Comment ajouter un membre à l'équipe

La gestion d’équipe commence par une attribution correcte des rôles et des droits d’accès. Sur la plateforme Kwiga, vous pouvez facilement ajouter de nouveaux membres à votre équipe, configurer leurs autorisations et organiser une collaboration efficace. Dans cet article, vous apprendrez comment procéder.

Étape 1 : Accéder aux paramètres

Commencez par cliquer sur l’icône de profil dans le coin supérieur droit de la plateforme. Sélectionnez ensuite Paramètres → Tous les paramètres → Équipe. C’est dans cette section que vous pouvez créer et gérer votre équipe.

Étape 2 : Ajouter un utilisateur

Accédez à l’onglet Utilisateurs et cliquez sur + (Ajouter un utilisateur). Renseignez ensuite les informations suivantes :
● Nom
● Adresse e-mail (identifiant de connexion)
● Numéro de téléphone (facultatif)

Lorsque vous ajoutez un utilisateur, vous pouvez sélectionner un groupe d’accès, par exemple un groupe avec un accès complet, ou créer un groupe personnalisé avec un accès partiel à certaines sections du tableau de bord. Vous pouvez également ajouter un utilisateur sans l’affecter à un groupe et configurer son accès ultérieurement.

Une fois l’utilisateur ajouté, il recevra un e-mail d’invitation contenant un bouton lui permettant de rejoindre votre projet.

Comment configurer des groupes d’accès pour les utilisateurs

Dans l’onglet Groupes d’accès, créez un groupe qui définit les sections de la plateforme auxquelles vos collaborateurs auront accès.

Cliquez sur + (Ajouter un groupe), attribuez-lui un nom (par exemple « Administrateurs », « Superviseurs » ou « Managers », etc.) et utilisez les cases à cocher pour définir le niveau d’accès.  

Un groupe d'accès peut être utilisé pour plusieurs utilisateurs ayant les mêmes fonctions, et le nombre de groupes n'est pas limité — vous pouvez créer un groupe distinct même pour un seul membre de l'équipe si vous avez besoin d'une flexibilité maximale.

Quelles sections d'accès peuvent être configurées

À gauche, dans la liste Accès sont regroupées toutes les sections du tableau de bord auxquelles l'accès peut être accordé ou limité :

• Paramètres — gestion du tableau de bord, de l'abonnement, des utilisateurs et des groupes d'accès.

• Gamification — points, classements et mécaniques de jeu pour les apprenants.

• Produit — création et modification de cours, de marathons et de webinaires.

• Quiz — tests, exercices et sondages.

• Ventes — offres, tarifs et conditions de vente.

• CRM : Contact — fiches de contacts et accès aux produits.

• CRM : Commandes — commandes et leurs statuts.

• Chat (communication) — échanges avec les apprenants et les clients. Cette section est actuellement en cours de développement.

• Analytique — rapports sur les cours, les paiements et l'équipe (plus de détails ci-dessous).

• Marketing — campagnes d'e-mailing, automatisations et tunnels de vente.

• Certificats — émission et configuration des certificats.

• Widget, mini landing page — formulaires de collecte de contacts et mini landing pages.

• Site — créateur de sites du tableau de bord. Cette section est actuellement en cours de développement.

• Chatbot — configuration du chatbot. Cette section est actuellement en cours de développement.

• API — accès aux intégrations via API.

• Stockage — fichiers et médias du tableau de bord.

Il n'est pas nécessaire d'activer toutes les sections en même temps : nous recommandons de n'ouvrir que celles dont la personne a réellement besoin pour son travail et de laisser les autres désactivées.

Exemples : quels accès accorder aux différents membres de l'équipe

Il n'existe pas de modèle prédéfini de groupe «correct» — l'ensemble des accès dépend des tâches de chaque personne au sein de l'équipe. Voici quelques repères :

À l'administrateur il est généralement recommandé d'accorder un accès complet à toutes les sections : il travaille avec les cours, les paramètres du tableau de bord et l'équipe.

Au responsable des ventes les sections CRM : Contact, CRM : Commandes et Ventes suffisent — il gère les clients, traite les commandes et travaille avec les offres, il n'a donc pas besoin d'accéder aux paramètres du tableau de bord.

Au tuteur il est recommandé d'accorder l'accès à Produit et aux rapports de la section Analytique (participants, progression, exercices), afin qu'il puisse vérifier les exercices et suivre la progression des apprenants.

Au tuteur principal, il est également possible d'élargir l'accès à la section Analytique afin qu'il puisse consulter les indicateurs consolidés de plusieurs cours et suivre le travail des autres tuteurs.

Au spécialiste technique les sections API, Stockage ainsi que, si nécessaire, les rapports sur les paiements dans la section Analytique sont adaptées — sans accès au contenu des cours.

Au spécialiste marketing la section Marketing sera utile, ainsi que Widget, mini landing page — pour configurer les formulaires de collecte de contacts et les campagnes d'e-mailing.

Cette approche permet de limiter les accès au strict nécessaire : chacun ne voit que ce dont il a besoin pour son rôle.

Paramètres distincts d'accès aux rapports dans la section Analytique

Auparavant, l'accès aux rapports était accordé directement sous forme de «package» : si une personne obtenait l'accès aux cours, elle pouvait automatiquement voir les participants, la progression, les exercices et les certificats. Certains rapports, tels que les commentaires ou le journal de validation des e-mails, étaient également accessibles à tous les membres de l'équipe ayant accès au tableau de bord, quel que soit leur rôle.

Désormais, dans la section Analytique chaque rapport peut être géré séparément. Lors de la modification d'un groupe d'accès, un ensemble de cases à cocher apparaît pour des rapports spécifiques :

• Exercices : réponses

• Commentaires

• Équipe, tuteurs et groupes d'apprenants

• Participants au cours, marathon

• Progression du cours, marathon

• Analyse consolidée de la progression des cours

• Certificats

• Paiements

• Transactions

• Webinaires réalisés

• Journal de validation des e-mails

Pour chaque rapport, il est possible d'accorder séparément le droit de Consultation et, lorsque cela est prévu, de Modification.

À côté se trouve le commutateur Rapports uniquement pour les produits accessibles. Il ne masque pas le rapport lui-même, mais limite ce que la personne peut y voir : les lignes, les montants, les valeurs des filtres et les exportations sont limités aux produits auxquels l'utilisateur a accès. Dans tous les groupes d'accès existants, ce commutateur est déjà activé par défaut afin que personne ne puisse voir des informations auxquelles il ne devrait pas avoir accès. Si une personne doit pouvoir consulter les données de l'ensemble du tableau de bord, le commutateur peut être désactivé dans les paramètres du groupe correspondant.

Ce qui est considéré comme accessible dépend du type de rapport :

• Pour les rapports Exercices : réponses, Commentaires, Participants au cours, marathon, Progression du cours, marathon, Certificats — il s'agit des produits et des apprenants avec lesquels la personne travaille en tant que tuteur ou administrateur du cours.

• Pour les rapports Paiements, Transactions, Webinaires réalisés — il s'agit des produits auxquels la personne dispose d'un accès en consultation.

Ainsi, par exemple, il n'est pas nécessaire d'attribuer le rôle de tuteur à un employé responsable des paiements — il suffit de lui donner accès aux produits nécessaires, et les rapports sur les paiements seront automatiquement limités à ces produits.

Comment accorder et configurer l’accès d’un utilisateur à un produit spécifique

Si vous devez accorder à un utilisateur spécifique l’accès à un cours précis, nous vous recommandons de le configurer via le menu Cours → Équipe, curateurs et groupes d’étudiants.

Pour plus d’informations sur l’ajout d’un curateur et la configuration de ses droits d’accès, veuillez consulter un  article séparé.

Une configuration correcte des droits d’accès vous aide à optimiser les flux de travail, à minimiser les risques et à améliorer la collaboration au sein de l’équipe. Utilisez les fonctionnalités de la plateforme Kwiga pour créer un environnement de travail confortable et sécurisé pour l’ensemble de votre équipe.