Egyéni mezők hozzáadása a CRM-ben

A CRM-ben kétféle mező létezik: alapértelmezett (rendszer-) és egyéni (globális vagy egyedi).

A rendszermezők alapértelmezetten jönnek létre, és a kapcsolatról szóló kulcsfontosságú információkat tartalmazzák – név, e-mail-cím, telefonszám stb. Ezek a mezők nem módosíthatók és nem törölhetők.

Az egyéni globális mezők lehetővé teszik, hogy a CRM-et az Ön konkrét igényeihez igazítsa. Ezeket egyszer lehet létrehozni, és minden kapcsolathoz elérhetők lesznek. Ez kényelmes az adatok strukturálásához, szűréséhez, űrlapok létrehozásához és elemzéshez.

Egy adott kapcsolathoz egyéni egyedi mezőt is hozzáadhat – a kártyáján található +Mező hozzáadása gombbal. Ez a lehetőség rendkívüli esetekre alkalmas.

Javasoljuk a rendszer- vagy globális mezők használatát, hogy a CRM-ben lévő adatok egységesek, kereshetők és a további ügyfélinterakciókhoz is hasznosak maradjanak.

A mezők beállításához lépjen a Kapcsolatok szakaszba.

Például további mezőket hozhat létre a következőkhöz:

●       Ügyfelekkel kapcsolatos konkrét információk gyűjtése, például cég, beosztás vagy ajánlási forrás;

●       Regisztrációs űrlap testreszabása további mezőkkel, pl. egy megfelelő konzultációs időpont kiválasztásához vagy különleges kérések megadásához;

●       Kapcsolatgyűjtő widgetűrlap testreszabása egy kérdésmező hozzáadásával, amelyet az ügyfélnek ki kell töltenie a kérés elküldése előtt.

Nézzük meg az alapértelmezett rendszermezőket, és azt, hogyan adhat hozzá globális mezőt minden kapcsolathoz.

Alapértelmezett (rendszer-) kapcsolatmezők a CRM-ben

Alapértelmezés szerint a CRM bizonyos rendszermezőket tartalmaz, amelyek a kapcsolat alapvető adatait tárolják, és nem szerkeszthetők vagy törölhetők.

Az ilyen mezők listája a következő:

●       Keresztnév – mező a kapcsolat keresztnevének megadásához.

●       Vezetéknév – külön mező a vezetéknév megadásához.

●       Teljes név – egyesített mező, amely a kereszt- és vezetéknevet is tartalmazza.

●       E-mail-cím – nemcsak a kapcsolat e-mail-címének tárolására szolgál, hanem a rendszerbe való bejelentkezési azonosításhoz is.

●       Telefon – mező a kapcsolat telefonszámának megadásához.

●       Ország – legördülő lista ország kiválasztásához.

●       Időzóna – lehetővé teszi a kapcsolat időzónájának kiválasztását.

●       Pénznem – pénznem kiválasztása, amely hasznos pénzügyi műveletekhez vagy üzleti elemzéshez.

●       Város – mező a kapcsolat városának megadásához.

●       Címke – speciális címkék hozzáadására szolgál, amelyek segítenek a kapcsolatok kategorizálásában.

Ezek a mezők alapértelmezett rendszermezők, és nem távolíthatók el. Ezután megnézzük, hogyan adhat hozzá globális mezőt a CRM lehetőségeinek bővítéséhez és további ügyfélinformációk tárolásához.

Globális mező hozzáadása a CRM-ben

Az egyéni globális mező egy olyan mező, amely automatikusan megjelenik minden meglévő és új kapcsolatnál. Használhatja olyan egyéni paraméterek hozzáadására, amelyek megfelelnek üzleti igényeinek.

Új mező létrehozásához:

1. Lépjen a CRM → Kapcsolatok → Beállítások menüpontra.

2. A Egyéni mezők hozzáadása lapon kattintson a + Globális mező lehetőségre.

3. A következő lépés a mező hozzáférési jogosultságainak beállítása a felhasználó számára.

A mezőt teljesen elérhetetlenné teheti; ebben az esetben csak a CRM rendszergazdái láthatják. Engedélyezheti, hogy a felhasználó csak az értéket tekinthesse meg, például ha a regisztráció forrásáról vagy a díjcsomagról van szó. Vagy teljes hozzáférést is adhat; ekkor a tanuló maga szerkesztheti az értéket, például a tanulási preferenciáinak frissítéséhez.

4. Válassza ki a mező típusát annak alapján, milyen jellegű információt szeretne tárolni:

●       Szövegmező – rövid szövegekhez (pl. közösségimédia-linkek vagy egyedi kódok), legfeljebb 255 karakterig.

●       Hosszú szöveg mező – hosszú megjegyzésekhez vagy interakcióelőzményekhez.

●       Telefon – kizárólag telefonszám megadásához.

●       E-mail – e-mail-cím megadásához.

●       Ország – legördülő lista ország kiválasztásához.

●       Dátum – dátumválasztó mező; meghatározhatja a formátumot és az alapértelmezett értéket.

●       Jelölőnégyzet – hasznos hozzájárulási nyilatkozatokhoz vagy egy adott állapot megerősítéséhez.

●       Legördülő lista – lehetővé teszi saját értékek hozzáadását (pl. kapcsolat forrása vagy közönségszegmens).

Adja meg a mező nevét, adjon hozzá egy helyőrzőt (súgó), és szükség esetén állítson be egy alapértelmezett értéket.

Kattintson a Mentés gombra – a mező automatikusan megjelenik a CRM irányítópultján az összes kapcsolathoz.

Fontos: Ha törli a mezőt, a benne található összes adat is törlődik.

Így az egyéni mezők lehetővé teszik a CRM rugalmas testreszabását az üzleti folyamataihoz, és kényelmesebbé teszik az ügyféladatok kezelését.

Egyéni mező hozzáadása egy kapcsolati kártyához

A CRM lehetővé teszi további mezők létrehozását nemcsak az általános kapcsolatstruktúra-beállításokon keresztül, hanem közvetlenül egy adott felhasználó kapcsolati kártyájáról is. Ez különösen kényelmes, ha gyorsan kell hozzáadnia egy mezőt és mentenie kell bizonyos információkat, akár egyetlen kapcsolathoz, akár a teljes adatbázishoz.

1. Ha közvetlenül egy adott kapcsolathoz szeretne új mezőt létrehozni, először lépjen a CRM > Kapcsolatok menübe, és nyissa meg a kívánt felhasználó kapcsolati kártyáját.

2. Az Információk lapon kattintson a +Mező hozzáadása gombra. Ekkor megnyílik egy ablak az új mező paramétereinek beállításához.

3. Ebben a szakaszban ki kell választania a mező hatókörét. Ha személyes kapcsolati mezőt választ, az csak ehhez a konkrét rekordhoz lesz hozzáadva, és másoknál nem jelenik meg. Ha globális mezőt választ, az elérhetővé válik az aktuális projekt összes kapcsolatához.

4. Beállíthatja a mező láthatóságát a tanuló számára is – teljesen elrejtheti, csak megtekintési hozzáférést engedélyezhet, vagy szerkesztési jogot adhat. Ez különösen hasznos, ha azt szeretné, hogy a résztvevő maga frissítsen bizonyos információkat a profiljában.

5. Válassza ki a mező típusát attól függően, milyen jellegű információt szeretne tárolni:

●       Szövegmező – rövid szöveghez (pl. közösségimédia-linkek vagy egyedi kódok), legfeljebb 255 karakterig.

●       Többsoros szövegmező – hosszú megjegyzésekhez vagy interakciós előzményekhez.

●       Telefon – kizárólag telefonszám megadására.

●       E-mail – e-mail-cím megadására.

●       Ország – legördülő lista ország kiválasztásához.

●       Dátum – dátumválasztóval ellátott mező; beállíthat formátumot és alapértelmezett értéket.

●       Jelölőnégyzet – hasznos feltételek elfogadásához vagy egy állapot megerősítéséhez.

●       Legördülő lista – egyéni értékeket adhat hozzá (pl. kapcsolat forrása vagy közönségszegmens).

6. Adja meg a mező nevét, adjon hozzá egy helyőrzőt (súgót), és szükség esetén állítson be alapértelmezett értéket.

7. Kattintson a Mentés gombra.

Az, hogy személyes és globális mezőket is létrehozhat közvetlenül a kapcsolati kártyáról, lehetővé teszi a gyors adatbevitelt, és megkönnyíti a struktúra munkafolyamat-igényekhez igazítását.

Mezők rendszerezése szakaszokba egy kapcsolati kártyán

A platformon nemcsak mezőket adhat hozzá minden kapcsolati kártyához, hanem tematikus szakaszokba is csoportosíthatja őket. Ezek a beállítások a fiók összes felhasználójára érvényesek. Ez segít strukturálni az adatokat, és intuitívabbá teszi a felületet mind az adminisztrátorok, mind a kurátorok vagy oktatók számára, akik napi szinten dolgoznak a kapcsolatokkal.

A szakasz egy külön információs blokk a kapcsolati kártyán belül, amely több mezőt is tartalmazhat. Például létrehozhat külön szakaszokat a fizetési információkhoz, a résztvevők személyes preferenciáihoz és a belső csapatmegjegyzésekhez. A szakaszban lévő mezők az igényeitől függően lehetnek globálisak vagy egyediek is.

Így rendezheti szakaszokba a mezőket:

1. Lépjen a CRM – Kapcsolatok menübe, és nyisson meg egy kapcsolati kártyát.
   

2. Az Információk lapon lépjen a Beállítások menüpontra.
   

3. Az „Információk” szakasz mezői blokkban, a Mezőelrendezés lapon állítsa be, hogyan jelenjenek meg a mezők.
   
   Kiválaszthatja, hány oszlopban jelenjenek meg a mezők. Kérjük, vegye figyelembe, hogy az elrendezés a képernyő szélességétől függ. Például ha három oszlopot választ, keskenyebb képernyőkön (például tableten vagy telefonon) automatikusan két vagy akár egy oszlopra igazodik.

4. A meglévő mezők másik szakaszba mozgatásához használja a drag-and-drop funkciót.
   

5. Ha vannak előre létrehozott mezők, amelyeket még nem kapcsoltak a kapcsolati kártyákhoz, kattintson a +Mezők összekapcsolása gombra, és rendelje hozzá őket egy adott szakaszhoz:
   
   Jelölje be a kapcsolati kártyákon megjeleníteni kívánt mezők melletti négyzeteket, majd húzza őket a megfelelő szakaszba.

6. A Mezőkezelés lapon új mezőt adhat hozzá az aktuális szakaszhoz, vagy kiválaszthat egy meglévőt a Mezőelrendezés részben, és például szerkesztheti a beállításait.
   

Az ilyen típusú, szakaszokba rendezett mezőszervezés lehetővé teszi a kapcsolati információk logikus struktúrájának kialakítását, ami nagymértékben leegyszerűsíti az adatbázissal való munkát és javítja a felhasználói élményt.

A teljes név mező megjelenítési beállításainak konfigurálása

Alapértelmezés szerint a platform egyetlen Teljes név mezőt használ, de szükség esetén ez 2 vagy 3 külön mezőre bontható itt: CRM → Kapcsolatok → Beállítások. Válassza ki a felhasználó kereszt- és vezetéknevének megjelenítési formátumát. Ezek a beállítások határozzák meg, hogyan jelennek meg a nevek mind a tanuló profiljában, mind az admin oldali kapcsolati kártyán.

• Egy mező: Teljes név – a kereszt- és vezetéknevet egy mezőben kell megadni. A rendszer automatikusan felosztja őket keresztnévre és vezetéknévre a „Teljes név” mezőben beállított konfiguráció alapján.

• Két mező: Keresztnév, Vezetéknév – a kereszt- és vezetéknevet külön, saját mezőben kell megadni.

• Három mező: Keresztnév, Vezetéknév, Apai név – a kereszt- és vezetéknév mező mellett egy harmadik mező is hozzáadódik az apai név számára.

A Teljes név mező különös jelentőséggel bír a platformon, mivel ez egy globális mező, amely alapértelmezetten minden felhasználó számára elérhető. A résztvevők ezt a mezőt maguk is szerkeszthetik, például a profilbeállításaikban.

Fontos megérteni, hogy a Kwiga nem rendelkezik külön rendszermezőkkel a keresztnévhez és a vezetéknévhez. A felhasználók egyetlen Teljes név mezőbe adják meg adataikat, és a platform a beállított formátum alapján automatikusan különálló elemekre bontja ezt az információt. Ez lehetővé teszi külön változók használatát a keresztnévhez és a vezetéknévhez e-mailekben, sablonokban és automatizációkban.

A teljes név formátuma és automatikus feldolgozása

A Teljes név mező rendelkezik egy formázási beállítással, amely meghatározza, hogyan dolgozza fel a platform a megadott adatot összetevőkre. Amikor a felhasználó a teljes nevét egyetlen mezőbe írja be, a Kwiga a kiválasztott formátumnak megfelelően automatikusan elkülöníti az adatot, és külön változókat hoz létre minden elemhez.

Például ha a formátum Keresztnév Vezetéknév, és a felhasználó azt írja be, hogy „Alexey Petrenko”, a rendszer ezt két részre osztja. Hasonlóképpen, ha a formátum Vezetéknév Keresztnév Apai név, és a bevitel „Petrenko Alexey Mikhailovich”, akkor a nevet három megfelelő összetevőre bontja.

Megjegyzés: A Kwiga kezeli azokat az eseteket is, amikor a megadott szavak száma nem egyezik a várt formátummal. Ha a felhasználó több szót ad meg, mint amennyit a formátum előír, az összes extra szó az utolsó összetevőhöz kerül. Például ha a formátum Keresztnév Vezetéknév, és a felhasználó azt írja be, hogy „Alexey Mikhailovich Petrenko Jr.”, akkor az „Alexey” keresztnévként lesz értelmezve, és minden más a vezetéknév részévé válik.

Elérhető formátumok

●       Keresztnév Vezetéknév – A leggyakoribb nemzetközi formátum, amely a legtöbb európai és amerikai felhasználó számára megfelelő. Egyszerű használati esetekhez ideális, apai név nélkül.

●       Keresztnév Apai név Vezetéknév – Hasznos speciális kulturális hagyományok esetén, vagy amikor eltérő összetevősorrendre van szükség.

●       Vezetéknév Keresztnév – Olyan helyzetekben alkalmazható, ahol a vezetéknév szerepel elöl, vagy egyes szervezetek hivatalos dokumentumaiban.

●       Vezetéknév Keresztnév Apai név – Illeszkedik a hagyományos ukrán névszerkezethez és a hivatalos dokumentációs szabványokhoz. Ideális hivatalos kommunikációhoz és a kulturális normák tiszteletben tartásához.

Miután a formátum be van állítva, külön változókat használhat különféle helyzetekben. Például e-mail-kampányokban hivatkozhat a felhasználókra keresztnév alapján a közvetlenebb hangvételhez, vagy vezetéknév alapján egy hivatalosabb stílushoz. Tanúsítványokban vagy dokumentumokban különböző kombinációkat választhat – a teljesen hivatalostól a rövidített változatokig, a kontextustól függően.

Ez a funkció különösen értékes a nemzetközi közönséggel rendelkező platformok számára, ahol a felhasználók eltérő névsorrendi hagyományokhoz vannak hozzászokva. A formátum helyes beállítása biztosítja a résztvevők nevének pontos megjelenítését és használatát a platform minden részében.

A mező összes rendszerbeli lehetőségének használatával olyan strukturált adatbázist hozhat létre, amely nemcsak minden szükséges információt tárol, hanem támogatja a hatékony szegmentálást, személyre szabást és automatizálást is az ügyfélfolyamatokban.