Pielāgotu lauku pievienošana CRM sistēmā

CRM sistēmā ir divu veidu lauki: noklusētie (sistēmas) un pielāgotie (globālie vai individuālie).

Sistēmas laukus izveido sistēma pēc noklusējuma, un tie satur galveno informāciju par kontaktpersonu — vārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs utt. Šie lauki ir nemaināmi un tos nevar izdzēst.

Pielāgotie globālie lauki ļauj pielāgot CRM atbilstoši jūsu konkrētajām vajadzībām. Tos izveido vienu reizi, un tie būs pieejami visām kontaktpersonām. Tas ir ērti datu strukturēšanai, filtrēšanai, veidlapu veidošanai un analītikai.

Varat arī pievienot pielāgotu individuālu lauku konkrētai kontaktpersonai — izmantojot pogu +Pievienot lauku viņas kartītē. Šī opcija ir piemērota izņēmuma gadījumiem.

Lai nodrošinātu datu konsekvenci, meklējamību un lietderību turpmākajā darbā ar klientiem, iesakām izmantot sistēmas vai globālos laukus.

Lai konfigurētu laukus, dodieties uz sadaļu Kontaktpersonas.

Piemēram, varat izveidot papildu laukus, lai:

• Iegūtu specifisku informāciju par klientiem, piemēram, uzņēmumu, amatu vai ieteikuma avotu;

• Pielāgotu reģistrācijas veidlapu ar papildu laukiem, piemēram, lai izvēlētos ērtāko konsultācijas laiku vai norādītu īpašas prasības;

• Pielāgotu logrīka veidlapu kontaktu vākšanai, pievienojot jautājumu lauku, kuru klientam obligāti jāaizpilda pirms pieprasījuma iesniegšanas.

Tālāk aplūkosim noklusētos sistēmas laukus un to, kā pievienot globālu lauku visām kontaktpersonām.

Noklusētie (sistēmas) kontaktpersonu lauki CRM

Pēc noklusējuma CRM ietver noteiktus sistēmas laukus, kas satur pamatinformāciju par kontaktpersonu un nav rediģējami vai dzēšami.

Šeit ir šo lauku saraksts:

• Vārds – lauks kontaktpersonas vārda ievadei.

• Uzvārds – atsevišķs lauks uzvārda ievadei.

• Pilns vārds – apvienots lauks, kurā ir gan vārds, gan uzvārds.

• E-pasta adrese – tiek izmantots ne tikai e-pasta glabāšanai, bet arī autorizācijai sistēmā.

• Tālrunis – lauks kontaktpersonas tālruņa numura ievadei.

• Valsts – nolaižamā izvēlne valsts izvēlei.

• Laika zona – ļauj izvēlēties kontaktpersonas laika joslu.

• Valūta – valūtas izvēle, noder finanšu darbībām vai biznesa analītikai.

• Pilsēta – lauks kontaktpersonas pilsētas norādīšanai.

• Tēmturis (Tags) – izmantojams īpašu iezīmju pievienošanai, lai vieglāk kategorizētu kontaktus.

Šie ir sistēmas lauki, un tos nevar noņemt. Tālāk aplūkosim, kā pievienot globālu lauku, lai paplašinātu CRM iespējas un uzglabātu papildu informāciju par klientiem.

Kā pievienot globālu lauku CRM

Pielāgots globāls lauks ir tāds lauks, kas automātiski parādās visām esošajām un jaunajām kontaktpersonām. Ar to var pievienot parametrus, kas pielāgoti tieši jūsu biznesa vajadzībām.

Lai izveidotu jaunu lauku:

1. Dodieties uz CRM → Kontaktpersonas → Iestatījumi.

2. Cilnē Pievienot pielāgotos laukus noklikšķiniet uz + Globāls lauks.

3. Nākamais solis ir iestatīt piekļuves tiesības šim laukam lietotājam.

Jūs varat padarīt lauku pilnīgi nepieejamu — šādā gadījumā to redzēs tikai administratori CRM sistēmā. Varat arī atļaut lietotājam tikai skatīt vērtību — piemēram, ja tā ir informācija par reģistrācijas avotu vai tarifu plānu. Vai arī piešķirt pilnu piekļuvi — tad skolēns varēs patstāvīgi rediģēt vērtību, piemēram, mainīt savas mācību vēlmes.

4. Izvēlieties lauka tipu atbilstoši informācijai, ko vēlaties saglabāt:

• Teksta virkne (String Field) – īsam tekstam (piemēram, sociālo tīklu saites, unikāli kodi), līdz 255 rakstzīmēm.

• Teksta lauks (Text Field) – gariem komentāriem vai mijiedarbības vēsturei.

• Tālrunis (Phone) – tikai tālruņa numura ievadei.

• E-pasts (Email) – e-pasta adreses ievadei.

• Valsts (Country) – valsts izvēle no nolaižamās izvēlnes.

• Datums (Date) – datuma izvēles lauks; iespējams noteikt formātu un noklusēto vērtību.

• Atzīme (Checkbox) – piemērota piekrišanas atzīmēm vai statusa apstiprināšanai.

• Nolaižamais saraksts (Dropdown List) – ļauj pievienot savas vērtības (piemēram, kontaktu avots vai auditorijas segments).

Ievadiet lauka nosaukumu, pievienojiet vietturi (uzvedni) un, ja nepieciešams, noklusēto vērtību.

Noklikšķiniet uz Saglabāt – lauks automātiski parādīsies visām kontaktpersonām jūsu CRM panelī.

Svarīgi: ja izdzēsīsiet lauku, tiks dzēsti arī visi dati, kas tajā glabājas.

Šādā veidā pielāgotie lauki nodrošina elastīgu CRM pielāgošanu jūsu biznesa procesiem un padara darbu ar klientu datiem ērtāku.

Kā pievienot pielāgotu lauku kontaktpersonas kartītē

CRM sistēmā ir iespējams izveidot papildu laukus ne tikai caur kontaktpersonu vispārējās struktūras iestatījumiem, bet arī tieši no konkrēta lietotāja kartītes. Tas ir ērti, ja nepieciešams ātri pievienot lauku un saglabāt specifisku informāciju — gan vienai kontaktpersonai, gan visai datubāzei.

1. Lai izveidotu jaunu lauku konkrētai kontaktpersonai, vispirms dodieties uz izvēlni CRM – Kontakti un atveriet vajadzīgā lietotāja kartīti.

2. Cilnē Informācija noklikšķiniet uz pogas +Pievienot lauku. Pēc tam atvērsies logs ar jaunā lauka parametru iestatījumiem.

3. Šajā posmā jāizvēlas lietošanas joma. Ja izvēlaties personīgo kontaktpersonas lauku, tas tiks pievienots tikai šim ierakstam un nebūs redzams citos. Ja izvēlaties globālo lauku, tas būs pieejams visām šī projekta kontaktpersonām.

4. Tāpat var iestatīt lauka redzamību dalībniekam — to var atstāt pilnībā slēptu, atļaut tikai skatīšanu vai piešķirt rediģēšanas tiesības. Tas ir īpaši noderīgi, ja vēlaties, lai dalībnieks pats atjaunotu noteiktu informāciju savā profilā.

5. Izvēlieties lauka tipu atkarībā no tā, kāda informācija tiks glabāta:

• Rindu lauks – īsam tekstam (piemēram, sociālo tīklu saites vai unikāli kodi) līdz 255 rakstzīmēm.

• Teksta lauks – gariem komentāriem vai sadarbības vēsturei.

• Tālrunis – tikai tālruņa numura ievadei.

• E-pasts – e-pasta adreses ievadei.

• Valsts – nolaižamā izvēlne valsts izvēlei.

• Datums – datuma izvēles lauks, iespējams norādīt formātu un noklusējuma vērtību.

• Izvēles rūtiņa (checkbox) – ērti, lai piekristu noteikumiem vai apstiprinātu kādu statusu.

• Nolaižamais saraksts – iespējams pievienot savas vērtības (piemēram, kontakta avots vai auditorijas segments).

6. Ievadiet lauka nosaukumu, pievienojiet placeholder (palīgtektu) un, ja nepieciešams, noklusējuma vērtību.

7. Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Iespēja veidot gan personīgos, gan globālos laukus tieši no kontaktpersonas kartītes ļauj operatīvi saglabāt jaunu informāciju un ātri pielāgot struktūru darba vajadzībām.

Lauku organizēšana sekcijās kontaktpersonas kartītē

Katrā kontaktpersonas kartītē platformā var ne tikai pievienot laukus, bet arī apvienot tos tematiskās sekcijās. Šie iestatījumi ir kopīgi visiem kabineta lietotājiem. Tas palīdz strukturēt informāciju un padara saskarni saprotamāku — gan administratoriem, gan kuratoriem vai pasniedzējiem, kuri ikdienā strādā ar kontaktiem.

Sekcija — tas ir atsevišķs informācijas bloks kontaktkartītē, kurā var būt vairāki lauki. Piemēram, varat izveidot sekciju maksājumu informācijai, citu — dalībnieka personīgajām vēlmēm, vēl vienu — komandas iekšējām piezīmēm. Sekcijas lauki var būt gan globāli, gan personīgi — atkarībā no vajadzības.

1. Atveriet CRM — Kontakti un atveriet kontaktpersonas kartīti.

2. Cilnē Informācija atveriet sadaļu Iestatījumi.

3. Blokā Lauki sekcijā “Informācija”, cilnē Lauku sadalījums, konfigurējiet lauku attēlošanu.

Varat izvēlēties kolonnu skaitu lauku attēlošanai. Jāņem vērā, ka attēlojums ir atkarīgs no ekrāna platuma. Piemēram, ja izvēlaties 3 kolonnas, tad šaurākos ekrānos (planšetēs, telefonos) attēlojums automātiski mainīsies uz divām vai vienu kolonnu.

4. Izmantojot vilkšanu, varat pārvietot esošos laukus uz citu sekciju.

5. Ja iepriekš izveidotie lauki vēl nav pievienoti kontaktpersonu kartītēm, varat izmantot +Pievienot laukus, lai piesaistītu tos konkrētai sekcijai:

Atzīmējiet ar ķeksīti nepieciešamos laukus, kas jāparāda kontaktkartītēs, un pēc pievienošanas pārvelciet tos uz vajadzīgo sekciju.

6. Cilnē Lauku pārvaldība varat pievienot jaunu lauku aktuālajai sekcijai vai izvēlēties esošu lauku sadaļā Lauku sadalījums un, piemēram, rediģēt tā iestatījumus.

Šāda lauku organizācija sekcijās ļauj izveidot loģisku kontaktpersonu informācijas struktūru, kas būtiski atvieglo darbu ar datubāzi un uzlabo lietotāja pieredzi.

Vārda un uzvārda lauka attēlošanas iestatīšana

Lauks Pilns vārds platformā ir īpašs, jo tas ir globāls lauks, kas pēc noklusējuma ir pieejams visiem lietotājiem. Dalībnieki to var rediģēt, piemēram, savos profilos.

Svarīgi saprast, ka Kwiga platformā nav atsevišķu sistēmas lauku vārdam un uzvārdam. Lietotāji ievada datus vienā laukā "Pilns vārds", un platforma automātiski sadala šo informāciju atsevišķos komponentos atbilstoši iestatītajam formātam. Tas ļauj tālāk izmantot atsevišķus mainīgos, piemēram, vārdam un uzvārdam, e-pastos, veidnēs vai automatizācijās.

Pilna vārda formāts un automātiskā sadale

Laukā Pilns vārds ir pieejams īpašs formatējuma iestatījums, kas nosaka, kā platforma sadalīs ievadīto vārdu vairākās sastāvdaļās. Kad lietotājs ievada pilnu vārdu vienā laukā, Kwiga to automātiski sadala atbilstoši izvēlētajam formātam un izveido atsevišķus mainīgos katram komponentam.

Piemēram, ja izvēlēts formāts Vārds Uzvārds un lietotājs ievada "Aleksejs Petrenko", platforma sadalīs to divās daļās. Līdzīgi, ja izvēlēts formāts Uzvārds Vārds Tēvavārds un lietotājs ievada "Petrenko Aleksejs Mihailovičs", tas tiks sadalīts trīs daļās atbilstoši.

Piezīme: Kwiga elastīgi apstrādā gadījumus, kad ievadīto vārdu skaits neatbilst formatējumā paredzētajam. Ja lietotājs ievada vairāk vārdus, nekā formāts paredz, visi papildu vārdi tiek pievienoti pēdējam formāta laukam. Piemēram, ja izvēlēts formāts Vārds Uzvārds, un ievadīts "Aleksejs Mihailovičs Petrenko Jaunākais", tad "Aleksejs" būs vārds, bet pārējais — uzvārds.

Pieejamie formāti

• Vārds Uzvārds — visizplatītākais starptautiskais standarts, kas piemērots lielākajai daļai Eiropas un Amerikas lietotāju. Piemērots vienkāršiem gadījumiem bez tēvavārda.

• Vārds Tēvavārds Uzvārds — piemērots konkrētām kultūras tradīcijām vai gadījumiem, kad nepieciešama alternatīva secība.

• Uzvārds Vārds — izmantojams situācijās, kad uzvārds norādāms pirmais (piemēram, formalitātēs vai dokumentācijā).

• Uzvārds Vārds Tēvavārds — atbilst tradicionālajai ukraiņu pieejai un oficiālajai dokumentu kārtošanai. Piemērots formālai saziņai un kultūras tradīciju ievērošanai.

Pēc formāta iestatīšanas jūs varēsiet izmantot atsevišķus mainīgos dažādos kontekstos.
E-pasta kampaņās varat uzrunāt lietotājus tikai vārdā — neformālai komunikācijai, vai tikai uzvārdā — formālai. Sertifikātos un dokumentos iespējams izmantot dažādas kombinācijas — no pilna oficiāla formāta līdz saīsinātiem variantiem.

Šī funkcija ir īpaši noderīga platformām ar starptautisku auditoriju, kur lietotāji ir pieraduši pie dažādiem vārdu uzrādīšanas veidiem. Pareiza formāta iestatīšana nodrošinās korektu lietotāju vārdu attēlošanu un izmantošanu visās platformas sadaļās.

Izmantojot visas sistēmas lauku iespējas, jūs varat izveidot strukturētu datubāzi, kas ne tikai glabā visu nepieciešamo informāciju, bet arī nodrošina efektīvu segmentāciju, personalizāciju un klientu apkalpošanas automatizāciju.