Wie man E-Mails aus einer Datei in eine Kampagne hinzufügt

Ihre Adressdatenbank für den Versand befindet sich in einer Datei und Sie möchten einen Versand an diese Adressen durchführen. Derzeit ist es in Kwiga nicht möglich, eine Datei direkt beim Erstellen des Versands hochzuladen, aber Sie können trotzdem E-Mails an die Empfänger aus der Datei versenden.

Adressen importieren

Gehen Sie zu CRM, Kontakte. Klicken Sie auf der geöffneten Seite auf „+“ und wählen Sie „Importieren“.

Möglicherweise wird folgende Meldung angezeigt:

Folgen Sie dem Link und füllen Sie die Marketing-Einstellungen aus, indem Sie die Informationen über das Unternehmen eingeben: Name, Adresse, Telefonnummer. Kehren Sie anschließend zur Seite „Kontakte” zurück oder aktualisieren Sie sie, wenn Sie die Einstellungen in einem anderen Tab vorgenommen haben.

Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf „+Importieren“. Sie gelangen auf eine Seite, auf der Sie einen Namen für den Import hinzufügen können (dieser Name ist nur für Sie sichtbar und kann beliebig gewählt werden) und eine Datei hinzufügen können:

Bitte beachten Sie! Sie können sowohl CSV-Dateien als auch normale Excel-Dateien (Formate xls, xlsx) hinzufügen. Die Datei kann eine, mehrere oder Dutzende Spalten enthalten – die Anzahl ist beliebig. Die Reihenfolge der Spalten und die Position der Spalte mit der E-Mail-Adresse spielen keine Rolle. Wenn Sie nur eine Tabelle erstellen, verwenden Sie die üblichen Formate xls oder xlsx. 

Nach dem Hochladen der Datei werden zusätzliche Punkte angezeigt. Folgen Sie den Erläuterungen in der Abbildung unten:

Um die Erstellung der Kontaktliste zu vereinfachen, verwenden Sie einen Tag, der allen Kontakten in der Datei hinzugefügt wird. Hier können Sie sowohl einen neuen Tag hinzufügen als auch einen zuvor hinzugefügten verwenden. Wenn Sie mehrere Tags gleichzeitig hinzufügen möchten, geben Sie diese durch Kommas getrennt in die Tabellenzellen ein.

Nachdem Sie die erforderlichen Markierungen vorgenommen haben, wird die Schaltfläche „Hochladen“ oben auf der Seite aktiv. Wenn sie nicht aktiv ist, haben Sie wahrscheinlich kein Trennzeichen ausgewählt.

Sie sehen eine Liste der Spalten und oben die Möglichkeit, die Felder im Kontakt auszuwählen, in die die Werte eingegeben werden sollen. Sie können auswählen, ob Sie diese überspringen oder angeben möchten, wo die gewünschten Werte eingegeben werden sollen. Vergewissern Sie sich, dass eine der Spalten als E-Mail-Adresse markiert ist, und klicken Sie auf „Import starten”.

Nach einer kurzen Wartezeit werden die Kontakte zur Kontaktdatenbank hinzugefügt. Wenn Sie ein Tag angegeben haben, wird ihnen das entsprechende Tag zugewiesen.

Wenn Sie vergessen haben, ein Tag anzugeben, machen Sie sich keine Sorgen. Wiederholen Sie die oben genannten Schritte und geben Sie diesmal das gewünschte Tag an. Dadurch entstehen keine Duplikate oder Fehler, Sie aktualisieren lediglich das Tag der bereits hinzugefügten Kontakte.

Erstellen einer Liste für den Versand

Wählen Sie im Menü „Kontakte“ und dann „Kontaktlisten“

Klicken Sie auf „+“ und wählen Sie „Normale Liste erstellen“. Geben Sie auf der sich öffnenden Seite einen Namen für die Liste ein, der für die Benutzer nicht sichtbar ist. Klicken Sie nicht auf „Speichern“! Klicken Sie erst darauf, wenn in der Kontaktliste nur noch die Kontakte übrig sind, die gespeichert werden sollen. 

Wenn Sie bereits auf „Speichern“ geklickt haben, kann die Liste nicht mehr bearbeitet werden. Sie können eine neue Liste erstellen und die vorzeitig gespeicherte Liste löschen.

Wählen Sie im Filter das Tag aus, das Sie beim Import angegeben haben: 

Nachdem Sie auf „Filter anwenden“ geklickt haben, wird die Liste der angezeigten Kontakte aktualisiert und Sie sehen nur noch diejenigen, die den Filterkriterien entsprechen (in unserem Beispiel wurden nur 2 Kontakte gefunden):

Klicken Sie neben dem Namen der Liste auf „Speichern“! Sie können nun mit der Erstellung der Mailingliste fortfahren. 

Besonderheiten des Imports in Kwiga

Wenn die Adresse aus der Datei bereits in der Kontaktdatenbank Ihres Projekts vorhanden ist, wird sie nicht erneut hinzugefügt. Alle Daten des bereits vorhandenen Kontakts bleiben erhalten, sofern Sie beim Import keine anderen Felder aktualisieren. Wenn Sie beim Import einen Tag angegeben haben, wird dieser Tag dem bereits vorhandenen Kontakt hinzugefügt, unabhängig davon, ob es sich um einen neuen oder einen bereits vorhandenen Kontakt handelt. Auf diese Weise können Sie einer Kontaktgruppe jederzeit einen neuen Tag hinzufügen.

Fehlerhafte Zeilen werden rot markiert. Sie können den Import abbrechen, die Fehler in der Datei korrigieren und die Datei erneut hochladen oder die Korrekturen direkt in diesem Schritt vornehmen, indem Sie die Zelle bearbeiten.

Wenn die Anzahl der hochgeladenen Kontakte von der Anzahl der hochgeladenen Zeilen abweicht, bedeutet dies, dass ein Teil der Kontakte bereits im CRM von Kwiga vorhanden war.