Dostarczanie listów: dlaczego listy nie docierają i jak to naprawić

Na platformie Kwiga możesz wysyłać różne rodzaje listów: zwykłe wysyłki, listy poprzez automatyzację i wiadomości systemowe (aktywacja, potwierdzenie płatności, powiadomienia o weryfikacji praktyki itp.). Ale czasami listy nie docierają do odbiorców.

Co to jest bounce (odbicie)

Bounce to odmowa dostarczenia wiadomości, gdy serwer pocztowy nie może dostarczyć wiadomości do odbiorcy.

Kiedy wysyłasz wiadomość za pośrednictwem Kwiga, najpierw trafia ona na nasze serwery, a następnie jest przekazywana do serwera pocztowego odbiorcy (Gmail, Outlook itp.). Jeśli serwer odbiorcy nie może przyjąć listu z jakiegokolwiek powodu, wysyła z powrotem wiadomość z wyjaśnieniem problemu. Ta wiadomość nazywa się bounce (odbicie). 

Poniżej omówimy różne rodzaje bounce'ów i najczęstsze przyczyny, dla których listy nie docierają do odbiorców.

1. Trwały bounce (Hard Bounce)

Jest to ostateczna odmowa dostarczenia — wiadomość nigdy nie zostanie dostarczona. Główne przyczyny:

• Nieistniejący adres e-mail — najczęstsza przyczyna

• Nieistniejąca domena — domena w adresie nie istnieje

• Zablokowany nadawca — odbiorca zablokował Twój adres

• Odrzucenie przez serwer — serwer pocztowy ostatecznie odrzuca wiadomości itp.

2. Tymczasowy bounce (Soft Bounce)

Jest to tymczasowy problem, który można rozwiązać. Główne przyczyny:

• Przepełniona skrzynka pocztowa — odbiorca nie ma już miejsca

• Tymczasowe problemy z serwerem — serwer jest niedostępny lub przeciążony

• Duży rozmiar wiadomości — wiadomość jest zbyt duża

• Filtry antyspamowe — wiadomość trafiła do spamu

• Problemy z DNS — tymczasowe problemy z ustawieniami domeny itp.

Dlaczego wiadomość nie jest już wysyłana do klienta

Jeśli adres e-mail klienta został wcześniej zablokowany, system Kwiga automatycznie wstrzymuje wysyłanie wiadomości na ten adres. Jest to ważny mechanizm ochronny, który działa w interesie wszystkich użytkowników platformy, w tym innych uczniów.

Kiedy ciągle próbujesz wysyłać wiadomości na takie nieaktywne adresy, dostawcy poczty zaczynają traktować Cię jako spamera. Może to spowodować, że Twoje wiadomości będą trafiać do spamu nawet u tych klientów, którzy na nie czekają.

Pomaga to również przestrzegać zasad dostawców poczty. Gmail, Outlook i inne serwisy mogą zablokować nadawcę, który ignoruje błędy i nadal wysyła wiadomości na nieistniejące adresy. 

Jak wznowić wysyłanie

Czasami sytuacja może ulec zmianie. Na przykład klient wyczyścił przepełnioną skrzynkę pocztową. W takich przypadkach można wznowić wysyłanie wiadomości.

Jeśli klient poinformował Cię, że problem został rozwiązany, skontaktuj się z pomocą techniczną Kwiga. Koniecznie podaj konkretny adres e-mail, dla którego należy wznowić wysyłanie, i opisz, co zostało zrobione, aby rozwiązać problem. Na przykład: „Klient potwierdził, że wyczyścił skrzynkę pocztową”.

Dział pomocy technicznej przeanalizuje sytuację, sprawdzi historię odrzuceń i, jeśli to możliwe, wznowi wysyłanie wiadomości na podany adres.

Co zrobić, jeśli uczeń podał nieprawidłowy adres e-mail podczas rejestracji, opisaliśmy w osobnym artykule.

Sprawdzanie bazy przed importem

Jeśli planujesz zaimportować bazę adresów e-mail do wysyłek, którą gromadziłeś przez długi czas, zalecamy konieczne sprawdzenie jej jakości przed załadowaniem do Kwiga.

Przed importem warto usunąć ewidentnie nieprawidłowe adresy z błędami w pisowni, bez znaku @ lub z nieistniejącymi domenami. W przypadku dużych baz przydatne jest skorzystanie ze specjalnych serwisów walidacji adresów e-mail, które sprawdzają aktualność adresów. 

Uwaga: W razie potrzeby możesz również skontaktować się z działem pomocy technicznej Kwiga, aby uzyskać dodatkowe informacje na temat weryfikacji bazy kontaktów (może to podlegać dodatkowej opłacie).