Importer une base de clients

Sur la plateforme Kwiga, la gestion des contacts et des étudiants est simple et intuitive. Vous pouvez choisir entre deux options pour le transfert en masse des contacts : importer directement dans un cours ou transférer la base de données vers le CRM.

Si vous devez accorder immédiatement l’accès aux leçons ou attribuer des étudiants à des plans tarifaires — choisissez l’importation dans le cours.

Si vous constituez une base de données pour des campagnes d’e-mailing ou pour stocker des contacts sans les lier à des cours — optez pour le CRM.

Le plus important : vous pouvez toujours mettre à jour les données grâce à une nouvelle importation. Choisissez l’option appropriée et gérez votre processus d’apprentissage facilement et efficacement !

Importation de cours

Si vous disposez déjà d’une liste d’étudiants à ajouter à un cours spécifique, vous pouvez le faire via une importation en masse.

Téléchargement d’un fichier et configuration de l’importation

1. Ouvrez la section Cours et accédez au cours souhaité.

2. Cliquez sur le bouton « + » dans l’onglet « Membres », puis sélectionnez l’onglet « Importer ».

3. Indiquez le nom de l’importation.

Remarque : l’historique des importations est conservé. En attribuant un nom unique, vous pourrez facilement retrouver l’importation nécessaire en cas de questions.

4. Téléchargez un fichier contenant les données des étudiants au format CSV ou XLSX.

Vous pouvez importer aussi bien une simple liste d’adresses e-mail qu’un tableau détaillé comprenant des données personnelles, des liens vers les réseaux sociaux et des notes supplémentaires.

Si le fichier contient plus de 5 000 lignes, le système ne traitera que les 5 000 premières entrées. Un fichier d’exemple est disponible au téléchargement afin de garantir le bon format.

Dans Kwiga, vous pouvez créer des champs personnalisés dans la fiche de contact pour les adapter à vos processus métier. Ils pourront ensuite être utilisés dans les automatisations et pour la segmentation des audiences.

Si vous téléchargez un fichier CSV, indiquez le séparateur (par exemple un point-virgule ou une virgule). Si vous n’êtes pas sûr du séparateur utilisé, contactez le support Kwiga.

Pour les fichiers XLS/XLSX, il n’est pas nécessaire d’indiquer de séparateur.

Si le fichier contient des en-têtes de colonnes, activez l’option « Ignorer la première ligne ».

À cette étape, vous pouvez ajouter des tags à tous les contacts du fichier, leur accorder l’accès à un produit et sélectionner l’offre correspondante.

Configurez les notifications par e-mail en sélectionnant une langue, en choisissant un modèle d’e-mail ou en désactivant complètement l’envoi des messages.

Une fois tous les paramètres définis, cliquez sur « Télécharger le fichier ».

Traitement des données et finalisation de l’importation

Le système commence à traiter les données ; selon la taille du fichier et le nombre de contacts, ce processus peut prendre quelques secondes.

Dans l’onglet « Historique des importations », vous verrez les paramètres sélectionnés à l’étape précédente ainsi qu’un tableau avec des colonnes dans lesquelles vous devez définir quelles données seront importées et à quels champs elles seront attribuées.

Vous pouvez ignorer les colonnes inutiles ou importer uniquement les adresses e-mail.

Conseil : à cette étape, vous pouvez attribuer un tag aux participants en sélectionnant une colonne spécifique et en la marquant comme tag. Par exemple, si une colonne contient les plans tarifaires, vous pouvez taguer les étudiants en fonction de leur formule. Cela facilite le filtrage des participants et l’attribution des accès sur cette base.

Une fois tous les paramètres définis, cliquez sur « Démarrer l’importation ».

Importation dans le CRM

Une autre option d’importation en masse des contacts, particulièrement utile pour transférer une base de données clients destinée aux campagnes d’e-mailing, importer des contacts non liés à un cours spécifique ou si vous préférez travailler directement dans le CRM.

Comment importer des contacts dans le CRM

1. Accédez au menu CRM et sélectionnez « Contacts ».

2. Cliquez sur le bouton « + » et ouvrez l’onglet « Importer ».

3. Indiquez le nom de l’importation et sélectionnez le fichier contenant les adresses e-mail des contacts.

Remarque : attribuer un nom unique permet de retrouver rapidement l’importation en cas de questions ou pour toute vérification.

4. Téléchargez le fichier au format CSV ou XLSX.

Si le fichier contient plus de 5 000 lignes, seules les 5 000 premières entrées seront traitées. Un fichier d’exemple est disponible afin de garantir le bon format. L’importation prend en charge aussi bien des listes d’adresses e-mail que des tableaux détaillés avec des données personnelles, des liens vers les réseaux sociaux et des notes supplémentaires.

Kwiga permet de créer des champs personnalisés dans la fiche de contact, qui peuvent être utilisés dans les automatisations et pour la segmentation des audiences.

Configuration de l’importation

Si vous importez un fichier CSV, indiquez le séparateur (par exemple une virgule). Si vous n’êtes pas sûr du séparateur utilisé, contactez le support Kwiga.

Pour les fichiers XLS/XLSX, il n’est pas nécessaire d’indiquer de séparateur.

Si le fichier contient des en-têtes de colonnes, activez l’option « Ignorer la première ligne ».

À cette étape, vous pouvez également ajouter des tags à tous les contacts du fichier et choisir d’accorder l’accès à un produit ou de désactiver les notifications d’activation par e-mail.

Cliquez sur « Télécharger le fichier » et le système commencera à traiter les données. Selon la taille du fichier et le nombre de contacts, ce processus peut prendre quelques secondes.

À l’étape suivante, vous verrez les paramètres sélectionnés précédemment ainsi qu’un tableau dans lequel vous devrez définir quelles données seront importées et à quels champs elles seront attribuées.

Vous pouvez ignorer les colonnes inutiles ou importer uniquement les adresses e-mail.

Une fois tous les paramètres configurés, cliquez sur « Démarrer l’importation ».

Mise à jour des données de contact

Vous pouvez mettre à jour les informations des contacts existants dans le CRM Kwiga. Par exemple, si seules les adresses e-mail ont été importées initialement, vous pouvez désormais ajouter des champs supplémentaires.

Afin d’éviter les doublons, n’accordez pas l’accès aux produits et n’envoyez pas d’e-mails d’activation. Si une adresse e-mail existe déjà dans le CRM, le système mettra à jour le contact existant au lieu d’en créer un nouveau.

Vous pouvez ajouter des tags à certains participants en les indiquant directement dans le fichier. Pour ajouter plusieurs tags à la fois, saisissez-les dans la même cellule en les séparant par des virgules.

Vous pouvez également créer un champ utilisateur personnalisé et y renseigner les informations nécessaires.

Remarque : le CRM Kwiga permet aussi d’effectuer des actions en masse pour tous les contacts ou pour des groupes sélectionnés.

L’importation des étudiants dans Kwiga est une méthode rapide et pratique pour transférer votre base de contacts, configurer les accès et automatiser les flux de travail.

Vous pouvez ajouter les étudiants directement à un cours ou importer des contacts dans le CRM pour les campagnes d’e-mailing et la segmentation des audiences.

Les paramètres flexibles, les tags et les champs personnalisés vous aident à structurer les données et à gérer efficacement le processus d’apprentissage.

Quelle que soit votre stratégie, la fonction d’importation de Kwiga simplifie l’administration et permet de gagner du temps.