Lejki: zastosowanie i tworzenie własnych lejków

Skuteczna organizacja sprzedaży lub procesów edukacyjnych często zależy od klarownej struktury pracy z klientami. Właśnie w tym celu na platformie Kwiga przewidziano lejki — elastyczne narzędzie, które pozwala zarządzać etapami pracy z zamówieniami.

Lejki pomagają zautomatyzować obsługę klientów: od momentu, gdy dana osoba zainteresuje się produktem, aż do finalizacji zakupu lub ukończenia kursu. W tym artykule przyjrzymy się, czym są lejki, jak pracować z lejem standardowym, tworzyć własne, konfigurować statusy i kontrolować przepływ zamówień w Twoim projekcie.

Czym jest lejek i po co jest potrzebny

Lejek to sekwencja etapów, które przechodzi zamówienie lub klient od początkowego zainteresowania do zakończenia interakcji. Składa się ona z kolejnych statusów.

Na platformie Kwiga lejki działają w module CRM → Zamówienia. Tutaj każde zamówienie jest wyświetlane w postaci tablicy kanban lub tabeli, gdzie karty z zamówieniami są rozmieszczone według statusów (np.: Nowe, W trakcie, Oczekiwanie na płatność, Anulowane itp.). Możesz przenosić zamówienia między kolumnami ręcznie lub ustawić automatyczną zmianę.

To wygodne do zarządzania przepływem klientów — zawsze widzisz, na jakim etapie kto się znajduje, kto jeszcze nie zapłacił, komu potrzebny jest telefon lub weryfikacja.

Lejki pozwalają również uporządkować pracę: na przykład utworzyć osobny lejek dla drogich kursów z konsultacjami menedżera i inny — dla minikursów, gdzie wszystko odbywa się automatycznie.

Lejki w CRM → Zamówienia

Wszystkie zamówienia, które trafiają od uczestników przez strony z ofertami lub są tworzone ręcznie, automatycznie trafiają do sekcji CRM → Zamówienia.

Tutaj zamówienia są rozdzielane według statusów w odpowiednim lejku, który jest wizualnie przedstawiony w formie tablicy kanban lub tabeli.

Karty z zamówieniami można przeciągać ręcznie między statusami lub ustawić automatyczną zmianę statusu — na przykład po dokonaniu płatności, po zalogowaniu się na platformę lub ukończeniu kursu.

W górnej części możesz:

• przełączać lejki, jeśli masz ich kilka (np. według języków kursów lub formatów)

• filtrować zamówienia według dat, statusów, menedżerów

• wyszukiwać po imieniu, e-mailu, telefonie itp.

• przełączać tryb widoku (kanban lub lista)

Tę sekcję wygodnie jest wykorzystywać nie tylko do śledzenia płatności, ale także do organizacji pracy zespołowej: każdy menedżer może widzieć swoje zadania, kontrolować statusy, dodawać komentarze lub zadania do konkretnego zamówienia.

Lejek domyślny

Podczas tworzenia projektu na platformie Kwiga automatycznie powstaje lejek domyślny. Zawiera on podstawowy zestaw statusów, głównie powiązanych z wydarzeniami płatniczymi, i nadaje się do obsługi prostych sprzedaży – na przykład, gdy wszystko odbywa się bez udziału menedżera.

W lejku domyślnym przewidziano następujące statusy:

• Nowe – zamówienie zostało właśnie utworzone, jeszcze nieprzetworzone.

• Opłacone – klient w pełni opłacił produkt.

• Subskrypcja – zamówienie utworzone w ramach subskrypcji.

• Częściowo opłacone – płatność została dokonana częściowo.

• Zwrot – klientowi częściowo zwrócono środki.

• Pełny zwrot – zamówienie całkowicie anulowano ze zwrotem pieniędzy.

Ten zestaw statusów stworzono do pracy z zamówieniami obsługiwanymi automatycznie. Jeśli Twój projekt wymaga innych etapów (np. obsługi przez menedżera, akceptacji, dostępu próbnego itp.), możesz edytować ten lejek, dodając własne statusy za pomocą przycisku + Status, lub stworzyć osobny lejek z własną logiką.

W każdym przypadku lejek domyślny stanowi wygodny punkt wyjścia do organizacji zamówień, a w razie potrzeby łatwo dostosowuje się do Twoich procesów.

Tworzenie własnego lejka

Czasem jeden zestaw statusów nie wystarcza – na przykład, gdy masz kilka produktów z różnymi scenariuszami sprzedaży albo zespoły pracujące oddzielnie. W takich sytuacjach możesz stworzyć własny lejek i używać go równolegle z innymi.

Aby utworzyć nowy lejek, otwórz sekcję CRM → Zamówienia i kliknij przycisk z nazwą bieżącego lejka, np. Mój lejek. W otwartym menu wybierz + Lejek.

Wprowadź nazwę nowego lejka i zapisz. Następnie będziesz mógł dodać własne statusy, zmienić kolejność kolumn, określić zasady przydzielania zamówień itd.

Każdy lejek można skonfigurować według odrębnej logiki. Kilka przykładów:

• Osobny lejek dla kursu anglo- i hiszpańskojęzycznego – aby rozdzielić strumień zgłoszeń i menedżerów;

• Lejek dla drogiego kursu z indywidualnym wsparciem – ze statusami Oczekuje na telefon, Skontaktowano się, Zatwierdzono itd.;

Dzięki temu lepiej zarządzisz sprzedażą, zobaczysz dynamikę w każdym kierunku i unikniesz pomyłek między zamówieniami o różnej logice.

Ustawienia przydziału zamówień według statusów

Każdy lejek pozwala skonfigurować automatyczny przydział zamówień do statusów. Oznacza to, że po określonej akcji klienta system samoczynnie aktualizuje status zamówienia. Nie musisz ręcznie przenosić go w kanbanie – wszystko działa według zasad.

Ustawienia są dostępne podczas edycji lejka w menu Ustaw lejek, w bloku Dystrybucja zamówień według statusów. Możesz określić, jaki status ma być przypisany zamówieniu przy danym zdarzeniu, a w razie potrzeby ustawić nowo utworzony lejek jako lejek domyślny.

To szczególnie wygodne przy automatyzacji: zamówienie porusza się w lejku samoczynnie – po rejestracji, płatności, zwrocie itd.

Na przykład gdy klient opłacił kurs, system automatycznie przeniesie zamówienie do kolumny Opłacone bez udziału menedżera.

Domyślny lejek w osobnej ofercie

Każda nowa oferta (więcej o konfiguracji ofert znajdziesz tutaj) jest automatycznie przypisywana do lejka domyślnego określonego w Twoim projekcie. Oznacza to, że wszystkie zamówienia utworzone za pośrednictwem tej oferty trafią właśnie do tego lejka i zostaną rozdzielone na statusy zgodnie z jego logiką.

Jest to wygodne, gdy masz jeden typ produktu lub jednolity schemat sprzedaży. Jeśli jednak prowadzisz różne kierunki, na przykład:

— osobne oferty dla minikursów i intensywów;

— produkty z płatnością ratalną;

— odbiorcy anglo- i ukrainojęzyczni z oddzielnymi menedżerami itd.,

Możesz wskazać inny lejek dla konkretnej oferty. Aby go zmienić:

1. Przejdź do edycji oferty, na przykład w menu Taryfy, Oferty.

2. Znajdź ustawienie Domyślny lejek.

3. Wybierz potrzebny lejek z listy.

Od tej chwili wszystkie nowe zamówienia złożone za pośrednictwem tej oferty będą trafiać do wskazanego lejka. Pozwala to precyzyjnie zarządzać ewidencją, śledzeniem i dystrybucją zamówień w różnych obszarach działalności.