Як правильно організувати та провести вебінар ǀ 37 кроків!!

Проведення вебінарів є різновидом веб-конференцій, які реалізуються за допомогою мережі Інтернет. Кожен з учасників заходу знаходиться в зручному для нього місці, поруч зі своїм комп’ютером, смартфоном, планшетом або іншим гаджетом.

Що таке вебінар?

Отже, що таке вебінар? Вебінар (англ. webinar, від Web-based seminar) — це інтерактивна онлайн-подія, яка дозволяє дистанційно проводити презентації, лекції, тренінги, семінари та інші форми навчання, обговорення і комунікації в режимі реального часу. Вебінари дозволяють учасникам отримувати інформацію та ставити питання, спілкуватися з лектором та іншими учасниками за допомогою текстового чату або голосового зв'язку. Вебінари можуть бути записані та використовуватися для подальшої дистанційної роботи з матеріалами, а також з рекламною метою.

Організатори можуть застосовувати вебінари для залучення нових клієнтів, збільшення продажів та своєї аудиторії, а також для підвищення експертизи в своїй галузі. Також вебінари дозволяють збирати цінну статистику та аналізувати взаємодію учасників з контентом, що дає змогу покращувати якість подій у майбутньому. Ще одна перевага — економічна вигода, оскільки вебінари не потребують витрат на оренду приміщення, транспорт і проживання учасників.

Все це робить вебінари необхідним інструментом для багатьох компаній та осіб, що бажають ділитися своїм досвідом та знаннями в онлайн-середовищі.

Чому вебінар — це гарне рішення?

Вебінари — це один із найефективніших і найпопулярніших способів проведення навчальних і маркетингових заходів онлайн. Ось декілька причин, чому вебінар — це гарне рішення для бізнесу:

• Зручність і доступність. Однією з головних переваг вебінарів є їхня доступність і зручність. Їх можна проводити на платформі для вебінарів, що дозволяє учасникам доєднатися до заходу з будь-якого місця за допомогою комп'ютера чи мобільного пристрою з доступом до Інтернету.
• Ефективність комунікації. Вебінари дають змогу учасникам взаємодіяти один з одним і ставити запитання просто під час заходу, що робить комунікацію ефективнішою та продуктивнішою, аніж, наприклад, під час перегляду запису заходу.
• Збільшення кількості учасників. Вебінари дають змогу збирати аудиторію з будь-якої точки світу, що дає можливість збільшити кількість учасників, якщо порівняти з традиційними активностями в офлайн-режимі.
• Економічність. Організація вебінару може бути значно дешевшою, ніж офлайн-семінар, оскільки не потребує витрат на оренду приміщення, харчування, оренду техніки та інші витрати, які пов'язані з організацією заходу в офлайн-режимі.
• Краща конверсія. Вебінари дають змогу показати цінну інформацію та наочні приклади продукту або послуги, що може збільшити ймовірність прийняття учасниками рішення про покупку. До того ж вебінари можуть бути використані для навчання клієнтів або співробітників, що також може поліпшити ефективність бізнес-процесів і збільшити конверсію.

Загалом, вебінари — це ефективний інструмент для проведення маркетингових, освітніх та інформаційних заходів.

💪 Чому варто почати запускати вебінари?

На сьогодні це економічний та при цьому ефективний спосіб проведення особистих заходів, який дозволяє вирішити наступні завдання:

1. Побудова особистого бренду.
2. Залучення потенційних клієнтів.
3. Формування іміджу експерта, продаж організатора як експерта певної сфери.
4. Навчання цільової аудиторії.
5. Знайомство аудиторії з товарами та послугами.
6. Демоверсія послуг, які пропонуються, якщо мова йде про освітні або консультаційні послуги.

Вебінар може містити в собі відеовиступ доповідача, слайд-шоу чи інші візуальні елементи. За презентацією зазвичай слідує сесія питань та відповідей, під час якої аудиторія може ставити питання.

Якщо ви плануєте запуск вебінару, але не знаєте, як краще це зробити, даний матеріал допоможе вам реалізувати поставлену ціль.

👍Основні переваги проведення вебінарів онлайн

• Незалежність від місцеперебування. Організатор може проживати в одній країні, в той час як брати участь в заході може аудиторія зі всього світу.
• Простіше зібрати аудиторію. Оскільки слухачам не потрібно фізично відвідувати захід, витрачати час на дорогу, збори та підготовку, вони з більшим бажанням візьмуть в ньому участь.
• Широкі можливості для комунікації з аудиторією. Якщо у слухачів виникли запитання про презентацію або товар/послугу, які ви демонструєте, вони можуть поставити його в режимі реального часу, що сприяє підвищенню конверсії.
• 40% відвідувачів трансформуються в цільових лідів.

Проте, важливо враховувати, що організація онлайн вебінару є непростим завданням, яке потребує віддачі та відповідального підходу. Наведена нижче інструкція, як організувати вебінар і поради для початківців дозволять знайти відповіді на питання, що цікавлять.

👀 Як створити вебінар: стратегія та основні етапи

№1. Визначаємо ціль проведення

Основні цілі проведення веб-семінарів:

1. Продаж і просування товарів/послуг.
2. Збільшення кількості підписників, потенційних клієнтів.
3. Підвищення лояльності споживачів.
4. Поширення знань і навичок про товар/послугу.
5. Поширення знань, досвіду і навичок для формування іміджу експерта.

№2. Визначаємо тему

Зміст – найважливіший елемент, це фундамент всього запланованого заходу. Люди відвідують вебінари, щоб навчатись. Тому переконайтесь, що тема цікава та актуальна.

Одна з наших цілей – продемонструвати свій авторитет як джерело інформації. Необхідно показати, що доповідач володіє знаннями про свою справу на вищому рівні.

Щоб провести ефективний вебінар, необхідно обрати конкретну тематику, яка буде інформативною для вашої цільової аудиторії.

Наприклад, маркетинг буде дуже загальною темою для обговорення на вебінарі. Замість цього краще обрати область маркетингу – SMM. Це допоможе ефективно спланувати веб-семінар і зосередитись на темі.

Ось кілька варіантів пошуку тем, які будуть цікаві вашій аудиторії:

• Поширені запитання.
• Пошук в Google Analytics найбільш обговорюваних тем і питань.
• Запитайте відділ продажів/соціальних мереж, які теми вони обговорюють з клієнтами щодня.
• Запитайте безпосередньо свою аудиторію, які теми вони вважають корисними.
• Проаналізуйте своїх конкурентів: які теми та ідеї вони використовують.

№3. Шукаємо спікера (ведучого)

Це може бути спікер з вашої компанії, експерт галузі або впливова в цій сфері особа. Головне – переконатись, що у спікера є необхідні знання та досвід, щоб говорити на задану тему.

№4. Визначаємо свою цільову аудиторію

Необхідно відповісти на 3 запитання:

1. Хто братиме участь в заході?
2. Які у нього є проблеми?
3. Які в нього цілі?

Якщо ви будете знати, хто ваші слухачі і які у них є «болі», це гарантує, що ви сплануєте цінний та успішний вебінар.

№5. Плануємо, як проводити вебінар і продати товар/послугу під час трансляції

Якщо ви запропонуєте свій продукт в середині виступу, це не перетворить його на рекламу. Але потрібно запам’ятати 2 важливих моменти:

• Поради та інформація, представлені на вебінарі, повинні бути корисними для аудиторії з вашим товаром/послугою або без них.
• Обов’язково презентуйте товар/послугу лаконічно в контексті, коли це доречно під час виступу.

Після цього визначаємо, як будемо просувати/продавати вебінар, щоб залучити цільову аудиторію для досягнення поставленої мети.

🚀 Як проводити вебінар через інтернет: етап маркетингу

№6. Створюємо сайт-вітрину («лендінг»)

«Лендінг» буде стимулювати відвідувачів зареєструватись і надавати важливу інформацію: тема, відомості про спікера, дата та час, основні тези для обговорення.

№7. Пишемо про захід в блозі

Навіть якщо у вас мало підписників в блозі, ви можете поділитись оголошенням в соціальних мережах або електронною поштою. При розміщенні інформації в блозі, її можна піднести у вигляді статті, підкріпивши додатковою корисною інформацією, або у вигляді лаконічної об’яви.

При розміщенні інформації необхідно надати посилання на сторінку-вітрину заходу, сторінку для реєстрації на вебінар. Також ефективно розміщувати оголошення на сторінках партнерів зі схожою цільовою аудиторією.

№8. Просуваємося в соціальних мережах

Звичайно, вам необхідно просувати свій вебінар через наявні канали в соціальних мережах і вам також слід використовувати силу хештегів.

Фірмовий хештег теж може добре працювати як інструмент взаємодії під час вашого вебінару.

№9. Просуваємо трансляцію за допомогою електронної пошти

Якщо у вас є база даних електронної пошти, не забудьте розповісти про свій веб-семінар своїм контактам. Зробіть запрошення на захід коротким і лаконічним, а ще зробіть так, щоб людям було легко зареєструватись.

📆 Як створити вебінар: детальне планування та підготовка вебінару

№10. Розробляємо візуальну складову

Коли мова йде про візуальне оформлення, воно повинно поєднуватися з візуальним тоном вашого бренду. Переконайтесь, що ви додали свій логотип там, де необхідно, наприклад, на початку презентації чи на основних слайдах. Про те, як створити презентацію свого вебінару ви можете прочитати в окремій статті.

Використовуйте шрифти, кольори та інші візуальні елементи, які відповідають загальному стилю вашого бренду.

№11. Розглядаємо можливість проведення платних вебінарів

Організація та проведення вебінарів не є дешевими, тому платна серія вебінарів дозволяє покрити витрати. Платна участь підвищує очікування учасників щодо якості.

Переконавшись в цінності і якості, які ви можете надати, подумайте про створення серії платних веб-семінарів для отримання додаткового доходу.

Спробуйте різні цінові категорії, доки не знайдете ту, яка підходить вашій цільовій аудиторії. Хоча комерційна модель може знизити ваші показники в плані кількості глядачів, ви, ймовірно, отримаєте більш зацікавлену аудиторію.

№12. Подбайте про допомогу і підтримку адміністраторів

Організувати вебінар онлайн і провести його цілком реально і самостійно. Однак, це вимагає величезної кількості часу і сил. Тому спеціалісти рекомендують заручитись підтримкою однієї або кількох осіб.

Знадобиться помічник/помічники, які добре знаються в обладнанні та програмному забезпеченні заходу. Їм не обов’язково бути спеціалістами в темі веб-семінару, але вони повинні вміти усувати проблеми й керувати взаємодією з учасниками.

№13. Обираємо дату/час

Обов’язково пам’ятайте про часові пояси. Якщо ви проживаєте в Україні, але плануєте залучити аудиторію з інших країн, імовірно, 21:00 або 22:00 – це занадто пізній час.

№14. Обираємо формат

На сьогодні використовуються наступні формати:

1. Один експерт ділиться своїми знаннями, ідеями або порадами.
2. Захід проводиться двома доповідачами, що допомагає залучати й навчати аудиторію, а також сприяє поширенню додаткової інформації.
3. Як і під час живих заходів, можна організувати панельну групу експертів для обговорення певної теми.
4. Веб-семінар з питаннями та відповідями: експерт (або група) відповідає на питання, які ставить ваша аудиторія в чаті або в соціальних мережах.
5. Веб-семінар з інтерв’ю. Наявність популярної впливової особи як запрошеного спікера дозволяє підвищити відвідуваність і зміцнити авторитет.
6. Демонстрація продукту/послуги для їх ефективного просування.

Тестуйте різні формати, доки не знайдете той, який найкраще підходить вашій аудиторії, а потім дотримуйтесь його.

№15. Проводимо тестовий запуск

Напередодні дня Х зберіть всю команду, щоб провести пробний запуск і побачити, що необхідно для проведення вебінару на вищому рівні, які є помилки та неврахування.

№16. Документуємо весь процес

Можливо, буде потрібно створити десятки чи навіть сотні веб-семінарів, для того щоб дійти до ідеального формату заходу, який вирішуватиме всі необхідні завдання. Тому важливо документувати весь процес.

Надалі це спростить процес підготовки та ви будете точно знати: як провести вебінар самотужки, чи з командою, та що для цього потрібно.

Складіть список всіх задач і справ для кожного етапу вебінару, щоб нічого не забути. Обов’язково ведіть окремі записи для різних форматів вебінарів. З часом ви зможете визначити, що працює, а що ні, і що ви можете зробити, щоб налагодити свій процес.

🛠 Як провести вебінар у 2023 з презентацією чи без неї: технічні питання

№17. Обираємо платформу

Технічні проблеми під час прямої трансляції провокують неприємні відчуття у глядачів. Це призводить до погіршення відгуків, оцінок і продажів.

Тому, платформа для вебінарів є важливим елементом успіху. При виборі платформи повинні враховуватись плюси та мінуси кожного сервісу. Проводячи аналіз обов’язково дайте відповіді на наступні запитання:

1. Чи відповідає сервіс бюджету?
2. Чи включає він необхідні функції?
3. Скільки відвідувачів можуть бути присутніми на заході?
4. Чи є опція запису?

У таблиці наведені платформи, які користуються найбільшою популярністю

Платформа	Тріал	Спікери	Глядачі
MyOwnConference	необмежено	10	2000
iSpring Learn	14 днів	50	1000
Clickmeeting	30 днів	7	5000
WeStudy	30 днів	25	3500
Softbook	30 днів	необмежено	необмежено
KWIGA	30 днів	необмежено	необмежено

Важливо враховувати, що 25% глядачів відвідують веб-семінари через мобільні пристрої. Це значна частина глядачів, яку з легкістю можна втратити, якщо не оптимізувати інтерфейс та функціонал для мобільних пристроїв.

Тому при виборі цифрової освітньої платформи важливо враховувати, щоб вона підтримувала мобільний інтерфейс або була адаптивна для нього.

№18. Перевіряємо готовність і обладнання

Потрібно брати до уваги кожен з важливих моментів. Переконайтесь, що у вас є все необхідне для проведення якісного вебінару. Найкращий спосіб зробити це – організувати тестовий веб-семінар, що включатиме всі функції, які ви бажаєте використовувати, починаючи з аудіо- та відеозаписувального обладнання.

Якщо ви використовуєте певну платформу для вебінарів, ознайомтесь з усіма корисними функціями, які вона пропонує (наприклад, інтерактивні функції, такі як опитування, які можуть допомогти вам поліпшити взаємодію).

У день вебінару будьте готові за 10-15 хвилин до початку та перевірте обладнання.

№19. Усуваємо потенційні джерела шуму

• Вимкніть пристрої, які непотрібні для вебінару.
• Огляньте свою кімнату на предмет шуму.
• Переконайтесь, що зона проведення вебінару недоступна для домашніх тварин та дітей.
• Закрийте програми, які працюють в фоновому режимі на вашому комп’ютері.
• Вимкніть домофон і дверний дзвінок.

✅ Як правильно провести вебінар: поради для організаторів

№20. Починаємо вчасно

Ваші глядачі – зайняті особи. Не витрачайте даремно їхній час. Немає нічого більш неприємного, ніж очікування спікера.

№21. Готуємося, готуємося, готуємося

Перше враження має значення. Початок заходу задає тон, тому докладіть максимум зусиль, щоб він пройшов на вищому рівні.

№22. Швидко привертаємо увагу аудиторії

Вам необхідно відразу привернути увагу вашої аудиторії. Хороший «хук» повинен утримувати аудиторію до самого кінця. Розкажіть, що саме дізнається аудиторія. Виділіть, які проблеми ви збираєтесь вирішити за них. Докладіть зусиль, щоб все звучало захопливо.

№23. Готуємо питання для розділу «Питання та відповіді»

Хоча учасники, скоріш за все, поставлять багато запитань, завжди корисно мати список заздалегідь підготовлених питань на той випадок, якщо аудиторія не так зацікавлена, як ви очікували.

№24. Приймаємо той факт, що все може піти не так

Незалежно від того, наскільки ви підготовлені, завжди пам’ятайте, що деякі речі не залежать від вас: можуть вимкнути електрику, Wi-Fi, або ноутбук може вийти з ладу і так далі.

💣 Як цікаво провести вебінар: поради для спікерів

№25. Готуємо «вбивчий» сценарій

Ваш сценарій — це, по суті, ваша дорожня карта. Ці записи будуть тримати вас в курсі. Незалежно від того, наскільки ви обізнані або захоплені темою, спроба вести структуровану бесіду без зайвої інформації може бути надзвичайно складним завданням, якщо для цього немає (хоча б трохи) сценарію.

№26. Не боїмося відмовитися від сценарію

Підготовка добре написаного сценарію може бути важливим кроком в плануванні веб-семінару, але це не означає, що ви повинні слідувати йому безперервно.

Інколи вам потрібно відійти від сценарію і розповісти про щось детальніше, щоб аудиторія була зацікавлена і розважена.

№27. Практикуємось перед проведенням

Читаєте ви сценарій слово в слово, чи слідуєте підказкам з основних тезисів, потрібно порепетирувати, щоб надати словам правильного тону та індивідуальності.

Звучати як робот — це погано! Добре звучати — впевнено і пристойно. Ваша мета — запам’ятатись. Зазвичай люди запам’ятовують тільки великих ораторів. Про решту забувають швидко.

№28. Розробляємо слайди

Який сенс використовувати слайди на веб-семінарі, якщо вони будуть містити тільки марковані списки та довгі абзаци? Деякі спікери навіть погіршують ситуацію, читаючи те, що глядачі можуть ясно побачити самі.

При розробці слайдів думайте більше про візуальні елементи, менше слів. Використовуйте візуалізацію даних замість створення списків для ітерації статистики.

№29. Використовуємо різні формати мультимедіа

Замість того, щоб покладатись тільки на слайди та відео виступу доповідача, використовуйте різні формати мультимедіа. Це зробить стандартний вебінар не таким одноманітним і може зацікавити вашу аудиторію.

№30. Готуємо план взаємодії з аудиторією

Ви можете подумати, що проведення вебінару, в якому використовується відео, текст і аудіоконтент — це надійний спосіб зберегти інтерес. Але після 20 хвилин трансляції або довше, ваша аудиторія може занудьгувати або просто відволіктися.

Необхідно залучати глядачів: ставте питання, пропонуйте задачі та просто намагайтесь спілкуватись.

№31. Контролюємо нерви

Якщо це ваш перший вебінар або перша спроба публічного виступу, ви можете нервувати. Жартувати й визнавати свої переживання прийнятно, але не дозволяйте своїм нервам впливати на хід вебінару.

Використовуйте паузи, щоб контролювати темп і навчіться запобігати використанню вигуків типу «ммммм», «ой, не так» і т.д.

№32. Навчаємо і продаємо

Ви повинні навчати та продавати одночасно! Більшість людей роблять помилку: навчають, а потім продають; ця помилка призводить до дуже незручного переходу від поданої інформації до продукту/послуги.

Протягом вебінару вам потрібно вчити свою аудиторію та органічно вставляти пропозицію товарів/послуг.

⭐️ Як провести успішний вебінар: Що робити після

№33. Закликаємо до цільової дії

Переконайтесь, що аудиторія знає, який наступний крок вона повинна зробити.

Наприклад, якщо ви хочете, щоб глядачі підписались на безкоштовну пробну версію вашої програми, повідомте їм про це і надайте посилання для підписки, як на самому вебінарі, так і в подальшому електронному листі.

№34. Просимо учасників обрати тему наступного вебінару

Як зробити так, щоб відвідувачі знову і знову повертались? Нехай вони самі вирішать про що буде наступний вебінар!

Ви можете запитати їх в соціальних мережах, або попросити прокоментувати під час вебінару, що вони хочуть бачити далі.

№35. Проводимо опитування глядачів

Хочете знати, чи сподобався вебінар вашим учасникам? Запитайте їх!

Попросіть учасників пройти коротке опитування, щоб вони могли поділитися своєю думкою, яка допоможе вам покращити якість в майбутньому.

№36. Надсилаємо додатковий контент

Після завершення заходу надішліть учасникам додатковий контент. Наприклад, ви можете відправити повідомлення в блозі з презентацією чи посилання на відеозапис.

№37. Відстежуємо результати

Обов’язково дайте відповідь на наступні питання:

• Скільки людей зареєстровано?
• Які були основні джерела реєстрацій?
• Скільки людей насправді було присутньо?
• Скільки часу вони витратили на перегляд вебінару?

Це допоможе оцінити ефективність і виправити/покращити помилки, які були допущені, а також допоможе сформувати нові цілі!

❓ FAQ (питання та відповіді)

• Яке обладнання необхідне для проведення веб-семінару?

• Набір необхідного обладнання мінімальний: ПК з виходом в інтернет, мікрофон і навушники, веб-камера (якщо ви плануєте демонструвати себе у відео).

• Якою повинна бути швидкість інтернету?

• Від швидкості та стабільності інтернет-з’єднання безпосередньо залежить якість відео та звуку. Якщо ви плануєте захід з відео, то мінімальна швидкість становить 1 Мбіт/сек. Якщо захід буде проводитись без підключення веб-камери, достатньо буде швидкості від 512 Кбіт/сек.

• Яка оптимальна кількість глядачів?

• Чим більше глядачів ви залучите, тим краще, оскільки це збільшує конверсію. Однак важливо залучити саме цільову аудиторію, тобто ваших потенційних споживачів.

• Чи варто економити на функціоналі платформи для проведення вебінару?

• Для початку чітко визначте, які функції вам необхідні 100%, від чого можна відмовитись, а від чого ні. Не варто відмовлятись в цілях економії від таких базових опцій як можливість аудиторії ставити питання.