Hogyan küldjön e-mailt egy résztvevőnek

A Kwiga platform több olyan eszközt kínál, amelyekkel gyorsan és kényelmesen küldhet e-maileket – akár manuálisan, akár automatikusan, egy résztvevőnek vagy egy csoportnak. Értesítheti őket egy új leckéről, elküldheti a rendeléshez kapcsolódó utasításokat, vagy újraküldheti az aktiváló e-mailt. Ez a cikk segít megérteni, hogyan és mikor érdemes használni az egyes elérhető módszereket.

Hozzáférés emlékeztetése a fiókhoz

Előfordul, hogy a résztvevők nem tudnak bejelentkezni a fiókjukba, vagy elfelejtették a jelszavukat. Ilyen esetekben manuálisan küldhet egy e-mailt egy ideiglenes bejelentkezési hivatkozással. Ez kényelmes és gyors – a résztvevő kap egy e-mailt egy gombbal, amely lehetővé teszi számára, hogy jelszó vagy kód nélkül jelentkezzen be.

A kívánt kapcsolat adatlapján kattintson erre: Hozzáférés emlékeztetése a fiókhoz.

A résztvevő kap egy e-mailt, amely egy ideiglenes hivatkozást tartalmaz, és 20 percig lesz aktív – ez elegendő idő ahhoz, hogy a felhasználó bejelentkezzen és gyorsan folytassa a tanulást.

Példa egy fiókhozzáférést emlékeztető e-mailre:

Aktiváló e-mail újraküldése

Ha egy résztvevő nem erősítette meg az e-mail-címét, vagy elvesztette a regisztrációs e-mailt, gyorsan újraküldheti azt.

1. Lépjen a CRM → Kapcsolatok részhez.

2. Keresse meg a kívánt résztvevőt e-mail-cím vagy név alapján. Jelölje be a résztvevő melletti négyzetet.

3. Kattintson a Tömeges műveletek gombra.

4. Válassza ki a műveletet: Kapcsolatok → Aktiváló e-mail küldése.

Miután elküldte az e-mailt, kattintson a Folytatás gombra.

Így a résztvevő kap egy e-mailt az iskolájától, és a hivatkozást követve bejelentkezhet a profiljába.

Így néz ki a rendszer aktiváló e-mail-sablonja:

E-mail küldése kampányokon keresztül

Ez az eszköz akkor hasznos, ha nem csak egy résztvevőnek, hanem egy teljes csoportnak vagy akár az összes ügyfélnek kell információt küldenie. A kampányok rugalmas eszközt jelentenek emlékeztetőkhöz, üdvözlésekhez, utasításokhoz vagy promóciós üzenetekhez. Létrehozhat egy sablont egyszer, és használhatja egyszeri vagy rendszeres kommunikációhoz.

1. Lépjen az E-mail-kampányok részhez → E-mail-küldés.

2. Kattintson erre: + Új kampány.

3. Adja meg a Kampány neve mezőt, és válassza ki azoknak a résztvevőknek a listáját, akiknek meg kell kapniuk a kiküldést. Szükség esetén létrehozhat egy listát akár egyetlen kapcsolattal is.

Megjegyzés: Létrehozhat kampányokat egy szegmenshez vagy egy statikus (normál) kapcsolati listához. Ha nem biztos benne, melyik típust válassza, javasoljuk a statikus lista használatát – ez kényelmesebb, különösen egyszeri hírlevelek esetén.

4. Hozza létre vagy válassza ki a kívánt e-mail-sablont.

5. Állítsa be, mikor legyen elküldve a kiküldés, majd vagy ütemezze, vagy küldje el azonnal.

Az előre elkészített sablonok segítenek időt megtakarítani és biztosítani a kommunikáció egységességét. Külön sablonokat hozhat létre minden helyzettípushoz – így a kommunikáció professzionális és kellemes lesz a résztvevők számára.

E-mail küldése rendelésekből

Ez a módszer a fizetéssel, számlákkal vagy rendelési adatokkal kapcsolatos helyzetekhez a legmegfelelőbb. Minden rendelés már tartalmaz kapcsolattartási információkat, így könnyedén elküldheti a megfelelő üzenetet közvetlenül a rendelési adatlapról. Például küldhet egy e-mailt fizetési hivatkozással – feltéve, hogy van egy kifizetetlen számla a rendelésben.

1. Lépjen a CRM részhez → Kapcsolatok.

2. Keresse meg a kívánt résztvevőt e-mail-cím vagy név alapján, és nyissa meg a kapcsolat adatlapját.

3. Lépjen a Rendelések fülre.

4. Válassza ki a kívánt rendelést a listából, vagy hozzon létre egy újat, és adjon hozzá egy kifizetetlen fizetést.

5. A rendelési adatlapon alul keresse meg a kifizetetlen fizetést, majd kattintson a boríték ikonra a következőhöz: E-mail küldése.

6. Válasszon sablont, például – „Értesítés hozzáadott fizetésről,” és szükség esetén adja meg az e-mail tárgyát.

7. Kattintson erre: Küldés.

A rendelések létrehozásáról további részleteket egy külön cikkben talál.

Automatikus e-mailek új leckék megnyitásáról

A Kwiga automatikusan küld e-maileket a résztvevőknek, amikor egy új lecke elérhetővé válik számukra. Az e-mail tartalmazza a lecke címét és egy gombot a platformra mutató hivatkozással.

Ha új leckét ad hozzá egy már futó kurzushoz, és azt szeretné, hogy a résztvevők értesítést kapjanak – egyszerűen állítsa a lecke megnyitási idejét egy kicsivel későbbre, mint amikor hozzáadta. Például, ha ma 12:00-kor adja hozzá a leckét, állítsa a megnyitási időt 13:00-ra vagy későbbre.

Megjegyzés: A rendszer csak akkor küld automatikus e-maileket, ha a lecke megnyitási ideje egyértelműen meg van adva, és legalább 30 perccel későbbre van állítva. Ez elegendő időt ad a platformnak az értesítés létrehozására és elküldésére.

A késleltetések beállításáról további részletek egy külön cikkben érhetők el.

Ez a megközelítés minimális erőfeszítéssel tájékoztatja a résztvevőket, és strukturáltabbá, valamint kényelmesebbé teszi a tanulási élményt.