Как да добавите член на екипа

Управлението на екип започва с правилното разпределение на роли и достъпи. В платформата Kwiga можете лесно да добавяте нови членове на екипа, да задавате техните разрешения и да организирате ефективно сътрудничество. В тази статия ще научите как да го направите.

Стъпка 1: Отидете в Настройки

Започнете, като щракнете върху иконата на профила в горния десен ъгъл на платформата. След това изберете Настройки → Всички настройки → Екип. Тук ще създавате и управлявате своя екип.

Стъпка 2: Добавете потребител

Отидете в раздела Потребители и щракнете върху + (Добавяне на потребител). След това:

• Име

• Имейл (вход)

• Телефонен номер (незадължително)

Когато добавяте потребител, можете да изберете група за достъп (напр. пълен достъп) или да създадете собствена група с частичен достъп до разделите на кабинета. Можете да добавите потребител без група и да персонализирате достъпа по-късно.

След като потребителят бъде добавен, той ще получи имейл с покана и бутон за присъединяване към вашия проект.

Как да конфигурирате групи за достъп за потребители

В раздела Групи за достъп създайте група, която определя до кои раздели на платформата ще имат достъп вашите колеги.

Щракнете върху + (Добавяне на група), наименувайте групата (напр. „Администратори“, „Куратори“ или „Мениджъри“) и използвайте квадратчетата за отметка, за да зададете нивото на достъп.

Една група за достъп може да се използва за няколко потребители с еднакви функции, а броят на групите не е ограничен — може да се създаде отделна група дори за един член на екипа, ако е необходима максимална гъвкавост.

Кои раздели за достъп могат да бъдат настроени

Вляво, в списъка Достъпи са събрани всички раздели на профила, до които може да бъде предоставен или ограничен достъп:

• Настройки — управление на профила, абонамента, потребителите и групите за достъп.

• Геймификация — точки, класации и игрови механики за учениците.

• Продукт — създаване и редактиране на курсове, маратони и уебинари.

• Куизове — тестове, задачи и анкети.

• Продажби — оферти, тарифи и условия за продажба.

• CRM: Контакт — карти на контактите и достъп до продукти.

• CRM: Поръчки — поръчки и техните статуси.

• Чат (комуникация) — кореспонденция с ученици и клиенти. Разделът все още е в процес на разработка.

• Аналитика — отчети за курсове, плащания и екипа (повече подробности по-долу).

• Маркетинг — имейл кампании, автоматизации и фунии за продажби.

• Сертификати — издаване и настройване на сертификати.

• Уиджет, мини лендинг — форми за събиране на контакти и мини лендинг страници.

• Сайт — конструктор на сайтове в профила. Разделът все още е в процес на разработка.

• Чатбот — настройване на чатбота. Разделът все още е в процес на разработка.

• API — достъп до интеграции чрез API.

• Хранилище — файлове и медийно съдържание на профила.

Не е необходимо да включвате всички раздели наведнъж: препоръчваме да предоставяте достъп само до тези, които действително са необходими на човека за неговата работа, а останалите да оставите изключени.

Примери: на кого какви достъпи да предоставите

Не съществува готов шаблон за «правилната» група — наборът от достъпи зависи от задачите на конкретния човек в екипа. Няколко насоки:

На администратора обикновено е препоръчително да се предостави пълен достъп до всички раздели: той работи с курсовете, настройките на профила и екипа.

На мениджъра по продажбите са достатъчни разделите CRM: Контакт, CRM: Поръчки и Продажби — той работи с клиенти, обработва поръчки и работи с оферти, затова не се нуждае от достъп до настройките на профила.

На куратора е препоръчително да се предостави достъп до Продукт и отчетите в раздел Аналитика (участници, напредък, задачи), за да може да проверява задачите и да следи напредъка на учениците.

На старшия куратор допълнително може да се разшири достъпът в раздел Аналитика, за да може да вижда обобщените показатели за няколко курса и работата на другите куратори.

На техническия специалист са подходящи API, Хранилище и при необходимост отчетите за плащания в раздел Аналитика — без достъп до съдържанието на курсовете.

На маркетинг специалиста ще бъде полезен разделът Маркетинг, както и Уиджет, мини лендинг — за настройване на форми за събиране на контакти и имейл кампании.

Този подход позволява достъпите да бъдат сведени до необходимия минимум: всеки вижда само това, което му е необходимо за неговата роля.

Отделни настройки за достъп до отчетите в раздел Аналитика

Преди достъпът до отчетите се предоставяше наведнъж като един «пакет»: ако човек получеше достъп до курсовете, той автоматично виждаше и участниците, напредъка, задачите и сертификатите. Някои отчети, например коментарите или дневникът за валидиране на имейли, бяха достъпни за всеки член на екипа с достъп до профила, независимо от неговата роля.

Сега в раздел Аналитика всеки отчет може да се управлява отделно. При редактиране на група за достъп се появява набор от полета за отметка за конкретните отчети:

• Задачи: отговори

• Коментари

• Екип, куратори и групи ученици

• Участници в курса, маратона

• Напредък в курса, маратона

• Обобщена аналитика на напредъка по курсовете

• Сертификати

• Плащания

• Транзакции

• Проведени уебинари

• Дневник за валидиране на имейли

За всеки отчет поотделно може да бъде предоставено право за Преглед и, когато е предвидено, за Редактиране.

До него се намира превключвателят Отчети само за достъпните продукти. Той не скрива самия отчет, а ограничава това, което човекът може да вижда в него: редовете, сумите, стойностите на филтрите и експортираните данни се ограничават до продуктите, до които потребителят има достъп. Във всички съществуващи групи за достъп този превключвател вече е включен по подразбиране, за да не може никой да вижда ненужна информация. Ако е необходимо човекът да вижда данните за целия профил, превключвателят може да бъде изключен в настройките на съответната група.

Какво точно се счита за достъпно зависи от типа на отчета:

• За отчетите Задачи: отговори, Коментари, Участници в курса, маратона, Напредък в курса, маратона, Сертификати — това са продуктите и учениците, с които човекът работи като куратор или администратор на курса.

• За отчетите Плащания, Транзакции, Проведени уебинари — това са продуктите, до които човекът има достъп за преглед.

Затова например на служител, който отговаря за плащанията, не е необходимо да се възлага ролята на куратор — достатъчно е да му бъде предоставен достъп до необходимите продукти и отчетите за плащанията автоматично ще бъдат ограничени именно до тези продукти.

Как да предоставите и конфигурирате достъп на потребител до конкретен продукт

Ако трябва да предоставите на отделен потребител достъп до конкретен курс, препоръчваме да го настроите чрез менюто Курсове → Екип, куратори и групи ученици .

Прочетете повече за добавянето на куратор и конфигурирането на неговия достъп в отделна статия.

Правилното настройване на достъпа ще помогне за оптимизиране на работните процеси, минимизиране на рисковете и подобряване на сътрудничеството в екипа. Използвайте възможностите на платформата Kwiga, за да създадете удобна и сигурна работна среда за целия си екип.