Les rapports étaient auparavant accordés en bloc : donnez à quelqu’un accès aux cours et cette personne obtenait également l’accès aux membres, à la progression, aux devoirs et aux certificats. Les commentaires et le journal de validation des e-mails étaient visibles par tous les membres de l’équipe. Les paramètres des rôles comportent désormais une section « Analytique » où chaque rapport possède sa propre case à cocher : « Devoirs : réponses », « Commentaires », « Équipe, assistants et groupes d’étudiants », « Membres des cours et marathons », « Progression des cours et marathons », « Résumé de la progression dans les cours », « Certificats », « Journal de validation des e-mails ».
À côté se trouve un nouveau bouton bascule : « Les rapports contiennent uniquement des informations sur les produits et contacts disponibles ». Il ne masque pas un rapport – il restreint ce qu’il contient : lignes, totaux, valeurs de filtre et exportations. Ce qui est considéré comme « à vous » dépend du rapport : pour les devoirs, commentaires, membres, progression et certificats, il s’agit des produits et étudiants que la personne gère en tant qu’assistant ou administrateur de cours ; pour les paiements, transactions et webinaires passés, il s’agit des produits auxquels elle a un accès en consultation. Ainsi, il n’est pas nécessaire de nommer un comptable ou un responsable des paiements assistant – donnez-lui simplement accès aux bons produits, et ses rapports financiers couvriront exactement ces derniers. Ce bouton bascule est déjà activé pour chaque rôle existant, afin que personne ne voie plus qu’auparavant ; si vous souhaitez que quelqu’un voie l’ensemble du projet, désactivez-le dans les paramètres du rôle.
Les cases à cocher « Administrateur de cours » et « Assistant » dans une fiche de membre accordent désormais immédiatement l’accès aux membres et aux analyses de ce cours, et la fiche indique quel rôle sera créé et où le configurer ultérieurement.
Le deuxième changement concerne le stockage. Les paramètres d’accès disposent d’une nouvelle option, « Accès uniquement à ses propres fichiers et dossiers » : le membre de l’équipe ne voit que les fichiers qu’il a lui-même téléversés et uniquement ses propres dossiers – dans la liste, dans l’arborescence des dossiers et dans la recherche. Il ne peut renommer, déplacer ou supprimer qu’un dossier dont l’intégralité du contenu lui appartient ; un dossier contenant les fichiers de collègues reste visible, mais ses boutons de modification sont inactifs. Les dossiers créés il y a longtemps n’ont pas d’auteur enregistré – ils sont considérés comme partagés : visibles, mais non modifiables. Ce paramètre est disponible pour chaque projet et est désactivé par défaut ; le propriétaire du projet l’active manuellement dans Paramètres → Gestion des accès → la section « Stockage ».
Pour en savoir plus : Contrôle d’accès et Comment ajouter un assistant à un cours.