compiti: risposte”, “Commenti”, “Team, assistenti e gruppi di studenti”, “Membri di corsi e maratone”, “Progressi di corsi e maratone”, “Riepilogo dei progressi tra i corsi”, “Certificati”, “Registro di convalida delle email”.
Accanto a queste c'è una nuova opzione: “I report contengono informazioni solo sui prodotti e contatti disponibili”. Non nasconde un report, ma restringe ciò che contiene: righe, totali, valori dei filtri ed esportazioni. Ciò che è considerato “tuo” dipende dal report: per compiti, commenti, membri, progressi e certificati, si tratta dei prodotti e degli studenti che la persona gestisce come assistente o amministratore del corso; per pagamenti, transazioni e webinar passati, si tratta dei prodotti a cui ha accesso in visualizzazione. Quindi non è necessario nominare assistente un contabile o un responsabile dei pagamenti: basta concedergli l'accesso ai prodotti giusti e i suoi report finanziari copriranno esattamente quelli. Ogni ruolo esistente ha già l'opzione attivata, quindi nessuno vedrà più di prima; se vuoi che qualcuno veda l'intero progetto, disattivala nelle impostazioni del ruolo.
Le caselle di controllo “Amministratore del corso” e “Assistente” nella scheda di un membro ora concedono subito l'accesso ai membri e all'analisi di quel corso, e la scheda mostra quale ruolo verrà creato e dove configurarlo in seguito.
La seconda modifica riguarda lo spazio di archiviazione. Le impostazioni di accesso includono una nuova opzione, “Accesso solo ai propri file e cartelle”: il membro del team vede solo i file che ha caricato personalmente e solo le proprie cartelle, nell'elenco, nell'albero delle cartelle e nella ricerca. Può rinominare, spostare o eliminare solo una cartella il cui intero contenuto gli appartiene; una cartella contenente file dei colleghi resta visibile, ma i relativi pulsanti di modifica sono inattivi. Le cartelle create molto tempo fa non hanno un autore registrato: sono considerate condivise, quindi visibili ma non modificabili. L'impostazione è disponibile per ogni progetto ed è disattivata per impostazione predefinita; il proprietario del progetto la attiva manualmente in Impostazioni → Gestione accessi → sezione “Spazio di archiviazione”.
Maggiori informazioni: Controllo degli accessi e Come aggiungere un assistente a un corso.