Доставяне на писма: защо писмата не пристигат и как да го поправите

В платформата Kwiga можете да изпращате различни видове имейли: стандартни кампании, имейли чрез автоматизация и системни съобщения (активация, потвърждение на плащане, известия за проверка на упражнения и др.). Но понякога имейлите не достигат до получателите.

Какво е bounce (Bounce)

Bounce е неуспешна доставка, която възниква, когато пощенският сървър не може да достави съобщение до получателя.

Когато изпращате имейл чрез Kwiga, той първо постъпва на нашите сървъри, а след това се предава на пощенския сървър на получателя (Gmail, Outlook и др.). Ако сървърът на получателя не може да приеме имейла по някаква причина, той изпраща обратно съобщение, което обяснява проблема. Това съобщение се нарича bounce. 

По-долу ще разгледаме различните видове bounce и най-честите причини, поради които имейлите не достигат до получателите.

1. Постоянен bounce (Hard Bounce)

Това е окончателно неуспешна доставка – имейлът никога няма да бъде доставен. Основни причини:

• Несъществуващ имейл адрес – най-честата причина

• Несъществуващ домейн – домейнът в адреса не съществува

• Блокиран подател – получателят е блокирал вашия адрес

• Отказ от сървъра – пощенският сървър трайно отхвърля имейлите и др.

2. Временен bounce (Soft Bounce)

Това е временен проблем, който може да бъде разрешен. Основни причини:

• Пълна пощенска кутия – получателят няма свободно място

• Временни проблеми със сървъра – сървърът не е достъпен или е претоварен

• Голям размер на имейла – имейлът е твърде голям

• Спам филтри – имейлът е попаднал в спам

• Проблеми с DNS – временни проблеми с настройките на домейна и др.

Защо имейлът вече не се изпраща до клиента

Ако преди това е регистриран bounce за имейл адреса на клиент, системата Kwiga автоматично спира изпращането на имейли до този адрес. Това е важен механизъм за защита, който работи в интерес на всички потребители на платформата, включително и на останалите ви ученици.

Когато продължавате да се опитвате да изпращате имейли до такива невалидни адреси, доставчиците на имейл услуги започват да ви считат за спамер. Това може да доведе до попадане на вашите имейли в спам дори при клиенти, които ги очакват.

Освен това това помага за спазването на правилата на доставчиците на имейл услуги. Gmail, Outlook и други услуги могат да блокират подател, който игнорира bounce съобщенията и продължава да изпраща имейли до несъществуващи адреси. 

Как да възобновите изпращането

Понякога ситуацията може да се промени. Например клиент е освободил място в пълната си пощенска кутия. В такива случаи изпращането на имейли може да бъде възобновено.

Ако клиентът ви е казал, че проблемът е разрешен, свържете се с Поддръжката на Kwiga. Не забравяйте да посочите точния имейл адрес, за който трябва да бъде възобновено изпращането, и опишете какво е направено за разрешаване на проблема. Например: „Клиентът потвърди, че е освободил място в пощенската си кутия.“

Поддръжката ще анализира ситуацията, ще провери историята на bounce съобщенията и, ако е възможно, ще възобнови изпращането на имейли до посочения адрес.

Какво да направите, ако ученик е въвел грешен имейл при регистрация, е описано в отделна статия.

Проверка на базата данни преди импортиране

Ако планирате да импортирате база данни с имейл адреси за кампании, която събирате от дълго време, силно препоръчваме да проверите качеството ѝ, преди да я качите в Kwiga.

Преди импортиране трябва да премахнете очевидно некоректните адреси с правописни грешки, без символа @ или с несъществуващи домейни. За големи бази данни е полезно да използвате специални услуги за валидиране на имейл адреси, които проверяват дали адресите са валидни. 

Забележка: При необходимост можете също да се свържете с Поддръжката на Kwiga за допълнителни консултации относно проверката на вашата база данни с контакти (може да се таксува отделно).