Каждый квартал кто-то бронирует конференц-зал, заказывает еду и создает напоминание в календаре под названием «Workshop по лидерским навыкам — ОБЯЗАТЕЛЬНО». По крайней мере 50% приглашённых приходят с опозданием. Небольшая часть участников проводит время в телефонах во время тренинга. К следующей пятнице большая часть изученного уже забывается. В этом виноват формат, а не люди, участвующие в обучении.
Обучение внутри организаций десятилетиями строилось на одном базовом убеждении: лучший способ учиться — собрать большую группу людей в одной комнате на заранее определённое время. Это работало, когда компании были более предсказуемыми; когда сотрудники работали в одном здании, в схожих временных рамках и продвигались по карьерной лестнице примерно с одинаковой скоростью.
Удалённая и гибридная работа разрушили общий календарь. Навыки устаревают быстрее, поэтому однодневный воркшоп по работе с данными в январе к июню уже может казаться устаревшим. А большинство рабочих коллективов сейчас более фрагментированы, чем десять лет назад: штатные сотрудники, подрядчики и старшие специалисты, которым нужна глубина в конкретных областях.
Академии по запросу напрямую решают эту проблему. Вместо одного запланированного события компании создают библиотеку коротких, структурированных обучающих модулей, к которым сотрудники обращаются тогда, когда им это нужно, и в удобном для себя темпе. Компании внедряют такие академии не столько ради сокращения затрат — а потому что календарь воркшопов перестал давать результаты.
Что сломало модель воркшопов
Проблемы внутренних тренингов не новы. Команды обучения и развития (L&D) знают о них уже много лет. Разница в том, что теперь игнорировать их стало слишком дорого.
-
Планирование убивает вовлечённость ещё до начала обучения. Когда нужно собрать всех в одном месте (например, 20 человек в комнате), приходится согласовывать дату между командами, часовыми поясами и дедлайнами проектов. К моменту, когда встреча действительно происходит, участники уже не полностью присутствуют ни физически, ни ментально: у них есть другая работа, срочные письма, и они думают, зачем вообще переносили дела ради этого. Исследования компании SHRM показывают, что средний уровень усвоения знаний через неделю без повторения — около 10%. Даже идеально спроектированный однодневный воркшоп упирается в этот потолок.
-
Контент не рассчитан ни на кого конкретно. Одна сессия по коммуникации или соблюдению процедур должна одновременно подходить новичку, менеджеру среднего уровня и старшему специалисту. Ведущие обычно ориентируются на «средний уровень», из-за чего материал оказывается слишком простым для одних и слишком быстрым для других. Те, кому нужно было что-то конкретное, уходят с чем-то общим.
-
Одна сессия не формирует навык. Наблюдение за тем, как кто-то демонстрирует технику переговоров или объясняет модель обратной связи, не означает, что человек сможет это применять. Формирование навыков требует повторения, распределённого во времени, с возможностью практиковаться и исправлять ошибки. Трёхчасовой блок в марте этого не даёт. Он даёт ознакомление, которое ощущается как обучение, но приводит к другим результатам.
-
Стоимость на одного участника высока по сравнению с тем, что остаётся. Если учитывать оплату ведущего, аренду помещения, поездки и потерю продуктивности из-за того, что 15–20 человек отвлечены от работы, затраты быстро растут. Однако если участник действительно чему-то научился и сохраняет знания, эти расходы можно оправдать.
Это не значит, что воркшопы бесполезны. Проблема в том, что их используют как основной инструмент развития навыков в организации — по фиксированному расписанию, независимо от того, подходит ли формат для конкретной темы.
Как на самом деле выглядят академии по запросу
Термин «академия по запросу» часто используют неправильно, поэтому важно уточнить.
Академия по запросу — это структурированная коллекция обучающего контента, организованного вокруг ролей, навыков и этапов карьеры, доступного в любое время, в индивидуальном темпе и рассчитанного на прохождение частями, а не за один раз. Ключевая деталь — структура: папка с записями вебинаров или общий диск с PDF-файлами не считаются академией.
Короткие модули
Академии обычно состоят из коротких модулей длительностью 5, 10 или 15 минут, чтобы сотрудники могли пройти один модуль перед встречей, а другой — в свободное время в течение рабочего дня. У коротких модулей выше процент завершения, чем у длинных (например, 48% для часового курса).
Треки по ролям
Академии обычно предлагают несколько обучающих треков и отдельные программы для разных должностей. Например, путь обучения младшего продавца и младшего инженера будет отличаться, даже если они используют одну платформу; роль сотрудника определяет, что он видит.
Встроенные проверки
Мини-тесты или упражнения после каждого модуля требуют воспроизведения информации, укрепляя память. Они не оцениваются, а служат ориентиром для сотрудника и его менеджера, показывая, где ещё есть пробелы в знаниях.
Смешанные форматы контента
Используются разные типы контента: текст, видео и интерактивные сценарии. Например, модуль по соблюдению правил может быть текстовым; а модуль по обратной связи — интерактивным сценарием, где сотрудник принимает решения и видит последствия.
Советы для компаний
Вот на что стоит обратить внимание при создании академии:
-
Назначьте ответственного за академию. Если никто не отвечает за неё, она быстро устареет. Квартальные проверки помогут выявлять устаревшие модули до того, как их начнут использовать.
-
Свяжите обучение с работой. Лучшие академии привязывают модули к конкретным моментам, например, когда новый менеджер сразу получает доступ к треку по управлению людьми.
-
Давайте видимость прогресса. Дашборды с прогрессом, завершёнными модулями и пробелами в навыках повышают вовлечённость сотрудников.
Структура академии важнее технологий, на которых она построена. Хорошо организованная академия на простой LMS будет эффективнее, чем плохо организованная на дорогой системе.
Где это работает лучше (и где нет)
Академии по запросу часто переоценивают. Поставщики преподносят их как замену всему обучению с преподавателем, что не совсем так и может привести к пробелам, которые замечают только когда что-то идёт не так.
Формат по запросу хорошо подходит для:
-
Обучения по соблюдению правил и политик. Контент, который должен быть одинаковым для всех и требовать фиксации прохождения, идеально подходит. Такой формат дешевле и быстрее, чем планирование общих сессий.
-
Технического обучения. Освоение нового ПО, языка программирования или методов анализа данных хорошо ложится на самостоятельный темп. Сотрудники двигаются со своей скоростью, пропускают известное и возвращаются к сложному.
-
Онбординга. Новым сотрудникам нужно много информации за короткое время, и значительная её часть не требует преподавателя. Академия разгружает менеджеров и даёт новичкам возможность вернуться к материалам позже.
-
Постоянный доступ к материалам. Люди забывают. Академия, в которой можно искать и к которой можно возвращаться, гораздо полезнее, чем записи с воркшопа, который они посетили восемь месяцев назад.
Тем не менее, воркшопы остаются актуальными для:
-
Развития лидерства. Умение управлять конфликтами, давать сложную обратную связь или ориентироваться в организационной политике требует живой практики и мгновенной реакции. Интерактивные сценарии могут это имитировать, но опытный фасилитатор, работающий с группой менеджеров, способен уловить нюансы, которые записанный контент передать не может.
-
Командной динамики и работы с культурой. Сессии, направленные на формирование доверия, выявление разногласий или выравнивание команды по общему направлению, требуют физического присутствия людей вместе. Общий опыт — это часть результата.
-
Всего, что требует коучинга. Навыки, которые развиваются через повторение и персонализированную обратную связь — публичные выступления, управленческое присутствие, сложные переговоры — требуют участия человека. Контент по запросу может познакомить с концепциями, но реальное развитие происходит с коучем или фасилитатором.
На практике большинство компаний приходят к гибридной модели: академии по запросу обеспечивают широту — охватывают навыки, которые нужно донести до большого числа людей одинаково. Воркшопы же, проводимые реже и с более чёткими целями, дают глубину — развивают навыки, которым необходима живая практика.
Как создать такую систему без начала с нуля
Большинство команд L&D, успешно запускающих академии по запросу, не создают их с нуля. Они переорганизуют уже существующие материалы, закрывают пробелы и добавляют структуру. Начинать с пустой платформы и заказывать весь контент заново — долго, дорого и не нужно.
Начните с аудита
Прежде чем выбирать платформу, составьте список того, что уже есть в вашей организации: записи тренингов, материалы для онбординга, инструкции процессов, внутренние базы знаний и презентации прошлых воркшопов. Обычно у компаний больше пригодного контента, чем кажется. Аудит показывает, что стоит переработать, обновить или удалить.
Простой фреймворк для аудита:
-
Оставить и переработать: точный контент, специфичный для вашей компании и полезный при постоянном доступе
-
Лицензировать и дополнить: общий контент по навыкам (коммуникация, Excel, управление проектами), который уже создаётся и обновляется внешними провайдерами
-
Удалить: всё устаревшее, дублирующееся или слишком длинное для модульного формата
Определите структуру до выбора платформы
Сначала продумайте структуру и треки для ролей, а уже потом выбирайте инструменты. Лучше набросать всё на бумаге до оценки платформ — это поможет избежать ситуации, когда функционал системы диктует содержание обучения. Трек для продаж будет отличаться от инженерного, поэтому важно заранее определить, какие навыки нужны и в каком порядке их давать.
Для большинства компаний выбор платформы быстро сужается по трём критериям: насколько хорошо она интегрируется с HR-системами, поддерживает ли как лицензированный, так и внутренний контент, и сколько усилий требуется для администрирования.
Стройте поэтапно
Распространённая ошибка — запуск всей академии сразу. Лучше выбрать один трек, качественно его проработать и протестировать на небольшой группе, прежде чем масштабировать. Это позволит выявить проблемы в структуре до их тиражирования и даст наглядный пример для руководства при запросе бюджета.
Реалистичная структура этапов:
-
Фаза 1: разработать и запустить один трек для одной роли с реальными сотрудниками. Собрать обратную связь по пробелам и удобству.
-
Фаза 2: с учётом полученного опыта расшириться на 2–3 смежные роли.
-
Фаза 3: масштабировать академию на всю компанию при наличии системы регулярного обновления контента.
Назначьте ответственного с реальными полномочиями
Без конкретного владельца академия превратится в заброшенную библиотеку уже через год. Ответственный должен проводить квартальные проверки контента, отслеживать устаревшие модули и взаимодействовать с руководителями отделов для обновления требований. Эта роль должна быть чётко определена и закреплена.
Свяжите обучение с важными моментами
Люди не взаимодействуют с библиотеками просто так. Эффективные академии связывают обучение с триггерами: повышение, новая роль, новый проект, оценка эффективности или выявление пробела в навыках. Сотрудники начинают учиться тогда, когда появляется причина.
Заключение
Успешные компании рассматривают завершение курса не как финал, а как начало: они отслеживают применение навыков на практике и собирают наблюдения менеджеров через 30 и 60 дней. Затем данные об обучении связываются с показателями эффективности, чтобы установить причинно-следственные связи.
Академия решает проблему расписания. А вот изменение поведения — уже ваша задача.