Benutzerdefinierte Felder im CRM hinzufügen

Im CRM gibt es zwei Arten von Feldern: Standardfelder (Systemfelder) und benutzerdefinierte Felder (globale oder individuelle Felder).

Systemfelder werden standardmäßig erstellt und enthalten zentrale Informationen über einen Kontakt – Name, E-Mail, Telefonnummer usw. Diese Felder sind unveränderlich und können nicht gelöscht werden.

Benutzerdefinierte globale Felder ermöglichen es Ihnen, das CRM individuell an Ihre Anforderungen anzupassen. Sie werden einmal erstellt und stehen dann für alle Kontakte zur Verfügung. Das ist besonders praktisch für die Datenstrukturierung, Filterung, Formularerstellung und Analyse.

Sie können auch ein individuelles benutzerdefiniertes Feld für einen bestimmten Kontakt hinzufügen – über die Schaltfläche +Feld hinzufügen in der jeweiligen Kontaktkarte. Diese Option eignet sich für Ausnahmefälle.

Wir empfehlen die Verwendung von System- oder globalen Feldern, um sicherzustellen, dass die Daten im CRM konsistent, durchsuchbar und für die weitere Kundenkommunikation nutzbar bleiben.

Um Felder zu konfigurieren, gehen Sie zum Bereich Kontakte.

Beispielsweise können Sie zusätzliche Felder erstellen, um:

• spezifische Informationen über Kunden zu sammeln, z. B. Unternehmen, Berufsbezeichnung oder Empfehlungsquelle;

• ein Registrierungsformular mit zusätzlichen Feldern anzupassen, etwa zur Auswahl eines passenden Beratungstermins oder zur Angabe besonderer Wünsche;

• ein Widget-Formular zur Kontaktdatenerfassung zu personalisieren, indem Sie ein Pflichtfeld für eine Frage hinzufügen, die der Kunde vor dem Absenden beantworten muss.

Sehen wir uns nun die Standard-Systemfelder an und wie man ein globales Feld für alle Kontakte hinzufügt.

Standard-(System-)Kontaktfelder im CRM

Standardmäßig enthält das CRM bestimmte Systemfelder, die grundlegende Informationen über den Kontakt speichern und weder bearbeitet noch gelöscht werden können.

Hier ist eine Liste solcher Felder:

• Vorname – Feld zur Eingabe des Vornamens des Kontakts.

• Nachname – separates Feld zur Eingabe des Nachnamens.

• Vollständiger Name – kombiniertes Feld mit Vor- und Nachnamen.

• E-Mail-Adresse – dient nicht nur zum Speichern der E-Mail, sondern auch zur Login-Autorisierung im System.

• Telefon – Feld zur Eingabe der Telefonnummer des Kontakts.

• Land – Dropdown-Liste zur Auswahl des Landes.

• Zeitzone – ermöglicht die Auswahl der Zeitzone des Kontakts.

• Währung – Auswahl der Währung, nützlich für finanzielle Abläufe oder Geschäftsanalyse.

• Stadt – Feld zur Eingabe der Stadt des Kontakts.

• Tag – dient zum Hinzufügen spezieller Labels zur besseren Kategorisierung von Kontakten.

Diese Felder sind systemseitig vorgegeben und können nicht entfernt werden. Als Nächstes sehen wir uns an, wie Sie ein globales Feld hinzufügen können, um das CRM zu erweitern und zusätzliche Kundendaten zu speichern.

So fügen Sie ein globales Feld im CRM hinzu

Ein benutzerdefiniertes globales Feld ist ein Feld, das automatisch bei allen bestehenden und neuen Kontakten angezeigt wird. Damit können Sie individuelle Parameter erfassen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

So erstellen Sie ein neues Feld:

1. Gehen Sie zu CRM → Kontakte → Einstellungen.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu auf + Globales Feld.

3. Der nächste Schritt besteht darin, die Zugriffsrechte auf dieses Feld für den Nutzer festzulegen.

Du kannst das Feld vollständig unzugänglich machen – in diesem Fall ist es nur für Administratoren im CRM sichtbar. Du kannst dem Nutzer auch nur das Anzeigen des Wertes erlauben – zum Beispiel, wenn es sich um Informationen zur Registrierungsquelle oder zum Tarif handelt. Oder du gewährst vollen Zugriff – dann kann der Lernende den Wert selbstständig bearbeiten, zum Beispiel um seine Lernpräferenzen zu ändern.

4. Wählen Sie den Feldtyp entsprechend der Art der zu speichernden Information:

• Textfeld (String) – für kurze Texteingaben (z. B. Social-Media-Links oder Codes), bis zu 255 Zeichen.

• Langtextfeld (Text) – für ausführliche Kommentare oder Interaktionsverläufe.

• Telefon – ausschließlich für Telefonnummern.

• E-Mail – zur Eingabe einer E-Mail-Adresse.

• Land – Dropdown-Liste zur Länderauswahl.

• Datum – Datumsfeld, bei dem Sie Format und Standardwert definieren können.

• Kontrollkästchen (Checkbox) – nützlich für Einwilligungen oder Statusbestätigungen.

• Auswahlliste (Dropdown) – Sie können eigene Werte hinzufügen (z. B. Kontaktquelle oder Zielgruppe).

Geben Sie den Feldnamen ein, fügen Sie bei Bedarf einen Platzhalter (Hinweistext) hinzu und legen Sie ggf. einen Standardwert fest.

Klicken Sie auf Speichern – das Feld wird automatisch bei allen Kontakten in Ihrem CRM-Dashboard angezeigt.

Wichtig: Wenn Sie das Feld löschen, werden auch alle darin enthaltenen Daten gelöscht.

Auf diese Weise ermöglichen benutzerdefinierte Felder eine flexible Anpassung Ihres CRM an Ihre Geschäftsprozesse und erleichtern die Arbeit mit Kundendaten erheblich.

Wie man ein benutzerdefiniertes Feld in der Kontaktkarte hinzufügt

Im CRM-System besteht die Möglichkeit, zusätzliche Felder nicht nur über die allgemeinen Kontaktstruktur-Einstellungen, sondern auch direkt aus der Karte eines einzelnen Nutzers zu erstellen. Das ist besonders praktisch, wenn man schnell ein Feld hinzufügen und spezifische Informationen speichern möchte – entweder für einen einzelnen Kontakt oder für die gesamte Datenbank.

1. Um ein neues Feld direkt für einen bestimmten Kontakt zu erstellen, gehen Sie zunächst zum Menü CRM – Kontakte und öffnen Sie die Karte des gewünschten Nutzers.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Informationen auf die Schaltfläche +Feld hinzufügen. Danach öffnet sich ein Fenster zur Konfiguration des neuen Feldes.

3. An dieser Stelle müssen Sie den Anwendungsbereich auswählen. Wenn Sie Persönliches Kontaktfeld wählen, wird das Feld nur diesem Eintrag hinzugefügt und erscheint nicht bei anderen Kontakten. Wenn Sie Globales Feld auswählen, steht es allen Kontakten im aktuellen Projekt zur Verfügung.

4. Sie können auch die Sichtbarkeit des Feldes für den Teilnehmer konfigurieren – es kann vollständig verborgen, nur zur Ansicht freigegeben oder zur Bearbeitung durch den Nutzer erlaubt sein. Das ist besonders nützlich, wenn der Teilnehmer bestimmte Informationen in seinem Profil selbst aktualisieren soll.

5. Wählen Sie den Feldtyp entsprechend der zu speichernden Information:

• Zeichenfeld – für kurzen Text (z. B. Social-Media-Links oder individuelle Codes) bis zu 255 Zeichen.

• Textfeld – für längere Kommentare oder Interaktionsverläufe.

• Telefon – nur für Telefonnummern.

• E-Mail – zur Eingabe einer E-Mail-Adresse.

• Land – Dropdown-Menü zur Länderauswahl.

• Datum – Datumsfeld mit auswählbarem Format und Standardwert.

• Checkbox – nützlich zur Zustimmung von Bedingungen oder zum Statusnachweis.

• Dropdown-Liste – mit eigenen Werten (z. B. Kontaktquelle oder Zielgruppe).

6. Geben Sie den Namen des Feldes ein, fügen Sie einen Platzhalter (Hinweistext) hinzu und definieren Sie gegebenenfalls einen Standardwert.

7. Klicken Sie auf Speichern.

Die Möglichkeit, sowohl persönliche als auch globale Felder direkt aus der Kontaktkarte zu erstellen, ermöglicht es, neue Informationen schnell zu erfassen und die Struktur flexibel an Arbeitsanforderungen anzupassen.

Organisation der Felder in Sektionen innerhalb der Kontaktkarte

In jeder Kontaktkarte auf der Plattform können nicht nur Felder hinzugefügt, sondern auch thematische Sektionen erstellt werden. Die Einstellungen gelten für alle Nutzer des Kontos. Das hilft, die Daten besser zu strukturieren und die Benutzeroberfläche verständlicher zu gestalten – sowohl für Administratoren als auch für Betreuer oder Dozenten, die täglich mit den Kontakten arbeiten.

Eine Sektion ist ein separater Informationsblock in der Karte, der mehrere Felder enthalten kann. Zum Beispiel können Sie eine Sektion für Zahlungsinformationen erstellen, eine weitere für persönliche Wünsche des Teilnehmers und eine andere für interne Notizen des Teams. Die Felder in einer Sektion können sowohl global als auch persönlich sein – je nach Bedarf.

1. Gehen Sie im Menü CRM – Kontakte zur Kontaktkarte.

2. Öffnen Sie den Reiter Informationen und wechseln Sie zu Einstellungen.

3. Im Abschnitt Felder unter Information – Feldverteilung konfigurieren Sie die Feldanzeige.

Sie können die Anzahl der Spalten zur Anzeige der Felder auswählen. Wichtig: Die Anzeige hängt von der Bildschirmbreite ab. Wenn Sie z. B. drei Spalten wählen, wird auf schmalen Bildschirmen (Tablets, Smartphones) die Ansicht automatisch auf zwei oder eine Spalte umgestellt.

4. Bereits vorhandene Felder können per Drag & Drop in andere Sektionen verschoben werden.

5. Wenn bereits erstellte Felder noch nicht mit Kontaktkarten verknüpft sind, können Sie +Felder verknüpfen und diese einer bestimmten Sektion zuweisen:

Markieren Sie die gewünschten Felder mit einem Häkchen und ziehen Sie sie nach dem Hinzufügen in die entsprechende Sektion.

6. Auf der Registerkarte Feldverwaltung können Sie ein neues Feld zur aktuellen Sektion hinzufügen oder ein bestehendes Feld im Bereich Feldverteilung auswählen und z. B. dessen Einstellungen bearbeiten.

Diese Organisation der Felder in Sektionen ermöglicht eine logische Strukturierung der Kontaktinformationen, erleichtert die Arbeit mit der Datenbank erheblich und verbessert die Benutzerfreundlichkeit.

Anzeigeeinstellungen für das Feld Vor- und Nachname

Das Feld Vollständiger Name hat auf der Plattform eine besondere Bedeutung, da es ein globales Feld ist, das standardmäßig allen Nutzern zur Verfügung steht. Teilnehmer können dieses Feld beispielsweise in ihrem Profil bearbeiten.

Es ist wichtig zu verstehen, dass es in Kwiga keine separaten Systemfelder für Vor- und Nachnamen gibt. Nutzer geben ihre Daten in ein einziges Feld Vollständiger Name ein, und die Plattform teilt diese Information automatisch in einzelne Komponenten auf – je nach dem eingestellten Format. So können anschließend separate Variablen für Vor- und Nachnamen in E-Mails, Vorlagen oder Automatisierungen verwendet werden.

Formatierung des vollständigen Namens und automatische Aufteilung

Für das Feld Vollständiger Name gibt es eine eigene Formatierungseinstellung, die bestimmt, wie die Plattform den eingegebenen Namen auf die einzelnen Komponenten aufteilt. Wenn ein Nutzer seinen vollständigen Namen in das Feld eingibt, verarbeitet Kwiga den Text automatisch gemäß dem gewählten Format und erstellt jeweils eigene Variablen.

Wird beispielsweise das Format Vorname Nachname gewählt und der Nutzer gibt „Alexej Petrenko“ ein, wird die Plattform dies in zwei Komponenten aufteilen. Beim Format Nachname Vorname Vatersname wird eine Eingabe wie „Petrenko Alexej Michailowitsch“ in drei Bestandteile unterteilt.

Hinweis: Kwiga geht flexibel mit Situationen um, in denen die Anzahl der eingegebenen Wörter nicht dem erwarteten Format entspricht. Gibt ein Nutzer mehr Wörter ein als vorgesehen, werden alle zusätzlichen Wörter dem letzten Feld des Formats zugewiesen. Zum Beispiel: Bei der Eingabe „Alexej Michailowitsch Petrenko Junior“ mit dem Format Vorname Nachname wird „Alexej“ als Vorname und der restliche Text als Nachname gespeichert.

Verfügbare Formate

• Vorname Nachname ist das am weitesten verbreitete internationale Format und eignet sich für die meisten europäischen und amerikanischen Nutzer. Es ist ideal für einfache Fälle ohne Vatersname.

• Vorname Zweitname Nachname kann für bestimmte kulturelle Traditionen oder alternative Reihenfolgen genutzt werden.

• Nachname Vorname eignet sich für Fälle, in denen der Nachname zuerst genannt werden soll oder für formelle Verwaltungsdokumente in bestimmten Organisationen.

• Nachname Vorname Zweitname entspricht dem traditionellen ukrainischen Format und dem offiziellen Schriftverkehr. Es eignet sich für formelle Ansprachen und Situationen, in denen kulturelle Gepflogenheiten gewahrt bleiben sollen.

Nach dem Festlegen des Formats können Sie einzelne Variablen je nach Kontext verwenden. In E-Mail-Kampagnen kann man Nutzer nur mit dem Vornamen ansprechen, um eine informelle Tonalität zu schaffen, oder mit dem Nachnamen für formelle Kommunikation. In Zertifikaten oder Dokumenten können je nach Bedarf unterschiedliche Kombinationen genutzt werden – von vollständig formal bis verkürzt.

Diese Einstellung ist besonders nützlich für Plattformen mit internationalem Publikum, bei dem Nutzer unterschiedliche Namenskonventionen gewohnt sind. Die korrekte Formatierung gewährleistet eine saubere Darstellung und Nutzung von Namen in allen Bereichen der Plattform.

Mit den Möglichkeiten des Feldsystems können Sie eine strukturierte Datenbank aufbauen, die nicht nur alle notwendigen Informationen speichert, sondern auch eine effektive Segmentierung, Personalisierung und Automatisierung Ihrer Kundenkommunikation ermöglicht.