Aggiunta di campi personalizzati nel CRM

Esistono due tipi di campi in un CRM: predefiniti (di sistema) e personalizzati (globali o individuali).

I campi di sistema sono creati per impostazione predefinita e contengono informazioni chiave sul contatto, come nome, email, numero di telefono, ecc. Questi campi sono immutabili e non possono essere eliminati.

I campi globali personalizzati ti permettono di adattare il CRM alle tue esigenze specifiche. Possono essere creati una sola volta e saranno disponibili per tutti i contatti. Questa funzione è utile per la strutturazione dei dati, il filtraggio, la creazione di moduli e l’analisi.

Puoi anche aggiungere un campo personalizzato individuale per un contatto specifico tramite il pulsante +Aggiungi Campo nella sua scheda. Questa opzione è adatta per casi eccezionali.

Ti consigliamo di utilizzare campi di sistema o globali per garantire che i dati nel CRM rimangano coerenti, ricercabili e utili per le interazioni future con i clienti.

Per configurare i campi, vai alla sezione Contatti.

Ad esempio, puoi creare campi aggiuntivi per:

• Raccogliere informazioni specifiche sui clienti, come azienda, titolo professionale o fonte del referral;

• Personalizzare un modulo di registrazione con campi extra, ad esempio per selezionare un orario di consulenza preferito o specificare richieste particolari;

• Personalizzare un modulo widget per la raccolta di contatti aggiungendo un campo domanda che il cliente deve compilare prima di inviare la richiesta.

Vediamo ora i campi di sistema predefiniti e come aggiungere un campo globale per tutti i contatti.

Campi di Contatto Predefiniti (di Sistema) nel CRM

Per impostazione predefinita, il CRM contiene alcuni campi di sistema che conservano le informazioni di base del contatto e non possono essere modificati né eliminati.

Ecco un elenco di tali campi:

• Nome – campo per inserire il nome del contatto.

• Cognome – campo separato per inserire il cognome.

• Nome completo – campo combinato che contiene sia il nome che il cognome.

• Indirizzo email – utilizzato non solo per archiviare l’email del contatto, ma anche per l’autorizzazione all’accesso nel sistema.

• Telefono – campo per inserire il numero di telefono del contatto.

• Paese – elenco ha discesa per selezionare il paese.

• Fuso orario – consente di scegliere il fuso orario del contatto.

• Valuta – selezione della valuta, utile per operazioni finanziarie o analisi aziendali.

• Città – campo per inserire la città del contatto.

• Etichetta (Tag) – usata per aggiungere etichette speciali utili alla categorizzazione dei contatti.

Questi campi sono predefiniti di sistema e non possono essere rimossi.
Ora vedremo come aggiungere un campo globale per ampliare le funzionalità del CRM e memorizzare informazioni aggiuntive sui clienti.

Come Aggiungere un Campo Globale nel CRM

Un campo globale personalizzato è un campo che appare automaticamente in tutti i contatti esistenti e nuovi. Puoi usarlo per aggiungere parametri personalizzati che rispecchiano le esigenze della tua attività.

Per creare un nuovo campo:

1. Vai su CRM → Contatti → Impostazioni.

2. Nella scheda Aggiungi Campi Personalizzati, fai clic su + Campo Globale.

3. Il passo successivo è configurare i permessi di accesso a questo campo per l’utente.

Puoi rendere il campo completamente inaccessibile — in tal caso, sarà visibile solo agli amministratori nel CRM. Puoi anche consentire all’utente solo la visualizzazione del valore — ad esempio, se si tratta di informazioni sulla fonte di registrazione o sul piano tariffario. Oppure puoi concedere l’accesso completo — in questo modo lo studente potrà modificare autonomamente il valore, ad esempio per aggiornare le proprie preferenze di apprendimento.

4. Scegli il tipo di campo in base al tipo di informazione da memorizzare:

• Campo stringa – per testo breve (es. link ha social o codici univoci), fino a 255 caratteri.

• Campo di testo – per commenti lunghi o cronologia delle interazioni.

• Telefono – solo per l’inserimento di numeri telefonici.

• Email – per inserire un indirizzo email.

• Paese – elenco ha discesa per selezionare un paese.

• Data – campo per la selezione di una data; puoi definire formato e valore predefinito.

• Checkbox – utile per consensi o conferme di stato specifico.

• Elenco ha discesa – ti permette di aggiungere i tuoi valori personalizzati (es. fonte del contatto o segmento di pubblico).

Inserisci il nome del campo, aggiungi un segnaposto (suggerimento) e, se necessario, imposta un valore predefinito.

Fai clic su Salva – il campo apparirà automaticamente per tutti i contatti nel tuo pannello CRM.

Importante: Se elimini il campo, anche tutti i dati in esso contenuti verranno eliminati.

In questo modo, i campi personalizzati permettono una personalizzazione flessibile del CRM, in linea con i tuoi processi aziendali, rendendo più pratico il lavoro con i dati dei clienti.

Come aggiungere un campo personalizzato nella scheda di un contatto

Nel CRM è possibile creare campi aggiuntivi non solo tramite le impostazioni generali della struttura dei contatti, ma anche direttamente dalla scheda di un singolo utente. Questo è comodo quando è necessario aggiungere rapidamente un campo per salvare informazioni specifiche — per un solo contatto o per l'intero database.

1. Per creare un nuovo campo direttamente per un contatto, vai prima nel menu CRM → Contatti e apri la scheda dell’utente desiderato.

2. Nella scheda Informazioni, clicca sul pulsante +Aggiungi campo. Si aprirà una finestra per configurare i parametri del nuovo campo.

3. A questo punto, è necessario scegliere l’ambito di applicazione. Se selezioni campo personale del contatto, verrà aggiunto solo a quella scheda e non sarà visibile negli altri contatti. Se scegli campo globale, sarà disponibile per tutti i contatti del progetto corrente.

4. È anche possibile configurare la visibilità del campo per lo studente: può essere completamente nascosto, visibile in sola lettura o modificabile. Questo è particolarmente utile se desideri che il partecipante aggiorni autonomamente determinate informazioni nel proprio profilo.

5. Scegli il tipo di campo in base alle informazioni che desideri memorizzare:

• Campo di testo breve — per testi brevi (ad es. link ha social o codici univoci) fino a 255 caratteri.

• Campo di testo lungo — per commenti estesi o cronologia delle interazioni.

• Telefono — solo per numeri di telefono.

• Email — per l’indirizzo di posta elettronica.

• Paese — elenco a discesa per selezionare lo stato.

• Data — campo con selezione della data; è possibile impostare il formato e un valore predefinito.

• Checkbox — utile per il consenso o la conferma di uno stato.

• Menu a tendina — puoi aggiungere valori personalizzati (ad esempio, la fonte del contatto o il segmento di pubblico).

6. Inserisci il nome del campo, un placeholder (testo di esempio) e, se necessario, un valore predefinito.

7. Clicca su Salva.

La possibilità di creare campi sia personali che globali direttamente dalla scheda del contatto permette di salvare rapidamente nuovi dati e adattare facilmente la struttura alle esigenze operative.

Organizzazione dei campi in sezioni nella scheda del contatto

Nella scheda di ogni contatto sulla piattaforma è possibile non solo aggiungere campi, ma anche raggrupparli in sezioni tematiche. Le impostazioni sono comuni per tutti gli utenti dell’account. Questo aiuta a strutturare i dati e rendere l’interfaccia più chiara — sia per gli amministratori, sia per tutor o insegnanti che lavorano quotidianamente con i contatti.

Una sezione è un blocco separato di informazioni nella scheda del contatto che può contenere diversi campi. Ad esempio, puoi creare una sezione per le informazioni di pagamento, un’altra per le preferenze personali del partecipante, e un’altra ancora per le note interne del team. I campi all’interno della sezione possono essere sia globali che personali, a seconda delle esigenze.

1. Vai in CRM → Contatti e apri la scheda del contatto.
   

2. Nella scheda Informazioni, accedi a Impostazioni.
   

3. Nella sezione Campi del blocco Informazioni, nella scheda Distribuzione dei campi, configura la visualizzazione dei campi.
   

Puoi scegliere il numero di colonne per visualizzare i campi. È importante sapere che la visualizzazione dipende dalla larghezza dello schermo. Ad esempio, se scegli una visualizzazione a 3 colonne, su schermi stretti (tablet, smartphone) passerà automaticamente a due o una colonna.

4. Puoi trascinare i campi esistenti in un’altra sezione.
   

5. Se i campi precedentemente creati non sono ancora assegnati alle schede dei contatti, puoi cliccare su +Assegna campi e collegarli a una determinata sezione:
   
   Seleziona con il segno di spunta i campi che devono essere mostrati nelle schede contatti e trascinali nella sezione desiderata.
   

6. Nella scheda Gestione campi puoi aggiungere un nuovo campo alla sezione attuale oppure selezionare un campo esistente nella sezione Distribuzione dei campi e, ad esempio, modificarne le impostazioni.
   

Questa organizzazione dei campi in sezioni consente di creare una struttura logica delle informazioni sui contatti, semplificando notevolmente il lavoro con il database e migliorando l’esperienza utente.

Configurazione della visualizzazione del campo Nome e Cognome

Il campo Nome completo ha un ruolo speciale sulla piattaforma, poiché è un campo globale disponibile per tutti gli utenti per impostazione predefinita. I partecipanti possono modificarlo, ad esempio, nei propri profili.

È importante capire che Kwiga non prevede campi di sistema separati per nome e cognome. Gli utenti inseriscono i dati in un unico campo "Nome completo", e la piattaforma li suddivide automaticamente nei vari componenti secondo il formato configurato. Questo consente poi di utilizzare variabili separate per nome e cognome in email, modelli o automazioni.

Formato del nome completo e suddivisione automatica

Il campo "Nome completo" dispone di una configurazione specifica del formato, che definisce come la piattaforma suddividerà il testo inserito nei suoi componenti. Quando un utente inserisce il nome completo in un unico campo, Kwiga lo suddivide automaticamente in base al formato selezionato, generando variabili distinte per ciascun componente.

Ad esempio:

Se si imposta il formato Nome Cognome e l’utente inserisce Aleksei Petrenko, la piattaforma lo dividerà in due componenti distinti.
Allo stesso modo, con il formato Cognome Nome Patronimico, l’inserimento Petrenko Aleksei Mikhailovich verrà suddiviso in tre parti.

Nota: Kwiga gestisce in modo flessibile i casi in cui il numero di parole inserite non corrisponde esattamente al formato atteso. Se vengono inserite più parole di quanto previsto, tutte le parole in eccesso vengono assegnate all'ultimo campo del formato.

Ad esempio, con il formato Nome Cognome e l’input Aleksei Mikhailovich Petrenko Junior, Aleksei sarà il nome, mentre tutto il resto verrà considerato cognome.

Formati disponibili

• Nome Cognome – È lo standard internazionale più diffuso, adatto alla maggior parte degli utenti europei e americani. È comodo per casi semplici in cui il patronimico non è necessario.

• Nome Patronimico Cognome – Utile per culture specifiche dove si richiede l’indicazione del patronimico, o per un ordine alternativo dei componenti.

• Cognome Nome – Ideale per contesti formali o documentazione ufficiale in organizzazioni dove il cognome deve comparire per primo.

• Cognome Nome Patronimico – Rispecchia l’approccio tradizionale ucraino e viene usato in documentazione ufficiale. È adatto a contesti in cui è importante rispettare le convenzioni culturali.

Una volta configurato il formato, sarà possibile usare le variabili separate nei vari contesti. Ad esempio:

• Nelle email si può usare solo il nome per un tono informale,

• Oppure solo il cognome per una comunicazione più ufficiale.

• In certificati e documenti si possono combinare i componenti in base alle necessità — da un formato completamente ufficiale a una versione abbreviata.

Questa impostazione è particolarmente utile per piattaforme con pubblico internazionale, dove gli utenti sono abituati a diverse convenzioni nella scrittura dei nomi. Una corretta configurazione garantisce la visualizzazione e l’utilizzo coerente dei nomi in tutte le sezioni della piattaforma.

Sfruttando appieno le funzionalità del sistema dei campi, è possibile creare un database strutturato, che non solo memorizza tutte le informazioni necessarie, ma consente anche segmentazione efficace, personalizzazione e automazione del lavoro con i clienti.