Ajout de champs personnalisés dans le CRM

Il existe deux types de champs dans un CRM : les champs par défaut (systémiques) et les champs personnalisés (globaux ou individuels).

Les champs systémiques sont créés par défaut et contiennent des informations clés sur un contact — nom, e-mail, numéro de téléphone, etc. Ces champs sont immuables et ne peuvent pas être supprimés.

Les champs généraux personnalisés vous permettent d’adapter le CRM à vos besoins spécifiques. Ils peuvent être créés une seule fois et seront disponibles pour tous les contacts. C’est pratique pour structurer les données, filtrer, créer des formulaires et faire de l’analyse.

Vous pouvez également ajouter un champ individuel personnalisé pour un contact spécifique — via le bouton +Ajouter un champ dans sa fiche. Cette option convient aux cas exceptionnels.

Nous vous recommandons d’utiliser les champs systémiques ou généraux afin de garantir que les données du CRM restent cohérentes, consultables et utiles pour les futures interactions avec les clients.

Pour configurer les champs, allez dans la section Contacts.

Par exemple, vous pouvez créer des champs supplémentaires pour :

• Recueillir des informations spécifiques sur les clients, telles que l’entreprise, le poste ou la source de recommandation ;

• Personnaliser un formulaire d’inscription avec des champs supplémentaires, par exemple pour choisir une heure de consultation ou préciser des demandes spéciales ;

• Personnaliser un formulaire de widget de collecte de contacts en ajoutant un champ de question que le client doit remplir avant de soumettre sa demande.

Voyons maintenant les champs systémiques par défaut et comment ajouter un champ global pour tous les contacts.

Champs de contact par défaut (systémiques) dans le CRM

Par défaut, le CRM contient certains champs systémiques qui stockent les informations de base du contact et qui ne peuvent ni être modifiés ni supprimés.

Voici la liste de ces champs :

• Prénom – champ pour saisir le prénom du contact.

• Nom – champ séparé pour saisir le nom de famille.

• Nom complet – champ combiné contenant le prénom et le nom.

• Adresse e-mail – utilisé non seulement pour enregistrer l’adresse e-mail du contact, mais aussi pour l’autorisation de connexion au système.

• Téléphone – champ pour entrer le numéro de téléphone du contact.

• Pays – liste déroulante pour sélectionner un pays.

• Fuseau horaire – permet de choisir le fuseau horaire du contact.

• Devise – sélection de devise, utile pour les opérations financières ou l’analyse commerciale.

• Ville – champ pour entrer la ville du contact.

• Étiquette (Tag) – utilisé pour ajouter des labels afin de mieux catégoriser les contacts.

Ces champs sont des champs systémiques par défaut et ne peuvent pas être supprimés.

Voyons maintenant comment ajouter un champ global pour élargir les capacités du CRM et stocker des informations supplémentaires sur les clients.

Comment ajouter un champ global dans le CRM

Un champ global personnalisé est un champ qui apparaît automatiquement pour tous les contacts existants et nouveaux. Il permet d’ajouter des paramètres adaptés à vos besoins métier.

Pour créer un nouveau champ :

1. Allez dans CRM → Contacts → Paramètres.

2. Sous l’onglet Ajouter des champs personnalisés, cliquez sur + Champ global.

3. L’étape suivante consiste à configurer les droits d’accès à ce champ pour l’utilisateur.

Vous pouvez rendre le champ complètement inaccessible — dans ce cas, il ne sera visible que par les administrateurs dans le CRM. Vous pouvez aussi autoriser l’utilisateur à seulement consulter la valeur — par exemple, s’il s’agit d’informations sur la source d’inscription ou le forfait. Ou bien accorder un accès complet — ainsi, l’élève pourra modifier la valeur lui-même, par exemple pour changer ses préférences d’apprentissage.

4. Choisissez le type de champ en fonction des données à stocker :

• Champ texte court (String) – pour les textes courts (liens vers les réseaux sociaux, codes uniques), jusqu’à 255 caractères.

• Champ texte long – pour les commentaires ou l’historique des interactions.

• Téléphone – pour la saisie d’un numéro de téléphone uniquement.

• E-mail – pour entrer une adresse e-mail.

• Pays – liste déroulante pour choisir un pays.

• Date – champ de sélection de date ; vous pouvez définir le format et la valeur par défaut.

• Case à cocher (Checkbox) – utile pour les accords de consentement ou la confirmation d’un statut spécifique.

• Liste déroulante – permet d’ajouter vos propres valeurs (ex. : source du contact ou segment d’audience).
  
  

5. Saisissez le nom du champ, ajoutez un texte indicatif (placeholder), et, si nécessaire, définissez une valeur par défaut.

6. Cliquez sur Enregistrer – le champ apparaîtra automatiquement pour tous les contacts dans votre tableau de bord CRM.

Important : Si vous supprimez le champ, toutes les données qu’il contient seront également supprimées.

De cette manière, les champs personnalisés permettent une personnalisation flexible du CRM, adaptée à vos processus métier, et facilitent la gestion des données clients.

Comment ajouter un champ personnalisé dans la fiche de contact

Le CRM permet de créer des champs supplémentaires non seulement via les paramètres de la structure générale des contacts, mais aussi directement depuis la fiche d’un utilisateur. C’est pratique lorsque vous devez rapidement ajouter un champ et enregistrer une information spécifique — pour un seul contact ou pour toute la base.

1. Pour créer un nouveau champ directement dans la fiche d’un contact, allez d’abord dans le menu CRM — Contacts, puis ouvrez la fiche de l’utilisateur souhaité.

2. Dans l’onglet Informations, cliquez sur le bouton +Ajouter un champ. Une fenêtre de configuration du nouveau champ s’ouvrira.

3. À ce stade, vous devez définir la portée du champ. Si vous choisissez Champ personnel du contact, il ne sera ajouté qu’à cette fiche et ne s’affichera pas ailleurs. Si vous sélectionnez Champ global, il sera disponible pour tous les contacts du projet actuel.

4. Vous pouvez également configurer la visibilité du champ pour l’élève — le laisser complètement caché, autoriser uniquement la lecture ou permettre l’édition. Cela est particulièrement utile si vous souhaitez que le participant puisse mettre à jour lui-même certaines informations de son profil.

5. Choisissez le type de champ en fonction des données à stocker :

• Champ texte court — pour des informations courtes (ex. : lien vers un réseau social ou code unique), jusqu’à 255 caractères.

• Champ texte long — pour des commentaires détaillés ou un historique d’interactions.

• Téléphone — uniquement pour un numéro.

• Email — pour une adresse électronique.

• Pays — menu déroulant pour choisir un pays.

• Date — champ avec sélection de date, possibilité de définir le format et une valeur par défaut.

• Case à cocher — utile pour l’acceptation des conditions ou la validation d’un statut.

• Liste déroulante personnalisée — permet d’ajouter vos propres options (par exemple, source du contact ou segment d’audience).

6. Saisissez le nom du champ, ajoutez un texte d’aide (placeholder), et si nécessaire, définissez une valeur par défaut.

7. Cliquez sur Enregistrer.

La possibilité de créer des champs personnels ou globaux directement depuis la fiche contact permet de capturer de nouvelles données rapidement et d’adapter la structure aux besoins opérationnels.

Organisation des champs en sections dans la fiche contact

Dans la fiche de chaque contact sur la plateforme, vous pouvez non seulement ajouter des champs, mais aussi les organiser en sections thématiques. Ces paramètres sont communs à tous les utilisateurs du tableau de bord. Cela permet de structurer les données et d’avoir une interface plus claire — tant pour les administrateurs que pour les coordinateurs ou formateurs travaillant quotidiennement avec les contacts.

Une section est un bloc distinct d’informations dans la fiche, qui peut contenir plusieurs champs. Par exemple, vous pouvez créer une section pour les informations de paiement, une autre pour les préférences personnelles du participant, et une autre encore pour les notes internes de l’équipe. Les champs d’une section peuvent être globaux ou personnels, selon les besoins.

1. Accédez à CRM — Contacts et ouvrez une fiche contact.
   

2. Dans l’onglet Informations, cliquez sur Paramètres.
   

3. Ensuite, dans le bloc Champs de la section « Informations », ouvrez l’onglet Répartition des champs et configurez l’affichage des champs.
   

Vous pouvez choisir le nombre de colonnes pour afficher les champs. Il est important de noter que l’affichage dépend de la largeur de l’écran. Par exemple, si vous choisissez 3 colonnes, sur les écrans étroits (tablettes, téléphones), l’affichage passera automatiquement à deux ou une seule colonne.

4. En faisant glisser les champs, vous pouvez les déplacer vers une autre section.
   

5. Si des champs préalablement créés ne sont pas encore attachés aux fiches contacts, vous pouvez utiliser +Associer des champs pour les attribuer à une section :
   

Cochez les champs souhaités à afficher dans les fiches, puis faites-les glisser dans la section appropriée.

6. Dans l’onglet Gestion des champs, vous pouvez ajouter un nouveau champ dans la section actuelle ou sélectionner un champ existant dans la rubrique « Répartition des champs » afin, par exemple, de modifier ses paramètres.
   

Cette organisation des champs par section permet de créer une structure logique pour les informations de contact, ce qui simplifie considérablement le travail avec la base de données et améliore l’expérience utilisateur.

Paramétrage de l’affichage du champ nom-prénom

Le champ Nom complet occupe une place particulière sur la plateforme, car il s’agit d’un champ global, accessible à tous les utilisateurs par défaut. Les participants peuvent le modifier, par exemple dans leur profil.

Il est important de comprendre que dans Kwiga, il n’existe pas de champs système séparés pour le prénom et le nom. Les utilisateurs saisissent leurs données dans un seul champ « Nom complet », et la plateforme les répartit automatiquement en composants distincts selon le format choisi. Cela permet ensuite d’utiliser séparément les variables prénom et nom dans les emails, modèles ou automatisations.

Format du nom complet et répartition automatique

Pour le champ Nom complet, une configuration spécifique permet de définir comment la plateforme va répartir les données saisies dans des composants distincts. Lorsqu’un utilisateur saisit un nom dans un champ unique, Kwiga répartit automatiquement le texte selon le format sélectionné et crée des variables séparées pour chaque composant.

Par exemple, si le format Prénom Nom est sélectionné et que l’utilisateur saisit « Alexeï Petrenko », la plateforme le répartira en deux parties distinctes. De même, avec le format Nom Prénom Patronyme, la saisie « Petrenko Alexeï Mikhaïlovitch » sera divisée en trois composants.

Remarque : Kwiga gère avec souplesse les cas où le nombre de mots saisis ne correspond pas exactement au format prévu. Si l’utilisateur saisit plus de mots que le format n’en attend, tous les mots supplémentaires sont placés dans le dernier champ du format. Par exemple, en saisissant « Alexeï Mikhaïlovitch Petrenko Junior » avec le format Prénom Nom, la première partie sera considérée comme le prénom et tout le reste comme le nom.

Formats disponibles

• Prénom Nom
  Il s’agit du standard international le plus courant, adapté à la majorité des utilisateurs européens et américains. Idéal pour les cas simples, sans patronyme.

• Prénom Deuxième Prénom Nom
  Il peut être utilisé pour respecter certaines traditions culturelles ou lorsqu’un ordre alternatif est requis.

• Nom Prénom
  Il convient aux contextes où le nom de famille est indiqué en premier, ou dans un cadre administratif formel.

• Nom Prénom Deuxième Prénom
  Reflète la tradition ukrainienne et est souvent utilisé dans les documents officiels. Adapté aux usages formels et aux contextes où les normes culturelles doivent être respectées.

Après avoir défini le format, vous pouvez utiliser les variables séparées dans différents contextes. Par exemple, dans une campagne email, vous pouvez vous adresser à l’utilisateur uniquement par prénom pour un ton informel, ou par nom de famille pour un ton plus formel. Sur des certificats ou des documents, différentes combinaisons peuvent être utilisées — du format complet officiel à une version abrégée.

Ce paramétrage est particulièrement utile pour les plateformes avec une audience internationale, où les utilisateurs ont des habitudes variées en matière de présentation des noms. Une configuration correcte garantit un affichage cohérent et un usage approprié des noms dans toutes les sections de la plateforme.

En exploitant pleinement les capacités du système de champs, vous pouvez créer une base de données structurée qui ne se contente pas de stocker les informations nécessaires, mais permet aussi une segmentation, une personnalisation et une automatisation efficaces dans la gestion client.