Dostarczanie listów: dlaczego listy nie docierają i jak to naprawić

Na platformie Kwiga możesz wysyłać różne typy wiadomości e-mail: zwykłe kampanie, e-maile przez automatyzacje oraz wiadomości systemowe (aktywacja, potwierdzenie płatności, powiadomienia o sprawdzeniu pracy itp.). Czasami jednak wiadomości e-mail nie docierają do odbiorców.

Czym jest odbicie (Bounce)

Odbicie to niepowodzenie dostarczenia, które występuje, gdy serwer pocztowy nie może dostarczyć wiadomości do odbiorcy.

Gdy wysyłasz wiadomość e-mail przez Kwiga, najpierw trafia ona na nasze serwery, a następnie jest przekazywana do serwera pocztowego odbiorcy (Gmail, Outlook itp.). Jeśli serwer odbiorcy z jakiegokolwiek powodu nie może przyjąć wiadomości e-mail, odsyła komunikat wyjaśniający problem. Ten komunikat nazywa się odbiciem. 

Poniżej omówimy różne typy odbić oraz najczęstsze powody, dla których wiadomości e-mail nie docierają do odbiorców.

1. Trwałe odbicie (Hard Bounce)

To ostateczne niepowodzenie dostarczenia – wiadomość e-mail nigdy nie zostanie dostarczona. Główne przyczyny:

• Nieistniejący adres e-mail – najczęstsza przyczyna

• Nieistniejąca domena – domena w adresie nie istnieje

• Zablokowany nadawca – odbiorca zablokował Twój adres

• Odrzucenie przez serwer – serwer pocztowy trwale odrzuca wiadomości e-mail itp.

2. Tymczasowe odbicie (Soft Bounce)

To tymczasowy problem, który można rozwiązać. Główne przyczyny:

• Skrzynka pocztowa jest pełna – odbiorcy skończyło się miejsce

• Tymczasowe problemy z serwerem – serwer jest niedostępny lub przeciążony

• Duży rozmiar wiadomości e-mail – wiadomość jest zbyt duża

• Filtry spamu – wiadomość trafiła do spamu

• Problemy z DNS – tymczasowe problemy z ustawieniami domeny itp.

Dlaczego wiadomość e-mail nie jest już wysyłana do klienta

Jeśli wcześniej dla adresu e-mail klienta odnotowano odbicie, system Kwiga automatycznie przestaje wysyłać wiadomości na ten adres. To ważny mechanizm ochronny, który działa w interesie wszystkich użytkowników platformy, w tym także Twoich innych uczniów.

Jeśli nadal próbujesz wysyłać wiadomości e-mail na takie nieprawidłowe adresy, dostawcy poczty zaczynają uznawać Cię za spamera. Może to skutkować tym, że Twoje wiadomości będą trafiać do spamu nawet u klientów, którzy na nie czekają.

Dodatkowo pomaga to zachować zgodność z zasadami dostawców poczty e-mail. Gmail, Outlook i inne usługi mogą zablokować nadawcę, który ignoruje odbicia i nadal wysyła wiadomości na nieistniejące adresy. 

Jak wznowić wysyłkę

Czasami sytuacja może się zmienić. Na przykład klient opróżnił swoją pełną skrzynkę pocztową. W takich przypadkach wysyłkę wiadomości e-mail można wznowić.

Jeśli klient poinformował Cię, że problem został rozwiązany, skontaktuj się z Wsparciem Kwiga. Koniecznie podaj dokładny adres e-mail, dla którego trzeba wznowić wysyłkę, i opisz, co zostało zrobione, aby rozwiązać problem. Na przykład: „Klient potwierdził, że opróżnił swoją skrzynkę pocztową.”

Wsparcie przeanalizuje sytuację, sprawdzi historię odbić i, jeśli to możliwe, wznowi wysyłkę wiadomości e-mail na wskazany adres.

To, co zrobić, jeśli uczeń podał błędny adres e-mail podczas rejestracji, opisano w osobnym artykule.

Sprawdzanie bazy przed importem

Jeśli planujesz zaimportować bazę adresów e-mail do kampanii, którą zbierasz od dłuższego czasu, zdecydowanie zalecamy sprawdzenie jej jakości przed przesłaniem do Kwiga.

Przed importem należy usunąć oczywiście nieprawidłowe adresy z literówkami, bez symbolu @ lub z nieistniejącymi domenami. W przypadku dużych baz danych warto skorzystać ze specjalnych usług walidacji adresów e-mail, które sprawdzają, czy adresy są prawidłowe. 

Uwaga: W razie potrzeby możesz również skontaktować się ze Wsparciem Kwiga, aby uzyskać dodatkowe консультации dotyczące weryfikacji Twojej bazy kontaktów (mogą być naliczane osobno).