Воронки: застосування та створення власних воронок

Успішна організація продажів або навчальних процесів часто залежить від чіткої структури роботи з клієнтами. Саме для цього на платформі Kwiga передбачені воронки — гнучкий інструмент, що дозволяє керувати етапами роботи із замовленнями.

Воронки допомагають автоматизувати обробку клієнтів: від моменту, коли людина зацікавилась продуктом, до завершення покупки чи проходження курсу. У цій статті ми розглянемо, що таке воронки, як працювати зі стандартною воронкою, створювати власні, налаштовувати статуси та контролювати потік замовлень у вашому проєкті.

Що таке воронка і навіщо вона потрібна

Воронка — це послідовність етапів, які проходить замовлення або клієнт від початкового інтересу до завершення взаємодії. Вона складається з послідовних статусів.
На платформі Kwiga воронки працюють у модулі CRM → Замовлення.Тут кожне замовлення відображається у вигляді канбан-дошки або таблиці, де картки з замовленнями розміщені за статусами (наприклад: Новий, У роботі, Очікування оплати, Скасовано тощо). Ви можете переміщати замовлення між колонками вручну або налаштувати автоматичну зміну.
Це зручно для керування потоком клієнтів — ви завжди бачите, на якому етапі хто знаходиться, хто ще не оплатив, кому потрібен дзвінок або перевірка.

Воронки також дозволяють структурувати роботу: наприклад, створити окрему воронку для дорогих курсів з консультаціями менеджера та іншу — для мінікурсів, де все відбувається автоматично.

Воронки в CRM → Замовлення

Усі замовлення, що надходять від учасників через сторінки з пропозиціями або створюються вручну, автоматично потрапляють у розділ CRM → Замовлення. 

Тут замовлення розподіляються за статусами у відповідній воронці, яка візуально представлена у вигляді канбан-дошки або таблиці.

Картки з замовленнями можна перетягувати вручну між статусами або налаштувати автоматичну зміну статусу — наприклад, після оплати, після входу на платформу чи завершення курсу.

У верхній частині ви можете:

– перемикати воронки, якщо у вас їх кілька (наприклад, за мовами курсів або форматами)

– фільтрувати замовлення за датами, статусами, менеджерами

– шукати за ім’ям, email, телефоном тощо

– перемикати режим перегляду (канбан або список)

Цей розділ зручно використовувати не лише для відстеження оплат, а й для організації командної роботи: кожен менеджер може бачити свої завдання, контролювати статуси, додавати коментарі чи завдання до конкретного замовлення.

Воронка за замовчуванням

При створенні проєкту на платформі Kwiga автоматично створюється воронка за замовчуванням. Вона містить базовий набір статусів, пов’язаних переважно з подіями оплати, і підходить для роботи з простими продажами — наприклад, коли все відбувається без участі менеджера.

У воронці за замовчуванням передбачені такі статуси:

• Новий — замовлення щойно створено, ще не оброблено.

• Оплачено — клієнт повністю оплатив продукт.

• Підписка — замовлення створене за підпискою.

• Частково оплачено — оплата була здійснена частково.

• Повернення — клієнту було частково повернуто кошти.

• Повне повернення — замовлення повністю анульоване з поверненням оплати.

Цей набір статусів створено для роботи із замовленнями, що обробляються автоматично. Якщо ваш проєкт передбачає інші етапи (наприклад, обробку менеджером, погодження, пробний доступ тощо), ви можете наприклад редагувати цю воронку, додаючи власні статуси з допомогою кнопки + Статус, або створити окрему воронку зі своєю логікою.

У будь-якому випадку, воронка за замовчуванням стане зручною стартовою точкою для організації замовлень, а за потреби — легко адаптується під ваші процеси.

Створення власної воронки

Іноді одного набору статусів недостатньо — наприклад, якщо у вас кілька продуктів із різними сценаріями продажу або команд, які працюють окремо. У таких випадках ви можете створити свою воронку й використовувати її паралельно з іншими.

Щоб створити нову воронку, відкрийте розділ CRM → Замовлення й натисніть на кнопку з назвою поточної воронки наприклад, Моя воронка. У меню, що відкриється, натисніть + Воронка.

Додати назву нової воронки і Зберегти. Після цього ви зможете додати власні статуси, змінити порядок колонок, визначити правила розподілу замовлень тощо. 

Кожну воронку можна налаштувати під окрему логіку роботи. Декілька варіантів для прикладу:

• Окрема воронка для англомовного та іспаномовного курсу — щоб розділити потік заявок і менеджерів;

• Воронка для дорогого курсу з індивідуальним супроводом — зі статусами Очікує дзвінка, Зв’язались, Погоджено тощо;

У такий спосіб ви зможете краще керувати продажами, бачити динаміку в кожному напрямку й уникати плутанини між замовленнями з різною логікою.

Налаштування розподілу замовлень за статусами

Кожна воронка дозволяє налаштувати автоматичний розподіл замовлень за статусами. Це означає, що після певної дії клієнта система самостійно оновлює статус замовлення. Вам не потрібно вручну переміщувати його в канбані — усе працює за правилами.

Налаштування доступне при редагуванні воронки — меню Налаштувати воронку в блоці Розподіл замовлень за статусами. Ви можете встановити, який статус має присвоюватись замовленню при конкретній події. А за потреби, зробити новостворену воронку - воронкою за замовчуванням.

Це особливо зручно для автоматизації: замовлення рухається по воронці самостійно — після реєстрації, оплати, повернення тощо.

Наприклад, коли клієнт оплатив курс, система автоматично переміщає його в колонку Оплачено без втручання менеджера.

Воронка за замовчуванням в окремій пропозиції

Кожна нова пропозиція (детальніше про налаштування пропозицій тут) автоматично підв’язується до воронки за замовчуванням, яка визначена у вашому проєкті. Це означає, що всі замовлення, створені через таку пропозицію, будуть потрапляти саме у цю воронку й розподілятись за статусами відповідно до її логіки.

Це зручно, якщо у вас один тип продукту або єдина схема продажу. Але якщо у вас різні напрямки — наприклад:

• окремі пропозиції для мінікурсів і для інтенсивів;

• продукти з оплатою частинами;

• англомовна та україномовна аудиторії з окремими менеджерами тощо.

Ви можете вказати іншу воронку для конкретної пропозиції. Щоб змінити воронку для окремої пропозиції:

1. Перейдіть до редагування пропозиції, напримклад в меню Тарифи,пропозиції.

2. Знайдіть налаштування Воронка за замовчуванням.

3. Оберіть потрібну воронку зі списку.

Після цього всі нові замовлення, оформлені через цю пропозицію, будуть потрапляти саме в зазначену воронку. Це дозволяє точно керувати обліком, відстеженням і розподілом замовлень по різних напрямках роботи.