Wie man eine E-Mail-Kette einrichtet

Die Arbeit mit einer großen Anzahl von Kunden erfordert oft das Versenden ähnlicher Nachrichten zu bestimmten Zeitpunkten ihrer Interaktion mit Ihrem Produkt. E-Mail-Sequenzen helfen Ihnen, diesen Prozess zu automatisieren und eine zeitnahe und relevante Kommunikation zu gewährleisten, ohne jeden Benutzer einzeln verfolgen zu müssen.

Erstellen des ersten Triggers in einer E-Mail-Kette

Mit einer E-Mail-Kette können Sie automatisch eine Reihe von Nachrichten an Kunden basierend auf deren Aktionen versenden. Dies ist ein nützliches Tool, um mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu bleiben, ohne ständig manuell eingreifen zu müssen.

Um eine Kette zu erstellen, gehen Sie zum Menü Kurse und wählen Sie den Abschnitt Prozessautomatisierung.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche +Szenario. 

Wählen Sie anschließend die Option Trigger, um das erste Element der Kette zu erstellen, das die erste Nachricht in der Sequenz versendet.

Die Automatisierung in Kwiga basiert auf einer einfachen Logik: Ereignis → Bedingungen → Aktionen.

Ereignis ist ein Trigger, der den gesamten Prozess auslöst. Dies kann die Registrierung eines neuen Benutzers, die Bezahlung eines Kurses, das Ansehen einer Lektion usw. sein.

Bedingungen sind Filter, die bestimmen, ob ein bestimmter Benutzer für die Ausführung von Aktionen geeignet ist. Beispielsweise soll eine E-Mail nur an diejenigen gesendet werden, die den Kurs noch nicht absolviert haben.

Aktionen sind das, was die Plattform automatisch ausführt: eine E-Mail senden, einen Tag hinzufügen, den Status eines Benutzers ändern usw.

Die Anzahl der Bedingungen und Aktionen ist unbegrenzt, sodass Sie sowohl einfache Szenarien als auch komplexe Automatisierungen erstellen können.

Empfehlung: Bevor Sie die Automatisierung einrichten, erstellen Sie zunächst alle E-Mail-Vorlagen, die Sie in der Kette verwenden möchten. So können Sie bei der Konfiguration jedes Triggers schnell fertige Vorlagen auswählen, ohne den Arbeitsprozess zur Erstellung von Inhalten zu unterbrechen.

Wichtige Informationen zum Auslösezeitpunkt von Triggern

Angenommen, Sie möchten allen neuen Benutzern eine Willkommens-E-Mail senden. Diejenigen, die bereits auf der Plattform registriert sind, erhalten diese E-Mail nicht. Die Automatisierung funktioniert nur für diejenigen, die sich nach ihrer Erstellung registrieren.

Die Automatisierung hat eine wichtige Besonderheit: Sie wird erst nach Eintreten eines Ereignisses ausgelöst. Wenn das Ereignis bereits stattgefunden hat, bevor Sie die Automatisierung eingerichtet haben, wird der Trigger nicht aktiviert.

Verwenden Sie für die Arbeit mit bestehenden Kontakten andere Tools: normale Mailings oder Massenaktionen. Mit ihnen können Sie unabhängig vom Zeitpunkt des Ereignisses mit Ihrer Kontaktdatenbank arbeiten.

Eine weitere Einschränkung betrifft zukünftige Ereignisse. Es ist nicht möglich, eine Automatisierung auf der Grundlage eines Ereignisses zu erstellen, das noch nicht stattgefunden hat. Wenn Sie beispielsweise fünf Tage vor Ende eines Kurses eine E-Mail versenden möchten, können Sie das Ereignis Kursende nicht als Auslöser verwenden. Wählen Sie stattdessen das Ereignis Zugang zum Kurs freigegeben und legen Sie eine entsprechende Verzögerung fest. Wenn der Kurs einen Monat dauert, legen Sie eine Verzögerung von 25 Tagen nach Beginn des Kurses fest.

Auswahl und Konfiguration von Ereignissen

Ein Ereignis ist eine bestimmte Aktion eines Benutzers oder eine Änderung auf der Plattform, die die Automatisierung auslöst. 

Zu den gängigsten Optionen gehören beispielsweise „Kontakt erstellt”, „Unbezahlte Bestellung (Anfrage)”, „Erfolgreiche Zahlung der Bestellung”, „Zugang zum Produkt freigeschaltet”, „Lektion angesehen” usw. Jedes Ereignis hat seine eigene Verwendung.

Unbezahlte Bestellungen werden häufig verwendet, um Erinnerungsketten für unvollständige Käufe zu erstellen. Bezahlte Bestellungen eignen sich zur Bestätigung des Kaufs und zum Start des Onboardings des Kunden. Der Zugriff auf das Produkt ermöglicht es, den Lernprozess oder die Einarbeitung in die Funktionen zu beginnen. Das Ansehen einer bestimmten Lektion kann zusätzliche Materialien oder Empfehlungen usw. auslösen.

Einstellung der Verzögerung vor der Bedingung

Nach Auslösen des Hauptereignisses kann eine Verzögerung vor der Überprüfung zusätzlicher Bedingungen festgelegt werden. Dies gibt dem Benutzer Zeit, bestimmte Aktionen auszuführen oder den richtigen Moment abzuwarten.

Verfügbare Verzögerungstypen:

Keine Verzögerung – Die Bedingung wird sofort nach Eintreten des Ereignisses überprüft.

Zeitverzögerung – Die Plattform wartet den angegebenen Zeitraum (Minuten, Stunden, Tage) ab, bevor die Bedingung überprüft wird.

Auf Ereignis warten – Es wird gewartet, bis ein weiteres bestimmtes Ereignis eintritt, und erst dann wird die Bedingung überprüft.

Einrichten von Bedingungen

Nach Auslösen des Hauptereignisses können Sie zusätzliche Bedingungen hinzufügen, die bestimmen, ob ein bestimmter Benutzer die nächste E-Mail in der Kette erhält.

Verwenden Sie beim Erstellen von Bedingungen die logischen Operatoren UND und ODER, um komplexe Szenarien zu erstellen. Auf diese Weise können Sie Ihre Zielgruppe anhand mehrerer Kriterien genau segmentieren.

Besonders nützlich sind Bedingungen für Schulungsprodukte: Zugang zu Kursen, Fortschritte, angesehene Lektionen oder absolvierte Übungen usw. Für Webinare können Sie die Registrierung und Anwesenheit überprüfen. Marketingbedingungen verfolgen die Interaktion mit E-Mails – Öffnen, Klicks auf Links oder Besuche von Webseiten nach Weiterleitungen.

Verzögerung vor der Aktion

Nach der Überprüfung der Bedingungen kann eine zusätzliche Verzögerung vor dem Versand der E-Mail festgelegt werden. Dies ist nützlich, um natürliche Intervalle in der Kommunikation zu schaffen oder den optimalen Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme mit dem Teilnehmer abzuwarten.

Verfügbare Verzögerungstypen:

Keine Verzögerung – Die Aktion wird sofort nach erfolgreicher Überprüfung der Bedingungen ausgeführt.

Zeitverzögerung – Die Plattform wartet den angegebenen Zeitraum (Minuten, Stunden, Tage) ab, bevor die Aktion ausgeführt wird. So können Sie natürliche Intervalle zwischen Nachrichten erstellen oder den optimalen Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme abwarten.

Ereignis abwarten – Die Plattform wartet, bis ein zusätzliches Ereignis eintritt, und führt dann die geplante Aktion aus. Beispielsweise kann eine E-Mail erst versendet werden, nachdem der Benutzer eine bestimmte Lektion angesehen hat.

Aktionen einrichten

Die Hauptaktion in einer E-Mail-Kette ist „E-Mail senden“. Beim Einrichten dieser Aktion wählen Sie eine E-Mail-Vorlage, einen Betreff und die Empfänger aus. Sie können auch zusätzliche Aktionen hinzufügen, z. B. den Status eines Kontakts ändern, Tags hinzufügen oder zu einer anderen Automatisierung weiterleiten.

Überlegen Sie sich beim Erstellen einer Kette die Logik der Abfolge. Die erste E-Mail bestätigt in der Regel die Aktion des Benutzers oder begrüßt ihn. Die folgenden E-Mails können nützliche Informationen, Tipps, zusätzliche Angebote enthalten oder einfach nur den Kontakt aufrechterhalten. Die Intervalle zwischen den E-Mails hängen vom Kontext ab: Für Schulungskurse eignen sich wöchentliche E-Mails, für den Vertrieb eher kürzere Intervalle.

Speichern und Erstellen weiterer Trigger

Nachdem Sie den ersten Trigger eingerichtet haben, speichern Sie ihn unbedingt, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Die Plattform speichert alle Parameter des Ereignisses, der Bedingungen und der Aktionen.

Wir empfehlen, dem Trigger-Bucket sofort einen Namen zu geben, um die spätere Navigation zu erleichtern.

Um den nächsten Schritt der Kette zu erstellen, klicken Sie im selben Szenario auf die Schaltfläche +Trigger.

Dadurch wird ein neuer Trigger zur bestehenden Kette hinzugefügt, wobei die logische Reihenfolge der Automatisierung beibehalten wird.

Wichtig: Alle folgenden Trigger im Bucket werden automatisch ausgelöst, nachdem die Aktion im vorherigen Trigger der Kette ausgeführt wurde. Es ist nicht erforderlich, ein Ereignis in diesen Triggern zu konfigurieren – diese Einstellung wird nicht berücksichtigt. Wenn Sie ein anderes Ereignis konfigurieren möchten, erstellen Sie ein separates Szenario mit einem Trigger.

Wiederholen Sie den Vorgang zum Einstellen der Verzögerung vor der Bedingung, der Bedingungen, der Verzögerung vor der Aktion und der Aktionen selbst für jedes weitere Blatt in der Sequenz. Auf diese Weise erstellen Sie eine vollständige Kette von Blättern, die Kunden automatisch durch die geplante Abfolge von Benachrichtigungen führt.

Die Anzahl der Trigger in einer Kette ist unbegrenzt. Außerdem besteht die Möglichkeit, ein Skript vorübergehend anzuhalten und bei Bedarf erneut zu starten.

Insgesamt erfordert die Erstellung einer effektiven E-Mail-Kette einen durchdachten Ansatz für jede Phase – von der Auswahl der richtigen Ereignis-Trigger bis zur Festlegung präziser Segmentierungsbedingungen. Beachten Sie die wichtigsten Grundsätze: Bereiten Sie Vorlagen im Voraus vor, berücksichtigen Sie zeitliche Beschränkungen der Automatisierung und analysieren Sie regelmäßig die Ergebnisse, um Optimierungen vorzunehmen. Eine richtig konfigurierte E-Mail-Kette ist ein zuverlässiger Helfer beim Aufbau von Kundenbeziehungen und bei der Steigerung der Effizienz Ihrer Marketingaktivitäten.