Come inviare un'email a un partecipante

La piattaforma Kwiga offre diversi strumenti che ti permettono di inviare email in modo rapido e comodo, sia manualmente che automaticamente, a un singolo partecipante o a un gruppo. Puoi notificarli riguardo una nuova lezione, inviare istruzioni relative agli ordini o reinviare un'email di attivazione. Questo articolo ti aiuterà a capire come e quando utilizzare ciascun metodo disponibile.

Ricorda l'Accesso alla Dashboard

A volte, i partecipanti non riescono ad accedere al loro account o hanno dimenticato la password. In questi casi, puoi inviare manualmente un'email con un link temporaneo per l'accesso. È comodo e veloce: il partecipante riceverà un'email con un pulsante che gli permetterà di accedere senza password o codice.

Nella scheda del contatto desiderato, clicca su Ricorda l'accesso all'account.

Il partecipante riceverà un'email contenente un link temporaneo che sarà attivo per 20 minuti, tempo sufficiente per permettere all'utente di accedere e continuare rapidamente l'apprendimento.

Esempio di email di promemoria per l'accesso all'account:

Reinvia l'Email di Attivazione

Se un partecipante non ha confermato la propria email o ha perso l'email di registrazione, puoi reinviarla rapidamente.

1. Vai alla sezione CRM → Contatti.

2. Trova il partecipante desiderato tramite email o nome.

3. Clicca il pulsante Azioni in blocco.

4. Scegli l'azione: Contatti → Invia Email di Attivazione.

Una volta inviata l'email, clicca Continua.

In questo modo, il partecipante riceverà un'email dalla tua scuola e potrà seguire il link per accedere al proprio profilo.

Ecco come appare il modello di email di attivazione del sistema:

Invio di un'Email tramite Campagne

Questo strumento è utile quando è necessario inviare informazioni non a un singolo partecipante, ma a un intero gruppo o persino a tutti i clienti. Le campagne sono uno strumento flessibile per inviare promemoria, saluti, istruzioni o messaggi promozionali. Puoi creare un modello una volta sola e utilizzarlo per comunicazioni singole o ricorrenti.

1. Vai alla sezione Campagne email → Invio email.

2. Fai clic su + Nuova Campagna.

3. Aggiungi il Nome della Campagna e seleziona l’elenco di partecipanti che dovrebbero ricevere l’email. Se necessario, puoi creare un elenco con un solo contatto.

Nota: Puoi creare campagne per un segmento o per un elenco statico (fisso) di contatti. Se non sei sicuro su quale tipo scegliere, ti consigliamo di utilizzare un elenco statico — è più comodo, soprattutto per le newsletter occasionali.

4. Crea o seleziona il modello di email desiderato.

5. Configura quando inviare l’email e programma l’invio oppure inviala immediatamente.

I modelli preconfigurati aiutano a risparmiare tempo e garantiscono coerenza nella comunicazione. Puoi avere modelli separati per ogni tipo di situazione — ciò renderà la tua comunicazione professionale e piacevole per i partecipanti.

Invio di un'Email tramite Ordini

Questo metodo è particolarmente adatto per situazioni che riguardano pagamenti, fatture o dettagli dell’ordine. Tutti gli ordini contengono già le informazioni di contatto, quindi puoi facilmente inviare il messaggio appropriato direttamente dalla scheda dell’ordine. Ad esempio, puoi inviare un’email con un link per il pagamento — a condizione che nell’ordine sia presente una fattura non pagata.

1. Vai alla sezione CRM → Contatti.

2. Trova il partecipante desiderato tramite email o nome e apri la sua scheda contatto.

3. Vai alla scheda Ordini.

4. Seleziona l’ordine desiderato dall’elenco oppure creane uno nuovo e aggiungi un pagamento non saldato.

5. Nella scheda dell’ordine, in basso, trova il pagamento non saldato e fai clic sull’icona della busta per Inviare un’Email.

6. Scegli un modello, ad esempio — “Notifica di aggiunta pagamento”, e inserisci l’oggetto dell’email se necessario.

7. Fai clic su Inviare.

Per maggiori dettagli su come creare gli ordini, consulta un articolo dedicato.

Email automatiche sull’apertura di nuove lezioni

Kwiga invia automaticamente email ai partecipanti quando una nuova lezione diventa disponibile. L’email include il titolo della lezione e un pulsante con un link alla piattaforma.

Se stai aggiungendo una nuova lezione a un corso in corso e desideri che i partecipanti ricevano una notifica, ti basta impostare l’orario di apertura della lezione leggermente successivo all’orario in cui è stata aggiunta. Ad esempio, se aggiungi la lezione oggi alle 12:00, imposta l’orario di apertura alle 13:00 o più tardi.

Nota: il sistema invia email automatiche solo se l’orario di apertura della lezione è chiaramente specificato e posticipato di almeno 30 minuti. Questo consente alla piattaforma di avere il tempo necessario per generare e inviare la notifica.

Maggiori dettagli sulla configurazione dei ritardi sono disponibili in un articolo dedicato.

Questo approccio permette di tenere informati i partecipanti con il minimo sforzo e rende l’esperienza di apprendimento più strutturata e confortevole.