Articles:
- Importer une base de clients
- Actions de masse dans la base de données
- Ajout de champs personnalisés dans le CRM
- Version de base de Kwiga CRM
- Journal des connexions
- Comment modifier le plan de paiement d'un étudiant
- Comment marquer un paiement partiel comme payé
- Comment marquer un abonnement comme payé (via la plateforme)
- Comment filtrer les contacts ayant rempli le formulaire sans avoir payé
- Comment envoyer un e-mail à un participant
- Comment collecter des informations supplémentaires lors de l'inscription ou de l'achat sur la plateforme
Découvrez comment envoyer des e-mails rapidement et facilement aux participants d’un cours en utilisant les différentes fonctionnalités de la plateforme Kwiga.
Dans cet article:
La plateforme Kwiga propose plusieurs outils permettant d’envoyer des e-mails rapidement et facilement — de manière manuelle ou automatique, à un participant individuel ou à un groupe. Vous pouvez les informer de la mise en ligne d’une nouvelle leçon, envoyer des instructions liées à une commande ou renvoyer un e-mail d’activation. Cet article vous aidera à comprendre comment et quand utiliser chaque méthode disponible.
Remind Access to the Account
Parfois, les participants ne parviennent pas à se connecter à leur compte ou ont oublié leur mot de passe. Dans ce cas, vous pouvez leur envoyer manuellement un e-mail contenant un lien de connexion temporaire. C’est pratique et rapide : le participant recevra un e-mail avec un bouton lui permettant de se connecter sans mot de passe ni code.
Dans la fiche du contact souhaité, cliquez sur Rappeler l’accès au compte.
Le participant recevra un e-mail contenant un lien temporaire valable pendant 20 minutes — suffisamment de temps pour se connecter et reprendre l’apprentissage rapidement.
Exemple d’e-mail de rappel d’accès au compte :
Renvoyer l’e-mail d’activation
Si un participant n’a pas confirmé son adresse e-mail ou a perdu l’e-mail d’inscription, vous pouvez facilement le renvoyer.
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Accédez à la section CRM → Contacts.
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Recherchez le participant souhaité par e-mail ou par nom. Cochez la case correspondante.
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Cliquez sur le bouton Actions groupées.
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Choisissez l’action : Contacts → Envoyer un e-mail d’activation.
Une fois l’e-mail envoyé, cliquez sur Continuer.
De cette manière, le participant recevra un e-mail de votre école et pourra suivre le lien pour se connecter à son profil.
Aperçu du modèle d’e-mail d’activation du système :
Envoyer un e-mail via les campagnes
Cet outil est utile lorsque vous devez envoyer des informations non pas à un seul participant, mais à tout un groupe, voire à l'ensemble de vos clients. Les campagnes sont un outil flexible pour les rappels, les messages de bienvenue, les instructions ou les communications promotionnelles. Vous pouvez créer un modèle une seule fois et l'utiliser pour des communications ponctuelles ou régulières.
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Allez dans la section Campagnes d'e-mails → Envoi d'e-mail.
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Cliquez sur + Nouvelle campagne.
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Ajoutez le nom de la campagne et sélectionnez la liste des participants qui doivent recevoir l'e-mail. Si besoin, vous pouvez créer une liste contenant un seul contact.
Remarque : Vous pouvez créer des campagnes pour un segment ou pour une liste de contacts statique (régulière). Si vous ne savez pas quel type choisir, nous vous recommandons d'utiliser une liste statique — c'est plus pratique, en particulier pour les envois ponctuels.
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Créez ou sélectionnez le modèle d'e-mail souhaité.
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Configurez la date et l'heure d'envoi de la campagne, puis planifiez l'envoi ou envoyez immédiatement.
Les modèles pré-préparés permettent de gagner du temps et d'assurer une cohérence dans la communication. Vous pouvez disposer de modèles distincts pour chaque type de situation — cela rendra votre communication professionnelle et agréable pour les participants.
Envoyer un e-mail via les commandes
Cette méthode est particulièrement adaptée aux situations impliquant un paiement, une facture ou des détails relatifs à une commande. Toutes les commandes contiennent déjà les informations de contact, vous pouvez donc facilement envoyer le message approprié directement depuis la fiche de commande. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail contenant un lien de paiement — à condition qu'il y ait une facture impayée dans la commande.
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Allez dans la section CRM → Contacts.
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Recherchez le participant souhaité par e-mail ou par nom, puis ouvrez sa fiche contact.
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Accédez à l'onglet Commandes.
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Sélectionnez la commande souhaitée dans la liste ou créez-en une nouvelle, puis ajoutez un paiement non réglé.
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Dans la fiche de commande, en bas, repérez le paiement non réglé et cliquez sur l'icône en forme d’enveloppe pour Envoyer un mail.
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Choisissez un modèle, par exemple — Notification qu’un paiement a été ajouté, et saisissez l'objet de l'e-mail si nécessaire.
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Cliquez sur Envoyer.
Vous trouverez plus de détails sur la création de commandes dans un article séparé.
E-mails automatiques concernant l’ouverture de nouvelles leçons
Kwiga envoie automatiquement des e-mails aux participants lorsqu’une nouvelle leçon devient disponible pour eux. L’e-mail comprend le titre de la leçon ainsi qu’un bouton avec un lien vers la plateforme.
Si vous ajoutez une nouvelle leçon à un cours en cours et souhaitez que les participants reçoivent une notification, il vous suffit de définir l’heure d’ouverture de la leçon légèrement après l’heure à laquelle elle a été ajoutée. Par exemple, si vous ajoutez la leçon aujourd’hui à 12h00, définissez l’heure d’ouverture à 13h00 ou plus tard.
Remarque : le système envoie des e-mails automatiques uniquement si l’heure d’ouverture de la leçon est clairement spécifiée et différée d’au moins 30 minutes. Cela donne à la plateforme le temps nécessaire pour générer et envoyer la notification.
Vous trouverez plus de détails sur la configuration des délais dans un article séparé.
Cette approche permet de tenir les participants informés avec un minimum d’effort et rend l’expérience d’apprentissage plus structurée et plus fluide.
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