Wie man einem Teilnehmer eine E-Mail sendet

Die Kwiga-Plattform bietet mehrere Tools, mit denen Sie E-Mails schnell und bequem versenden können – entweder manuell oder automatisch, an einzelne Teilnehmer oder an Gruppen. Sie können die Teilnehmer über eine neue Lektion informieren, Anweisungen zu einer Bestellung senden oder eine Aktivierungs-E-Mail erneut verschicken. Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie und wann Sie jede verfügbare Methode verwenden.

Zugang zum Konto erinnern

Manchmal können sich Teilnehmer nicht in ihr Konto einloggen oder haben ihr Passwort vergessen. In solchen Fällen können Sie manuell eine E-Mail mit einem temporären Anmeldelink senden. Das ist bequem und schnell — der Teilnehmer erhält eine E-Mail mit einem Button, über den er sich ohne Passwort oder Code anmelden kann.

Öffnen Sie die Karte des gewünschten Kontakts und klicken Sie auf Erinnern Sie den Zugriff auf das Konto.

Der Teilnehmer erhält eine E-Mail mit einem temporären Link, der 20 Minuten lang gültig ist — genug Zeit, um sich anzumelden und schnell weiterzulernen.

Beispiel für eine E-Mail zur Erinnerung an den Kontozugang:

Aktivierungs-E-Mail erneut senden

Wenn ein Teilnehmer seine E-Mail noch nicht bestätigt oder die Registrierungs-E-Mail verloren hat, können Sie diese schnell erneut versenden.

1. Gehen Sie zum Bereich CRM → Kontakte.

2. Suchen Sie den gewünschten Teilnehmer nach E-Mail oder Name. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben diesem Teilnehmer.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Massenaktionen.

4. Wählen Sie die Aktion: Kontakte → Aktivierungs-E-Mail senden.

Nachdem die E-Mail gesendet wurde, klicken Sie auf Weiter.

So erhält der Teilnehmer eine E-Mail von Ihrer Schule und kann über den enthaltenen Link auf sein Profil zugreifen.

So sieht die Vorlage der systemgenerierten Aktivierungs-E-Mail aus:

Versand einer E-Mail über Kampagnen

Dieses Tool ist nützlich, wenn Sie Informationen nicht nur an einen einzelnen Teilnehmer, sondern an eine ganze Gruppe oder sogar an alle Kunden senden möchten. Kampagnen sind ein flexibles Tool für Erinnerungen, Grüße, Anleitungen oder Werbenachrichten. Sie können eine Vorlage einmal erstellen und sie für einmalige oder regelmäßige Mitteilungen verwenden.

1. Gehen Sie zum Bereich E-Mail-Kampagnen → E-Mail-Versand.

2. Klicken Sie auf + Neue Kampagne.

3. Add the Campaign Name and select the list of participants who should receive the mailing. If needed, you can create a list with just one contact.

Hinweis: Sie können Kampagnen entweder für ein Segment oder für eine statische (feste) Kontaktliste erstellen. Falls Sie unsicher sind, welchen Typ Sie wählen sollen, empfehlen wir die statische Liste — sie ist besonders für einmalige Newsletter praktischer.

4. Erstellen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage oder wählen Sie eine bestehende aus.

5. Legen Sie fest, wann die E-Mail versendet werden soll, und planen Sie den Versand oder senden Sie die E-Mail sofort.

Bereits vorbereitete Vorlagen helfen dabei, Zeit zu sparen und eine einheitliche Kommunikation sicherzustellen. Sie können für jede Art von Situation eigene Vorlagen anlegen — so wirkt Ihre Kommunikation professionell und angenehm für die Teilnehmer.

Versand einer E-Mail über Bestellungen

Diese Methode eignet sich am besten für Situationen im Zusammenhang mit Zahlungen, Rechnungen oder Bestelldetails. Alle Bestellungen enthalten bereits Kontaktinformationen, sodass Sie die passende Nachricht ganz einfach direkt aus der Bestellkarte versenden können. Beispielsweise können Sie eine E-Mail mit einem Zahlungslink senden — vorausgesetzt, es gibt eine unbezahlte Rechnung in der Bestellung.

1. Gehen Sie zum Bereich CRM → Kontakte.

2. Suchen Sie den gewünschten Teilnehmer nach E-Mail oder Name und öffnen Sie dessen Kontaktkarte.

3. Gehen Sie zum Reiter Bestellungen.

4. Wählen Sie die gewünschte Bestellung aus der Liste aus oder erstellen Sie eine neue und fügen Sie eine unbezahlte Zahlung hinzu.

5. In der Bestellkarte finden Sie unten die unbezahlte Zahlung und klicken auf das Briefumschlag-Symbol zum E-Mail-Versand.

6. Wählen Sie eine Vorlage aus, z. B. „Benachrichtigung über hinzugefügte Zahlung“, und geben Sie bei Bedarf den Betreff der E-Mail ein.

7. Klicken Sie auf Schicken.

Weitere Details zum Erstellen von Bestellungen finden Sie in einem separaten Artikel.

Automatisierte E-Mails über neue Lektionen

Kwiga versendet automatisch E-Mails an die Teilnehmer, sobald eine neue Lektion für sie verfügbar ist. Die E-Mail enthält den Titel der Lektion sowie einen Button mit einem Link zur Plattform.

Wenn Sie eine neue Lektion zu einem laufenden Kurs hinzufügen und möchten, dass die Teilnehmer eine Benachrichtigung erhalten, setzen Sie einfach die Öffnungszeit der Lektion auf einen Zeitpunkt, der etwas später liegt als der Zeitpunkt, zu dem Sie die Lektion hinzugefügt haben.

Beispiel: Wenn Sie die Lektion heute um 12:00 Uhr hinzufügen, legen Sie die Öffnungszeit auf 13:00 Uhr oder später fest.

Hinweis: Das System versendet automatisierte E-Mails nur, wenn die Öffnungszeit der Lektion klar definiert ist und mindestens 30 Minuten später liegt. So hat die Plattform genügend Zeit, die Benachrichtigung zu erstellen und zu versenden.

Weitere Informationen zur Konfiguration von Verzögerungen finden Sie in einem separaten Artikel.

Dieser Ansatz hält die Teilnehmer mit minimalem Aufwand auf dem Laufenden und sorgt für eine strukturierte und angenehme Lernerfahrung.