Levelek kézbesítése: miért nem érkeznek meg a levelek, és hogyan lehet ezt megoldani

A Kwiga platformon különböző típusú e-maileket küldhet: hagyományos kampányokat, automatizáláson keresztüli e-maileket és rendszerüzeneteket (aktiválás, fizetés visszaigazolása, gyakorlati értékelésről szóló értesítések stb.). De néha az e-mailek nem érkeznek meg a címzettekhez.

Mi az a bounce (Bounce)

A bounce egy kézbesítési hiba, amely akkor fordul elő, amikor a levelezőszerver nem tudja kézbesíteni az üzenetet a címzettnek.

Amikor e-mailt küld a Kwigán keresztül, az először a mi szervereinkre kerül, majd továbbításra kerül a címzett levelezőszerveréhez (Gmail, Outlook stb.). Ha a címzett szervere bármilyen okból nem tudja fogadni az e-mailt, visszaküld egy üzenetet, amely elmagyarázza a problémát. Ezt az üzenetet bounce-nak nevezik. 

Az alábbiakban áttekintjük a bounce-ok különböző típusait és a leggyakoribb okokat, amiért az e-mailek nem jutnak el a címzettekhez.

1. Végleges bounce (Hard Bounce)

Ez egy végleges kézbesítési hiba – az e-mail soha nem lesz kézbesítve. Fő okok:

• Nem létező e-mail-cím – a leggyakoribb ok

• Nem létező domain – a címben szereplő domain nem létezik

• Blokkolt feladó – a címzett letiltotta az Ön címét

• Szerver általi elutasítás – a levelezőszerver véglegesen elutasítja az e-maileket stb.

2. Ideiglenes bounce (Soft Bounce)

Ez egy átmeneti probléma, amely megoldható. Fő okok:

• Megtelt postafiók – a címzett tárhelye elfogyott

• Ideiglenes szerverproblémák – a szerver nem érhető el vagy túlterhelt

• Nagy e-mailméret – az e-mail túl nagy

• Spamszűrők – az e-mail a spam mappába került

• DNS-problémák – átmeneti problémák a domainbeállításokkal stb.

Miért nem kerül továbbításra az e-mail az ügyfélnek

Ha korábban bounce lett rögzítve egy ügyfél e-mail-címéhez, a Kwiga rendszere automatikusan leállítja az e-mailek küldését arra a címre. Ez egy fontos védelmi mechanizmus, amely a platform összes felhasználójának érdekeit szolgálja, beleértve az Ön többi tanulóját is.

Ha továbbra is próbál e-maileket küldeni ilyen érvénytelen címekre, az e-mail-szolgáltatók spamküldőnek kezdhetik tekinteni Önt. Ennek eredményeként az e-mailjei még azoknál az ügyfeleknél is a spam mappába kerülhetnek, akik várják őket.

Emellett ez segít megfelelni az e-mail-szolgáltatók szabályzatainak. A Gmail, az Outlook és más szolgáltatások blokkolhatják azt a feladót, aki figyelmen kívül hagyja a bounce-okat, és továbbra is nem létező címekre küld e-maileket. 

Hogyan lehet folytatni a küldést

Néha a helyzet megváltozhat. Például egy ügyfél kiürítette a megtelt postafiókját. Ilyen esetekben az e-mail-küldés folytatható.

Ha az ügyfél jelezte, hogy a probléma megoldódott, lépjen kapcsolatba a Kwiga ügyfélszolgálatával. Feltétlenül adja meg a pontos e-mail-címet, amelynél a küldést újra kell indítani, és írja le, mit tettek a probléma megoldása érdekében. Például: „Az ügyfél megerősítette, hogy kiürítette a postafiókját.”

Az ügyfélszolgálat elemzi a helyzetet, ellenőrzi a bounce-előzményeket, és ha lehetséges, újraindítja az e-mail-küldést a megadott címre.

Az, hogy mit kell tenni, ha egy tanuló hibás e-mail-címet adott meg a regisztráció során, egy külön cikkben található leírva.

Az adatbázis ellenőrzése importálás előtt

Ha olyan e-mail-adatbázist tervez importálni kampányokhoz, amelyet hosszú ideje gyűjt, határozottan javasoljuk, hogy a Kwigába történő feltöltés előtt ellenőrizze annak minőségét.

Importálás előtt el kell távolítani a nyilvánvalóan hibás címeket, az elírásokat tartalmazókat, az @ jel nélkülieket vagy a nem létező domainekkel rendelkezőket. Nagy adatbázisok esetén hasznos speciális e-mail-ellenőrző szolgáltatásokat használni, amelyek megvizsgálják, hogy a címek érvényesek-e. 

Megjegyzés: Szükség esetén további консультации céljából is kapcsolatba léphet a Kwiga ügyfélszolgálatával a kapcsolati adatbázis ellenőrzésével kapcsolatban (ezért külön díjat számíthatnak fel).